Microsoft excel là gì? Tầm quan trọng của nó với công việc

1. Microsoft excel là gì?

Trong thời đại công nghệ hiện nay có thể đã có đa số người được tiếp cận với công nghệ thông tin với mạng và máy tính. Không chỉ riêng máy tính mới có Microsoft excel mà ngay trên điện thoại di động thông minh cũng đã có phần mềm này. Để tiện ích nhất cho người dùng nên họ đã có những thiết kế thông minh. Excel không thể thiếu đối với những người làm dân văn phòng đặc biệt là dân kế toán. Họ chuyên dùng Microsoft excel để tính toán bảng lương và làm việc. Là một bộ phận không thể thiếu trong công việc hàng ngày như vậy thì bạn có biết Microsoft excel là gì hay không?

Microsoft excel chính là một chương trình xử lý bằng bảng tính, nó được nằm trong bộ Microsoft Offce gồm các phần mềm như Outlook, Powerpoint, Access, phần mềm soạn thảo văn bản Word,... của hãng phần mềm nổi tiếng nhất trên thế giới chính là Microsoft. Các nhà thiết kế này cho ra đời Microsoft excel chính là để giúp cho công việc của con người được thực hiện đơn giản hơn, với những trang tính bằng bảng khác nhau. Với phần mềm này thì người dùng có thể tính toán cũng như xây dựng các dãy số trực quan có trong bảng tính excel.

Trong bảng tính của Excel có rất nhiều ô và bảng khác nhau, nếu như ở trong Word thì bạn không thể tính toán cũng không có sẵn các bảng tính cho bạn thì tại Excel thì điều đó hoàn toàn không khiến cho bạn phải mất sức nhiều. Với ưu điểm vượt trội của mình thì Excel đã thu hút được vô số người dùng đến với nó với những tính năng ưu việt và thân thiện với người dùng.

2. Công dụng của Microsoft excel đối với người dùng

Là một nhà thiết kế và sáng lập hàng đầu các phần mềm ứng dụng thì Microsoft không chỉ tự nhiên cho ra đời Microsoft excel và để nó như vậy mà chẳng có một công dụng gì với người học đúng không nào? Là một phần mềm ứng dụng tin học văn phòng tiếng anh không thể thiếu được trong cuộc sống cũng như công việc của rất nhiều người hiện nay, có thể kể đến như: Học sinh, sinh viên, kế toán, hành chính nhân sự, giáo viên, nhân viên văn phòng,... Microsoft excel được sử dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau, hầu như với nghề nào có sử dụng đến tính toán bằng bảng thì đều sử dụng đến Microsoft excel.

Nếu như trước đây chưa có phần mềm này thì bạn sẽ phải thực hiện công việc tính toán thủ công bằng tay, hoặc nếu có cũng chỉ có sự hỗ trợ bằng máy tính. Thế nhưng nó cũng chỉ có một giới hạn và con số nhất định. Vì thế mà đối với nhiều công việc chuyên ngành có tính chất đặc thù như kế toán thì lại càng cần đến những phần mềm hỗ trợ thông minh hơn. Chính vì thế mà Microsoft excel ra đời chính là một công hỗ trợ hữu ích nhất cho người dùng. Nó cho phép người dùng tính toán một cách nhanh chóng và an toàn mà không cần sự hỗ trợ của bất kỳ một phương pháp hay công cụ hỗ trợ nào khác. Với những hàm thông dụng và phổ biến như: Logic, Sum, AVG,...

Hãy trở về cùng chúng tôi với những năm của trước đây, với sự xuất hiện của bàn tính, máy tính bỏ túi, hoặc thậm chí chỉ với giấy, bút và nháp. Con người thực hiện tính toán và lưu trữ thông tin hoàn toàn bằng giấy, trong quá trình bảo quản và lưu trữ thông tin như vậy cũng mất rất nhiều thời gian. Bên cạnh đó thì việc bảo quản cũng có thể mất, và nếu như mất thì bạn mất công thêm một lần nữa tính toán lại. Thậm chí có thể tính toán sai vì có khi gặp những con số lớn. Bên cạnh đó những giấy tờ này cũng chỉ được lưu trữ nội bộ thôi. Và làm thế nào đề bạn có thể gửi cho cấp trên của mình báo cáo khi sếp đang công tác ở xa mà lại cần ngay.

