Microsoft Project là gì? Từ lý thuyết tới thực tiễn

1. Định nghĩa Microsoft Project là gì?

Microsoft Project (viết tắt là MS Project) được hiểu là một chương trình được thiết lập có khả năng làm việc rất lớn, có thể ứng dụng được trong các lĩnh vực khác nhau. Điều đó có nghĩa là, bất kể một chương trình hay dự án nào tuân theo một quy trình nhất định thì sẽ có thể áp dụng được MS Project. Ngoài ra Microsoft Project còn được thiết kế để làm việc nhóm và cho phép được mở rộng

Microsoft Project là chương trình được thiết lập và xây dựng dưới dạng bảng hoặc các biểu đồ quan sát. Nó cho phép người dùng có thể cập nhật và lập các bảng báo cáo một cách dễ dàng trong mọi thời điểm của dự án. MS Project cũng cho phép bạn làm việc cùng với nhiều dự án mang tính độc lập hoặc có mối liên quan với nhau. Một điều hay ho ở đây là nó có thể cung cấp cho bạn những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án, ví dụ như một vài thay đổi về thời gian, phân bổ lại vị trí thực hiện công việc,...

Microsoft Project chính là một công cụ không thể thiếu của các Project Manager trong triển khai các dự án, lên chiến lược, phân công nguồn lực, giúp hoạch định và theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách cũng như trong việc phân tích các khối lượng công việc

2. Lịch sử hình thành của MS Project

Phiên bản đầu tiên của Microsoft Project được chạy trên hệ điều hành DOS được một công ty đang làm việc cho Microsoft phát hành vào năm 1984. Sau đó, Microsoft đã mua lại toàn bộ bản quyền của phần mềm này. Vào năm 1985 họ phát hành tiếp phiên bản 2. Tiếp đến là phiên bản 3 dành cho hệ điều hành DOS được phát hành vào năm 1986. Cùng năm đó, Microsoft đã phát hành nốt phiên bản thứ 4 cũng chính là phiên bản DOS cuối cùng. Vào năm 1990, phiên bản đầu tiên dành cho Windows được phát hành - phiên bản MSP với tên gọi: Version 1 for Windows

Đối với dòng MAC, phiên bản đầu tiên được sử dụng cho hệ điều hành MAC OS đx được phát hành vào năm 1991, sau đó, năm 1993, tiếp tục phát triển thành Project 4.0 for MAC. Tuy nhiên, tới năm 1994 Microsoft đã ngừng phát triển trên hầu hết các ứng dụng của MAC và không đưa ra thêm bất kỳ một phiên bản nào khác kể từ khi đột phá 1 Microsoft Macintosh Business Unit (MacBU ) được tạo ra cho tới tận năm 1998. Điều đó có nghĩa là với những phiên bản từ trước năm 1993 thì sẽ không thể chạy MAC OS X được nữa

3. Những yêu cầu cơ bản cho máy tính và phần mềm hỗ trợ khi cài đặt Microsoft Project

- Môi trường hoạt động: Microsoft 9x/Me/2000/XP

- Cấu hình của máy tính: phù hợp với hệ điều hành đã nêu ở trện

- Bạn có thể cài đặt Microsoft Project độc lập mà không cần phải kèm theo bất kỳ chương trình nào cả

- Sử dụng bộ gõ tiếng Việt với font chữ UNICODE

Lưu ý: Nếu dùng hệ điều hành Win98Se thì bạn cần phải cài đặt bộ Office 2000 để có bộ font Unicode. Nếu trong trường hợp bộ gõ tiếng Việt có hỗ trợ Unicode thì bạn hãy dùng Vietkey 2000 nhé

4. Mục đích chung của Microsoft Project 

- Tổ chức và lập kế hoạch quản lý dự án

- Thực hiện lên lịch công tác

- Cụ thể hóa những tài nguyên và chi phí cho công việc trong dự án 

- Có những điều chỉnh phù hợp để thích ứng với các điều kiện ràng buộc

- Chuẩn bị các biểu mẫu đặc biệt cần thiết cho dự án

- Có những phương án dự phòng khi trong quá trình thực hiện xảy ra những yếu tố thay đổi ảnh hưởng lớn tới dự án

- Xem xét những dự án một cách khách quan nhất để đối phó với những tình huống bất ngờ, ngẫu nhiên

- Thực hiện đánh giá tài chính chung của dự án

- In ấn những báo biểu nhằm phục vụ cho dự án có được những thông tin sát sao nhất

- Làm việc và quản lý việc làm theo nhóm

- Đưa ra những sai sót và những kinh nghiệm cần rút ra trong dự án

5. Cơ sở dữ liệu của MS Project

Trên cương vị của một nhà quản lý dự án, một điều đương nhiên rằng bạn sẽ có rất nhiều việc để làm. Nhưng bạn sẽ không thể tự mình thực hiện hết các công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Vậy khi đó MS Project sẽ giúp bạn ở điểm nào? 

