Hiểu sâu về quản lý điều hành - những thông tin hữu ích cho bạn

1. Hiểu đúng về vị trí quản lý điều hành

Hầu hết tất cả mọi người đều cho rằng, những nhà quản lý điều hành phải có kiến ​​thức và kỹ năng quản trị dự án. Do đó, họ tin rằng Quản lý điều hành nên tham gia các khóa học dạy các kỹ năng kỹ thuật thiết kế, lập kế hoạch và kiểm soát dự án. Quản lý điều hành có thể áp dụng phương pháp “cầm tay chỉ việc”, theo đó người quản lý dự án được phép lập kế hoạch và thực hiện dự án hoặc phương pháp quản lý vi mô trong đó từng chi tiết được kiểm tra và chất vấn. 

Một ví dụ về quản lý vi mô là khi một Giám đốc điều hành thực hiện việc lập lịch và phân tích chi phí cho một dự án lớn - cho đến khi dự án không đạt được mục tiêu của nó. Một ví dụ về cách tiếp cận chung tay là khi Người quản lý điều hành thiết lập các mốc quan trọng và chỉ quản lý các mốc đó. Nhận xét của chung của vị trí này thường cho rằng “tôi trao quyền cho mọi người trong dự án làm bất cứ điều gì họ muốn giữa các mốc thời gian miễn là họ đạt được các mốc đó."

Các dự án thuộc mọi quy mô và mọi mức độ ưu tiên cần có sự tham gia của Ban quản lý điều hành để phân bổ các nguồn lực cần thiết một cách thích hợp cho các dự án. Các dự án quan trọng nhất đối với tổ chức thường cần sự tham gia của Quản lý điều hành nhiều hơn so với các dự án mang tính chất thường ngày của tổ chức. Mức độ tham gia của Quản lý điều hành vào các dự án và các vấn đề liên quan đến dự án được đối chiếu với các nhà quản lý dự án để thể hiện sự khác biệt về yêu cầu kiến ​​thức.  Và chúng tôi suy ra vai trò của Quản lý điều hành từ việc so sánh.

Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội

2. Nhiệm vụ, trách nhiệm và mục tiêu công việc của các nhà quản lý điều hành

Các nhà quản lý điều hành sẽ có trách nhiệm thực hiện tốt rất nhiều mục tiêu, trách nhiệm và công việc khác nhau. Nổi bật trong số đó là:

2.1. Xác định các mục tiêu chiến lược cho tổ chức

- Quản lý điều hành đặt ra các mục tiêu chiến lược cho tổ chức và sử dụng các dự án để đáp ứng các mục tiêu đó. Các yêu cầu của các mục tiêu chiến lược phải chảy xuống các dự án và các Nhà quản lý điều hành phải đảm bảo các dự án có sự liên kết trực tiếp với các mục tiêu. Bất kỳ thay đổi nào đối với các mục tiêu chiến lược đều có thể là nguyên nhân dẫn đến thay đổi đối với các dự án như chấm dứt, sửa đổi hoặc tiếp tục theo các mục tiêu dự án khác nhau.

- Người quản lý dự án thực hiện các dự án dưới sự hướng dẫn của Quản lý điều hành trong khi đảm bảo các mục tiêu của dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

- Vai trò số 1 đối với Quản lý điều hành. Cung cấp cho người quản lý dự án hướng dẫn bổ sung cho các mục tiêu chiến lược của tổ chức và theo dõi sự phù hợp của các mục tiêu chiến lược với mục tiêu dự án.

2.2. Xác định và lựa chọn dự án

- Quản lý điều hành lựa chọn các nỗ lực theo đuổi như các dự án và đảm bảo những nỗ lực này mang lại hiệu quả kinh doanh tốt cho tổ chức.

- Người nhận nhiệm vụ xây dựng kế hoạch để thực hiện các dự án được ủy quyền.

Vai trò số 3 đối với Quản lý điều hành. Chọn những nỗ lực làm việc đóng góp vào hoạt động kinh doanh của tổ chức và từ chối những hoạt động tiêu thụ tài nguyên mà không có lợi ích cần thiết.

2.3. Thiết kế chiến lược tổ chức cho các dự án

- Quản lý điều hành thiết kế tổ chức để đáp ứng chiến lược của tổ chức về cách tổ chức sẽ thực hiện quản lý dự án. Người ta có thể thiết kế tổ chức để sử dụng các danh mục đầu tư, chương trình và dự án. Danh mục đầu tư là sự kết hợp của nhiều dự án dưới sự chỉ đạo của người quản lý danh mục đầu tư, người phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ dự án. Chương trình là một chuỗi các dự án được kết nối với nhau và dẫn đến một sản phẩm duy nhất, chẳng hạn như phát triển máy bay lớn sử dụng các dự án chế tạo các bộ phận của máy bay.

