Friday , 10/08/18
NEWS

Nên viết tiêu đề email khi ứng tuyển như thế nào cho đúng

Theo như ước tính của giới nhân sự thì có tới gần 300 tỷ email xin việc được gửi đi mỗi ngày. Điều đó đồng nghĩa với việc bạn sẽ càng khó khăn hơn trong việc tiếp cận với nhà tuyển dụng chứ chưa nói đến mong muốn email xin việc của mình được nổi bật. Rất cần tới những cách viết tiêu để email ứng tuyển để chúng ta có thể lọt vào trong tầm ngắm của nhà tuyển dụng, vượt qua hàng triệu, hàng triệu email khác của đối thủ. Vậy nên bạn hãy cùng Timviec365.vn tìm hiểu kỹ về vấn đề này để mọi gian nan trong quá trình xin việc trở lên thuận lợi hơn bao giờ hết!

Lưu ý cơ bản khi viết email xin việc

Trước khi tìm hiểu sâu hơn về một nội dung vấn đề như chuyện tiêu đề email viết thế nào cho đúng thì bạn cũng nên có cái nhìn bao quất nhất về cách viết email nói chung làm sao để thành công. Bởi vì cách viết email xin việc như nào để tạo ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng và có khả năng được mời phỏng vấn là điều mà rất nhiều ứng viên xin việc quan tâm. Hiểu được vấn đề đó, một phần nội dung trong bài viết này sẽ chỉ cho bạn rõ cách viết sao cho hợp lý nhất.

Lưu ý đến hình thức trình bày email xin việc

Khi nhận một email xin việc, thứ dầu tiên các nhà tuyển dụng thấy không phải là CV của bạn, cũng không phải là bản tự thuật quá trình công tác mà là nội dung lá thư xin việc mà bạn gửi đến. Vậy thì bạn cần phải viết email xin việc thật chỉnh chu thì mới có thể dẫn dắt nhà tuyển dụng đọc tới những giấy tờ tiếp theo trong hồ sơ xin việc của bạn.

Điểm đầu tiên cần lưu ý trước khi gửi mail là tên email, tên ngươi gửi cần phải là tên thật có độ tin cậy và chính chắn như nguyenthuha@gmail.com.... để nhà tuyển dụng thấy được bạn là người nghiêm túc và có thái độ làm việc tốt. Nên tránh gửi mail bằng tên như anhchangdeptrai, conangxinhgai, boy123,... vì những tên này sẽ thể hiện phần nào sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Chưa nói đến phần nội dung, bạn phải có những phương pháp để khiến email của mình trở nên đặc biệt hơn trong mắt nhà tuyển dụng nhằm tạo ấn tượng tốt. Để làm được điều đó thì thiết kế chữ ký là một phương pháp đơn giản mà làm hình thức mail của bạn trở nên chuyên nghiệp và sinh động nhất.

Nội dung chữ ký của bạn cần đủ thông tin cá nhân bao gồm tên, số điện thoại và email, nơi ở, địa chỉ các Mạng xã hội hay website mà bạn có. Qua thông tin trên chữ ký, nhà tuyển dụng nắm được phần nào nội dung thông tin của ứng viên vậy nên việc thiết kế hình thức của chữ ký thật đẹp cũng là một điểm cộng cho những người thông minh. Cách tạo chữ ký cũng không phải quá khó khăn, bạn hãy vào Setting sau đó chọn General và kéo xuống dưới để chỉnh sửa nội dung. Thông thường trong mỗi tin tuyển dụng sẽ có phần yêu cầu về nội dung thông tin khi gửi ví dụ như “Tên – Ứng tuyển vị trí” nhưng cũng có đôi khi nhà tuyển dụng không yêu cầu vậy nên bạn cũng phải chú ý về tiêu đề email. Phần nội dung tiêu đề nên viết ngắn gọn nhất và đặc biệt không được sai chính tả nên viết hoa TÊN – VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN – NĂM SINH. Việc trình bày như vậy của bạn giúp các nhà tuyển dụng dễ dàng phân loại email của thông tin của ứng viên nó cũng giúp bạn phần nào không bị nhầm lẫn hồ sơ với hàng trăm ứng viên khác.

Khi trình bày văn bản bạn hãy bôi đậm phẩn kính gửi và những đầu dòng trình bày như họ và tên, địa chỉ,... để người đọc có thể dễ nhận biết thông tin hơn. Hãy viết câu ngắn gọn nhất tránh dài dòng để không khiến nhà tuyển dụng phải độc vất vả. Nếu không chắc chắn có thể viết đúng ngay từ lần đầu bạn hãy soạn thảo nội dung thư qua word và sử dụng căn lề, chỉnh Paragraph – Spacing phần Before, After là 6pt, line spacing là 1,5 line tùy độ dài mail, font chữ là Times New Roman.