Như bạn cũng đã thấy rõ ràng việc lưu trữ thông tin bằng giấy tờ, hồ sơ hay tính toán bằng tay có những hạn chế nhất định. Bên cạnh đó thì xã hội ngày càng phát triển đi lên, lượng thông tin mà bạn cần phải xử lý rất nhiều nhưng thời gian để xử lý phải thật nhanh. Chính vì thế mà Microsoft excel giúp cho người dùng rất nhiều trong công việc, giúp cho họ hoàn thành công việc nhanh chóng và đơn giản nhất.

Với những bạn học sinh, sinh viên còn đang ngồi trên ghế nhà trường thì có lẽ chưa thể hiểu hết những công dụng to lớn mà Microsoft excel đem lại cho bạn đâu. Đến khi ra trường và đi làm thì sẽ chẳng có một công việc nào là không cần dùng đến cả. Chính vì thế mà hãy chú tâm nhiều hơn vào những kiến thức mà bạn học được đi nhé.

Hiện nay Microsoft excel có nhiều phiên bản khác nhau, với những công dụng và giao diện sẽ có chỗ khác nhau. Chính vì thế mà bạn hãy lựa chọn cho mình những phiên bản phù hợp để có thể sử dụng phù hợp nhất. Hiện nay đang có phiên bản của năm 2003, năm 2007, năm 2010, năm 2013, năm 2016.

Sở hữu cho mình những vai trò quan trọng đối với công việc, chính vì thế mà nếu như bạn đang chuẩn bị cho mình những hàng trang để bước vào công việc thì cũng đừng quên Microsoft excel nhé.

3. Mách bạn cách để trở thành chuyên gia Microsoft excel nhanh chóng

Nếu như bạn chính là người cần phải thực hiện công việc tính toán hàng ngày trên công ty, là người làm việc thường xuyên với những con số lớn thì bắt buộc bạn phải có các kỹ năng tin học văn phòng gồm những gì như cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel, cách chuyển excel sang pdf,... chuyên nghiệp hơn với Microsoft excel. Đối với những người bắt đầu học có vẻ sẽ vất vả hơn nhiều, thế nhưng trong bài viết này timviec365.vn sẽ đem mách cho bạn cách để trở thành chuyên gia của Microsoft excel nhanh chóng mà không phân biệt người mới bắt đầu hay người đã có kinh nghiệm.

3.1. Thiết lập

Có thể nói excel chính là một trong những ứng dụng được thiết kế dành riêng cho văn phòng. Excel được cài riêng trên máy tính cũng như điện thoại của bạn. Để bạn sử dụng thành thạo cũng như chuyên nghiệp hơn với nó thì bước đầu tiên của bạn chính là sở hữu – thiết lập nó trên công cụ làm việc thường xuyên của mình. Vì nếu như bạn không tải Excel về máy tính hay điện thoại thì đồng nghĩa với việc bạn “đi cày quên trâu”.

3.2. Làm quen dần

Để có thể sử dụng thành thạo chúng thì bạn hãy tập làm quen dần và bắt đầu học excel với những tính năng cũng như cách sử dụng các hàm. Với tính năng dễ sử dụng, ưu việt hơn với người dùng, thân thiện thì Microsoft excel chính là điều tuyệt vời với người sử dụng. Với sức mạnh của công nghệ hiện nay thì việc làm quen với Microsoft excel chắc chắn không thể làm khó được bạn. Nếu như có những phần nào mà không hiểu hay chưa rõ thì bạn có thể lên mạng học, sẽ chẳng thiếu một cái gì ở trên mạng đâu nhé. Chính vì thế mà bạn có thể học hỏi và làm quen dần với những thanh công cụ và các phần quan trọng trong Microsoft excel.

3.3. Trải nghiệm

Sau khi bạn đã nắm vững những thông tin như vậy thì bạn cần phải bắt tay ngay vào công việc của mình. Đừng để cho những kiến thức bạn làm quen được mai một đi vì không luyện tập. Hãy luyện tập hàng ngày để bạn trở thành những người chuyên nghiệp với nó nhé.