- Các nhà quản lý dự án làm việc trong thiết kế tổ chức do Quản lý điều hành thiết lập. Thông thường, các nhà quản lý dự án có rất ít ảnh hưởng đến thiết kế tổ chức hoặc cơ cấu quản lý trên cấp độ dự án.

Việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh

- Vai trò số 3 đối với Quản lý điều hành. Thiết kế tổ chức thực hiện quản lý dự án để đáp ứng tốt nhất chiến lược của tổ chức về việc sử dụng các dự án làm cơ sở xây dựng thành công cho tổ chức.

2.4. Theo dõi tiến độ dự án

- Quản lý điều hành theo dõi tiến độ chung của các dự án, thường là dựa vào các mốc quan trọng, để đo lường hiệu suất của dự án. Đánh giá về tiến độ và hướng dẫn mới được thực hiện hàng tháng, hai tháng hoặc hàng quý.

- Người quản lý dự án theo dõi tiến độ ở cấp độ gói công việc để xác định hiệu suất của dự án. Việc đánh giá tiến độ và các hành động khắc phục thường được thực hiện hàng tuần.

2.5. Thay đổi kế hoạch dự án

Vai trò số 4 đối với Quản lý điều hành. Theo dõi tiến độ dự án theo định kỳ để đảm bảo tiến độ thực hiện so với kế hoạch.

- Quản lý điều hành phê duyệt những thay đổi quan trọng đối với kế hoạch dự án. Giám đốc Điều hành phê duyệt kế hoạch ban đầu và xem xét tác động của tất cả các thay đổi lớn trước khi phê duyệt những thay đổi đó.

- Người quản lý dự án yêu cầu phê duyệt để thực hiện những thay đổi đáng kể đối với kế hoạch dự án.

- Vai trò số 5 đối với Quản lý điều hành. Phê duyệt hoặc từ chối những thay đổi quan trọng đối với kế hoạch dự án.

2.5. Phân bổ nguồn lực cho các dự án

- Quản lý điều hành phân bổ các nguồn lực của tổ chức cho các dự án (và các công việc khác) dựa trên mức độ ưu tiên của công việc. Sự cấp thiết của nhu cầu về nguồn lực (nhân viên, tiền bạc, những thứ khác) được thực hiện dựa trên sứ mệnh của tổ chức và các cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng.

- Người quản lý dự án yêu cầu nguồn lực từ Quản lý điều hành thông qua các kế hoạch và tài liệu khác. Các nguồn lực được giao được sử dụng trong phạm vi dự án để theo đuổi các mục tiêu của dự án.

- Vai trò số 6 đối với Quản lý điều hành. Phân bổ nguồn lực cho các dự án phù hợp với các ưu tiên của tổ chức và cam kết với khách hàng để thực hiện.

2.6. Lãnh đạo cho các dự án

- Quản lý điều hành phát triển và nuôi dưỡng các nhà quản lý dự án thông qua nhiều phương tiện khác nhau như đào tạo, cố vấn, huấn luyện và tương tự. Ví dụ như việc làm trưởng phòng kinh doanh dự án được phát triển nuôi dưỡng của giám đốc dự án. Quản lý điều hành đáp ứng nhu cầu của tổ chức về năng lực quản lý dự án bằng cách lựa chọn các nhà quản lý dự án và xây dựng dựa trên năng lực của họ.

- Người quản lý dự án thể hiện khả năng lãnh đạo trong nhóm dự án để hoàn thành các mục tiêu của dự án. Các nhà quản lý dự án cũng phát triển các nhà lãnh đạo trong dự án và đóng vai trò là hình mẫu cho các nhà quản lý dự án tham vọng.

Vai trò số 7 đối với Quản lý điều hành. Phát triển các nhà quản lý dự án như những người lãnh đạo trong tổ chức và mở rộng khả năng của họ để đảm nhận ngày càng nhiều trách nhiệm hơn cho sự thành công của dự án.

2.7. Kiến thức quản lý dự án cho quản lý điều hành

Như đã thấy từ danh sách ngắn các vai trò của Quản lý điều hành, có một số sự trùng lặp về kiến ​​thức quản lý dự án. Tuy nhiên, vai trò tổng thể của Giám đốc Điều hành là trở thành người chăn dắt tốt cho tổ chức - các dự án là một phần trách nhiệm đó. Để đáp ứng các trách nhiệm, nhóm Quản lý Điều hành của bạn cần có nền tảng kiến ​​thức bao gồm nhiều chủ đề sau.

- Các Mục tiêu Chiến lược cho Tổ chức: Biết các mục tiêu và cách các dự án đóng góp vào thành công của tổ chức. Quản lý điều hành phải chuyển các mục tiêu rộng này sang các dự án cụ thể. Nếu các mục tiêu chiến lược thay đổi, Giám đốc điều hành phải có khả năng đánh giá các dự án có thể đóng góp vào các mục tiêu này và sắp xếp các dự án theo các mục tiêu mới.

