Những điều bạn cần nắm rõ về mục tiêu của truyền thông nội bộ

1. Mục tiêu của truyền thông nội bộ và bí quyết làm truyền thông hiệu quả

Truyền thông nội bộ được hiểu là những hoạt động xây dựng cũng như duy trì, củng cố thêm mối quan hệ tốt giữa đội ngũ nhân viên của cơ quan với nhau. Hoạt động trong truyền thông nội bộ góp một phần to lớn đối với việc truyền tải các thông điệp ý nghĩa kèm tầm nhìn của ban lãnh đạo đến toàn bộ nhân viên của công ty. Truyền thông nội bộ có mục tiêu hết sức rõ ràng đối với việc quan tâm, xây dựng lên mối quan hệ tốt đẹp giữa những bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, các công ty con có trong một tập đoàn hay mối quan hệ giữa ban lãnh đạo cùng nhân viên, một hướng nhìn cùng ý chí phát triển công ty, doanh nghiệp.

Mục tiêu của truyền thông nội bộ là truyền tải tất cả các thông tin về mục tiêu, những kế hoạch để thúc đẩy hoạt động kinh doanh và phát triển trên cơ quan, doanh nghiệp, kèm theo đó gắn kết những bộ phận liên quan. Không những vậy, chính sách truyền thông nội bộ cũng kết hợp với một số bộ phận khác nhau trong cơ quan, doanh nghiệp để tạo nên những cuộc thi đua khen thưởng, hoạt động đoàn thanh niên, công đoàn,.. trong vấn đề tổ chức những hoạt động cho nhân viên góp phần vào trong việc xây dựng nét đẹp văn hóa của công ty.

1.1. Một số mục tiêu của truyền thông nội bộ bạn nên biết

1.1.1. Mục tiêu tạo dựng phát triển hình ảnh cho doanh nghiệp

Mỗi nhân viên trong công ty đều được coi là một mảnh ghép thu nhỏ cho nên mục tiêu của đội ngũ nhân viên khi chung tay đóng góp, xây dựng hình ảnh phát triển công ty là hết sức quan trọng. Sử dụng sức mạnh của sự đoàn kết sẽ nhất định mang lại kết quả cao và bền vững cho công ty, giúp giảm thiểu số lượng chi phí liên quan đến việc xây dựng văn hóa và hình ảnh của cơ quan, doanh nghiệp.

Điều quan trọng hơn cả là những công ty cần phải biết sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của các bản tin nội bộ trong chuyện phát triển văn hóa, xây dựng hình ảnh của công ty. Các bản tin được phát hành hàng tháng đó để nhân viên cũng như những đối tượng khách hàng hoặc đối tác có thể làm được dưới mọi hình thức trong bản tin điện tử. Thông qua đó, cơ quan, doanh nghiệp có thể thuận tiện thiết lập các kênh thông tin tập trung và chuyên nghiệp nhất vì khi đọc bản tin nội bộ của doanh nghiệp, khách hàng sẽ thấy được tất cả trong văn hóa công ty đó ra sao. Do đó, việc tạo dựng nên và duy trì hoạt động truyền thông nội bộ trong cơ quan, doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng và cần được để ý nhiều hơn.

1.1.2. Mục tiêu đầu tư cho sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp

Khi bạn quan tâm đến truyền thông nội bộ chính là bạn đang đầu tư cho sự phát triển bền vững của các công ty, doanh nghiệp. Bên cạnh đó sẽ góp phần nâng cao đến sự cạnh tranh trên thị trường, hỗ trợ công ty có thể vượt qua được các thách thức, khó khăn trong từng giai đoạn.

Một trong số yếu tố có ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ phải nhắc đến tiếp thị nội bộ. Chính là coi các nhân viên của công ty là các khách hàng tiềm năng để được đáp ứng một số nhu cầu và mong muốn. Họ chính là người sẽ nắm giữ toàn bộ những giá trị thương hiệu, truyền tải chúng đến với các đối tượng khách hàng thực sự. Hoạt động tiếp thị về nội bộ có liên quan trực tiếp đến vấn đề thuyết phục hay truyền tải các ý tưởng quan trọng đối với những nhân viên kỹ thuật truyền thông nhằm mục tiêu phục vụ cho lợi ích của công ty.

1.2. Bí quyết để làm truyền thông nội bộ hiệu quả

Xây dựng quy trình truyền thông nội bộ rõ ràng, để có thể làm truyền thông nội bộ hiệu quả tốt và đem lại lợi ích cho cơ quan, doanh nghiệp cần phải được xây dựng một kế hoạch thật chỉnh chu, rõ ràng theo các bước:

- Xác định rõ về thực trạng của các hoạt động truyền thông nội bộ cơ công ty ra sao để chỉ ra phương án giải quyết và phát triển.

