Những vấn đề cần lưu ý để hiểu rõ hoạt động chứng thực là gì?

1. Những điều cần biết về hoạt động chứng thực

1.1. Hiểu hoạt động chứng thực là gì?

Nếu để tìm hiểu khái niệm chứng thực là gì trên các văn bản luật sẽ không cung cấp một khái niệm cụ thể nào nhưng thông qua hoạt động thực tế của quá trình chứng thực có thể hiểu đơn giản:

Chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu giao dịch dân sự thông qua bản chính để chứng thực bản sao là đúng đảm bảo tính chính xác, hợp lệ và hợp pháp. Trong đó:

- Chứng thực bản sao từ bản chính: Cơ quan tiếp nhận bản chính đối chiếu tính chính xác với bản sao rồi đóng dấu xác nhận của đơn vị có thẩm quyền

- Chứng thực từ hợp đồng, giao dịch là chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ các bên tham gia hợp đồng, giao dịch của cơ quan có thẩm quyền.

Để chứng thực các văn bản mọi người thường đến tại đơn vị chứng thực gần nơi sinh sống, ngoài ra còn những cơ quan khác bạn cần biết nhằm thuận tiện trong những trường hợp cấp bách, gồm có:

- Tại UBND xã, phường, thị trấn: Thủ tục chứng thực gồm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, nhà ở, đất đai, di chúc,…

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Những văn bản được chứng thực tại UBND xã, phường, thị trấn đều có thể chứng thực tại đây ngoài ra còn thêm các văn bản liên quan tới nước ngoài như các văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận, chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài,…

- Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài phục vụ trường hợp người dân Việt Nam tại đó có nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính. Trong thời điểm hiện tại, cán bộ lãnh đạo hoặc cán bộ ngoại giao sẽ tiến hành ký tên và đóng dấu chứng thực của cơ quan đại diện. 

Với việc chứng thực những giấy tờ liên quan đến đất đai, nhà ở thì việc chứng thực phải được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có khu đất hoặc căn nhà đó. Còn với các loại văn bản cần chứng thực bản sao từ bản chính, các giấy tờ liên quan đến tài sản,… sẽ không quy định phải chứng thực tại nơi sinh sống.

Xem thêm: Chứng nhận lãnh sự là gì? Những điều cần biết về chứng nhận lãnh sự

1.2. Quá trình phát triển của hoạt động chứng thực tại Việt Nam 

Có những thời điểm chứng thực không thực hiện được. Do mỗi thời kỳ có giai đoạn lịch sử khác nhau, pháp luật ban hành cũng khác nhau nhưng hoạt động xác nhận, xác thực,… vẫn diễn ra với hình thức khác với hoạt động chứng thực chính thống như hiện tại. 

Nước ta trải qua nhiều biến cố qua các giai đoạn lịch sử khác nhau. Từ một nước phong kiến đi thẳng lên chủ nghĩa xã hội, bỏ qua giai đoạn phát triển tư bản chủ nghĩa vì vậy mà hoạt động chứng thực chỉ mới chính thức đặt nền móng từ sau Cách mạng tháng Tám thành công năm 1945. Tiền thân của hoạt động chứng thực thời bấy giờ được gọi với cái tên là “nhận thực”. Có thể nói, việc hình thành hoạt động chứng thực như một kết quả tất yếu của sự kết hợp giữa nhu cầu của đời sống kinh tế - xã hội và nhu cầu quản lý của Nhà nước. Vì vậy mà ngay sau khi Hồ chủ tịch đọc bản tuyên ngôn khai sinh ra nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa, các văn bản về hoạt động chứng thực đã được ban hành để đáp ứng yêu cầu này. 

1.3. Tầm quan trọng của hoạt động chứng thực

Trong cuộc sống đời thường, đôi khi phát sinh một số hoạt động liên quan đến giấy tờ mang tính pháp lý hay để xác nhận một sự vật, sự việc nào đó bắt buộc chúng ta phải có một văn bản hợp pháp, chính xác để làm bằng chứng, tránh gặp phải tranh chấp. 

Hiện nay, nhiều hoạt động diễn ra mang tính phức tạp do đó để giải quyết vấn đề hợp lý, công bằng không tranh chấp thì việc áp dụng pháp luật thông qua những văn bản pháp lý là cần thiết. Hoạt động này góp phần đảm bảo tính trung thực, chính xác, đúng luật, các văn bản chứng thực được lưu giữ đầy đủ, lâu dài. Thông qua đó giúp Nhà nước quản lý hiệu quả những vấn đề diễn ra trên lãnh thổ cả nước, phòng ngừa bạo loạn giữ vững an ninh quốc gia.

