Nhân viên thu mua là gì và những thông tin có thể bạn chưa biết!

1. Nhân viên thu mua là gì trong doanh nghiệp?

Nhân viên thu mua trong tiếng anh gọi là “Purchaser” – là người chịu trách nhiệm trong toàn bộ những hoạt động thu thập hay mua hàng hóa, các dịch vụ của doanh nghiệp để phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Quá trình thu mua trong doanh nghiệp bao gồm các công tác chuẩn bị và xem xét những nhu cầu, đồng thời thực hiện việc tiếp nhận và thanh toán mọi chi phí của hoạt động. Công việc này liên quan trực tiếp đến các vấn đề như:

- Lập các kế hoạch thu mua

- Xác định cụ thể, rõ ràng các tiêu chuẩn

- Nghiên cứu, phân tích và lựa chọn các nhà cung cấp

- Phân tích giá trị của các sản phẩm, dịch vụ

- Quản lý vấn đề liên quan đến tài chính và đàm phán về giá cả

- Việc mua các sản phẩm, dịch vụ

- Quản lý các hợp đồng quan trọng

- Kiểm soát toàn bộ lượng hàng tồn kho

- Thanh toán và thực hiện một số chức năng khác có liên quan

Mỗi quy trình thu mua đều là một phần của kế hoạch, chiến lược trong kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp, quyết định đến sự thành công hay thất bại của các hoạt động có liên quan. Một doanh nghiệp chắc chắn không thể tồn tại nếu như giá thu mua đầu vào cao hơn so với những lợi nhuận bán ra, công việc bán các sản phẩm, dịch vụ trở nên phi thực tế.

Xem thêm: Việc làm nhân viên thu mua vật tư hấp dẫn tại đây!

2. Công việc của một nhân viên thu mua trong doanh nghiệp

Một nhân viên thu mua là người thực hiện các công việc liên quan đến việc đảm bảo các nguyên vật liệu, các dịch vụ để phục vụ cho việc duy trì cũng như phát triển của một doanh nghiệp. Tất cả những mặt hàng đều phải được mua từ các nhà cung cấp uy tín và chất lượng nhất, tuân theo đúng như những thỏa thuận đã đưa ra của hai bên. Điều quan trọng nhất trong công việc của nhân viên thu mua là phải tìm được giá trị, lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp thông qua việc thỏa thuận thời gian mua hàng và các khoản chi phí với nhà cung cấp. Cụ thể công việc của họ là:

2.1. Xây dựng các kế hoạch mua hàng cụ thể

- Nhân viên thu mua là người tiếp nhận những yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu, thực hiện phân tích và xác định rõ ràng, chính xác yêu cầu đó như màu sắc, kích thước, các thông số kỹ thuật, các thành phần,...

- Xây dựng nên các kế hoạch để thu mua hàng hóa làm sao cho đảm bảo cung cấp đầy đủ nhất những nguyên vật liệu, các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2. Tìm kiếm các nhà cung cấp vật tư và trang thiết bị cho doanh nghiệp

- Đối với những mặt hàng đã nhập nhiều lần, nhân viên thu mua sẽ chỉ cần liên hệ với các nhà cung cấp đã có và thực hiện thu mua. Tuy nhiên, các nhân viên thu mua cũng cần phải kiểm tra lại giá cả từ các nguồn khác nhau để nắm được giá cả của thị trường và tạo những cơ hội để tìm được nhà cung cấp mới tốt hơn.

- Còn đối với những mặt hàng mới, quy trình tìm kiếm nhà cung cấp sẽ thực hiện theo các bước sau:

+ Với những mặt hàng là nguyên vật liệu thì nhân viên thu mua cần phải dựa vào các kết quả đánh giá của doanh nghiệp để lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp và đáp ứng tốt nhất những tiêu chuẩn đã đặt ra.

+ Tiếp đó, lập ra danh sách những nhà cung cấp tiềm năng nhất để liên hệ và thỏa thuận hợp tác.

+ Lựa chọn một số nhà cung cấp phù hợp nhất, có thể đáp ứng được những yêu cầu chất lượng về nguồn hàng.

+ Tiến hành đàm phán, thỏa thuận với các nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất cho doanh nghiệp.

+ Cuối cùng chính là yêu cầu về việc sử dụng hãng mẫu.

2.3. Tiến hành thu mua sản phẩm, dịch vụ

- Sau khi đã tìm kiếm được nhà cung cấp thì nhân viên thu mua sẽ tiến hành thỏa thuận và ký kết hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp phù hợp.

- Luôn theo dõi sát sao tiến độ giao hàng từ các nhà cung cấp.

- Cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật liên quan để kiểm tra chất lượng của sản phẩm, dịch vụ để có thể xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh hay phát hiện ra các mặt hàng không đạt yêu cầu.

2.4. Một số công việc liên quan khác

- Nhân viên thu mua còn đảm nhận công việc đánh giá các nhà cung cấp theo định kỳ cũng như xử lý các loại chứng từ thanh toán, sau đó chuyển đến bộ phận kế toán để họ quản lý.

- Đề xuất nhừn ý tưởng, phương án kinh doanh mới để nâng cao hiệu quả cho công việc trong hoạt động thu mua.

- Thực hiện công việc làm báo cáo tuần, tháng, quý, năm theo quy định và tham gia đầy đủ những buổi họp của bộ phận và công ty.

- Thực hiện một số công việc liên quan khác khi được quản lý yêu cầu.

Xem thêm: Danh sách việc làm nhân viên mua hàng tại đây, click ngay để có cơ hội việc làm tốt nhất!

3. Kỹ năng cần có của một nhân viên thu mua

Đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, việc có đội ngũ nhân viên thu mua giỏi và chuyên nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại. Vậy đâu là tiêu chuẩn để có thể đánh giá được năng lực thực sự của một nhân viên thu mua giỏi?

3.1. Am hiểu những kiến thức chuyên môn về hàng hóa và giá cả thị trường

Một nhân viên thu mua giỏi và chuyên nghiệp cần có sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ mà mình phụ trách và vị trí này thường được giao cho một số người quản lý bán hàng có năng lực tốt trong nội bộ doanh nghiệp hay những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực bán lẻ. Khi tìm kiếm các nhà cung cấp và nguồn hàng cho doanh nghiệp, các nhân viên thu mua cần phải biết rõ được những sản phẩm đó có đảm bảo chất lượng và mang lại hiệu quả kinh doanh hay không, từ đó đưa ra những chính sách, điều kiện cụ thể, phù hợp nhất với nhà cung cấp. Không chỉ vậy, một nhân viên thu mua giỏi còn phải dự đoán được những xu thế phát triển của thị trường, nhu cầu của khách hàng để tìm kiếm các mặt hàng, sản phẩm, dịch vụ phù hợp nhất, đồng thời loại bỏ được những mặt hàng chất lượng chưa tốt.

Xem thêm: Tất tần tật về lương nhân viên thu mua tại đây!

3.2. Kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt

Là người trực tiếp làm việc, trao đổi với các nhà cung cấp, thỏa thuận và ký kết các hợp đồng nên kỹ năng giao tiếp, đàm phán là yếu tố không thể thiếu đối với mỗi nhân viên thu mua. Thực tế có thể thấy, không có hoạt động mua hàng nào mà không có đàm phán, mặc cả với các nhà cung cấp. Nhân viên thu mua có thể là những người lạnh lùng, quyết đoán, tuyệt đối không để cảm xúc chi phối hành động, cho dù các nhà cung cấp có đang trong tình trạng như thế nào, vẫn khéo léo đưa ra những điều kiện có lợi nhất cho doanh nghiệp của mình. Và điều này rất cần thiết trong hoạt động kinh doanh. Khả năng giao tiếp tốt cũng giúp tạo được thiện cảm, sự tin tưởng đối với các đối tác, khách hàng, từ đó hoạt động thu mua sẽ diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn, tạo được hiệu quả tốt cho doanh nghiệp.

3.3. Năng động, sáng tạo và bắt kịp xu thế của thị trường

Để trở thành một nhân viên thu mua giỏi thì không chỉ dừng lại ở việc tìm kiêm các nguồn hàng hay đi khảo sát, điều tra giá cả mà còn cần phải liên tục cập nhật các tin tức, những chuyển biến của thị trường một cách nhanh nhất. Tất cả những biến động, khủng hoảng truyền thông hay các chính sách ưu đãi đều có ảnh hưởng đến việc thu mua và trao đổi hàng hóa của các doanh nghiệp. Do đó, nhân viên thu mua cần phải nắm bắt kịp thời những yếu tố đó của thị trường để có phương án giải quyết kịp thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

3.4. Một số kỹ năng khác

Bên cạnh những kỹ năng trên, nhân viên thu mua cũng cần phải rèn luyện và đáp ứng một số tiêu chí sau để đảm bảo cho công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất:

- Kỹ năng quản lý điều hành nguồn cung ứng

- Kỹ năng theo dõi các vấn đề tài chính

- Kỹ năng xây dựng các mối quan hệ tốt với nhà cung cấp

- Kỹ năng tổ chức

- Kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt

- Khả năng chịu áp lực công việc

4. Kinh nghiệm xin việc làm vị trí nhân viên thu mua

Hiện nay, với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của nền kinh tế, nhu cầu nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp cũng không ngừng tăng lên thì việc tìm kiếm một công việc về lĩnh vực thu mua không phải là điều quá khó khăn. Tuy nhiên, với những bạn mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm trong ứng tuyển xin việc làm thì cần phải lưu ý một số vấn đề quan trọng để không đánh mất cơ hội của mình một cách đáng tiếc.

