Nguyên tắc Pareto là gì? Ứng dụng Pareto trong các lĩnh vực

1. Nguyên tắc Pareto là gì?

Trong tiếng Anh, nguyên tắc Pareto là Pareto Principle. Nhưng chúng còn được biết đến với một cái tên đơn giản hơn, đó chính là quy tắc 80/20. Tên của nguyên tắc này được lấy theo tên của Vilfredo Pareto - một trong những nhà kinh tế học vĩ đại của nước Ý. Nội dung của Pareto chỉ ra rằng, có tương đương 80% kết quả xuất phát từ tương đương 20% nguyên nhân. Điều đó minh chứng cho sự tương quan không đồng đều giữa giá trị đầu ra và đầu vào.

Theo điều đó, quan sát đầu tiên về nguyên tắc này liên quan đến mối quan hệ giữa dân số và tài sản sở hữu. Nhà kinh tế học Vilfredo Pareto thấy rằng, ở đất nước của ông, có khoảng 80% đất đai thuộc quyền sở hữu tương đương với khoảng 20% dân số. Vilfredo Pareto cũng đã làm những cuộc khảo sát và thống kê với các quốc gia khác, kết quả tương tự như ở đất nước của ông.

Đa phần, ở mọi tình huống, lĩnh vực và trường hợp, sự xuất hiện của nguyên tắc Pareto đã minh chứng rằng, không phải lúc nào mọi thứ trong cuộc sống cũng được phân phối một cách bình đẳng và đồng đều. Ví như, 80% doanh thu của một doanh nghiệp có thể xuất phát từ 20% nỗ lực của một nhân viên.

Xét về phương diện quản lý thời gian của mỗi người, có khoảng 30% thời gian của chúng ta sử dụng tại văn phòng làm việc cho ra sản lượng liên quan đến công việc khoảng 80%. Nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto đã sử dụng nguyên tắc này để giải thích cho 80% đất đai, tài sản được sở hữu và kiểm soát bởi 20% dân số.  

2. Ví dụ về nguyên tắc Pareto

Trong một loạt các lĩnh vực như quản trị con người, quản lý, sản xuất,... nguyên tắc Pareto đều có thể áp dụng tốt. Thông qua hàng loạt các ứng dụng công nghệ quản lý quan hệ khách hàng và huấn luyện. Ví dụ như một tổ chức công ty ứng dụng Pareto trong việc tối ưu hoạt động quản lý người tiêu dùng hay khách hàng của họ.

Sự phụ thuộc của công ty đó đa phần đến như năng lực cung cấp dịch vụ khách hàng của cố vấn. Bởi ngân sách được chi sẽ phụ thuộc vào mức độ thỏa mãn của khách hàng. Mặc dù vậy, không phải toàn bộ khách hàng đều cho cố vấn một mức thu nhập ổn định. Giả sử tuân theo nguyên tắc Pareto, có khoảng 100 khách hàng, thì 20 khách hàng tiềm năng nhất sẽ mang lại khoảng 80% doanh thu cho cố vấn tài chính. 20 khách hàng này cũng là những khách hàng có thể chi trả các khoản phí cao nhất và họ cũng là người sở hữu khối tài sản lớn nhất.

Thoạt nhìn có vẻ đơn giản, tuy vậy Pareto là nguyên tắc khó thực thi với cố vấn tài chính. Pareto minh chứng rằng, cố vấn tài chính sẽ nhận được tối thiểu 80% dịch vụ khách hàng vì có khoảng 20 khách hàng tiềm năng đang chi trả cho 80% đó. Chính vì thế, 20 khách hàng tiềm năng hàng đầu nên được các cố vấn tài chính đặc biệt quan tâm, giữ gìn và phát triển các mối quan hệ với họ.

Nhưng đó chỉ là lời căn dặn mang tính lý thuyết, bởi bản chất cho thấy, các cố vấn tài chính sẽ chẳng bao giờ chú trọng đến điều này. Họ thông thường sẽ phân bổ thời gian và dịch vụ cho toàn bộ mà không quan tâm mấy đến thực trạng và tiềm năng của khách hàng. Họ sẽ tiếp nhận và giải quyết sự cố, vấn đề của khách hàng sau khi khách hàng liên hệ. Tất nhiên, bất kể khách hàng đó là ai? Có sở hữu tài sản lớn, có chi trả chi phí dịch vụ tốt nhất hay tiềm năng nhất hay không?

