Đi tìm lời giải đáp cho câu hỏi văn phòng công chứng là gì?

1. Văn phòng công chứng là gì? 

Văn phòng công chứng trong tiếng Anh được viết là notary office. Theo từ điển Cambridge dịch là:

A type of lawyer who has the legal authority to see that documents are correctly signed or that they are true copies, and to make these documents official or legal. Dịch ra tiếng Việt có nghĩa là một loại hình của luật sư người mà có trách nhiệm pháp lý để xem xét các tài liệu có chữ ký hợp pháp và bản photocopy đúng sự thật (sao y bản chính) và làm cho tài liệu, hồ sơ đó trở nên hợp lệ và đúng pháp luật. 

Như vậy, văn phòng công chứng là cơ quan có thẩm quyền hợp pháp, được cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực chứng thực và xác nhận tính hợp pháp của các giao dịch và hợp đồng dân sự. Văn phòng công chứng thường là các đơn vị công lập dưới sự giám sát và quản lý của Bộ Tư Pháp. Hoạt động theo đúng văn bản quy phạm pháp luật và các yếu tố liên quan đến pháp luật nhà nước Việt Nam. 

Văn phòng công chứng được thành lập và đi vào hoạt động theo đúng quy định của Luật Công chứng và những văn bản pháp luật có liên quan. Là một loại hình doanh nghiệp/ công ty mà chỉ cần có từ hai công chứng viên trở nên và được nhà nước cấp giấy phép hành nghề đều có thể làm được. Tuy nhiên yêu cầu tối cao nhất mà các văn phòng công chứng cần thực hiện được đó là có tính xác thực và trung thực trong giải quyết các giấy tờ và hồ sơ của công dân theo đúng luật định của nhà nước. 

Việc làm luật sư

2. Tầm quan trọng và vai trò thiết thực của văn phòng công chứng

Từ khái niệm của văn phòng công chứng là gì có thể thấy được tầm quan trọng và vai trò không thể thiếu của các văn phòng công chứng hiện nay. 

2.1. Chức năng của văn phòng công chứng

Chức năng đầu tiên và cũng là vai trò quan trọng nhất của văn phòng công chứng đó là đảm bảo tính xác thực và chứng thực theo yêu cầu của công dân. Các văn bản xác thực và chứng thực giấy tờ cần tuân theo quy định chung của nhà nước và được quy định dưới dạng văn bản, hồ sơ hoặc các tài liệu có liên quan và các hợp đồng giao dịch dân sự. 

Chính vì vậy các công chứng viên làm việc trong văn phòng công chứng cần đảm bảo quan tâm và chú trọng đến việc chứng thực và xác nhận chữ ký của cơ quan có thẩm quyền, năng lực liên quan đến các tài liệu, thậm chí là việc xét duyệt các tài liệu và hồ sơ, chứng thực tài chính cho công dân khi họ có nhu cầu đi nước ngoài. 

Văn phòng công chứng được uỷ quyền để tiến hành các hoạt động pháp lý chung (không bao gồm các thủ tục tại tòa án) như chuyển giao và chứng thực di chúc. 

Sự quan trọng và cần thiết của văn phòng công chứng sẽ càng rõ rệt hơn khi bạn có nhu cầu cần chứng thực một loại tài liệu hoặc hồ sơ quan trọng nào đó. Đặc biệt, văn phòng công chứng chính là người đại diện pháp lý và có vai trò trung tâm trong việc kiểm soát sự an toàn và cần thiết của các bên tham gia vào giao dịch và thoả thuận trong hợp đồng. 

Nhờ có sự góp mặt của văn phòng công chứng mà đã giảm bớt đáng kể tình trạng xảy ra tranh chấp vì chính văn phòng công chứng là cơ quan đại diện của pháp luật. Nên những gì mà họ là chính là nhằm giảm thiểu khả năng mâu thuẫn khi gặp phải các vấn đề vướng mắc của hợp đồng. 

Với quy mô và tính tổ chức cao của văn phòng công chứng cũng góp phần vào việc xây dựng nhà nước và ổn định về kinh tế - chính trị - xã hội.

