Hồ sơ năng lực công ty xây dựng là gì? Cách chuẩn bị

1. Tìm hiểu về bộ hồ sơ năng lực công ty xây dựng

Nhiều người hay nhầm lẫn khái niệm hồ sơ năng lực với các loại hồ sơ khác, chính vì vậy dẫn đến việc hiểu sai vấn đề. Hồ sơ năng lực được chuẩn bị không phải để phục vụ cho cá nhân nào, mà nó là bộ mặt của toàn công ty. Để dễ dàng hơn thì bạn có thể hiểu bộ hồ sơ năng lực công ty xây dựng chính là bộ hồ sơ để chứng tỏ rằng một công ty có năng lực. Từ khái niệm đó, ta có thể hiểu mục đích của hồ sơ năng lực đó chính là làm nổi bật lên điểm mạnh và giá trị của công ty.

Vậy hồ sơ năng lực công ty xây dựng dùng để làm gì? Công việc của các công ty xây dựng đó là tham gia đấu thầu các dự án xây dựng, hoặc tìm các đối tác để hợp tác làm việc. Khi đó, hồ sơ năng lực sẽ được gửi đến các bên liên quan như một bản thuyết trình về mọi mặt của công ty ấy. Chủ thầu hoặc đối tác của công ty sẽ dựa vào đó để đánh giá cũng như quyết định xem có nên hợp tác hay không.

Các thông tin cần có trong bộ hồ sơ năng lực công ty xây dựng đó là các thông tin cơ bản về công ty như tên, địa chỉ, logo…; thành tích hay cụ thể là những dự án đã hoàn thiện; năng lực tài chính… Bên chủ đầu tư sẽ dựa vào những yếu tố này để so sánh cũng như đánh giá công ty của bạn có phù hợp với dự án này hay không.

Chính vì vậy mà bộ hồ sơ năng lực này đóng vai trò quan trọng đối với công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thành công hay thất bại. Nếu như công ty của bạn chuẩn bị tốt hồ sơ năng lực thì có thể tăng khả năng sẽ được chọn và ngược lại.

2. Vai trò của bộ hồ sơ năng lực công ty xây dựng

Như đã đề cập ở trên, hồ sơ năng lực chính là một bộ mặt của công ty xây dựng. Được coi là tài sản chung của công ty, việc chuẩn bị hồ sơ năng lực cần phải hết sức tỉ mỉ và kỹ lưỡng, tránh xảy ra sai sót. Vai trò mà ta có thể để cập tới ở một bộ hồ sơ năng lực đó là nó sẽ giúp công ty có thể để lại ấn tượng trong mắt khách hàng và đối tác. Muốn làm được điều đó thì tất nhiên hồ sơ năng lực của công ty bạn phải thật ấn tượng và bắt mắt.

Vai trò thứ hai và cũng là quan trọng nhất đó là hồ sơ xây dựng sẽ hỗ trợ công ty tham gia vào các buổi đấu thầu dự án. Không phải bất kỳ lúc nào, bạn cũng có thời gian để trình bày một cách chi tiết về thế mạnh và kinh nghiệm của công ty. Khi đó, vai trò của bộ hồ sơ năng lực sẽ được phát huy. Thay vì việc trình bảy trực tiếp, bạn chỉ cần đưa ra bộ hồ sơ ấy và khách hàng sẽ đọc và tham khảo nó, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

Hiện nay, không chỉ riêng các công ty xây dựng mà nhiều các công ty ở lĩnh vực khác cũng chuẩn bị sẵn hồ sơ năng lực để dễ dàng hơn trong việc trao đổi thông tin với khách hàng. Cuốn hồ sơ giống như tóm tắt toàn bộ các thông tin cần thiết, hỗ trợ việc trao đổi trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Vai trò cuối cùng của hồ sơ năng lực đó chính là quảng cáo. Câu hỏi đặt ra là tại sao một bộ hồ sơ năng lực lại có thể quảng cáo cho một công ty? Thời đại internet phát triển, hồ sơ xây dựng không chỉ được sử dụng trong việc giao tiếp trực tiếp, in ra giấy để người khác tham khảo mà còn tồn tại cả trên hình thức online. Các công ty sẽ tạo ra website của riêng mình, đăng tải hồ sơ năng lực và sau đó khách hàng sẽ tìm đến nếu như cảm thấy phù hợp.

