Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Cập nhật theo từng loại hồ sơ nhân sự

1. Khái quát về hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự luôn được coi như là một đối tượng mang tầm quan trọng cốt yếu để đảm bảo cho mỗi doanh nghiệp/tổ chức có thể hoàn thiện quá trình quản lý nhân sự.

Hồ sơ nhân sự đó là yếu tố có vai trò quan trọng, giúp lự trực lại tất cả những thông tin cơ bản của nhân sự khi nhận việc như là: thông tin về bảo hiểm, thông tin về lý lịch trích ngang, thông tin về hợp đồng lao động, thông tin về hợp đồng lao động, thông tin về lịch sử làm việc trước đây, thông tin về lương thưởng, thông tin về lịch sử nghỉ phép... và nhiều thông tin quan trọng khác được lưu trữ tùy vào từng quy định của mỗi doanh nghiệp.

Từ những thông tin cụ thể trong hồ sơ nhân sự mà phía Nhân sự của doanh nghiệp có thể làm căn cứ để phục vụ cho các công tác có liên quan tới từng nhân sự đó như là: lập bảng lương của nhân sự, lập bảng chấm công của nhân sự,...

Thông tin trong hồ sơ nhân sự đặc biệt quan trọng đối với các công tác quản lý, đảm bảo về mọi mặt có liên quan tới nhân sự. Chính vì vậy mà mỗi doanh nghiệp nói chung và bộ phận quản lý Nhân sự trong doanh nghiệp nói riêng cần phải có kế hoạch quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả.

Để đảm bảo về công tác quản lý hiệu quả thì bộ phận Nhân sự cũng như các doanh nghiệp cần phải nắm rõ những yếu tố, giấy tờ cần có trong bộ hồ sơ nhân sự để phục vụ cho quá trình quản lý nhân sự và mang lại tính hiệu quả cao.

Xem thêm: Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự, làm sao để không nhầm lẫn

2. Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Hồ sơ nhân sự gồm những gì là vấn đề đáng quan tâm của mỗi doanh nghiệp, nói cụ thể hơn thì chúng ta có thể thấy được hồ sơ nhân sự sẽ được xét theo từng yếu tố riêng để đảm bảo cho tính hiệu quả, phân loại rõ ràng các loại hồ sơ nhân sư, đảm bảo công tác quản lý được thống nhất.

Dưới đây sẽ là thông tin về hồ sơ nhân sự và Kim Thoa sẽ nêu chi tiết từng loại hồ sơ nhân sự sẽ có những giấy tờ/yếu tố cần thiết gì?

2.1. Hồ sơ nhân sự trong thời gian thử việc gồm những gì?

Khi các bạn ứng tuyển vào bất kỳ doanh nghiệp nào, việc nộp hồ sơ lao động là điều cần thiết, tuy nhiên các bạn sẽ không bị khắt khe về các giấy tờ trong hồ sơ. Các bạn có khoảng thời gian thử việc và khoảng thời gian này cũng chính là thời điểm để các bạn có thể hoàn thiện đầy đủ giấy tờ trong hồ sơ lao động của mình.

Do đó, nếu bạn đang trong thời gian thử việc thì bạn cần phải đáp ứng những giấy tờ như sau:

- Đơn xin việc.

- Mẫu CV

- Bản sơ yếu lý lịch trích ngang của nhân sự đó (có công chứng của địa phương)

- Chứng minh nhân dân hoặc là thẻ căn cước của nhân sự đó (có công chứng xác nhận của địa phương).

- Bằng cấp của nhân sự đó (có cong chứng xác nhận của địa phương).

*) Chú ý:

Đối với những người lao động là người ngoại quốc thì khi nộp hồ sơ nhân sự trong thời gian thử việc hay học việc thì cần có thêm các giấy tờ đó là: visa về việc lưu trú tại khu vực đang sinh sống hiện tại và giấy phép lao động được cấp tại Việt Nam.

Đối với những người lao động có đội tuổi từ 15 tuổi cho tới 18 tuổi thì các doanh nghiệp cần phải có văn bản xác nhận về việc đồng ý ký hợp đồng thử việc đối với đối tượng người lao động này.