2.2. Vai trò của văn phòng công chứng

- Đối với các bên tham gia vào hợp đồng giao dịch: văn phòng công chứng là đại diện pháp lý, giúp công dân thực hiện các giao dịch chứng thực, công chứng nhanh hơn. Đồng thời phát huy tối đa quyền và nghĩa vụ hợp pháp của công dân. 

- Đối với cơ quan nhà nước: việc thành lập các văn phòng công chứng đã làm giảm bớt đi những gánh nặng về công việc mà nhà nước cần phải giải quyết cho công dân mà vẫn đảm bảo được tính đúng đắn theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó văn phòng công chứng còn mang lại những lợi ích tuyệt vời góp phần vào công việc thể chế hoá bộ máy nhà nước và đẩy mạnh quy trình pháp chế, phát huy tốt các nguồn lực chất lượng trong xã hội. 

- Đối với văn phòng công chứng nói riêng: nó trực tiếp đem lại lợi ích thiết thực cho chính địa điểm công chứng đó. Thu lại khoản phí theo đúng quy định của pháp luật và thù lao cho các công chứng viên hậu hĩnh. 

Viết cv xin việc

3. Văn phòng công chứng hoạt động như thế nào?

Các giấy tờ, hồ sơ cần được công chứng sẽ được tải hoặc lấy mẫu trực tiếp từ văn phòng công chứng hoặc các trang thông tin chính phủ và người dân (yêu cầu không có chữ ký trước) sau đó tải xuống. Điền đầy đủ các nội dung và thông tin cần thiết, lúc này bạn mới thực hiện việc ký vào hồ sơ đó. 

Điền vào hồ sơ các thông số và ký hiệu của văn phòng công chứng. Sau khoảng thời gian văn phòng công chứng xác thực các thông tin/danh tính về bạn, văn phòng công chứng sẽ liên hệ với bạn để đến nhận hồ sơ sau khi đã công chứng xong xuôi. 

Văn phòng công chứng hoạt động từ thứ hai đến hết sáng thứ bảy hàng tuần. Nhiều văn phòng công chứng làm việc tất cả các ngày trong tuần thì công chứng viên sẽ được nhận phụ cấp và mức lương thưởng thêm. 

Xem thêm: Việc làm luật - pháp lý

4. Hiện đại hoá quy trình làm việc của văn phòng công chứng tại Việt Nam

Văn phòng công chứng có thể là văn phòng công chứng nhà nước hoặc văn phòng công chứng tư nhân. Việc hiện đại hoá quy trình làm việc của văn phòng công chứng là bước cơ bản để hoàn tất việc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Nó không phải là hình thức chuyển giao từ hoạt động của tư nhân hoá quá trình công chứng và cũng không nhằm mục đích chuyển chức năng của các văn phòng công chứng nhà nước sang văn phòng công chứng tư hay đùn đẩy trách nhiệm cho bất cứ ai. Mà đây cơ bản chỉ là quá trình nhằm giải quyết các vấn đề về tính linh hoạt, tự diễn biến, tự chuyển hóa trong bộ máy phân quyền của nhà nước. 

Mục tiêu của hiện đại hoá quy trình công chứng nhằm phát triển mạng lưới công chứng và giảm thiểu tối đa sự trì trệ và chuyên quyền của nhà nước. Đồng thời xoá bỏ việc kiêm nhiệm và cáng đáng nhiều đầu việc của công chứng tại các cơ quan hành chính nhà nước. Luật công chứng của nhà nước Việt Nam cũng khuyến khích các văn phòng công chứng có đủ tiêu chuẩn hoạt động và làm việc trong lĩnh vực này, có sự đầu tư về mặt kinh phí, mặt tiền và công sức cũng như vật lực cho hoạt động của văn phòng công chứng. 

Với những ý nghĩa và vai trò vô cùng to lớn của văn phòng công chứng đã đem lại nhiều lợi ích cho cả công dân và bản thân văn phòng công chứng đó. Đồng thời giảm thiểu sự chuyên quyền và gánh nặng lên cơ quan nhà nước trong việc giải quyết các vấn đề của công dân. Qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn khái niệm văn phòng công chứng là gì và các chức năng, vai trò của văn phòng công chức trong xã hội Việt Nam. 

Xem thêm: Cách phân biệt công chứng và chứng thực dựa vào tiêu chí cụ thể