Khái niệm công chứng là gì - Các bước công chứng tài liệu

1. Khái niệm công chứng là gì?

Khi bạn nộp tờ khai tổn thất bảo hiểm hoặc chuẩn bị các tờ khai khác nhau, có một bước trong quy trình yêu cầu một số tài liệu phải được công chứng viên làm nhân chứng, hay còn gọi là công chứng. Khái niệm công chứng là một quy trình ngăn chặn gian lận giúp đảm bảo một tài liệu là xác thực và cuối cùng là có thể tin cậy được. Trên tất cả, quy trình này đảm bảo rằng tài liệu đó là có thật, chữ ký hợp lệ, người ký đã được xác định và đang hành động theo ý muốn và ý định của họ.

Mặc dù có hàng triệu biểu mẫu và tài liệu yêu cầu công chứng, nhưng về cơ bản có 2 loại công chứng chính bao gồm công chứng bản sao y như tài liệu gốc và chứng kiến tuyên thệ, tuyên bố, và các mẫu đơn khác. Nếu bạn cần công chứng, trước tiên bạn cần đánh giá xem tài liệu của bạn phù hợp với loại nào ở trên.

Nếu bạn được yêu cầu bản sao có công chứng hoặc “chứng thực” của tài liệu gốc, bạn sẽ cần phải mang theo bản gốc và bản sao của tài liệu đó. Sau khi đối chiếu bản gốc với bản sao và đảm bảo rằng chúng giống nhau, người trong cơ quan chức năng sẽ đóng dấu vào tài liệu đó, xác nhận rằng đây là bản sao y bản chính của tài liệu gốc.

Tuy nhiên, hầu hết các bản công chứng là các tuyên thệ hoặc tuyên bố cần phải được ký trước mặt công chứng viên. Thông thường, bạn sẽ cần phải điền các chi tiết của tài liệu, nhưng không ký nó cho đến khi bạn mang nó đến và có công chứng viên tại văn phòng chứng kiến ​​chữ ký của bạn.

2. Giá trị của việc công chứng giấy tờ

Được công chứng một văn bản có nghĩa là chữ ký đó là hợp pháp, người ký tên đó đã được xác định và anh ta / cô ta hoàn toàn có đủ khả năng để ký và không bị ảnh hưởng quá mức từ bên thứ ba. Công việc của công chứng viên nói chung là trong phạm vi luật pháp cấp tỉnh mặc dù các văn bản công chứng được công nhận trên toàn quốc và đôi khi là quốc tế (nếu chúng được hợp pháp hóa và chứng thực theo một cách nhất định, theo yêu cầu của quốc gia nơi đến).

Các giấy tờ được công chứng vì việc này biến một công cụ tư nhân thành một công cụ công cộng. Công cụ đó có thể được ghi lại trong hồ sơ chính thức, được xác thực hoặc áp dụng để sử dụng ở nước ngoài, hoặc xuất trình cho bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào làm bằng chứng rằng tài liệu đó đã được tuyên thệ hoặc thừa nhận hợp lệ trước một quan chức nhà nước. Chứng chỉ của công chứng viên được coi là bằng chứng xác thực về những tuyên bố được đưa ra trong đó.

Nếu không có công chứng, giả mạo và lừa đảo sẽ tràn lan trong nhiều ngành. Mặc dù bất kỳ ai cũng chỉ có thể có ​​một chữ ký, nhưng chỉ một viên chức được pháp luật của khu vực mình ủy quyền mới có thể được coi là có thẩm quyền để xác định rằng một tài liệu được thực hiện một cách tự do và tự nguyện. Viên chức, với tư cách là một bên thứ ba không thiên vị, không có lý do gì để nói dối về các tình huống xung quanh việc thực hiện một tài liệu, trong khi một cá nhân tư nhân, người đang nhận được một số lợi ích từ việc thực hiện tài liệu, sẽ có mọi lý do trên thế giới để xuyên tạc sự thật tại tòa. 

Thương mại phụ thuộc vào các công chứng viên để đảm bảo sự chấp nhận phổ biến của các tài liệu. Con dấu của công chứng viên, một biểu tượng chung của cơ quan công chứng, được công nhận trên toàn thế giới. Do đó, trong khi có thể có người cho rằng việc ký các tài liệu trước công chứng viên là phiền toái, thì công chứng viên lại đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ cho cộng đồng.