Đó chính là những bước mà bạn cần phải trải qua để trở thành một nhân viên chuyên nghiệp với Microsoft excel. Nếu như trên ghế nhà trường mà bạn không chú trọng học tin học thì đến thời điểm đi làm bạn mới nhận ra được tầm quan trọng của nó đối với chính bạn và công việc của bạn.

Đối với một nhân viên văn phòng như hiện nay thì bạn càng phải nhận thấy được tầm quan trọng của nó đối với công việc. Đặc biệt là công nghệ thời 4.0 như vậy. Khi mà người ta có những hội nhập thì bạn cũng phải vậy, đó không chỉ là sự hội nhập, bắt kịp xu thế của bạn mà nó còn là thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc hiện nay. Tin học cũng chính là một trong những kỹ năng mà hiện nay rất nhiều nhà tuyển dụng muốn thấy ở những ứng viên của mình. Chính vì thế mà bạn cần phải thể hiện được kỹ năng này ngay trong bản CV xin việc của mình để thu hút nhà tuyển dụng và có cơ hội việc làm tốt nhất.

Như vậy thì bạn đã thấy được tầm quan trọng của Microsoft excel đối với công việc của mình như thế nào hay chưa? Đó chính là đối với nhân viên thế còn đối với những doanh nghiệp thì nó có tác dụng như thế nào? Có tầm quan trọng như thế nào đối với các doanh nghiệp hiện nay? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu ở trong phần sau đây nhé!

4. Microsoft excel đối với các doanh nghiệp như thế nào?

Nếu như nhân viên văn phòng cần đến Microsoft excel như một công cụ làm việc mà chính họ lại làm trong môi trường văn phòng. Tựu chung lại thì nó cũng chính là những người làm trong môi trường doanh nghiệp, chính vì thế mà đối với mỗi doanh nghiệp mới và hiện đại như hiện nay thì Microsoft excel thật sự rất quan trọng.

- Lập kế hoạch công việc:

Lập kế hoạch là những gì mà nhà lãnh đạo cần phải làm để phân công từng nhiệm vụ cho đội ngũ nhân viên trong công ty. Lập kế hoạch là một công việc rất quan trọng, đòi hỏi ở người quản lý những kiến thức và sự quản lý tốt nhất cho đến hiểu nhân viên của mình. Để cho việc lập kế hoạch của mình được diễn ra thuận lợi thì họ sẽ tận dụng đến tính năng lập kế hoạch của Excel, lịch trình và công việc có thể được lập trình và mã hóa bằng những màu khác nhau, và nó có thể tự động thay đổi và cập nhật nếu như có những hoạt động khác phát sinh. Microsoft excel ra đời giúp cho công việc cũng như hoạt động của họ được thực hiện một cách đơn giản và dễ dàng hơn.

- Kế toán tài chính cơ bản:

Đối với mỗi một doanh nghiệp mà nói thì việc lập kế hoạch tài chính và bảng lương hàng tháng là một công việc không thể thiếu. Các doanh nghiệp sử dụng Microsoft excel như là một phần mềm để tính toán và lưu trữ thay cho hồ sơ giấy tờ. Với Microsoft excel thì doanh nghiệp có thể tạo ra được những chương trình kế toán cơ bản có thể theo dõi hoạt động và tình hình chi tiêu của doanh nghiệp, từ đó có thể điều chỉnh chi tiêu và những hoạt động sao cho phù hợp nhất với tình hình công ty.

- Theo dõi sản phẩm bán hàng:

Bên cạnh việc lập và tính toán bảng lương thì Microsoft excel còn giúp cho doanh nghiệp theo dõi sản phẩm bán hàng của mình trong vòng 1 tháng, nhưng cũng có thể là hàng giờ hàng ngày. Khi theo dõi được tình hình bán hàng của doanh nghiệp mình thì họ có thể dựa vào tình hình đó mà đưa ra những chiến lược phát triển sản phẩm ra thị trường nhanh nhất.

Bên cạnh đó Microsoft excel còn giúp cho doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng hay là lợi tức đầu tư,...như vậy có thể nói Microsoft excel đối với doanh nghiệp cũng có tầm ảnh hưởng không hề nhỏ.

Hy vọng với những thông tin mà timviec365.vn cung cấp cho bạn thông qua bài viết trên đây thì bạn đã hiểu thế nào là Microsoft excel.