Quy trình, thủ tục và hồ sơ đăng ký nhãn hiệu bao gồm những gì?

Đối với rất nhiều người, nhãn hiệu có thể được coi như một loại tài sản, nhưng nó lại không phải là một loại tài sản bình thường. Chúng có một đặc tính rất đặc biệt, đặc biệt khi được sử dụng để xác định, thống trị và bảo vệ lãnh thổ nhãn hiệu.

Chính vì vậy mà ngày nay, ngày càng có nhiều quốc gia trên thế giới xây dựng cho mình một hệ thống về đăng ký nhãn hiệu hàng hóa và xem việc thủ tục đăng ký nhãn hiệu như một nền tảng pháp lý vững chắc và đầy đủ nhất trong việc bảo hộ một nhãn hiệu trong thương mại.

Chính vì tầm quan trọng vô cùng thiêng liêng đó, chúng ta hãy cùng xem những quy trình, thủ tục và hồ sơ đăng ký nhãn hiệu bao gồm những gì để có cái nhìn khách quan hơn về vấn đề này nhé!

1. Những quy trình, thủ tục khi đăng ký nhãn hiệu

Theo quy định của pháp luật sở hữu trí tuệ Việt Nam thì nhãn hiệu chính là một dấu hiệu để có thể phân biệt các loại hàng hóa dịch vụ của các tổ chức và cá nhân khác nhau.

Bất cứ một chủ thể nào khi thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu đều cần phải trải qua những giai đoạn thẩm định theo quy định của pháp luật, không có bất cứ một trường hợp ngoại lệ nào trong trường hợp này.

1.1. Tra cứu nhãn hiệu 

Đây có thể nói là một bước quan trọng bậc nhất trong cả quá trình bởi nếu chỉ cần bỏ sót khi tra cứu hoặc không có bộ phận chuyên môn để thẩm định chính xác thì khả năng nhãn hiệu của công ty bạn bị từ chối là rất lớn.

Bạn cần một luật sư chuyên về Sở hữu trí tuệ để có thể thực hiện tra cứu và đánh giá khả năng bảo hộ cho nhãn hiệu của bạn. Trong trường hợp nhãn hiệu chưa đạt yêu cầu bảo hộ thì luật sư sẽ có thể tư vấn cho bạn phương án xử lý phù hợp. 

1.2. Chuẩn bị nhãn hiệu 

Để chuẩn bị nhãn hiệu, bạn cần thao tác những bước sau đây:

Bước 1: Soạn tờ khai đăng ký, mô tả nhãn hiệu, phân nhóm các sản phẩm và dịch vụ đăng ký

Bước 2: Nộp đơn đăng ký của bạn tại Cục sở hữu trí tuệ 

Bước 3: Theo dõi quá trình thẩm định đơn và giải quyết, trả lời công văn theo yêu cầu của cục sở hữu trí tuệ 

Bước 4: Thông báo và cập nhật thông tin cho khách hàng về tiến trình thẩm định đơn nhãn hiệu

1.3. Quy trình thẩm định đơn nhãn hiệu

1.3.1. Thẩm định hình thức đơn

Khi nhận được đơn của bạn, chuyên viên của cục sở hữu trí tuệ sẽ tiến hành đánh giá một cách đầy đủ những thông tin chính xác về hình thức, quyền nộp đơn,.. để có thể đưa ra kết luận hợp lệ hay không. Thời gian thẩm định sẽ là 1 tháng kể từ ngày nhận đơn.

1.3.2. Công bố đơn hợp lệ

Đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được chấp nhận là hợp lệ sẽ được công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp của cục sở hữu trí tuệ trong thời hạn 2 tháng kể từ ngày được chấp nhận là đơn của bạn hợp lệ. 

1.3.3. Thẩm định nội dung của đơn 

Đơn nhãn hiệu đã được công nhận là hợp lệ sẽ được thẩm định nội dung để đánh giá khả năng bảo hộ của dấu hiệu nêu trong đơn và xác định phạm vi bảo hộ tương ứng theo các điều kiện bảo hộ. Thời hạn thẩm định nội dung đơn là 9 tháng kể từ ngày công bố đơn.

1.3.4. Cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu 

Căn cứ vào kết quả thẩm định nội dung mà Cục sở hữu trí tuệ sẽ thông báo cho người nộp đơn kết quả thẩm định và yêu cầu các khoản lệ phí. Sau đó chính thức cấp giấy chứng nhận nhãn hiệu cho chủ đơn và ghi nhận vào sổ đăng ký quốc gia về nhãn hiệu được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp.

2. Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu bao gồm những gì?

Hồ sơ đăng  ký nhãn hiệu bao gồm những loại giấy tờ sau:

- Giấy phép đăng ký kinh doanh - 1 bản sao y có chứng thực 

- Tờ khai đăng ký nhãn hiệu hàng hóa theo mẫu 

- Mẫu nhãn hiệu hàng hóa - 8 mẫu có kích thước nhỏ hơn 8x8 cm

- Bản sao chứng từ nộp phí

- Lệ phí - lệ phí qua dịch vụ  bưu chính  hoặc nộp  trực tiếp qua  tài khoản của cục sở hữu  trí tuệ 

- Tài liệu xác nhận quyền nộp đơn hợp pháp, nếu người nộp đơn thụ hưởng toàn bộ quyền nộp đơn của người khác 

- Các tài liệu, giấy tờ khác

Đối với hồ sơ đăng ký nhãn hiệu tập thể, hiệu chứng nhận thì bắt buộc phải có thêm một số những tài liệu sau đây:

- Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/ nhãn hiệu chứng nhận

- Bản thuyết minh về tính chất, chất lượng đặc trưng hoặc đặc thù của sản phẩm mang nhãn hiệu nếu nhãn hiệu được đăng ký là nhãn hiệu tập thể dùng cho sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc nhãn hiệu chứng nhận chất lượng của sản phẩm hoặc là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm.

-  Bản đồ xác định lãnh thổ nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm 

3. Những yêu cầu đối với hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

- Mỗi đơn đều chỉ được cấp một văn bằng bảo hộ nhãn hiệu duy nhất 

- Mọi tài liệu của đơn đều cần phải viết bằng tiếng Việt. Trong trường hợp được viết bằng ngôn ngữ khác phải được dịch ra tiếng Việt 

- Mọi tài liệu đều phải được trình bày theo chiều dọc, với hình vẽ, sơ đồ, sẽ được trình bày theo chiều ngang trên một mặt giấy khổ A4, trong đó, chừa lề theo bốn phía, mỗi lề rộng khoảng 20mm, trừ các loại tài liệu bổ trợ mà nguồn gốc của nó không phải để đưa vào đơn.

- Đối với một số tài liệu cần lập theo mẫu thì bạn bắt buộc phải sử dụng các mẫu đó và điền đầy đủ thông tin thích hợp vào trong mẫu đơn

- Mỗi loại tài liệu nếu bao gồm nhiều trang thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự theo chữ số Ả rập

- Tài liệu cần được đánh máy hoặc in ra bằng một loại mực khó phai, tài liệu được trình bày gọn gàng, sạch sẽ, không được tẩy xóa, cũng không được sửa chữa. 

- Nếu trong trường hợp phát hiện ra những lỗi chính tả trong tài liệu nhưng đã nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ, thì người nộp đơn cần phải sửa chữa những lỗi đó, nhưng tại chỗ mà người làm đơn sửa chữa sẽ cần phải có chữ ký xác nhận của người nộp đơn.

- Thuật ngữ được sử dụng trong đơn phải là thuật ngữ phổ thông, không dùng những từ địa phương, từ hiếm, từ tự tạo ra

- Các ký hiệu , đơn vị đo lường, quy tắc chính tả và phông chữ điện tử cần phải đúng format trong đơn theo tiêu chuẩn Việt Nam

- Đơn có thể kèm theo mốt số những tài liệu bổ trợ như vật mang dữ liệu điện tử của một phần hoặc có thể cả nội dung tài liệu đơn nhé!

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng, hồ sơ đăng ký nhãn hiệu là một phần vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, việc định vị nhãn hiệu của doanh nghiệp sẽ có ảnh hưởng vô cùng lớn đến tình hình phát triển của công ty cũng như giúp cho thương hiệu công ty không bị lấn quyền, xâm phạm bởi các đối thủ cùng ngành nghề khác.

Hôm nay chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về những thủ tục khi đăng ký hồ sơ đăng ký nhãn hiệu và cùng với đó là những giấy tờ, tài liệu cần phải chuẩn bị cho hồ sơ đăng ký nhãn hiệu. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình làm hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cho riêng mình.