Đối với các doanh nghiệp mà sử dụng những đối tượng lao động đang ở độ tuổi dưới 15 tuổi thì cần phải đảm bảo:

+ Phổ biến kỹ cho người lao động chuẩn bị thêm các giấy tờ: chứng minh thư nhân dân hoặc là căn cước công dân hoặc là hộ chiếu của chính người bảo hộ/đại diện của cá nhân người lao động dưới 15 tuổi đó theo pháp luật.

+ Tiếp nhận văn băn bản về sự xác nhận của đối tượng lao động dưới 15 tuổi, trong văn bản người lao động này cần ghi rõ về việc đã đồng ý để cho người đại diện/giám hộ theo pháp luật thực hiện ký kết hợp đồng thử việc.

Như thế, với những đối tượng nhân sự đang trong thời gian thử việc thì cần nắm bắt rõ về những yếu tố, giấy tờ và quy định khi chuẩn bị hồ sơ nhân sự để nộp cho bộ phận Nhân sự của doanh nghiệp ứng tuyển và làm việc.

Xem thêm: Công việc nhân sự gồm những gì? Thu hút khá đông bạn trẻ ứng tuyển​

2.2. Hồ sơ nhân sự với nhân sự làm việc chính thức

Khi trải qua quá trình/thời gian thử việc thì nhân sự sẽ được doanh nghiệp yêu cầu bổ sung thêm các giấy tờ cần thiết khác so với các giấy tờ đã được nộp theo trong hồ sơ nhân sự thử việc. Hồ sơ này sẽ gồm tất cả những giấy tờ đã cung cấp trước đó và các giấy tờ mới được thông báo phát sinh từ phía bộ phận Nhân sự của doanh nghiệp.

Trong bộ hồ sơ này sẽ gồm các giấy tờ thêm ngoài những giấy tờ đã được nêu ở trên, cụ thể như sau:

- Bản hợp đồng lao động (HĐLĐ) chính thức được cấp bởi doanh nghiệp và được thỏa thuận, đồng ý ký kết giữa bên bên (bên doanh nghiệp và bên nhân sự làm việc).

- Bản phụ lục của hợp đồng lao động, loại giấy tờ này cần có khi mà doanh nghiệp thực hiện việc trả lương cho nhân viên cao hơn số tiền của mức đóng bảo hiểm cho nhân viên.

*) Lưu ý:

Nếu như doanh nghiệp tiếp hành đóng bảo hiểm cho nhân sự đó thì mức đóng bảo hiểm sẽ cần dựa vào mức tiền lương được thỏa thuận ký kết ghi rõ trên hợp đồng.

Trong suốt quá trình làm việc tại các doanh nghiệp, người lao động có thể được xét tăng lương hoặc là thăng cấp bậc chức vụ... những vấn đề này cần phải được hợp thức hóa bằng văn bản Quyết định trong nội bộ của doanh nghiệp.

Các loại giấy tờ phát sinh khác, cần phải đảm bảo có hai bản, cả hai bản đều cần phải có chữ ký của người lao động để lưu trữ vào trong hồ sơ lao động chính thức.

Như vậy, với những người lao động/nhân sự đã trải qua quá trình thử việc và được nhận vào làm nhân viên chính thức của doanh nghiệp sẽ cần bổ sung thêm các giấy tờ cần thiết để làm đầy đủ bộ hồ sơ nhân sự. Tuy nhiên, các giấy tờ này sẽ được cập nhật theo thời gian, thời điểm, trong suốt quá trình làm việc của nhân sự tại doanh nghiệp.

Bởi vì có những loại giấy tờ liên quan trực tiếp tới người lao động được tạo ra trong quá trình làm việc như là: quyết định tăng lương, quyết định thăng chức vụ, giấy đề nghị, giấy cảnh cáo...

Hồ sơ nhân sự gồm những gì đã được Kim Thoa chia sẻ ở nội dung trên, việc tìm hiểu và nắm bắt chi tiết những giấy tờ, yếu tố có trong hồ sơ nhân sự giúp cho mỗi chúng ta có được sự căn cứ rõ ràng để tạo nền tảng và hồ sơ cá nhân trong suốt quá trình làm việc tại bất cứ doanh nghiệp nào.

Xem thêm: Việc làm nhân sự