Phần mềm chat nội bộ sử dụng phổ biến cho các doanh nghiệp

1. Tại sao nên sử dụng phần mềm chat nội bộ?

Từ lâu việc sử dụng phần mềm chat nội bộ đã được đánh giá làm tăng độ hiệu quả trong việc khi hạn chế được tình trạng nhân viên bị xao nhãng bởi các vấn đề khác. Đồng thời, phần mềm chat nội bộ còn là công cụ quản lý cực kỳ hiệu quả qua các tính năng quản lý lịch sử trò chuyện, nhắc nhở lịch làm việc, thông báo,... Bên cạnh đó, các phần mềm này cũng lưu trữ tài liệu chia sẻ nội bộ giúp nhân viên có thể dễ dàng truy cập một cách nhanh chóng.

2. Top 9 phần mềm chat nội bộ cho doanh nghiệp

2.1. Phần mềm Bitrix24

Đây là phần mềm được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các công ty khởi nghiệp. Phần mềm Bitrix24 được đánh giá là hiện đại nhưng lại rất dễ dùng. Ứng dụng này có thể mang đến nhiều các chức năng cho phép các quản lý hoạt động doanh nghiệp một cách hiệu quả. 

Bên cạnh đó, nó còn có rất nhiều các tính năng khác như tạo kế hoạch, giao việc, nhắc nhở nhân viên khi gần đến deadline. Đương nhiên một phần mềm chat nội bộ cũng không thể nào thiếu chức năng gọi video nhóm, chia sẻ tệp tin và lịch trình. Ứng dụng này có thể sử dụng trên tất cả các nền tảng như: Mac, Windows, iOS, Android.

2.2. Phần mềm Slack

Slack là một công cụ nội bộ được rất nhiều doanh nghiệp ưa thích. Tuy không có nhiều chức năng và hiện đại như phần mềm Bitrix24 nhưng Slack vẫn có thể đáp ứng mọi nhu cầu liên lạc và làm việc nhóm một cách hiệu quả.

Giao diện của Slack có phần đơn giản và chứa một số kênh khác nhau. Môi kênh sẽ được sử dụng cho một chủ đề riêng khi chat nội bộ. Nếu bạn muốn tạo kênh riêng thì Slack cũng sẽ cung cấp sẵn tính năng này để bạn tùy ý sử dụng. Bên cạnh đó, bạn có thể nhắn tin riêng cho một hoặc một số đồng nghiệp.

Dù khá hữu ích cho các doanh nghiệp nhưng phần mềm Slack vẫn có nhược điểm nhỏ khi khiến người dùng đôi khi cảm thấy quá tải và dễ mất tập trung. Hệ thống thông báo cũng sẽ liên tục hiện các tin nhắn mới theo thời gian thực (tương tự như sử dụng Zalo). Tuy nhiên, bạn cũng không cần quá lo lắng vì Slack cho phép bạn cài đặt chế độ thông báo. Do vậy, để không bị mất tập trung do có tin nhắn mới thì bạn hãy tùy chỉnh cài đặt thông báo trước nhé. Ứng dụng Slack có thể sử dụng trên các nền tảng Linux, Mac, Windows, Android, iOS.

2.3. Phần mềm Google Hangouts

Ứng dụng này đã ra đời vào năm 2013 và được nâng cấp, cải tiến vào cuối năm 2018. Đây chính là phần mềm do Google tạo ra nên được tích hợp, truy xuất dữ liệu từ Google Docs, Google Photo, Google lịch, Drive. Điều này giúp mang đến sự thuận tiện trong việc trao đổi thông tin giữa các đồng nghiệp được tối ưu nhất.

Ngoài ra, phần mềm Google Hangouts còn mang đến sự trải nghiệm mượt mà, trơn tru cho các cuộc gọi video. Kết hợp với box chat thông minh được thiết kế dựa trên nền tảng công nghệ AL có năng ghi nhất tất cả những điều bạn cần giúp làm tăng hiệu quả công việc. Ứng dụng này được sử dụng trên các nền tảng như: Mac, Windows, iOS, Android.

2.4. Phần mềm Microsoft Teams

Ưu điểm lớn nhất của phần mềm này chính là khả năng đồng bộ những ứng dụng văn phòng của Microsoft (Excel, Word, Outlook, Powerpoint). Nhờ có vậy mà việc trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn bao giờ hết.

Ngoài ra, Microsoft Team cũng có tính năng soạn thảo văn bản để tạo các thông báo, ghi chú từ điển wiki liên kết tài liệu lại với nhau. Có thể nói Microsoft Team tổng hợp tất cả các phần mềm trên mọi lĩnh vực chỉ trong một ứng dụng chat nội bộ giúp bạn có thể làm việc nhóm. Ứng dụng có thể dễ dàng sử dụng được trên mọi thiết bị với tất cả các nền tảng như Mac, Windows, iOS, Android.