4.1. Tích lũy các kỹ năng thực tế

Đối với bất kỳ công việc nào, nhất là các vị trí quan trọng trong doanh nghiệp thì kiến thức và kỹ năng làm việc là yếu tố không thể thiếu. Ngoài việc nắm bắt những kiến thức chuyên ngành được học ở trường, các bạn cũng cần phải tìm hiểu, nghiên cứu và có trải nghiệm thực tế với, vận dụng những kiến thức đó vào đời sống xã hội. Đặc biệt, kỹ năng chuyên môn là tiêu chí rất quan trọng để đánh giá năng lực của mỗi người khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên thu mua. Việc bạn có những kỹ năng như giao tiếp tốt, biết quan sát và lắng nghe, chịu được áp lực công việc,... chắc chắn sẽ là lợi thế khi xin việc tại các công ty, doanh nghiệp. Chính vì vậy, ngay từ khi còn đi học, hãy không ngừng tích lũy thật nhiều kiến thức và kỹ năng, kinh nghiệm thực tế để có thể tạo cho mình những cơ hội việc làm tốt nhất trong tương lai.

4.2. Không ngừng trau dồi, lĩnh hội kiến thức chuyên môn

Kiến thức luôn là vô hạn và chưa bao giờ đủ đối với mỗi người, bên cạnh những bài học trên trường lớp, bạn cũng cần phải tự tìm kiếm những thông tin, kiến thức liên quan từ các trung tâm đào tạo, các trang web uy tín, cộng đồng học tập cũng như đọc nhiều sách về kỹ năng đàm phán, nghệ thuật giao tiếp,... để trau dồi và lĩnh hội thêm nhiều điều hữu ích, nâng cao trình độ của bản thân. Đây là việc hết sức quan trọng nếu bạn muốn trở thành một nhân viên thu mua giỏi và chuyên nghiệp. Bởi thực tế, với nguồn nhân lực và sự cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay, nếu như không đủ kiến thức, kỹ năng và trình độ chuyên môn cao, bạn sẽ khó có thể vượt qua được các đối thủ khác và giữ lấy cơ hội việc làm của mình.

Việc làm nhân viên thu mua

4.3. Theo dõi thông tin tuyển dụng và lựa chọn nơi làm việc phù hợp

Một kinh nghiệm quan trọng khi xin việc vị trí nhân viên thu mua chính là lựa chọn được một môi trường làm việc chất lượng. Vậy câu hỏi đặt ra là tìm kiếm ở đâu?

Thực tế đối với những bạn sinh viên mới ra trường thì việc có thể tự tìm kiếm các mối quan hệ và các doanh nghiệp tốt là rất khó. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, nhất là Internet cùng sự ra đời của hàng loạt những trang web tuyển dụng thì việc tìm kiếm một công ty làm việc đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nổi bật nhất phải kể đến đó là website Timviec365.vn – nơi cung cấp những việc làm hấp dẫn và uy tín nhất dành cho ứng viên có nhu cầu tìm việc. Tại đây, các bạn có thể theo dõi và tìm kiếm việc làm nhân viên thu mua theo địa điểm, mức lương,... theo mong muốn của bản thân. Từ đó có thể lựa chọn ứng tuyển vào một doanh nghiệp uy tín, chất lượng và có một công việc đáng mơ ước.

4.4. Chú ý về hồ sơ xin việc làm nhân viên thu mua

Hồ sơ xin việc là yếu tố vô cùng quan trọng, không thể thiếu đối với bất kỳ ai khi xin việc làm. Và với vị trí nhân viên thu mua, bạn cần phải tạo một bộ hồ sơ, trong đó cần chú ý nhất là CV xin việc để cung cấp cho nhà tuyển dụng những thông tin cần thiết khi ứng tuyển. Việc có một mẫu CV ấn tượng và độc đáo chắc chắn sẽ là một lợi thế lớn giúp bạn được lựa chọn và mở ra cơ hội việc làm cho bản thân. Bạn có thể tự thiết kế cho mình một mẫu CV hoặc cũng có thể tham khảo một số mẫu CV cũng như cách viết CV chuyên nghiệp trên website Timviec365.vn để tạo cho mình một bộ hồ sơ hoàn hảo nhất khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên thu mua.

Hiện nay, nghề thu mua đang ngày càng trở nên “hot” tại Việt Nam, đặc biệt là trong bối cảnh bùng nổ của công nghệ thông tin giúp cho khoảng cách giữa người thu mua và nhà cung cấp cũng ngày càng rút ngắn. Đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với những bạn mới bước chân vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Timviec365.vn, các bạn sẽ nắm được những thông tin quan trọng và hữu ích nhất cho công việc cũng như kinh nghiệm xin việc làm vị trí nhân viên thu mua nhé!