Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ thế nào cho chuẩn?

1. Chiến lược truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ hay internal communication là cách mà thông tin được lưu truyền trong công ty. Nói một cách chi tiết hơn thì truyền thông nội bộ chính là sự tương tác giữa những người trong công ty với nhau, từ cấp trên đến cấp dưới, từ đồng nghiệp với đồng nghiệp để hướng đến mục tiêu chung của công ty. Nhờ có truyền thông nội bộ, quan hệ giữa người với người trong công ty được cải thiện và từ đó, hiệu suất làm việc trong công ty cũng trở nên tốt hơn.

Tuy nhiên, tùy vào môi trường cũng như văn hóa của mỗi công ty, mục tiêu về truyền thông nội bộ của họ cũng khác nhau. Và cách để hướng đến những mục tiêu ấy chính là chiến lược truyền thông nội bộ. Hiểu một cách đơn giản hơn đó chính là chiến lược truyền thông nội bộ là định hướng cho các hoạt động truyền thông của một công ty. Chính vì tầm quan trong ấy, việc xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ là vô cùng quan trọng.

2. Tại sao lại cần chiến lược truyền thông nội bộ?

Như đã nói ở phần trên, chiến lược truyền thông nội bộ chính là định hướng cho mọi hoạt động truyền thông nội bộ của một công ty. Sự cần thiết của chiến lược truyền thông nội bộ thể hiện qua những tiêu chí sau đây.

2.1. Chiến lược truyền thông nội bộ giúp công ty đi đúng hướng

Với vai trò định hướng, chiến lược truyền thông nội bộ được tạo nên dựa trên những yêu cầu thực tế cũng như hoàn cảnh hiện tại của công ty. Các hoạt động không đáp ứng chiến lược truyền thông là các hoạt động lãng phí và không có mục đích. Chính nhờ tính định hướng này mà các hoạt động được tổ chức sẽ hướng đến đúng người, đúng nội dung hơn.

2.2. Chiến lược truyền thông nội bộ giúp giảm chi phí

Thông qua việc cắt giảm những hoạt động không cần thiết, chi phí hoạt động cũng được giảm đi đáng kể. Tuy nhiên, chi phí giảm không có nghĩa là chất lượng sẽ giảm. Việc xác định hướng đi chính xác sẽ giúp tăng tính hiệu quả của các khoản chi phí. Từ đó, công ty sẽ gây dựng được một hệ thống truyền thông nội bộ tiết kiệm mà hiệu quả.

2.3. Chiến lược truyền thông nội bộ giúp tiếp cận gần hơn với nhân viên

Thay vì những hoạt động truyền thông mơ hồ, đại trà và kém hiệu quả, chiến lược truyền thông nội bộ lại nhắm đến những đối tượng cụ thể hơn. Dựa trên thực trạng của những đối tượng đó, chiến lược truyền thông nội bộ cũng tạo ra những mục tiêu rõ ràng với từng đối tượng. Điều này giúp giảm thiểu tối đa khoảng cách giao tiếp giữa công ty đối với từng nhân viên.

3. Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ thế nào cho hiệu quả?

Với tầm quan trọng của chiến lược truyền thông nội bộ, việc xây dựng cũng cần cân nhắc nhiều bước và nhiều yếu tố khác nhau. Nhìn chung, việc xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ tại công ty sẽ cần trải qua những bước cơ bản sau.

3.1. Đánh giá thực trạng của công ty

Đây chính là bước đầu tiên và cơ bản nhất của việc xây dựng bất kỳ chiến lược truyền thông nội bộ nào. Nghe có vẻ đơn giản nhưng bước nền móng này là vô cùng quan trọng và nên được thực hiện một cách tỉ mỉ, kỹ lưỡng. Để đánh giá thực trạng chính xác của một công ty, cần đánh giá ba khía cạnh sau:

3.1.1. Đánh giá về bối cảnh

Sự ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài cũng ảnh hưởng tương đối đến các hoạt động truyền thông nội bộ trong công ty. Ví dụ như trong tình hình dịch Covid 19, các công ty cần có một hay nhiều biện pháp để cải thiện truyền thông do các nhân viên không thể đi làm tại công ty. Các kênh thông tin từ đó cũng cần trở nên đa dạng và dễ tiếp cận đối với nhân viên hơn ngay cả khi ở nhà.

3.1.2. Đánh giá về truyền thông nội bộ hiện tại 

Đây chính là bước đánh giá về độ hiệu quả của những gì công ty đang thực hiện với truyền thông nội bộ hiện nay. Đôi khi, những giải pháp tỏ ra hiệu quả trong quá khứ sẽ không hiệu quả đối với hiện tại. Chính vì thế, xác định những điểm bất cập hiện tại sẽ giúp đưa ra giải pháp khắc phục.

3.1.3. Đánh giá về nhân viên

Đây chính là yếu tố tiên quyết nhất. Toàn bộ quá trình truyền thông nội bộ đều phục vụ mục đích duy nhất đó chính là các nhân viên. Công ty cần lắng nghe những nhu cầu, những mong muốn của nhân viên để có thể tạo ra một chiến lược đúng đắn. Càng hiểu rõ về nhân viên bao nhiêu thì chiến lược được đưa ra càng hiệu quả bấy nhiêu.

3.2. Xác định đối tượng truyền thông

Sau khi đã xác định được rõ ràng về những điều xảy ra trong và ngoài công ty, bạn cần xác định đối tượng truyền thông mà bạn muốn hướng đến trong truyền thông nội bộ. Những đối tượng này chính là những điểm đang tỏ ra thiếu hiệu quả hoặc những bất cập, những phàn nàn của nhân viên.

3.3. Xác định mục tiêu truyền thông

Đây chính là thành phần cốt lõi trong việc tạo dựng chiến lược truyền thông. Một chiến lược truyền thông hiệu quả là một chiến lược xác định đúng mục tiêu và thông điệp muốn gửi gắm. Tiêu chí để đánh giá độ hiệu quả đó chính là nguyên tắc SMART. Nguyên tắc này bao gồm 5 tiêu chí: Tính cụ thể của thông điệp, Khả năng đo lường hiệu quả truyền thông, Tính khả thi của chiến lược, Tính thực tế của chiến lược và thời gian cần thiết để hoàn thành.

3.4. Lên kế hoạch truyền thông nội bộ

Thông qua những thông tin đã thu thập cũng chiến lược đã đề ra, công ty sẽ lên kế hoạch cho những hoạt động cần thiết. Những hoạt động này cần tuân theo chính xác những tiêu chi và đối tượng đã được xác định của chiến lược. Tùy vào những yếu tố khác nhau, những hoạt động khác nhau sẽ được thực hiện.

3.5. Đánh giá độ hiệu quả của chiến dịch đã thực hiện

Sau khi đã thực hiện đầy đủ những kế hoạch đã đề ra, bạn cần đánh giá lại độ hiệu quả của hoạt động đã thực hiện đó. Những cuộc khảo sát hoặc những phiếu thu thập đánh giá nên được sử dụng để thu thập thông tin từ nhân viên. Qua độ hiệu quả ấy, ta có thể cải thiện cho những hoạt động tiếp theo. Ngoài ra, việc xác định nguyên nhân khiến truyền thông kém hiệu quả cũng là vô cùng cần thiết.

Trên đây là những thông tin về chiến lược truyền thông nội bộ mà timviec365.vn muốn gửi tới các bạn. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp các bạn xây dựng được một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả cho công ty của mình.