Một số ý nghĩa của công thức tính công trong excel

1. Ý nghĩa của công thức tính công trong excel

Nếu như bạn đang trong tình trạng luôn phải quản lý một số lượng lớn tương đối về các công nhân viên trong công ty thì đối với việc tính chấm công hàng ngày là một điều vô cùng áp lực. Từ việc quản lý công nhân viên cũng như theo dõi ngày công thực tế làm việc, những ngày nghỉ hay nghỉ hưởng BHXH thì bạn có thể tính tiền lương hay điểm chuyên cần một cách chỉnh chu và chính xác nhất.

​2. Sự cần thiết của việc sử dụng công thức tính công trong bảng chấm công

Thông thường trong các công ty, cơ quan nhân viên mỗi khi vào làm việc hoặc khi kết thúc ngày làm việc và khai báo thời gian của mình. Sẽ được xác nhận qua thiết bị, ghi nhớ. Sau đó cứ cuối tháng dữ liệu sẽ được chuyển về phần mềm chấm công và lập ra danh sách bảng tính công hàng tháng của các nhân viên. Điều đó khiến người dùng dễ dàng hơn nhiều, quan sát đơn giản, tình trạng nhân viên làm việc.

2.1. Tính năng tự động tính lương

Nhân sự sẽ không còn phải hay gõ lách cách trên bàn phím máy tính để tính các khoản tiền lương các nhân viên. Nếu số lượng lớn nhân sự làm sao có thể tính kịp. Điều đó làm ảnh hưởng tới tiến độ công nhận lương của nhân viên. Khi có bảng chấm công cùng công thức siêu nhanh thì khác nó sẽ cho chúng ta một kết quả đáng ngạc nhiên và bất ngờ. Vì nó có tốc độ xử lý nhanh, được lập trình tự động cũng như tự động hóa trong quá trình làm việc. Phần tính lương nó sẽ đọc dữ liệu phân tích xử lý, tự động trừ, tự động tăng, tự động ra số tiền phải có trong tháng này, hay nhất là xử lý số giờ thông minh. Từ đó sẽ được xử phạt một cách rõ ràng, công bằng, không khoan nhượng có người này với người kia.

2.2. Đánh giá được khả năng,năng lực của nhân viên

Chế độ tăng ca hay tăng giờ làm, chế độ quản lý nhân viên linh hoạt. Bảng sắp xếp tăng ca sẽ là kết quả để đánh giá trong một trình độ làm việc của nhân viên đó ra sao, năng lực sẽ như thế nào, nó sẽ hiển thị một bản báo cáo cụ thể nhất. Người quản lý có thể dễ dàng quan sát và đưa ra nhận xét đánh giá. Có như vậy hiệu quả chất lượng làm việc đạt kết quả cao nhất.

Mỗi công ty, cơ quan, tổ chức đều có một kế hoạch phát triển riêng, nhưng nhất thiết là là phải có công cụ hỗ trợ tương tác cùng với người quản lý để xây dựng một môi trường làm việc phát triển một cách khoa học để cán cột mốc quan trọng nhất là quản lý nhân viên, nhân viên tốt thì nền móng vững chắc và cùng xây dựng đưa nó lên tầm cao.

3. Một số chú ý công thức tính công được dùng trong bảng chấm công

3.1. Công thức tính công

Để tính công thực tế cho nhân viên, ta sử dụng hàm: =COUNTIF($E11:$A11;$G$34)

Hàm Countif có chức năng  dùng để đếm số lần xuất hiện của giá. Tương tự tại  những cột khác ta sẽ có thể đặt các công thức lần lượt như:

Đối với nửa ngày công: =COUNTIF($E11:$A11;$G$35)

Đối với nghỉ tính lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$36)

Đối với nghỉ không có lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$37)

Đối với ốm đau hoặc thai sản: =COUNTIF($E11:$A11;$G$38)

Tổng số ngày tính công sẽ được tính toán  dựa trên yêu cầu tính công của từng đơn vị. Ví dụ như: Tổng số ngày công = Ngày công trên thực tế + nửa ngày chấm công x 0.5 + Nghỉ hưởng lương + về việc ốm đau hay thai sản.

Sau khi người dùng đã đặt xong công thức cho 1 nhân viên, người đó sẽ tiến hành copy công thức này cho những nhân viên còn lại khác có trong danh sách.