Đầu tiên, cái cơ bản nhất đó chính là nó sẽ lưu trữ chi tiết những thông tin về dự án của bạn trong vùng chứa cơ sở dữ liệu. Sau đó, nó sẽ sử dụng những thông tin, cơ sở dữ liệu này để thực hiện việc tính toán, theo dõi các tiến trình thực hiện, chi phí của dự án phải bỏ ra cùng với các thành phần khác. Đồng thời, từ những yếu tố đó sẽ tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh hơn cho dự án của bạn. Nếu thông tin được nhập vào càng cụ thể chi tiết bao nhiêu thì dự án của bạn sẽ được thực hiện chính xác bấy nhiêu

Giống với Microsoft Excel, MS Project có thể cho ra ngay kết quả sau các bước tính toán. Tuy nhiên, có một điều đáng chú ý là kế hoạch của dự án sẽ không được thiết lập cho đến khi bạn đã hoàn thành xong những thông tin quan trọng của công việc

MS Project sẽ lưu giữ thông tin mà bạn đã nhập và thông tin mà nó đã tính toán trong trường hợp như tên công việc hoặc khoảng thời gian thực hiện dự án. Với MS Project thì mỗi trường được thể hiện ở một cột khác nhau

6. Các tiện ích khi sử dụng Microsoft Project 

- Hệ lệnh trong danh mục và trong các nút bấm tại thanh công cụ là tương đối như nhau dù có cách bố trí khác nhau. Bên cạnh đó, các nút bấm có thể thêm hoặc bớt bằng tiện ích Customize chỉ với thao tác đơn giản là nhấp con trỏ chuột bên phải, sau đó vào phần toolbars và các nút kéo thả để thêm hoặc bớt

- Microsoft Project được thiết lập dựa trên tiêu chí “viết như thế nào thì in đúng ra như vậy”. Chính vì vậy, việc bạn trình bày trên máy tính cũng như thiết lập giấy in đều nên được hoàn thành một cách hoàn chỉnh trong quá trình bạn thực hiện thao tác. Phần này, bạn có thể xem chi tiết tại trong mục File và View

- Các thao tác thực hiện cơ bản giống như trong các chương trình thông dụng: Tạo mới, cắt dán, lưu trữ,... cũng tương tự với các ứng dụng khác. Nếu bạn đã thực sự thành thạo trong việc sử dụng tốt Windows và MS Office (như word, excel, powerpoint,...) thì bạn sẽ chẳng gặp bất cứ trở ngại nào khi thực hiện thao tác trên MS Project cả

- Trong quá trình soạn thảo, để có thể trở nên thuận tiện hơn cho công việc này, bạn nên thực hiện trình bày theo lệnh trong danh mục mà không nên trình bày theo các lệnh nút bấm. Nếu bạn có mong muốn tìm hiểu sâu hơn thì bạn có thể di chuyển chuột trên nút bấm tương ứng

- Mỗi một thao tác chỉ được thể hiện trong một dòng, kết thúc mỗi thao tác bao giờ cũng là nhấn nút OK hoặc Apply hoặc Enter. Nếu muốn hủy thao tác, hãy nhấn Cancel hoặc bấm phím Esc 

- Đây là một chương trình được thiết lập cho người dùng sử dụng ngôn ngữ là tiếng Anh nên bạn cần chú ý phải biết tới một số từ tiếng Anh cơ bản và những từ tiếng Anh chuyên ngành để sử dụng

- Mục Help Online của MS Project rất cụ thể và chi tiết. Vì vậy, nếu muốn biết được những kiến thức chuyên sâu hơn thì bạn có thể dùng trực tiếp mục Help Online