- Xác định được mục tiêu cụ thể cho hoạt động truyền thông nội bộ trong cơ quan, doanh nghiệp trong tuần, tháng, quý hay năm thời gian tương lai. Ngoài ra có thể thêm những kênh truyền thông cần thiết hoặc lược bỏ bớt một số chương trình không mấy quan trọng cho truyền thông nội bộ.

- Xác định thêm được toàn bộ các việc cần phải làm cũng như quyết tâm thực hiện để đạt ra mục tiêu đã hướng đến.

- Cần tìm hiểu đầy đủ các thông tin quan trọng, cần thiết để có thể đạt được mục tiêu của cơ quan đối với việc xây dựng chính sách, truyền thông nội bộ.

2. Những quy tắc cần thiết trong truyền thông nội bộ

2.1. Biết lắng nghe ý kiến, quan tâm đến nhân viên

Truyền thông nội bộ là một số hoạt động hữu ích nhất hỗ trợ đội ngũ nhân viên có thể gửi tất cả các đề xuất, ý kiến của mình đến ban lãnh đạo một cách khéo léo và phù hợp theo cách giấu tên. Qua phương pháp này nhân viên sẽ chủ động tích hơn đối với việc đóng góp ý kiến với lãnh đạo và sẵn sàng đưa ra các quan điểm cá nhân, góp phần xây dựng nên hình ảnh, thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp.

Vấn đề lắng nghe cũng như tiếp nhận ý kiến của nhân viên một cách thường xuyên còn có vai trò quan trọng hơn cả khi hoạt động truyền thông. Vì khi những nhà lãnh đạo, quản lý biết cách lắng nghe nhân viên có thể tổng hợp được các đóng góp mới và lạ, sáng tạo và áp dụng kèm vào vấn đề truyền thông, phát triển công ty. Điều này sẽ góp phần tạo dựng nên hiệu quả cao trong truyền thông nội bộ và tạo nên văn hóa doanh nghiệp văn minh. Do đó sự phát triển của mạng xã hội trong nội bộ doanh nghiệp là một giải pháp hiệu quả. Xuất hiện phần mềm truyền thông nội bộ để kiểm soát sát sao chặt chẽ hơn nội dung công việc.

2.2. Xác định chính xác kênh truyền thông cho doanh nghiệp

Làm thế nào để xác định được chính xác kênh truyền thông cho hoạt động doanh nghiệp? Điều đầu tiên bạn phải hiểu rõ được nhân viên của mình. Trường hợp nhân viên là người thuộc tips chủ động trong các công việc, luôn tự tìm kiếm các thông tin và nắm bắt tin tức mới thì kênh truyền thông phù hợp đó chính là website nội bộ hoặc các trang tin của công ty.

Trường hợp nhân viên thuộc người năng động hoạt bát, vui vẻ thì chọn lựa hình thức team building hoặc những buổi sự kiện, tiệc tùng, để có thể gửi gắm các thông điệp ý nghĩa, góp phần gắn kết nhân viên trong công ty với nhau.

2.3. Thúc đẩy về sự tương tác của hai chiều

Hoạt động truyền thông nội bộ không chỉ góp phần gắn bó đồng nghiệp mà còn hỗ trợ công cụ đắc lực để mối quan hệ giữa ban lãnh đạo kèm nhân viên trở nên một cách tốt đẹp, hiểu rõ về nhau hơn. Hoạt động truyền thông nội bộ của công ty cần phải có sự trao đổi qua lại, tương tác thúc đẩy để ban lãnh đạo và nhân viên cởi mở hơn, gần gũi và rút ngắn mọi khoảng cách với nhau hơn. Nếu như một cơ quan, doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong vấn đề tìm kiếm một công cụ phù hợp để tạo nên một mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo kèm nhân viên là một gợi ý hay ho là thiết lập phần mềm truyền thông nội bộ để giảm thiểu được tối đa thời gian tương tác, tạo sự thoải mái khi trao đổi cùng với nhau.

Timviec365.vn hy vọng rằng nội dung chia sẻ trên đây đã hỗ trợ phần nào cho các bạn hiểu rõ về mục tiêu của truyền thông nội bộ cũng như bí quyết để làm truyền thông hiệu quả hơn. Từ đó các doanh nghiệp có thể tạo ra được các kế hoạch hoàn hảo phù hợp cho chính mình.