Quay lại

Những điều bạn cần biết khi gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng

Tác giả: Trần Thùy Linh - 28/03/2022

Theo quy định mới của Bộ Tài chính, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân và hộ kinh doanh gia đình phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Chính vì vậy mà cá nhân, chủ hộ kinh doanh và kế toán viên trong doanh nghiệp bắt buộc phải nắm rõ cách thức gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng. Nếu bạn vẫn chưa nắm rõ nghiệp vụ này thì hãy đọc kỹ bài viết sau đây để cập nhật cách thức gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua email nhé!

1. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua email

1.1. Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn và gửi hóa đơn điện tử

Theo quy định trong Thông tư 68 được ban hành bởi Bộ Tài Chính, cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp, tổ chức… sau khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ thì phải gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng. Hóa đơn giấy không còn khả dụng nữa.

Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Hiểu một cách đơn giản thì thay vì gửi hóa đơn giấy đến khách hàng, bạn sẽ gửi đến họ hóa đơn điện tử thông qua email. Về việc gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng, Bộ Tài chính cũng đã ban hành quy định về cách thức gửi hóa đơn. Theo đó, doanh nghiệp có trực tiếp gửi email hóa đơn điện tử đến cho khách hàng, hoặc nếu không thì có thể ủy quyền cho đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng.

1.2. Hướng dẫn cách gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng

Như đã đề cập đến ở phần trước thì có hai cách để gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng. Tiếp theo đây, chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu chi tiết hơn về hai cách gửi đi hóa đơn điện tử này nhé!

1.2.1. Gửi email hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng

Với cách làm này, kế toán doanh nghiệp sẽ trực tiếp gửi hóa đơn điện tử đến địa chỉ email mà khách hàng. Mỗi doanh nghiệp đều sẽ trang bị phần mềm quản lý hóa đơn và doanh nghiệp có thể xuất ra hóa đơn điện tử từ đó rồi gửi tới khách hàng.

Gửi email hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng
Gửi email hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng

Phần mềm quản lý hóa đơn 365 cung cấp giải pháp quản lý toàn diện hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp, trong đó có tích hợp cả chức năng gửi hóa đơn điện tử thông qua email rất tiện dụng.

Thao tác gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng từ phần mềm quản lý hóa đơn điện tử khá đơn giản và dễ thực hiện. Cụ thể, quy trình thực hiện như sau:

+ Doanh nghiệp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn để lập hóa đơn điện tử.

+ Tiến hành ký số hoặc ký điện tử lên hóa đơn.

+ Xuất file hóa đơn rồi gửi đến cho bên mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ theo địa chỉ email bên mua cung cấp.

Trong trường hợp đại diện bên nhận hóa đơn là kế toán doanh nghiệp, thì hóa đơn cần được bên mua ký điện tử rồi sau đó sẽ được gửi lại lần nữa đến bên cung cấp. Lúc này, hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của cả hai bên.

1.2.2. Gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua bên thứ ba

Trường hợp bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ không gửi trực tiếp hóa đơn điện tử cho khách hàng thì có thể sử dụng hệ thống của bên thứ ba để gửi đi hóa đơn. 

Gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua bên thứ ba
Gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua bên thứ ba

Bên thứ ba ở đây chính là doanh nghiệp cung cấp hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cung cấp sẽ truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử tạo hóa đơn và gửi đến khách hàng ngay trên đó.

Quy trình thực hiện như sau:

- Đầu tiên, bên cung cấp sẽ truy cập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử trên hệ thống đó. Để tiện cho việc lập hóa đơn và đảm bảo tính chính xác, bên bán hoàn toàn có thể upload dữ liệu giao dịch mua bán lên hệ thống và một số hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn dựa trên những dữ liệu được upload lên hệ thống.

- Tiếp theo, sau khi hóa đơn điện tử đã được lập hoàn tất, bên bán cần phải tiến hành ký số lên hóa đơn đó. Hóa đơn không có ký số của bên bán thì sẽ không có giá trị pháp lý  và không được công nhận.

- Thông qua hệ thống quản lý hóa đơn của bên thứ ba, bên bán gửi hóa đơn điện tử sau khi đã ký số cho bên mua, đồng thời lưu giữ lại hóa đơn để tiện đối chiếu sau này.

Hóa đơn điện tử cần có chữ ký số của cả hai bên
Hóa đơn điện tử cần có chữ ký số của cả hai bên

Tương tự như trường hợp trên, nếu hóa đơn điện tử được gửi đến kế toán viên của bên mua, thì người kế toán cũng sẽ phải ký số trên hóa đơn, rồi gửi lại cho bên cung cấp theo đúng cách mà bên bán đã gửi hóa đơn.

Nhìn chung, dù gửi hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng bằng email hay là gửi thông qua hệ thống của bên thứ ba chuyên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì cũng đều tiết kiệm rất nhiều thời gian và thủ tục cho người kế toán viên trong doanh nghiệp.

Cũng theo quy định, trước khi hóa đơn điện tử được gửi đi, bên bán sẽ phải thông báo trước cho bên mua về thời gian và hình thức gửi hóa đơn điện tử để thuận tiện cho bên mua trong việc nhận, hoàn thành ký số và gửi lại hóa đơn cho bên bán.

Bên mua cần được thông báo về thời gian và hình thức gửi hóa đơn
Bên mua cần được thông báo về thời gian và hình thức gửi hóa đơn

2. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng với phần mềm quản lý hóa đơn 365

Phần mềm quản lý hóa đơn 365 không chỉ cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra trong doanh nghiệp, mà còn tích hợp thêm cả chức năng xuất hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng qua email.

Trước đây, doanh nghiệp chỉ có thể gửi hóa đơn giấy cho khách hàng thông qua con đường chuyển phát. Cách làm này vừa tốn kém chi phí lại vừa tốn kém thời gian. Trung bình sẽ mất khoảng 3 – 5 ngày để hóa đơn đến được tay người nhận, đó là tính toán trong điều kiện thuận lợi nhất. Tuy nhiên, gửi hóa đơn theo cách này luôn tiềm ẩn nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng.

Hóa đơn điện tử được tạo trên phần mềm quản lý hóa đơn 365 đã giúp giải quyết triệt để những vấn đề trên. Chỉ trong thời gian ngắn bạn đã có thể hoàn thành lập hóa đơn và gửi đến khách hàng của mình thông qua email. Nhờ vậy mà hóa đơn đến tay khách hàng rất nhanh chóng và các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn cũng được xử lý rất nhanh chóng.

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng với phần mềm quản lý hóa đơn 365
Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng với phần mềm quản lý hóa đơn 365

Như vậy, hóa đơn điện tử rõ ràng là ưu việt hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy. Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là một hướng đi đúng đắn. Kế toán doanh nghiệp cũng có thể gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng một vài thao tác đơn giản và nhanh chóng. Hóa đơn điện tử có thể dcd gửi đi thông qua phần mềm quản lý hóa đơn của doanh nghiệp hoặc hệ thống của bên thứ ba cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?

Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không? Trường hợp đã xuất hóa đơn thì xử lý như thế nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype