Mô tả công việc Event Manager - Trưởng phòng Event cực đầy đủ!

1. Event Manager là công việc gì?

Ngành tổ chức sự kiện bao gồm các sự kiện thuộc mọi quy mô lớn nhỏ khác nhau, từ Thế vận hội cho đến các cuộc họp kinh doanh. Nhiều ngành công nghiệp, người nổi tiếng, các tổ chức từ thiện và nhóm lợi ích thường xuyên tổ chức các sự kiện để lan tỏa, quảng bá thương hiệu của họ, xây dựng mối quan hệ kinh doanh, quyên góp tiền từ thiện hoặc ăn mừng thành tích.

Quá trình lập kế hoạch diễn ra vô cùng phức tạp và phải trải qua nhiều bước cụ thể. Tùy thuộc vào tính chất của mỗi sự kiện, quá trình lập kế hoạch và thực hiện hóa có nhiều sự thay đổi đa dạng. Do đó, vị trí Event Manager nắm giữ vai trò chủ chốt trong những vấn đề liên quan đến tổ chức sự kiện. 

Event Manager (Quản lý tổ chức sự kiện/Trưởng phòng Event) là người lên kế hoạch và thực hiện sự kiện, chịu trách nhiệm về các yếu tố sáng tạo, kỹ thuật và hậu cần. Hoạt động đó bao gồm thiết kế sự kiện tổng thể, xây dựng thương hiệu, chiến lược tiếp thị và truyền thông, sản xuất nghe nhìn, viết kịch bản, hậu cần, lập ngân sách, đàm phán và dịch vụ khách hàng.

Do sự phức tạp trong môi trường làm việc, đòi hỏi kiến thức sâu rộng về nhiều lĩnh vực, đòi hỏi tốc độ làm việc nhanh chóng, yêu cầu khả năng tùy cơ ứng biến kịp thời nên Event Manager thường được coi là một trong những nghề có con đường sự nghiệp căng thẳng nhất, xếp sau công việc ứng cứu khẩn cấp và bác sĩ phẫu thuật.

Bật mí: Điều thú vị về lương tổ chức sự kiện tại đây!

2. Mô tả công việc Event Manager

- Liên lạc với khách hàng để tìm hiểu các yêu cầu cụ thể, chi tiết, chính xác về sự kiện mà họ mong muốn tổ chức.

- Chủ động đưa ra các đề xuất chi tiết cho sự kiện (bao gồm các mốc thời gian, địa điểm, nhà cung cấp, nghĩa vụ pháp lý, nhân sự và ngân sách).

- Nghiên cứu và tìm kiếm địa điểm dự định tổ chức sự kiện, tìm nhà cung cấp và nhà thầu, sau đó đàm phán giá cả cho thuê, trực tiếp xin giấy phép nếu cần thiết.

- Quản lý và điều phối các nhà cung cấp cùng tất cả bộ phận hậu cần của sự kiện.

- Liên lạc với các nhóm bán hàng và tiếp thị để công khai và quảng bá sự kiện.

- Quản lý tất cả các kế hoạch trước sự kiện, tổ chức buổi nói chuyện với diễn giả, đại biểu hoặc khách mời.

- Điều phối công việc vận chuyển đồ đạc, sắp xếp loa đài, cách bài trí, các phụ kiện trang trí, dự trù những biện pháp xử lý kế hoạch khẩn cấp.

- Liên hệ với các bên nhà tài trợ sự kiện hoặc cộng tác, bảo trợ truyền thông.

- Xử lý các khiếu nại, câu hỏi của khách hàng và khắc phục sự cố, tình huống phát sinh có thể diễn ra vào ngày tổ chức sự kiện để đảm bảo tất cả hoạt động suôn sẻ và phù hợp với ngân sách hiện tại.

- Điều phối, giao việc, giám sát và kiểm tra tiến độ làm việc của nhân viên tổ chức sự kiện.

- Tổ chức các cơ sở, phân bố vị trí cho bãi đậu xe, điều khiển giao thông, an ninh, sơ cứu, khách sạn và các phương tiện truyền thông. Đảm bảo các vấn đề pháp lý, sức khỏe và an ninh được tuân thủ.

- Giám sát việc tháo dỡ và thu dọn sự kiện, dọn dẹp địa điểm diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.

- Đánh giá sự kiện đã vừa tổ chức, góp ý với các nhân viên để rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.

Việc làm Event Manager

3. Mức lương của Event Manager

Để nói về mức lương, Event Manager được đánh giá là công việc có mức lương tương đối cao, xứng đáng với những cố gắng mà người quản lý đã phải bỏ ra. Theo khảo sát của cổng thông tin Vietnam$alary, Event Manager có mức thu nhập thấp nhất là 7 triệu đồng/tháng, cao nhất là 67,5 triệu đồng/tháng.

Mức lương bậc thấp của Event Manager là 17,2 triệu đồng. Mức lương bậc cao là 25,8 triệu đồng và mức lương trung bình là 21,5 triệu đồng/tháng. Có thể thấy, mức lương của ngành Event Manager có sự chênh lệch như vậy là do công việc này còn phụ thuộc vào quy mô của các công ty tổ chức sự kiện. Công ty lớn thì Event Manager kiếm được nhiều tiền. Công ty mới khởi nghiệp thì mức lương của người tổ chức sự kiện chỉ khiêm tốn như vậy thôi. Hơn nữa, mức lương này còn chưa bao gồm cả tiền hoa hồng và tiền thưởng làm việc theo giờ, theo năng suất,...

Việc làm truyền thông

4. Quyền lợi của Event Manager

Cũng như những công việc văn phòng, Event Manager sẽ làm việc theo giờ hành chính bình thường để lên kế hoạch tổ chức một sự kiện. Tuy nhiên, thời gian làm việc có thể linh hoạt hơn, bạn có thể cần phải làm thêm giờ, kể cả buổi tối và cuối tuần, nhất là những ngày đến gần giai đoạn chạy sự kiện chính thức. 

Mặc dù nơi làm việc có thể là trong văn phòng, nhưng đôi khi, bạn sẽ phải di chuyển đến một số địa điểm ở cả trong và ngoài nước để đàm phán với khách hàng, đối tác, nhà tài trợ, địa điểm và các nhà cung cấp khác. Bạn có thể phải làm việc ở bên ngoài để lập kế hoạch và chỉ đạo sự kiện, ví dụ: một buổi hòa nhạc ngoài trời hoặc lễ hội.

Theo đuổi nghề Event Manager, bạn sẽ được làm việc trong môi trường năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp và hiện đại. Nếu bạn thích kết bạn, làm việc tự do thì Event Manager có thể đáp ứng được mong muốn này. Do đặc thù của công việc, các nhân viên và đồng nghiệp làm việc với bạn chủ yếu là những người trẻ nên khoảng cách giao tiếp cũng được thu hẹp, dễ chia sẻ và đồng cảm sự khó khăn, vất vả. 

Bên cạnh đó, mỗi công ty và tổ chức cũng có những chính sách riêng để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Chẳng hạn: hỗ trợ đóng các loại bảo hiểm (BHYT, BHTN, BHXH) theo quy định của Nhà nước, tổ chức các chuyến đi bonding, du lịch mỗi năm/lần cho cả công ty, tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng chuyên môn.

Tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện

5. Yêu cầu đối với vị trí Event Manager

Nếu bạn muốn gắn bó và trụ được lâu dài trong công việc Event Manager, bạn cần đáp ứng được một số những yêu cầu sau.

Đầu tiên, người đảm nhận Event Manager phải có sức khỏe tốt. Bạn phải rèn luyện sức khỏe thường xuyên để có được sức bền. Đặc biệt, vào những ngày càng sát sự kiện, bạn càng phải hoạt động tối đa công suất.

