Mẫu giải trình chấm công là gì, mẫu đơn phổ biến nhất hiện nay

Có thể nói rằng, trong cuộc đời của một nhân viên đi làm, không thể không tránh được một ngày có những vấn đề phát sinh nảy ra khiến bạn không thể đến được công ty đúng giờ. Có thể là do một số lí do ngoại cảnh, cũng có thể nguyên nhân là do chính bạn.

Nếu đặt trường hợp đi muộn đó của bạn là hoàn toàn hợp lý, bạn sẽ làm gì tiếp theo? Việc bạn cần làm đó chính là việc tìm kiếm mẫu giải trình chấm công gửi lên cấp trên để có thể được xác nhận chấm công ngày hôm đó. Hôm nay, hãy cùng nhau tìm hiểu về những thông tin liên quan đến mẫu giải trình chấm công bạn nhé!

1. Những thông tin chung liên quan đến mẫu giải trình chấm công

Chấm công là một việc làm vô cùng thân thuộc đối với bất cứ một nhân viên trong công ty, tổ chức, hoặc một Doanh nghiệp. Việc chấm công là một phương thức vô cùng hiệu quả cho cả chủ doanh nghiệp và cho những người nhân viên, đảm bảo sự công bằng giữa các nhân viên với nhau trong công ty. 

Chấm công vừa giúp cho chủ doanh nghiệp và bộ phận kế toán có thể nắm được số ngày đi làm của nhân viên đó. Nhân viên lại vừa có động lực và cam kết đi làm đúng giờ như quy định. Từ việc chấm công này, các bộ phận liên quan sẽ có thể dễ dàng được thực thi các quy định và nội quy của công ty, công cụ này hỗ trợ rất nhiều trong việc tính lương, thưởng cho nhân viên cũng như khiển trách những nhân viên thường xuyên đi làm muộn.

Hiện nay, các hình thức chấm công khá đa dạng và đặc biệt, một số các hình thức chấm công vô cùng phổ biến hiện nay có thể kể đến như: Chấm công bằng thẻ giấy, chấm công bằng thẻ từ, chấm công bằng vây tay, chấm công bằng khuôn mặt, chấm công online,... Trong trường hợp nếu bạn muốn xin xác nhận chấm công thì bạn cần có mẫu giải trình chấm công và nộp lên cấp trên. Cụ thể, mẫu giải trình chấm công là gì, hình thức như thế nào, hãy cùng timviec365.vn tìm hiểu nhé!

1.1. Mẫu giải trình chấm công là gì?

Mẫu đơn xin xác nhận chấm công chính là mẫu đơn với các nội dung và thông tin về xin xác nhận chấm công của người lao động. Mẫu giải trình chấm công là văn bản được sử dụng trong trường hợp cá nhân tại cơ quan của mình muốn xin xác nhận về việc chấm công những ngày làm việc của cá nhân đó. Trong đơn cần phải thể hiện được những nội dung cơ bản liên quan đến việc chấm công như họ tên, địa chỉ làm việc, chức vụ, ca làm việc,..

Mẫu giải trình chấm công chính là đơn được tạo ra để được xin chấp nhận chấm công. Để đơn được thông qua một cách dễ dàng, bạn cần phải thể hiện rõ những thông tin liên quan đến bạn như người làm đơn, nội dung xin xác nhận,..

1.2. Hình thức của một mẫu đơn chấm công như thế nào

1.2.1. Quốc hiệu, tiêu ngữ

Nếu đã là một văn bản hành chính nào cũng không thể nào thiếu đi quốc hiệu và tiêu ngữ của Việt Nam đó chính là CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM/ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. Đây là một phần không thể thiếu nằm ngay phần trên cùng trong mẫu giải trình chấm công của bạn.

Tiếp sau đó, bạn ghi rõ ràng ngày/ tháng/ năm mà bạn đã viết mẫu giải trình chấm công đó ở ngay góc bên phải tờ giấy để xác nhận với cấp trên thời gian viết mẫu đơn một cách rõ ràng.

1.2.2. Tiêu đề mẫu đơn xin xác nhận chấm công

Về phần tiêu đề của mẫu giải trình chấm công, bạn chỉ cần viết tiêu đề in hoa, cỡ chữ vừa phải ở giữa trang giấy, ghi rõ: ĐƠN XIN XÁC NHẬN CHẤM CÔNG. Phần tiêu đề chỉ cần ghi ngắn gọn, không được quá dài dòng, chỉ cần thể hiện được ý chính mà mình muốn nói.