Cách viết tiêu đề email ứng tuyển

 

Lưu ý đến nội dung email

Cách viết email hay nhất là lối cách tạo ra được nội dung hấp dẫn khiến nhà tuyển dụng muốn hiểu thêm về bạn. Hấp dẫn có nghĩa là nội dung bức thư cần có sự tinh tế và có cách trình bày thật khoa học bao gồm đầy đủ mở bài, thân bài và kết bài rõ ràng. Phần nội dung email cũng giống như cách ứng xử và tính cách của một con người vậy. Hãy thử tưởng xem khi bạn đã có một vẻ ngoài với hình thức bảnh bao nhưng khi bạn giao lưu với người khác lại bộc lộ sự vô duyên, thô lỗ và cục cằn thì thử hỏi có ai dám tiếp xúc với bạn. Vậy nên nội dung của một email là rất quan trọng, hãy để phần mở đầu thư thể hiện sự tôn trọng và lễ phép của bạn bằng câu “Kính gửi” không nên dùng các từ như “thân, hay chào anh/chị” vì nó thể hiện sự bình đẳng thường thấy giữa bạn bè chứ không thể hiện được sự kính trọng.

Phần đầu thư bạn phải viết rõ thông tin đơn vị tuyển dụng mà bạn muốn ứng tuyển ở phần kính gửi ví dụ: “Kính gửi Ms Trang– Bộ phận nhân sự, hoặc Kính gửi Bộ phận nhân sự Công ty....” Bằng cách viết email xin việc rõ thông tin như vậy bạn sẽ khiến nhà tuyển dụng thấy được mình nghiêm túc với công việc này. Phần nội dung bạn phải trình bày về lý do tại sao bạn lại biết đến tin tuyển dùng trước tiên. Nếu biết qua các trang tuyển dụng hay các group trên MXH bạn cần viết rõ “qua trang.. tôi được biết quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng...”. Viết phần lý do giới thiệu trước cũng sẽ là một lợi thế cho những người được giới thiệu vào công ty, đây sẽ là lá bài chủ chốt giúp bạn có được việc làm mà mình muốn.

Dù bạn có tạo cv xin việc đẹp và hay đến mấy mà nội dung email của bạn không đủ thuyết phục thì cũng khó được nhà tuyển dụng chú ý đến. Vì vậy, hãy viết nội dung mail của bạn đơn giản và cụ thể nhất không nên kể lể dài dòng mà phải viết làm sao để kích thích trí tò mò của nhà tuyển dụng khiến họ muốn đọc CV của bạn.  Khi viết nội dung mail bạn cũng cần chú ý đến keyword những từ khóa chính trong công việc để nếu công ty bạn ứng tuyển sử dụng những định phân loại email thì chắn chắn thông tin của bạn sẽ về đúng bộ phận. Cuối thư hãy nhớ cám ơn nhà tuyển dụng vì cho bạn cơ hội, điều này sẽ giúp bạn để lại cho nhà tuyển dụng cái nhìn thiện cảm hơn. Với các nhà tuyển dụng khó tính nếu email của bạn không có dòng này thì rất tiếc có lẽ bạn sẽ bị loại ngay mà không cần đọc CV. Nếu bạn có lỡ không được nhận thì cũng đừng tiếc gì câu cảm ơn hãy gửi thêm lại cho họ một email nữa với nội dung “Cảm ơn vì đã đọc CV của tôi, rất mong được hợp tác lần sau” trong một số trường hợp email này có thể cứu sống bạn đấy.

Cách viết tiêu đề email ấn tượng

Chúng ta đều biết email ứng tuyển là một đầu mối giúp các bạn tiếp xúc lần đầu tiên với nhà tuyển dụng. Thế nên, cần xác định một điểm nhấn cụ thể trong email để có thể đến gần hơn với họ. Không gì khác ngoài một tiêu để thực sự ấn tượng và khác biệt. Bởi nó chẳng những giúp cho bạn nói cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai mà còn thể hiện được nhanh chóng những mong muốn của mình, đồng thời đưa nhà tuyển dụng quan tâm sâu hơn đến những vấn đề bên trong như trình độ, kiến thức, kỹ năng kinh nghiệm. Làm cách nào để có thể thu hút được nhà tuyển dụng từ cách tạo tiêu đề email chính là chủ đề chính được chúng ta bàn luận tới trong bài viết này.

Tiêu đề cần ngăn gọn

Cách viết tiêu đề email

Một chuyên gia nghề nghiệp cho biết, tiêu chuẩn của một tiêu đề thư được gửi đi điển hình nhất được thể hiện với chừng 60 ký tự đối với bản PC và khoảng 20 đến 30 ký tự đối với bản thiết bị di động. Tiêu đề có không gian và diện tích hạn chế cho nên chúng ta cần loại bỏ đi những nội dung không cần thiết chẳng hạn như một lời chào, một lời cảm ơn. Nên tập trung đi thẳng vào vấn đề bạn muốn nói luôn.

