Định khoản kế toán là gì? Mẹo làm nhanh và hiệu quả như thế nào?

1. Những điều cần biết về định khoản kế toán

Là một công việc thường xuyên của những nhân viên kế toán doanh nghiệp. Vậy, định khoản kế toán có thể hiểu như thế nào?

1.1. Lời giải đáp cho “Định khoản kế toán là gì?”

Định khoản kế toán hay còn được gọi bởi một cái tên khác là Hạch toán kế toán. Đây là công việc nhằm mục đích ghi chép và xác định các tài khoản bên nào là ghi Nợ, bên nào là Có theo số tiền của Nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên quan. Bạn phải nắm rõ bảng hệ thống tài khoản để có thể hạch toán chính xác.

Có hai loại định khoản kế toán hiện nay. Đó là định khoản kế toán giản đơn và  phức tạp. Đối với định khoản kế toán giản đơn, thì đây là loại định khoản kế toán liên quan tới 2 loại tài khoản kế toán tổng hợp. Còn định khoản liên quan đến ba tài khoản kế toán tổng hợp trở lên thì sẽ được gọi là định khoản kế toán phức tạp. 

1.2. Ý nghĩa của định khoản kế toán?

Định khoản kế toán chính là quá trình xác định được bên nào ghi Nợ và bên nào Có. Điều này giúp ta nhận biết được số tài khoản nợ và mức chi phí cần phải bù vào là bao nhiêu. Đối với mỗi doanh nghiệp, thì điều này có ý nghĩa rất quan trọng bởi có quá nhiều tài khoản và dùng cho những mặt hàng, sản phẩm cũng như công việc khác nhau. Do đó, việc nắm bắt xác định được so với số tiền phát sinh nghiệp vụ kế toán thì tài khoản nào Nợ, tài khoản nào Có, dễ dàng biết được xu thế phát triển cũng như tình trạng tài chính của công ty mình.

2. Cách định khoản kế toán của các kế toán viên hiện nay

Với định khoản kế toán, khi thực hiện công việc này kế toán viên cũng phải tuân theo các bước và các quy tắc nhất định.

2.1. Các bước để thực hiện định khoản kế toán

Sẽ bao gồm 5 bước trong quá trình định khoản kế toán

- Xác định đối tượng kế toán liên quan trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Xác định tài khoản của các đối tượng được xác định ở bước đầu tiên. (Số liệu tài khoản sẽ được lấy ở trên hệ thống tài khoản của chế độ kế toán mà doanh nghiệp sử dụng)

- Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán, đoán xem tăng hay giảm.

- Xem xét và xác định tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có.

-  Cuối cùng là xác định số tiền ghi vào từng tài khoản.

Đây là các bước để thực hiện trong việc định khoản kế toán. Khi thực hiện kế toán cần làm theo các bước trên để tránh nhầm lẫn và giải quyết đủ các nội dung cần thiết.

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hà Nội

2.2. Nguyên tắc thực hiện định khoản kế toán

Khi thực hiện định khoản kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc

- Với các tài khoản, phải ghi bên nợ trước, bên có sau

- Nếu nghiệp vụ bên động tăng hay giảm thì hãy phân loại thành 2 bên để chú thích, tránh trường hợp ghi lẫn lộn

- Với các dòng ghi nợ thì sẽ phải so l với các dòng ghi có

 - Tổng giá trị của 2 bên bao gồm bên nợ và bên có sẽ phải bằng nhau

- Đối với số dư thì có thể xuất hiện ở cả hai bên là bên nợ và bên có. Tuy nhiên, có một điều cần lưu ý với các kế toán viên chính là biến động khi tăng ở bên nào thì số dư sẽ xuất hiện ở bên đó, chứ không phải là ở bên không có biến động hay biến động giảm.

- Những tài khoản lưỡng tính 131, 136, 1388, 331, 333, 336 thường số dư sẽ có thể xuất hiện cả bên nợ và bên có. Còn những tài khoản mà thường không có số dư thì sẽ thuộc kiểu 5, 6, 7, 8, 9.