- Thiết kế Cơ cấu tổ chức để Điều chỉnh tốt nhất các Dự án: Quản lý điều hành cần biết về danh mục dự án, chương trình và dự án. Dự án là khối xây dựng cơ bản cho các danh mục đầu tư và chương trình, và các dự án thường được phân loại theo quy mô nhỏ, vừa và lớn. Quản lý điều hành cần biết cách thiết kế cơ cấu tổ chức để hoàn thành tốt nhất công việc kinh doanh của tổ chức.

- Lựa chọn dự án: Quản lý điều hành cần phát triển các tiêu chí hướng dẫn quá trình lựa chọn dự án để đảm bảo các dự án mang lại lợi ích mong muốn khi hoàn thành. Quá trình lựa chọn có thể xem xét rủi ro, sự phức tạp về kỹ thuật hoặc quản lý, sự sẵn có của các nguồn lực, sự phù hợp với mục đích kinh doanh, lợi nhuận dự kiến ​​và sự phát triển năng lực của tổ chức.

3. Vai trò của vị trí quản lý điều hành là gì?

Vai trò của vị trí này rất quan trọng, cụ thể họ sẽ:

- Đánh giá Dự án và Chương trình. Quản lý điều hành cần biết cách tiến hành đánh giá công việc đang thực hiện và dự kiến ​​tiến độ trong tương lai. Đây thường là xem xét kế hoạch dự án để xác định tỷ lệ năng suất cho công việc đã hoàn thành, tình trạng hiện tại so với hoàn thành kế hoạch và công việc dự kiến ​​trong tương lai. Đối với đánh giá hàng quý, định dạng thường là những gì đã xảy ra trong quý vừa qua, những gì đang xảy ra trong quý này và những gì được lên kế hoạch cho quý tiếp theo.

- Các ngưỡng thay đổi. Ban Giám đốc Điều hành cần biết khi nào có chỉ định can thiệp. Thông thường, Quản lý điều hành không hỗ trợ người quản lý dự án cho đến khi dự án ở ngưỡng thất bại. Người quản lý dự án được thay đổi và người quản lý dự án mới được cung cấp những gì mà người quản lý dự án trước đó cần để làm cho dự án thành công. Việc can thiệp sớm hơn có thể đã tiết kiệm được nhiều công sức và thời gian. Thiết lập một số ngưỡng để Quản lý điều hành hành động khi bắt đầu dự án sẽ kích hoạt sự tham gia vào một dự án thất bại.

- Lãnh đạo cho Quản lý điều hành. Người quản lý điều hành có thể đóng vai trò là hình mẫu cho người quản lý dự án và nhóm dự án thông qua các hành động đúng đắn. Một mục quan trọng là đưa ra quyết định kịp thời và hỗ trợ. Nếu người quản lý dự án không thành công, thì người quản lý điều hành cũng thất bại. Các hành động hoặc không thực hiện của Quản lý điều hành có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến các dự án và người quản lý dự án khi đó được coi là không đáp ứng được các yêu cầu.

Như đã thấy từ cách xử lý ngắn gọn này về các vai trò mà Quản lý điều hành phải có đối với các dự án, có sự khác biệt rõ ràng so với vai trò của người quản lý dự án. Mặc dù vai trò của Người quản lý điều hành có thể khác nhau giữa các tổ chức khác nhau, nhưng vẫn có trách nhiệm bảo vệ lợi ích của tổ chức bằng giao diện phù hợp với người quản lý dự án. Lựa chọn và hỗ trợ các dự án đóng vai trò là khối xây dựng cho sự thành công của tổ chức có thể là chức năng chính, nhưng Quản lý điều hành có thể thành công bằng cách làm cho người quản lý dự án thành công.

Sự khác biệt cơ bản giữa hai vai trò, tức là Giám đốc điều hành và người quản lý dự án, là trọng tâm. Người quản lý điều hành chịu trách nhiệm đáp ứng các mục tiêu chiến lược và kinh doanh chung của tổ chức và người quản lý dự án chịu trách nhiệm đáp ứng các mục tiêu của dự án. Quản lý điều hành phải duy trì một cái nhìn sắc bén về tổ chức và một cái nhìn chung về từng dự án để đảm bảo sự hội tụ về các mục tiêu. Tương tự, các nhà quản lý dự án phải duy trì một cái nhìn sắc bén về dự án để đảm bảo sự hội tụ về các mục tiêu của nó.

Khi mỗi nhà quản lý hiểu và có đủ năng lực trong vai trò của mình, tổ chức sẽ nhận được kết quả tốt nhất. Việc quản lý trùng lặp các dự án không mang lại lợi ích gì, nhưng việc giám sát và đặt câu hỏi của Quản lý điều hành đo lường mức độ tiến triển của dự án đối với các mục tiêu của nó.

Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn đi tìm câu trả lời chuẩn xác cho vị trí quản lý điều hành.