2.5. Phần mềm Skype Business

Thừa hưởng từ nền tảng công nghệ Skype thì Skype Business mang đến cho khách hàng trải nghiệm tính năng chat và cuộc gọi video ưu việt. Với Skype Business, bạn có thể tạo nhóm chat lên tối đa là 250 người, vừa có thể thảo luận, ghi chú và đóng góp ý kiến qua Whiteboard. Thêm vào đó, phần mềm còn có các tính năng cho bạn trình chiếu Slide power Point hay chia sẻ màn hình qua laptop hoặc máy tính. Đây chính là công cụ tiện ích cho việc trao đổi thông tin nội bộ, quản lý dự án. Ứng dụng Skype Business có thể sử dụng trên nhiều nền tảng như Mac, iOS, Windows, Android.

Sử dụng phần mềm chat nội bộ Skype Business có thể đưa thông tin một cách nhanh chóng đến với nhân viên giúp nâng cao truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Đây chính là yếu tố quan trọng giúp cho doanh nghiệp gắn kết các thành viên trong công ty để nâng cao hiệu quả trong công việc.

2.6. Phần mềm Blog In

Đây cũng là một công cụ giao tiếp lý tưởng và là nền tảng lưu trữ thông tin dữ liệu, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp. Phần mềm Blog In cho phép người dùng có thể chia sẻ tin tức, đề xuất ý kiến, nhận phản hồi.

Mục đích chính của ứng dụng Blog in là đảm bảo tất cả nhân viên không được bỏ sót bất kỳ thông báo nào của doanh nghiệp thông qua việc thu thập toàn bộ thông tin có liên quan và sắp xếp chúng lại một nơi duy nhất. Chính nhờ tính năng mày mà nhiều nhân viên không mất thời gian tìm kiếm dữ liệu. Ứng dụng Blogin cũng phù hợp sử dụng trên nhiều nền tảng như các phần mềm chat nội bộ trên.

2.7. Phần mềm Trello

Có thể nói đây là là mềm giao tiếp nội bộ tuyệt vời. Trello rất phù hợp cho việc kiểm soát, ghi nhớ nhiệm vụ và xem lại lịch sử hoạt động của các nhóm trước đó. Ngoài ra, Trello còn cho phép bạn có thể tạo nhiều bản danh sách các nhiệm vụ khác nhau. Đồng thời, phần mềm Trell còn hỗ trợ chức năng phân công nhiệm vụ cho các thành viên.

Không chỉ có vậy, Trello còn giúp quản lý và kiểm tra một cách chặt chẽ các công việc hoàn thành hoặc đang thực hiện thuộc về thành viên nào. Tiếp đến là những tính năng gán nhãn, upload dữ liệu, checkbox, bình luận đều được thêm vào để bổ trợ cho nhiệm vụ. Ứng dụng Trello có thể sử dụng trên các nền tảng như Mac, Android, Windows, iOS.

2.8. Phần mềm Chatwork

Đúng như tên gọi thì Chatwork là một ứng dụng giao tiếp phù hợp với nhu cầu sử dụng để liên lạc nhiều nhóm đối tượng như đồng nghiệp cùng phòng, đồng nghiệp trong nhóm dự án, đối tác và khách hàng.

Phần mềm Chatwork tạo kênh kết nối hiệu quả giúp phục vụ đắc lực trong công việc. Với phần mềm chat nội bộ này, mỗi người sẽ được gắn một Chatwork ID và ID này sẽ giúp cho các thành viên có thể mời người khác tham gia nhóm chat. Bên cạnh đó, các thành sidebar bên phải để hiển thị nhắc nhở, ghi chú, mang đến sự tiện lợi cho bạn trong quản lý công việc, các hoạt động doanh nghiệp trên nhiều nhóm chat khác nhau.

2.9. Phần mềm Hipchat

Hipchat là một trong những phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp đa nền tảng có từ rất lâu đời. Đây là phần mềm chủ yếu tập trung vào sự trải nghiệm giao tiếp, trò chuyện. Trong đó, bạn có thể chat riêng với mỗi người trong danh sách hoặc phòng room hay mời những thành viên không thuộc nhóm, đối tác, khách hàng cùng tham gia vào phòng chat để thuận tiện cho trao đổi công việc và phát triển các mối quan hệ.

Tuy có mặt trên thị trường từ rất lớn nhưng không vì thế mà Hipchat trở nên lỗi thời. Bởi các tính năng liên kết với các ứng dụng giao tiếp phổ biến khác như Jira, Trello nhằm tăng thêm sự tiện lợi, hữu dụng khi trao đổi thông tin nội bộ hoặc làm việc nhóm.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây bạn đã nắm được thông tin về các phần mềm chat nội bộ trong doanh nghiệp. Hãy lựa chọn phần mềm nào phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp mình và sử nó để tăng hiệu quả công việc nhé.