2.3. Cách sử dụng các tài khoản để thực hiện định khoản kế toán:

Hầu hết, các định khoản kế toán sẽ được thực hiện và áp dụng theo mô hình chữ T.

Ta có thể hiểu rằng, những loại tài khoản kế toán thuộc kiểu 1, 2, 6, 8 sẽ được coi là có tính chất “tài sản”. Vì thế, khi ở các tài khoản này có sự phát sinh tăng sẽ ghi vào ở bên nợ, còn nếu giảm thì sẽ ghi ở bên có. Đối với các tài khoản kế toán loại 3, 4, 5, 7 có tính chất là “nguồn vốn” thì khi phát sinh tăng sẽ ghi là có và giảm thì sẽ ghi là nợ.

Thực tế, cũng sẽ có một vài trường hợp đặc biệt xảy ra. Ví dụ như:

- Tài sản 214: Hao mòn tài sản cố định

- Tài khoản 219: Dự phòng tổn thất tài sản

- Tài khoản 521: Các khoản giảm trừ doanh thu

Những tài khoản này sẽ mang tính chất ngược với những tài khoản kế toán trên hay kết cấu chung của các tài khoản kế toán hiện nay. Hiểu đơn giản thì chúng có nghĩa là: Với các tài khoản như 214 và 219 thì khi tăng sẽ ghi bên có, còn giảm sẽ ghi vào bên nợ. Tài khoản 521 thì ngược lại, nếu tăng sẽ ghi vào bên nợ, còn nếu giảm sẽ ghi vào bên có.

Xem thêm: Mẫu bảng cân đối kế toán ngân hàng mới nhất hiện nay

Việc làm kế toán nội bộ

VD về định khoản kế toán đơn giản:

Kế toán tạm chi 10.000.000 đồng tiền mặt cho anh M đi công tác. 

- Xác định đối tượng kế toán:

+ Tiền mặt TK 111

+ Tạm ứng TK 141

- Xác định tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có

Ở đây, chế độ kế toán sử dụng là Thông tư 200/2024/TT-BTC

+ TK 111 giảm: ghi có

+ Tk 141 tăng: ghi nợ

- Xác định số tiền ghi nợ và ghi có

+ Ghi nợ tài khoản 141 số tiền là 10.000.000 đồng

+ Ghi có tài khoản 111 số tiền là 10.000.000 đồng

Suy ra, chúng ta có được định khoản kế toán như sau:

- Nợ tài khoản 141 là 10.000.000 đồng

- Có tài khoản 111 là 10.000.000 đồng

VD về định khoản kế toán phức tạp:

Một công ty A mua hàng hóa nhập kho nhưng chưa trả tiền, thanh toán cho người bán. Tổng số tiền đó là 110.000.000 đồng (đã bao gồm thuế giá trị gia tăng là 10%)

- Xác định đối tượng kế toán

+ Hàng hóa là tài khoản 156

+ Thuế giá trị gi tăng đầu vào là tài khoản 1331

+ Phải trả người bán 331

- Xác định tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có

Trong trường hợp này, kế toán sử dụng chế độ Thông tư 200/2024/TT-BTC

+ Tài khoản 156 tăng: ghi nợ

+ Tài khoản 1331 tăng: ghi nợ

+ Tài khoản 331 tăng: ghi có

- Xác định số tiền ghi nợ và số tiền ghi có

+ Ghi nợ tài khoản 156 với số tiền là 100.000.000 đồng

+ Ghi nợ tài khoản 1331 với số tiền là 10.000.000 đồng

+ Ghi có tài khoản 331 với số tiền là 110.000.000 đồng

Như vậy, chúng ta có định khoản kế toán như sau:

+ Nợ tài khoản 156 là 100.000.000 đồng

+ Nợ tài khoản 1331 là 10.000.000 đồng

+ Có tài khoản 331 là 110.000.000 đồng

Xem thêm: Cấu trúc vốn là gì? Doanh nghiệp cần chú ý gì về cấu trúc vốn

3. Một số lưu ý đối với kế toán khi thực hiện định khoản kế toán

Việc định khoản kế toán là rất quan trọng đối với mỗi kế toán viên cũng như các công ty, doanh nghiệp. Bạn có thể hiểu là một công ty, doanh nghiệp thì bộ phận kế toán có thể được coi là quan trọng nhất. Bởi họ chính là người cầm tiền và quyết định mức thu, chi cũng như xem xét các trường hợp nào nên chi.