Nhìn chung, vô cùng nhiều doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc Pareto cho mình, nhất là những công ty phát triển dựa vào dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Không chỉ được áp dụng cho tổ chức, Pareto cũng có thể được áp dụng theo cấp độ cá nhân. Trong đó, nguyên tắc Pareto được ứng dụng phổ biến trong lĩnh vực quản lý thời gian cá nhân. Bởi hầu như chúng ta đều có xu hướng phân bổ đều thời gian của mình thay vì chỉ chú trọng thời gian vào một hay một vài nhiệm vụ, công việc quan trọng nhất.

Xem thêm: Việc làm dịch vụ

3. Tại sao Pareto có thể mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp?

Sau khi đã hiểu nguyên tắc Pareto là gì qua những thí dụ, có thể thấy được chúng đã giúp chúng ta xây dựng nên động lực. Và đặc biệt chỉ tập trung toàn bộ nỗ lực và sự cố gắng vào 20% nhân tố thiết yếu để tạo ra sự bứt phá của tổ chức, thay vì phân bố lãng phí nỗ lực ở 80% các nhân tố không cần thiết và thành quả không có gì đặc biệt.

Lấy một thí dụ đơn cử ở lĩnh vực nghệ thuật, có thể họa sĩ lừng danh Leonardo da Vinci dành 20% thời gian của mình để hoàn thiện khoảng 80% bức họa Mona Lisa nổi tiếng. Nhưng, Mona Lisa đôi khi sẽ chẳng trở thành một kiệt tác của nhân loại nếu như kiểu như họa sĩ này không đầu tư gấp nhiều lần thời gian cá nhân của mình để hoàn thiện các chi tiết nhỏ nhặt nhất trên bức họa.

Thông qua đó, có thể rút ra được một bài học: Bạn cần bỏ ra sự nỗ lực cho toàn bộ 100% giả sử bạn hi vọng thu được về kết quả chất lượng hàng đầu. Tuy nhiên giả sử bạn hi vọng có được kết quả tương xứng với chi phí mà bạn đã bỏ ra, bạn có thể xem xét việc đầu tư vào khoảng 20% nhiệm vụ sinh ra kết quả với số lượng nhiều nhất.

Đừng hiểu lầm rằng nguyên tắc Pareto khuyên bạn chỉ cần đầu tư sự cố gắng của bản thân cho khoảng 80% nhiệm vụ thiết yếu và quan trọng. Chúng ta vẫn nên dành thời gian để hoàn thiện lại các chi tiết để mang lại một tổng thể chất lượng nhất. Bởi vậy, nguyên tắc Pareto không phải là một quy luật tất yếu của tự nhiên, đó là một kết quả được rút ra từ thực tiễn.

 Giả sử mỗi người đều nhận thức được rằng Pareto có thể ứng dụng trong hầu hết các hoạt động và khía cạnh liên quan đến doanh nghiệp. Bạn có thể chủ động trong việc quyết định nguồn lực, phân bổ thời gian và tối ưu sự cố gắng nhất có thể.

Tham khảo thêm: Bí quyết tăng năng suất công việc

4. Ứng dụng vào thực tiễn nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc Pareto là gì? Chúng có thể khá hàn lâm, tuy vậy những gì mà bạn nên thực hiện chỉ là nối tiếp những nội dung cần thiết sau các dữ liệu về 20% và 80% mà thôi. Bởi vậy, mỗi người có thể hoàn toàn ứng dụng nguyên tắc Pareto thành công. Trước hết là ở một vài lĩnh vực dưới đây.

4.1. Nguyên tắc Pareto trong quản lý quỹ thời gian cá nhân

80% thời gian của bạn sẽ bị chiếm bởi 20% sự nỗ lực của bạn. Điều này chứng minh được gì? Nghĩa là bất kể bạn có dậy sớm hơn hay bỏ qua những buổi đi chơi cùng với bạn bè đi chăng nữa, công việc của bạn cũng sẽ không được hoàn thành theo đúng tiến độ đề ra. Hãy thử ứng dụng nguyên tắc Pareto giả sử bạn hi vọng tận dụng quỹ thời gian của mình một cách tối đa. Thông qua việc tập trung giải quyết 20% nhiệm vụ được xem là quan trọng nhất, và đừng để bị ảnh hưởng hay làm phiền bởi 80% nhiệm vụ không mấy quan trọng.