Xem thêm: Cách phân biệt công chứng và chứng thực dựa vào tiêu chí cụ thể

3. Các bước công chứng một tài liệu

Công chứng viên là một viên chức xác minh danh tính của những người ký tá tài liệu, chứng kiến ​​chữ ký của tài liệu và đánh dấu nó bằng con dấu công chứng hợp pháp. Để hiểu rõ hơn về khái niệm công chứng, có các bước cần tuân theo để đảm bảo tính hợp lệ của quy trình.

- Xác minh danh tính:

Công chứng viên yêu cầu nhận dạng từ bất kỳ ai đang ký tài liệu (người trực tiếp làm giấy tờ công chứng). Điều này bao gồm giấy tờ tùy thân có ảnh do chính phủ cấp cùng với một tài liệu khác có chữ ký của khách hàng. Công chứng viên sẽ xác nhận thông tin của bạn và sau đó chụp hoặc sao chép để ghi lại.

- Đảm bảo bạn là người ký tên tự nguyện:

Trong khi chứng kiến ​​chữ ký của bạn, công chứng viên sẽ tìm kiếm bất kỳ dấu hiệu nào của sự ảnh hưởng hoặc ép buộc quá mức để xác định xem bạn có đang tự ý ký hay không, cũng như không ai khác đang ép bạn (trực tiếp hoặc gián tiếp) ký vào đó. Hãy nhớ rằng, nếu công chứng viên nghi ngờ rằng bạn đang bị tác động quá mức cho việc này, họ có quyền từ chối chứng kiến ​​việc ký của bạn.

- Đảm bảo bạn có khả năng đưa ra quyết định này / ký vào tài liệu này:

Tương tự như điểm thứ hai ở trên, công chứng viên cần xác minh rằng bạn có đủ khả năng đưa ra quyết định này, nghĩa là bạn hiểu các tài liệu bạn đang ký. Công chứng viên có khả năng từ chối xác nhận các tài liệu nếu bạn đang gặp vấn đề về nhận thức, thiếu tỉnh táo như say xỉn hoặc nói chung là không thể hiểu chuyện gì đang xảy ra.

4. Làm thế nào để có được một tài liệu được công chứng?

Để công chứng một tài liệu, bạn có thể đặt lịch hẹn và đến gặp công chứng viên để họ có thể chứng kiến ​​việc xử lý giấy tờ của bạn, bằng cách làm theo các bước sau:

- Mang theo giấy tờ tùy thân chính thức của bạn:

Như đã đề cập trước đây, công chứng viên sẽ yêu cầu xác minh danh tính của bạn. Để chứng minh danh tính của mình, bạn sẽ cần mang theo 1 giấy tờ tùy thân chính thức có ảnh, có thể là (bằng lái xe, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân, v.v.) và cũng có thể cần giấy tờ tùy thân thứ 2 không cần có ảnh (giấy khai sinh, thẻ tín dụng, v.v.).

- Mang theo tài liệu gốc của bạn (hoặc gửi trước thời hạn để xác nhận rằng văn bản đó thể được công chứng):

Tùy thuộc vào tài liệu, các cơ quan công chứng có thể yêu cầu một bản sao được gửi trước thời hạn, như vậy họ có thể xác nhận xem có hợp lệ để thực hiện quy trình này hay không. Đảm bảo mang bản sao chưa ký của bạn đến cho công chứng viên, hoặc in ngay tại địa điểm làm công chứng và không ký trước thời hạn.

- Ký tên và thanh toán phí của bạn:

Phí công chứng có thể phụ thuộc vào loại tài liệu, mức độ trách nhiệm của tài liệu đó, số lượng bản sao cần công chứng và lượng thời gian cần thiết để thực hiện. Việc thanh toán có thể được thực hiện tại thời điểm ký kết hoặc thông qua chuyển khoản điện tử, trước cuộc hẹn.

Với thông tin mà timviec365.vn chia sẻ, mong rằng các bạn có thể hiểu rõ hơn về khái niệm công chứng, cũng như sẽ không còn bỡ ngỡ và sai sót khi thực hiện quy trình này nhé!

Xem thêm: Những khó khăn trong nghề dịch thuật công chứng ít ai biết