2. Những văn bản cần chứng thực và giá trị pháp lý khi đã chứng thực

Nhằm đảm bảo ổn định, bền vững an ninh trong nước, pháp luật có quy định trong một số trường hợp cụ thể, hợp đồng giao dịch dân sự khác bằng văn bản bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực mới có giá trị pháp lý bao gồm:

- Các hợp đồng liên quan đến nhà ở như: Hợp đồng mua bán nhà ở, hợp đồng tặng cho nhà ở, hợp đồng đổi nhà ở, hợp đồng góp vốn bằng nhà ở, hợp đồng thế chấp nhà ở, hợp đồng chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại.

- Các hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất: Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất.

- Các loại văn bản thừa kế và di chúc: Văn bản thừa kế nhà ở, quyền sử dụng đất, di chúc của người bị hán chế về thể chất hoặc của người không biết chữ phải được người làm chứng lập thành văn bản và có chứng thực, di chúc miệng được người làm chứng ghi chép lại trước mặt ít nhất hai người làm chứng và sau 5 ngày kể từ khi người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng phải được chứng thực. 

Khi đã qua chứng thực từ cơ quan có thẩm quyền, văn bản chứng thực sẽ được xem là hợp lệ theo luật pháp, phù hợp với từng loại văn bản cụ thể.

- Bản sao được chứng thực sao y bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong trường hợp cho phép bởi sẽ có những trường hợp không chấp bản sao dù đã được chứng thực bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền

- Chữ ký đã chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã kỹ chữ ký đó và là căn cứ để xác minh trách nhiệm của người ký giấy tờ, văn bản

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng giao dịch. 

Bên cạnh đó khi đi chứng thực phải chú ý giấy tờ cần chứng thực nếu thuộc một trong số những điều sau sẽ không được chứng thực: 

- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ

- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung 

- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật những ghi rõ không được sao chụp

- Bản chính có nội dung phản động, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc, có nội dung trái pháp luật đạo đức xã hội, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân 

- Bản chính do cơ quan chức năng có thẩm quyền của nước ngoài cấp, chứng nhận hoặc công chứng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Ngoại trừ một số giấy tờ như hộ chiếu, thẻ căn cước, giấy phép lái xe, bằng lái xe,…

Xem thêm: Cảnh sát kinh tế làm gì? Những điều liên quan đến nghề cảnh sát

Việc làm luật - pháp lý tại hà nội

3. Điểm khác nhau giữa công chứng và chứng thực là gì?

Có lẽ đây là phần nhiều đọc giả dừng mắt lâu nhất bởi các bạn đang bị nhầm tưởng công chứng chỉ là tên gọi khác của chứng thực và ngược lại. Có thể công chứng và chứng thực đều có điểm chung là xác nhận giấy tờ hợp pháp, tuy nhiên hoạt động thực tế lại khác nhau rất rõ mà ít ai để ý tới.

Công chứng là công việc của một công chứng viên hành nghề trong tổ chức công chứng, chứng nhận các giấy tờ không liên quan đến tố tụng như các bản hợp đồng,… Còn chứng thực là dựa trên bản chính để chứng minh bản sao đúng với bản chính do cơ quan chức năng có thẩm quyền đóng dấu xác thực. 

Về địa điểm thực hiện hoạt động:

- Công chứng tại văn phòng công chứng thuộc cơ quan nhà nước hoặc các văn phòng công chứng được pháp luật cấp phép thực hiện công chứng.

- Chứng thực tại cơ quan chức năng trực thuộc nhà nước như phòng tư pháp, UBND xã, phường; Cơ quan đại diện ngoại giao, Lãnh sự quán của Việt Nam tại nước ngoài hoặc được ủy quyền thực hiện.

Về bản chất:

- Công chứng: Công chứng viên là người chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung bản hợp đồng, giao dịch đó.

- Chứng thực: Chứng nhận sự việc, ít đề cập đến nội dung trừ một số văn bản đặc biệt như đã quy định không được chứng thực

Giá trị pháp lý:

- Công chứng:

+ Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng đã được cơ quan nhà nước cấp phép hoạt động

+ Hợp đồng giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng có thõa thuận khác.

+ Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu

- Chứng thực: 

+ Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

+ Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

+ Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch, năng lực hành vi dân sự ý chí tự  nguyện, chữ kỹ hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. 

Hi vọng với những thông tin được Timviec365.vn cung cấp trên đây đã giúp các bạn hiểu rõ được hoạt động chứng thực là gì. Thông qua đó cũng giúp nhiều đọc giả củng cố kiến thức thực tế cho bản thân. Đừng quên thường xuyên truy cập trang web để cập nhật thêm hiểu biết về nhiều hoạt động của cuộc sống xung quanh nhé!