Xem thêm: CV xin việc đa dạng mẫu mã ấn tượng

Hay bạn cũng có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung xử lý các công đoạn quan trọng nhất trong quá trình xử lý một công việc nhất định. Điều này là cơ sở có thể giúp bạn dễ dàng hoàn thành toàn bộ quy trình nhiệm vụ.

Ví dụ, hãy dành khoảng 10 phút để tìm kiếm và khám phá một mẫu báo cáo công việc có hướng dẫn và ví dụ cụ thể, sau đó dành khoảng thời gian còn lại để thử nghiệm việc xây dựng báo cáo cho riêng mình thay vì dành nguyên 1 giờ đồng hồ chỉ để loay hoay mãi với việc làm báo cáo nhưng không hề có sự am hiểu hay kinh nghiệm trước đó.

Xem thêm: [Nắm bắt ngay] Cách xây dựng KPI cho trưởng phòng kinh doanh

4.2. Nguyên tắc Pareto trong quản lý hiệu suất của doanh nghiệp

80% lợi nhuận của công ty đến từ 20% khách hàng tiềm năng nhất. Khi hiểu được điều này, bạn có thể dễ dàng hoạch định những chiến lược, thay vì cung cấp các dịch vụ ưu đãi cho toàn bộ khách hàng một cách bình đẳng, bạn có thể chỉ tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ VIP hơn, đặc biệt hơn để làm hài lòng 20% khách hàng tiềm năng nhất.

Trong lĩnh vực phân phối sản phẩm, có khoảng 20% dịch vụ và sản phẩm của một tổ chức cần được xem trọng, đó là những sản phẩm mang tính chủ chốt, tạo ra nhiều doanh thu nhất. Do đó, cần đầu tư khoảng 80% nhân lực, thời gian cho 20% sản phẩm chủ chốt đó. Thay vì chỉ dùng một hình thức để đưa ra một chuỗi sản phẩm, bạn nên tập trung nhiều nỗ lực hơn vào những sản phẩm chính và những sản phẩm khác có thể được phân phối thông qua các chương trình khuyến mãi, quà tặng hoặc phụ kiện.

 Thậm chí, khi áp dụng nguyên tắc Pareto trong một sản phẩm nhất định, thì có khoảng 20% công dụng của sản phẩm được xem là thiết yếu nhất và chúng nắm giữ khoảng 80% giá trị của toàn bộ sản phẩm đó. Do đó, doanh nghiệp có thể phân công cho các bộ phận marketing, kinh doanh, sản xuất tập trung vào việc thúc đẩy, giới thiệu, nâng cao các công dụng này của sản phẩm đến người tiêu dùng.

 Nguyên tắc Pareto hay quy tắc 80/20 cũng có thể được ứng dụng dành cho các công ty sở hữu nhiều chi nhánh và cửa hàng khác nhau, khi một vài chi nhánh có hoạt động kinh doanh, bán hàng vượt trội hơn.

Trong hoạt động đầu tư của các công ty, nguyên tắc Pareto cho thấy khoảng 20% đơn vị đầu tư có thể nắm giữ khoảng 80% ngân sách của doanh nghiệp. Thay vì bỏ ra rất nhiều công sức và thời gian để mang lại những khoản đầu tư nhỏ lẻ, ứng dụng nguyên tắc Pareto vào việc tạo mối quan hệ gần gũi và đặc biệt hơn với các đơn vị đầu tư lớn.

Trong một hoạt động khác, bạn sẽ thấy rằng có khoảng 20% khuyết điểm của tổ chức sẽ dẫn đến 80% những vấn đề mà khách hàng hay kiến nghị. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng tùy chỉnh và sửa đổi các khuyết điểm này.

Ở một khía cạnh khác, chúng ta thấy rằng có khoảng 20% nhân sự xuất sắc nhất mang về doanh thu, lợi nhuận hay kết quả kinh doanh chung của tổ chức khoảng 80%. Do đó, các doanh nghiệp cần thiết kế những phần thưởng để khen ngợi và thúc đẩy tinh thần, đồng lực làm việc của họ. Bởi về cơ bản, nhân viên nào cũng sẽ so sánh và đối chiếu giữa việc thành quả họ nhận được có tương xứng với công sức mà họ đã bỏ ra hay không?

Trên đây là những thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn nguyên tắc Pareto là gì? Hiểu được bản chất của nguyên tắc này, bạn sẽ biết cách áp dụng chúng trong hàng loạt các lĩnh vực, từ cấp độ cá nhân cho đến cấp độ tập thể!