Tiếp theo, bạn phải biết sắp xếp thời gian, có kỹ năng tổ chức và quản lý các đầu việc một cách khoa học, có hệ thống. Đừng quên chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất để xếp việc cho đúng. Nếu bạn là người không biết sắp xếp thời gian, các công việc sẽ trở nên đình trệ, bị quá tải và lỡ kế hoạch, thậm chí dẫn đến tình trạng hủy sự kiện. Thế nên, ngay cả lúc đến phỏng vấn vị trí Event Manager, bạn phải đến đúng giờ để không bị đánh giá là người hay trì hoãn hoặc không biết sắp xếp công việc.

Không những thế, kỹ năng giao tiếp cũng được ưu tiên cho vị trí Event Manager. Lắng nghe, thuyết phục, đàm phán và thương lượng với khách hàng, đối tác, nhà tài trợ thành công hay không đều phụ thuộc cả vào kỹ năng giao tiếp của người Quản lý tổ chức sự kiện.

Hơn nữa, khả năng chịu đựng môi trường làm việc áp lực cũng là một trong những yêu cầu cần thiết để Event Manager trụ lại được công việc này. Bạn sẽ phải luôn ở trong tình thế sẵn sàng đón nhận các tai họa có thể ập đến bất cứ lúc nào, hoặc trong quá trình diễn ra sự kiện có thể xảy ra các tình huống xấu không ngờ đến, bị khách hàng hoặc đối tác gây khó dễ, không trả đủ quyền lợi cho nhà tài trợ, chi phí tổ chức bị phát sinh,... Muôn vàn các câu chuyện trời ơi đất hỡi đổ xô đến cùng một lúc có thể khiến bạn lo lắng đến mất ăn mất ngủ và gặp stress.

Vì vậy, bạn phải có đủ tình yêu nghề cho công việc tổ chức sự kiện để can đảm sống với nghề Event Manager. Bạn phải tự vấn bản thân xem mình đã có đủ sự tự tin, nhiệt huyết, tinh thần lạc quan, sẵn sàng đấu tranh với khó khăn hay chưa? Nếu chưa đủ, chứng tỏ bạn không phù hợp với công việc tổ chức sự kiện.

Việc làm thiết kế sự kiện

6. Tìm kiếm công việc Event Manager ở đâu?

Khi xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng nhiều, các công ty truyền thông cũng mọc lên với tần suất dày đặc. Do đó, cơ hội nhận được vị trí Event Manager vô cùng rộng mở. 

Sau những đợt tham gia sự kiện ở trường Đại học, các tổ chức trong và ngoài nước, bạn có thể hỏi bạn bè, anh chị về những vị trí đang có nhu cầu tuyển nhân viên tổ chức sự kiện. Nếu bạn làm tốt nhiệm vụ của nhân viên, bạn sẽ được cân nhắc chuyển lên vị trí Event Manager.

Nếu bạn là người có đầy đủ kiến thức chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm, hãy truy cập ngay trang web timviec365.vn để rút ngắn thời gian tìm việc. Thông qua timviec365.vn, bạn có thể tìm được công việc Event Manager gần khu vực bạn đang sinh sống và có mức lương chi trả phù hợp với nhu cầu của bạn. 

Tìm việc làm

Với bản mô tả công việc Event Manager cùng những thông tin thú vị đi kèm ở trên, bạn cảm thấy như thế nào? Quyết định đi theo nghề tổ chức sự kiện tuy còn nhiều chông gai, hiểm trở, nhưng nếu không mạo hiểm thì làm sao biết được phía trước đang còn nhiều sự mới lạ cho ta khám phá? Vì ta còn trẻ, hãy sống với đam mê và sở thích của bạn để sau này chúng ta sẽ không phải sống trong hối hận và nuối tiếc khi đã già. Chúc bạn có những giây phút trải nghiệm tuyệt vời với nghề Event Manager.