Đặc biệt, kế toán viên cũng sẽ là người xem xét các vấn đề, chương trình, dự án liên quan đến tài chính, những chương trình, hoạt động đó phải phù hợp hoặc dược cấp trên yêu cầu thì mới có thể được kế toán thông qua. Bên cạnh đó, họ sẽ là những người tính toán và dự trù các chi phí hoạt động trong doanh nghiệp. Vì thế việc định khoản kế toán là rất quan trọng.

Do đó, nếu bạn là một nhân viên kế toán mới vào công ty thì bạn sẽ phải lưu ý một số điều sau trong quá trình định khoản để không xảy ra những sai sót đáng tiếc.

- Tìm và xem lại các cuốn sổ như Nhật ký chung của công ty, doanh nghiệp trong các năm trước đây. Đây có lẽ là cuốn sổ ghi lại hầu hết các thông tin về kế hoạch cũng như các chi tiêu của công ty, doanh nghiệp trong các năm qua. Thông thường, những cuốn sổ như vậy sẽ được các kế toán viên ghi một cách rõ ràng và chi tiết. Vì vậy, trong quá trình xem lại cuốn sổ bạn có thể có thêm thông tin về việc định khoản kế toán của công ty trước đây. Qua đó, có thể điều chỉnh sao cho hợp lý với văn hóa của công ty cũng như tính chất doanh nghiệp và phù hợp với tình hình xã hội hiện nay.

- Lưu ý các tài khoản lưỡng tính như 138, 338: Trong công ty, doanh nghiệp sẽ có những lúc phát sinh các nghiệp vụ lần đầu tiên xuất hiện trong hoạt động của doanh nghiệp và bạn không biết nên chọn lựa tài khoản nào cho phù hợp. Khi ấy, các bạn hãy chọn tạm và đưa vào các tài khoản lưỡng tính như 138, 338. Sau đó, khi đến tay kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp họ sẽ có những cân nhắc và xem xét để có thể chỉnh sửa phù hợp. Tốt nhất, khi làm điều này và nộp báo cáo lên trên, hãy chú ý nói rõ ràng các trường hợp khiến bạn phân vân và cần sự trợ giúp từ sếp. Như vậy, bạn sẽ có thể tránh được những sự cố hiểu làm không nên có.

- Tìm hiểu và đọc kỹ chế độ kế toán trong doanh nghiệp: Đây là điều cần thiết và nên làm đối với mỗi kế toán đặc biệt là những kế toán viên mới vào làm trong công ty, doanh nghiệp. Việc đọc các chế độ này sẽ giúp cho các kế toán viên có thêm nhiều thông tin và cơ sở cần thiết để có thể đối chiếu trong quá trình định khoản cũng như các công việc khác. Điều này nhằm đảm bảo được rằng kế toán viên sẽ định khoản được chính xác hơn và phù hợp nhất đối với công ty, doanh nghiệp mình.

Có thể nói, định khoản kế toán là việc làm không thể thiếu đối với các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Và công việc này của các kế toán viên sẽ giúp cho việc quản lý thu, chi của doanh nghiệp được xác định và nắm bắt tình hình kinh tế, tài chính một cách tốt hơn.

Mong rằng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin giúp các bạn hiểu rõ hơn về định khoản kế toán cũng như các bước thực hiện định khoản kế toán một cách chính xác nhất. 

Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thông tin thêm về các việc làm kế toán hay các thông tin tuyển dụng liên quan thì Timviec365.vn sẽ là một gợi ý có ích cho bạn đấy!

Xem thêm: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp và những thông tin bạn cần biết