Sự bắt đầu quan trọng

Sự bắt đầu quan trọng được đi từ những từ ngữ bắt đầu quan trọng. Phó chủ tịch của dịch vụ về quản lý email cho biết rằng, có khoảng 50% email hiện nay được đọc ở trên thiết bị di động nhiều hơn. Đây là một con số lớn cho ứng viên thấy được rằng, nhà tuyển dụng của họ cũng đang có những thói quen đó chăng? Do đó hãy thận trọng với việc đưa ra tiêu đề, dù gửi email và ghi tiêu đề trên PC nhưng bạn hãy phòng trừ tới cả những trường hợp người nhận email trên thiết bị di động để đưa ra một tiêu đề email ngắn gọn nhất và phải kịp đưa vào sự ngắn gọn đó mục đích quan trọng nhất. Không còn cách nào khác bạn phải dùng chất xám để tìm ra từ ngữ quan trọng nhất cho sự miêu tả.

>>> Xem thêm: Cách viết thư ứng tuyển các vị trí trong ngành ngân hàng

Đưa tiêu đề cụ thể rõ ràng

Bởi các chuyên viên về nhân sự sẽ chỉ mất 6 giấy để xem một bộ hồ sơ ứng tuyển cho nên rất có thể họ còn dành ra ít thời gian hơn nữa cho sự việc duyệt email tuyển dụng. Nhất là khi số lượng email tuyển dụng được gửi tới mỗi ngày lại lớn đến như vậy. Tạo cho tiêu đề một nội dung thể hiện rõ bạn là ai và đang mong muốn ứng tuyển vị trí công việc nào là điều vô cùng cần thiết để ngay cả khi lướt qua, bạn cũng chắc chắn rằng họ biết bạn là ai.

Nên sử dụng từ khóa một cách hợp lý

Những người chuyên viên tuyển dụng vẫn thường thiết lập các bộ lọc và quản lý email bằng thư mục cho nên thường họ sẽ không tập trung vào tin nhắn bạn gửi đến ngay từ lần đầu tiên trông thấy nó. Đây cũng chính là lý do tại sao chúng ta rất cần chọn lọc sử dụng những từ khóa đắt giá. Nên sử dụng những từ khóa như Thư ứng tuyển, ứng viên tìm việc, hồ sơ xin việc,... vì chúng có khả năng giúp cho email của bạn sẽ được chú ý và dễ tìm kiếm hơn sau đó.

Gồm những chức danh và tên bạn

cách viết email

Hãy liệt kê những chức danh và tên của bạn trong tiêu đề xin việc bởi đây được cho là một cách làm của một bộ hồ sơ tiêu chuẩn. Nếu như thiếu bất cứ chi tiết nào thì bạn đừng mong nhà tuyển dụng sẽ mở ngay email để xem cụ thể nhé.

>>> Tham khảo ngay: Những tin tuyển dụng hot nhất việc làm lương cao tại Đà Nẵng cực kỳ hấp dẫn.

Chứng nhận cho thấy bạn đủ tiêu chuẩn 

Tiêu đề nếu được sử dụng với mục đích làm nổi bật bản thân thì ứng viên có thể nhanh chóng thu hút dược mọi sự chú ý của nhà tuyển dụng. Hãy đưa ra những chứng nhận vẻ vang nhưng phải phù hợp với vị trí ứng tuyển bạn nhé. Bạn cố thể trình bày tên tiêu đề dạng Tên bạn kèm theo chữ viết tắt của chứng nhận bạn đã có được. Ví dụ: Augustine, MBA, có nghĩa là bạn có chứng nhận về Marketing Director.

Không nên sử dụng toàn chữ in hoa

Nếu trình bày tiêu đề bằng toàn bộ chữ in hoa thì bạn có thể thu hút được sự chú ý của nhiều người. Thế nhưng hành động này theo sự chứng minh từ các nghiên cứu khoa học thì nó còn mang theo thái độ khiếm nhã một chút. Giống như bạn đang hét vào mặt của người nhận email vậy. Trong khi đó, nhiệm vụ khi bạn gửi email ứng tuyển việc làm là có thể giúp cho nhà tuyên dụng đọc thông tin của bạn một cách dễ dàng, cũng là cách mang tới cho chính bản thân mình những cơ hội quý giá. Đừng bao giờ để dòng chữ ngắn ngủn kia gây ra những cảm xúc tiêu cực cho nhà tuyển dụng như sự lo lắng, sự mỏi mắt hay phải căng não ra phân tích. Dù chỉ là một câu văn ngắn nhưng tiêu đê email đôi khi có vai trò quyết định việc nhà tuyển dụng có xem nội dung bức thư bạn gửi hay không. Nếu một tiêu đề trình bày quá kém và mắc rất nhiều lỗi thì coi chừng, có thể bạn sẽ không bao giờ nhận được cuộc gọi báo phỏng vấn từ họ vì thậm chí nhà tuyển dụng còn chưa hề mở bức thư của bạn ra.

Tác giả: Vũ Bích Phượng