Range: Là vùng chứa điều kiện cần đếm C4:I4

Criteria: coi điều kiện cần đếm là X

Sau khi ta xác định song các bước thì áp dụng vào công thức tính công để tính lương của nhân viên Nguyễn Văn A

Công thức tính công của hàm sau khi xác định xong: =COUNTIF(C4:I4, “X”)

Sau khi nhập công thức chính xác rồi, người dùng nhấn Enter. Lúc này, nó sẽ hiện ra kết quả 6 ngày đi làm

Muốn tính ngày công của các nhân sự khác thì ta chỉ cần kích vào góc bên phải ô J4, khi thấy xuất hiện dấu cộng thì bạn chỉ cần kéo thả đến hết bảng. Từ đó bạn đã có thể tính được số ngày công dễ dàng của tất cả nhân sự trong công ty rồi.

 Hầu hết khi thiết lập công thức tính công qua bảng chấm công trên excel,  trong đó bộ phận kế toán nhân sự thường sẽ không xây dựng theo một tiêu thức, tiêu chuẩn cụ thể nào cả. Mỗi nơi sẽ chấm công một kiểu, thậm chí cùng 1 người nhưng lại chấm công mỗi lúc một kiểu không hề giống nhau.

3.1.1. Một số quy ước chấm công mà mọi người cần chú ý.

Ký hiệu X: Được ký hiệu cho việc chấm cho 1 công làm việc đủ 8 tiếng.

Nếu như ít hơn 8 giờ công đó, thì chỉ ghi số giờ.

Làm nửa ngày thì ký hiệu là N, tức là 4 tiếng một ngày.

3.1.2. Ví dụ về cách sử dụng công thức tính công

Đầu tiên là người dùng sẽ  xác định dùng công thức của hàm nào để tính công của nhân sự: Hàm COUNTIF

Tiếp theo là xác định xem gồm các thành phần nào để tính toán dễ dàng hơn.

Range: được coi vùng chứa điều kiện cần đếm C4:I4

Sau khi xác định song thì áp dụng vào công thức đi tìm ngày công của Nguyễn Hoàng  An

Công thức tính công của hàm sau khi xác định song:=COUNTIF(C4:I4, “X”)

Sau khi nhập công thức chính xác rồi thì nhấn Enter sẽ hiển thị kết quả 6 ngày đi làm. Muốn tính ngày công của các nhân sự khác thì chỉ cần  kích vào góc bên phải ô J4 rồi sẽ xuất hiện dấu cộng.Sau đó người dùng chỉ cần kéo thả đến hết bảng. Từ đó bạn đã tính được số ngày công của nhân sự công ty rồi, thật đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi, không mất nhiều thời gian.

3.2. Những vấn đề phát sinh khi tính công trong doanh nghiệp

Trong quá trình quản lý nhân sự sẽ có không ít các doanh nghiệp gặp vấn đề khiếu nại hoặc đưa ra phàn nàn của nhân viên về chính sách lương, thưởng. Điển hình là các trường hợp phổ biến dưới đây

3.2.1. Tính công sai sót

 Phiếu tính công của mỗi người bao gồm nhiều yếu tố như ngày đi làm, giờ công, năng suất, các khoản khấu trừ cũng như tạm ứng, thực lãnh… Tuy nhiên trong cách tính tiền lương của mỗi nhân viên kế toán có thể xảy ra sai sót, thiếu đi sự chính xác, và dẫn đến sự phàn nàn, khiếu nại từ người lao động.

3.2.2. Mức tính công có thể bị tiết lộ

 Tại một số công ty, cơ quan, tổ chức lương là điều bí mật, các nhân viên không được phép biết mức lương của nhau. Cách tính công của mỗi nhân viên là khác nhau. Đến thời điểm tính công, mỗi người nhận được một phiếu tính công của riêng họ. Tuy vậy vì một số lý do như lộ giấy tờ hoặc email, nên bộ phận nhân sự có thể vô tình sẽ  làm tiết lộ của một nhân viên nào đó, dẫn đến sự so sánh giữa các nhân viên trong nội bộ.

3.2.3. Trả công chậm trễ

 Tình trạng trả công chậm trễ không phải hiếm ở các doanh nghiệp. Nguyên nhân có thể xuất phát do khó khăn tài chính, quy trình tính công phức tạp (đối với doanh nghiệp có đông nhân viên), nguồn giải chi chưa được ký duyệt, nghẽn mạng hoặc ngân hàng chưa kịp chuyển…

Trên đây là những chia sẻ về ý nghĩa cũng như công thức tính công trong bảng chấm công và một số lưu ý. Từ đó ta cũng cảm nhận được rõ vai trò cũng như tầm quan trọng đối với các công thức tính công trong công việc quản lý nhân sự. Cùng timviec365.vn theo dõi bài viết tiếp theo để giải đáp vấn đề của bạn.