Những điều bạn cần biết khi gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng

1. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua email

1.1. Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn và gửi hóa đơn điện tử

Theo quy định trong Thông tư 68 được ban hành bởi Bộ Tài Chính, cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp, tổ chức… sau khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ thì phải gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng. Hóa đơn giấy không còn khả dụng nữa.

Hiểu một cách đơn giản thì thay vì gửi hóa đơn giấy đến khách hàng, bạn sẽ gửi đến họ hóa đơn điện tử thông qua email. Về việc gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng, Bộ Tài chính cũng đã ban hành quy định về cách thức gửi hóa đơn. Theo đó, doanh nghiệp có trực tiếp gửi email hóa đơn điện tử đến cho khách hàng, hoặc nếu không thì có thể ủy quyền cho đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng.

1.2. Hướng dẫn cách gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng

Như đã đề cập đến ở phần trước thì có hai cách để gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng. Tiếp theo đây, chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu chi tiết hơn về hai cách gửi đi hóa đơn điện tử này nhé!

1.2.1. Gửi email hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng

Với cách làm này, kế toán doanh nghiệp sẽ trực tiếp gửi hóa đơn điện tử đến địa chỉ email mà khách hàng. Mỗi doanh nghiệp đều sẽ trang bị phần mềm quản lý hóa đơn và doanh nghiệp có thể xuất ra hóa đơn điện tử từ đó rồi gửi tới khách hàng.

Phần mềm quản lý hóa đơn 365 cung cấp giải pháp quản lý toàn diện hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp, trong đó có tích hợp cả chức năng gửi hóa đơn điện tử thông qua email rất tiện dụng.

Thao tác gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng từ phần mềm quản lý hóa đơn điện tử khá đơn giản và dễ thực hiện. Cụ thể, quy trình thực hiện như sau:

+ Doanh nghiệp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn để lập hóa đơn điện tử.

+ Tiến hành ký số hoặc ký điện tử lên hóa đơn.

+ Xuất file hóa đơn rồi gửi đến cho bên mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ theo địa chỉ email bên mua cung cấp.

Trong trường hợp đại diện bên nhận hóa đơn là kế toán doanh nghiệp, thì hóa đơn cần được bên mua ký điện tử rồi sau đó sẽ được gửi lại lần nữa đến bên cung cấp. Lúc này, hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của cả hai bên.

1.2.2. Gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua bên thứ ba

Trường hợp bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ không gửi trực tiếp hóa đơn điện tử cho khách hàng thì có thể sử dụng hệ thống của bên thứ ba để gửi đi hóa đơn. 

Bên thứ ba ở đây chính là doanh nghiệp cung cấp hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cung cấp sẽ truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử tạo hóa đơn và gửi đến khách hàng ngay trên đó.

Quy trình thực hiện như sau:

- Đầu tiên, bên cung cấp sẽ truy cập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử trên hệ thống đó. Để tiện cho việc lập hóa đơn và đảm bảo tính chính xác, bên bán hoàn toàn có thể upload dữ liệu giao dịch mua bán lên hệ thống và một số hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn dựa trên những dữ liệu được upload lên hệ thống.

- Tiếp theo, sau khi hóa đơn điện tử đã được lập hoàn tất, bên bán cần phải tiến hành ký số lên hóa đơn đó. Hóa đơn không có ký số của bên bán thì sẽ không có giá trị pháp lý  và không được công nhận.

- Thông qua hệ thống quản lý hóa đơn của bên thứ ba, bên bán gửi hóa đơn điện tử sau khi đã ký số cho bên mua, đồng thời lưu giữ lại hóa đơn để tiện đối chiếu sau này.

Tương tự như trường hợp trên, nếu hóa đơn điện tử được gửi đến kế toán viên của bên mua, thì người kế toán cũng sẽ phải ký số trên hóa đơn, rồi gửi lại cho bên cung cấp theo đúng cách mà bên bán đã gửi hóa đơn.

Nhìn chung, dù gửi hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng bằng email hay là gửi thông qua hệ thống của bên thứ ba chuyên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì cũng đều tiết kiệm rất nhiều thời gian và thủ tục cho người kế toán viên trong doanh nghiệp.

Theo quy định, trước khi bên bán gửi hóa đơn điện tử đi, họ cần phải thông báo trước cho bên mua về thời gian và cách thức gửi hóa đơn điện tử để giúp bên mua dễ dàng nhận, ký số và gửi hóa đơn lại cho bên bán.

2. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng với phần mềm quản lý hóa đơn 365

Phần mềm quản lý hóa đơn 365 không chỉ cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra trong doanh nghiệp, mà còn tích hợp thêm cả chức năng xuất hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng qua email.

Trước đây, doanh nghiệp chỉ có thể gửi hóa đơn giấy cho khách hàng thông qua con đường chuyển phát. Cách làm này vừa tốn kém chi phí lại vừa tốn kém thời gian. Trung bình sẽ mất khoảng 3 – 5 ngày để hóa đơn đến được tay người nhận, đó là tính toán trong điều kiện thuận lợi nhất. Tuy nhiên, gửi hóa đơn theo cách này luôn tiềm ẩn nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng.

Hóa đơn điện tử được tạo trên phần mềm quản lý hóa đơn 365 đã giúp giải quyết triệt để những vấn đề trên. Chỉ trong thời gian ngắn bạn đã có thể hoàn thành lập hóa đơn và gửi đến khách hàng của mình thông qua email. Nhờ vậy mà hóa đơn đến tay khách hàng rất nhanh chóng và các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn cũng được xử lý rất nhanh chóng.

Như vậy, hóa đơn điện tử rõ ràng là ưu việt hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy. Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là một hướng đi đúng đắn. Kế toán doanh nghiệp cũng có thể gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng một vài thao tác đơn giản và nhanh chóng. Hóa đơn điện tử có thể dcd gửi đi thông qua phần mềm quản lý hóa đơn của doanh nghiệp hoặc hệ thống của bên thứ ba cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.