7. Những bước chính để quản lý một dự án của MS Project trong thực tiễn

- Chuẩn bị những thông tin cần thiết cho dự án đầy đủ và toàn diện: Bao gồm các mục như tên dự án, mục đích của dự án đó, tác giả - người thực hiện dự án này, tên công ty tiến hành thực hiện dự án

- Các thiết lập ban đầu cho những dự án mới, bao gồm: những thông tin của dự án, thiết lập thời gian, lịch, kế hoạch để làm việc

- Thực hiện những khai báo tài nguyên được sử dụng trong dự án

- Với bước lập dự án: Để tổ chức được một dự án, trước hết ta phải lên các bước lập số liệu, quan sát các quá trình thực hiện với từng hạng mục khác nhau trong dự án, thực hiện cập nhật và sửa đổi chúng theo yêu cầu theo từng hạng mục bằng cách sử dụng bảng (table) khac nhau. Thông thường thì mỗi bảng sẽ có hai vùng, vùng bên trái được tổ chức theo hàng cột để nhập số liệu, còn vùng bên phải sẽ có nhiệm vụ chỉ ra những tiến trình cùng với mối quan hệ giữa chúng

- Với bước cập nhật tiến độ trong quá trình thực hiện các dự án: Hầu hết trong quá trình thực hiện một dự án, việc cập nhật tiến độ thực hiện công tác là một yếu tố rất quan trọng. Nó giúp ta có thể quan sát được, tổ chức đưa các dự án đi vào hoạt động. Mỗi một công việc khác nhau sẽ cần một số thông tin chính phải cập nhật như sau:

- Khối lượng đã hoàn thành (đơn vị: %)

- Thời gian thực tế đã hoàn thành

- Thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế

- Lên kế hoạch xác lập đường găng của dự án: Đường găng trong tiếng Anh là Critical Path có nghĩa là đường đi từ đầu đến cuối dự án theo các công tác mà có thời gian hoàn thành dài nhất. Những công tác nằm trên đường găng sẽ được gọi với cái tên là công tác găng. Thông qua đường găng này ta có thể điều chỉnh được tiến độ của dự án

- Với bước in các biểu đồ và thiết lập báo cáo: Có thể nói các báo cáo được Project hỗ trợ đa dạng, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn có một số hạn chế như không cho can thiệp vào một số định dạng của báo cáo như ghi chú, tên các cột,... Việc kết xuất báo cáo sẽ được thực hiện hoàn toàn tự động. Vì vậy, việc của bạn là chỉ cần chọn mục phù hợp là xong. Việc in các báo cáo cũng tương tự với việc kết xuất, cũng được project thực hiện tự động, nếu muốn điều chỉnh thì bạn chỉ cần nhấn vào mục Page Setup để in cho đẹp hơn

8. Một số từ khóa trong MS Project bạn cần biết

- Task: Công việc, nhiệm vụ

- Duration: Thời gian thực hiện công việc 

- Start: Ngày bắt đầu 

- Finish: Ngày kết thúc 

- Predecessors: Công việc làm trước 

- Successors: Công việc kế tiếp 

- Task list: Danh sách các công việc 

- Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án 

- Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc 

- Unit: Khả năng tài nguyên 

- Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc các đoạn trong dự án 

- Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án. 

- Schedule: Thời gian dự án được thực hiện

- Std. Rate: Mức giá chuẩn

- Ovr. Rate: Mức giá ngoài giờ 

- Cost/use: Chi phí tài nguyên sử dụng

- Baseline: Theo kế hoạch 

- Actual cost: Chi phí đã tiêu hao cho tới thời điểm hiện tại 

- Current cost: Chi phí đã tiêu hao cho tới thời điểm hiện tại + Chi phí còn lại theo thời điểm hiện tại 

- Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục dự án. 

- Summary Task (Công việc tóm lược): Tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác.

Với những chia sẻ trên đây về Microsoft Project là gì? Từ lý thuyết tới thực tiễn đã cho bạn có được nhiều thông tin bổ ích nhất. Từ đây, có lẽ bạn cũng đã hiểu được làm một nhà quản lý sẽ không trở nên mệt mỏi nếu như bạn tìm được đúng sự hỗ trợ mà mình cần. Vì vậy, hãy sáng suốt trong việc lựa chọn Microsoft Project cho những dự án của mình hay bất kể kế hoạch gì nhé. Chúc các bạn thành công và có một ngày vui vẻ!