Việc đăng tải hồ sơ năng lực lên mạng sẽ giúp cho công ty của bạn mở rộng tệp đối tượng khách hàng. Nhiều khách hàng mới sẽ tìm tới và công ty của bạn sẽ có nhiều cơ hội, nhiều công tình hơn hơn để làm.

3. Các mục của bộ hồ sơ năng lực công ty xây dựng

3.1. Mục giới thiệu thông tin

Trong tài liệu về năng lực của công ty xây dựng, không thể thiếu các thông tin về công ty. Các thông tin ấy bao gồm:

- Tên công ty

- Thời gian thành lập

- Địa chỉ công ty

- Lĩnh vực kinh doanh (ở đây là xây dựng)

- Thông tin liên lạc (số điện thoại, email của công ty…)

- Địa chỉ website

- Tầm nhìn, chiến lược của tổ chức

- Tên người thành lập hoặc tên người lãnh đạo

Lưu ý mục này thường được viết dưới dạng liệt kê, với mục đích cung cấp cho khách hàng nắm được các thông tin cơ bản về doanh nghiệp trước khi đi vào các nội dung khác.

3.2. Cơ chế quản lý, lãnh đạo

Phần cơ chế quản lý và lãnh đạo sẽ yêu cầu bạn phải làm một bản kê khai về ban lãnh đạo của công ty và các nhân viên trong công ty. Trên thực tế, thông tin về ban lãnh đạo là bắt buộc nhưng thông tin về nhân viên có thể được lược bỏ. Những vị trí không thể thiếu đó là hội đồng quản trị và ban giám đốc, cần nêu chi tiết về tên, tuổi, vị trí nắm giữ, bằng cấp, kinh nghiệm.

3.3. Điểm mạnh, năng lực, kinh nghiệm của công ty

Một công ty muốn chứng minh thế mạnh của mình cần chuẩn bị phần này một cách rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ và thuyết phục. Trình bày các dự án theo thứ tự thời gian từ cũ đến mới, bao gồm cả mức độ thành công, sự hài lòng của đối tác. Nên kê khai một cách chi tiết các công trình để bên đối phương có thể dễ dàng hình dung. Đây sẽ là những yếu tố quan trọng để đối tác quyết định có hợp tác cùng doanh nghiệp của bạn không.

Điểm mạnh ở đây có thể là về một điều mà chỉ riêng công ty của bạn làm được, những điều mà các công ty khác không có. Đó có thể là việc công ty bạn có những thiết bị máy móc tiên tiến, hiện đại phục vụ cho quá trình làm việc; có nhân tài hoặc đơn giản là có thể mạnh về tài chính tốt.

3.4. Quy trình quản lý, theo dõi chất lượng

Nêu ra quy trình quản lý và theo dõi chất lượng của công ty bạn, có những bước cụ thể nào và nó có đạt được kết quả như đã đề ra hay không? Lấy dẫn chứng và số liệu cụ thể để chứng minh cho điều này. Bên cạnh đó, cần cam kết đảm bảo rằng quy trình sẽ được diễn ra theo đúng như những gì đã nói. Cung cấp cho đối tác biết về chính sách về chất lượng của doanh nghiệp bạn.

3.5. Các văn bản pháp lý

Cung cấp cho đối tác của bạn các văn bản chứng minh rằng công ty của bạn đủ điều kiện để đảm đương công việc. Các văn bản pháp lý có thể kể đến như chứng nhận đăng ký kinh doanh, chứng nhận quyền sở hữu trí tuệ…

Đó là những thông tin cần có trong một bản hồ sơ năng lực công ty xây dựng. Chuẩn bị tốt bản hồ sơ năng lực công ty xây dựng sẽ giúp cho công ty bạn có thêm nhiều thế mạnh trên thương trường kinh doanh. Nếu có bất kỳ câu hỏi gì liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ năng lực công ty xây dựng thì bạn đừng quên bình luận cho chúng tôi ở phía dưới nhé!