1.2.3. Phần nội dung mẫu giải trình chấm công

Về phần nội dung của mẫu giải trình chấm công, phần đầu tiên bạn cần viết Kính gửi Ban giám đốc Công ty mà bạn đang công tác làm việc; tiếp theo là Phòng ban nơi bạn làm việc; vị trí công việc hiện tại mà bạn đang nắm giữ.

Tiếp sau đó là phần thông tin cá nhân của bạn: họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh; Chứng Minh Thư Nhân Dân, ngày cấp chứng minh nhân dân, nơi cấp ở đâu; tiếp theo là nơi ở thường trú và địa chỉ hiện tại của bạn.

Sau phần thông tin cá nhân của bạn sẽ là phần thông tin của bạn liên quan đến công ty, đó là: Vị trí, chức vụ của bạn trong công ty; phòng ban, cơ sở của bạn; thời gian làm việc, ca làm việc của bạn là khi nào; và cuối cùng là số điện thoại liên hệ cho bạn khi có vấn đề phát sinh.

1.2.4. Phần lí do viết mẫu giải trình chấm công

Sau phần kính gửi và phần điền thông tin cá nhân, đây là phần nội dung chính mà bạn cần viết trong mẫu giải trình chấm công của của bạn. Nội dung của phần này sẽ là: Nay tôi làm đơn này kính mong Ban giám đốc công ty và phòng ban trực tiếp nơi tôi làm việc (Ghi rõ phòng ban của bạn) xác nhận chấm công thời gian làm việc của tôi theo đúng thời gian mà tôi đã làm việc tại công ty trong tháng vừa qua là xxx ngày làm việc.

Tiếp theo là phần cam đoan và gửi những giấy tờ làm minh chứng cho việc bạn đã đi làm đúng số buổi mà bạn yêu cầu cấp lãnh đạo chấp nhận: “Tôi xin cam đoan những thông tin mà tôi trình bày ở trên hoàn toàn là sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật. (xuống dòng), để chứng minh những nội dung trình bày ở trên là có căn cứ, kèm theo đơn, tôi xin cung cấp các giấy tờ sau (giấy tờ mà bạn có để chứng minh ngày công của bạn). Sau cuối là lời cảm ơn.

1.2.5. Phần ký tên xác nhận

Phần cuối cùng hãy ghi rõ người làm đơn (bên phải) và xác nhận của cơ quan làm việc (bên trái).

1.3. Hướng dẫn làm mẫu đơn xin xác nhận chấm công

Bạn chỉ cần ghi đầy đủ những thông tin mà chúng tôi đã nêu lên ở phía trên; gửi lên Ban Giám đốc Công ty,  phòng ban nơi bạn làm việc và ký rõ họ tên của mình là đơn của bạn đã hoàn thành.

1.4. Những thông tin liên quan đến chấm công hiện hành

Hiện nay, có rất nhiều những hình thức chấm công khác nhau, mỗi hình thức đều có những ưu điểm và nhược điểm đi kèm. Chúng ta hãy cùng xem qua ba hình thức chấm công hiệu quả nhất hiện nay là gì nhé!

- Hình thức chấm công đầu tiên là “chấm công theo ngày”: Đây là một hình thức chấm công được rất nhiều công ty ưu chuộng và sử dụng. Mỗi nhân viên, những người lao động tại Doanh nghiệp sẽ thực hiện chấm công trước khi bắt đầu vấu khi kết thúc các ca làm việc trong ngày của mình.

Những người phụ trách chấm công sau đó sẽ là người trực tiếp theo dõi và dùng một ký hiệu đã được quy ước để chấm công ngày đó tương ứng cho nhân viên.

- Hình thức chấm công thứ hai đó là “chấm công theo giờ”: Đối với những trường hợp người lao động làm việc theo giờ thì sẽ dùng hình thức chấm công theo giờ này để tính công của mình. Nếu nhân viên đó làm bao nhiêu giờ thì sẽ chấm công theo một ký hiệu quy định, sau đó ghi số giờ công thực bên cạnh ký hiệu tương ứng.

Hình thức chấm công cuối cùng đó là “chấm công nghỉ bù”: Nếu như người lao động làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng lại không được thanh toán làm thêm thì khi đó, họ được chấm nghỉ bù và vẫn tính trả lương theo thời gian đã quy định.

2. Các mẫu giải trình chấm công bạn nên tham khảo

Dưới đây là một số mẫu giải trình chấm công, bạn có thể download ngay tại đây:

Mẫu giải trình chấm công

Như vậy, hôm nay, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về mẫu giải trình chấm công là gì, những thông tin có trong mẫu giải trình chấm công, các hình thức chấm công phổ biến, và những mẫu đơn mẫu để bạn tải về tham khảo. Hy vọng bài viết đã giúp ích cho tất cả mọi người.