Quay lại

Project scope là gì? Các bước thực hiện khi quản lý Project scope

Tác giả: Hoàng Hiền Monday , 19/04/21

Bạn đã từng nghe đến Project Scope là gì? Đối với những nhà quản lý dự án chắc hẳn thuật ngữ này đã khá quen thuộc. Tuy nhiên nếu bạn mới học hay làm về quản lý dự án bạn sẽ không ngừng thắc mắc về thuật ngữ này. Vậy hiểu Project scope như thế nào cho đúng? Cùng đọc ngay bài viết này để hiểu hơn về Project scope cũng như các vấn đề liên quan nhé.

1. Thực ra Project scope rất dễ hiểu

Project được hiểu là dự án, scope có nghĩa là phạm vi. Vì vậy cả cụm thuật ngữ Project scope được hiểu là phạm vi dự án. Tại sao nhà quản lý dự án lại coi Project scope là một bước rất quan trọng? Đọc tiếp các thông tin tiếp theo từ timviec365.vn nhé.

Thực ra Project scope rất dễ hiểu
Thực ra Project scope rất dễ hiểu

Chắc hẳn rất nhiều người thắc mắc phạm vi dự án cụ thể là gì. Hãy đến với ví dụ sau: khi bạn có dự án đi làm từ thiện. Bước đầu tiên bạn cần làm là lập kế hoạch các thông tin chi tiết. Phạm vi dự án nằm trong bước này. Bạn cần xác định có bao nhiêu người tham gia cùng bạn, bạn cần chuẩn bị bao nhiêu đồ cho bao nhiêu người, thời gian chuẩn bị là bao lâu,... Việc xác định những chi tiết này chính là bạn đang xác định phạm vi dự án.

Điều này đã chứng minh phạm vi dự án là vô cùng quan trọng và quản lý phạm vi dự án cũng là một công việc quan trọng đối với người quản lý dự án. Khi thực hiện những dự án lớn, người quản lý cần kiểm tra, lập kế hoạch và phạm vi dự án.

Tóm lại, xác định Project scope là xác định nhiệm vụ, thời gian, mục tiêu và các chi phí của dự án. Việc này giúp bạn xác định được phạm vi, ranh giới dự án của mình và quản lý các công việc, bộ phận liên quan. Sau khi xác định được những yếu tố trên, người quản lý sẽ ghi lại hay cập nhật trong file có sẵn. Giấy tờ này được gọi là tuyên bố công việc (viết tắt của Statement of Work). Tài liệu này sẽ được sử dụng trong toàn bộ quá trình quản lý dự án, nó được coi là tài liệu chuẩn để các nhân viên nhìn vào và xác định cũng như thực hiện công việc. Dựa vào bản tuyên bố phạm vi dự án này, nhà quản lý sẽ xác định những thay đổi cần thiết trong quá trình thực hiện dự án.

Project scope là phạm vi dự án
Project scope là phạm vi dự án

Các bên liên quan (Stakeholders) cần được biết về phạm vi dự án. Lưu ý này rất quan trọng trong xác định phạm vi. Phạm vi dự án được kiểm duyệt bởi các bên liên quan sẽ làm giảm những lỗi bạn có thể mắc phải. Người quản lý dự án không thể chắc chắn kế hoạch thực thi dự án của họ chính xác. Trường hợp xấu nhất, người quản lý dự án phải gánh hết trọng trách nếu xảy ra bất kỳ lỗi lầm nào. Vì họ không có ai để kiểm soát hay chứng kiến, chấp thuận.

Vậy làm sao để xác định phạm vi dự án hiệu quả? Những yếu tố nào cần quan tâm về phạm vi dự án?

2. Tìm hiểu cách xác định phạm vi dự án hiệu quả

Trước khi hoàn thành việc xác định phạm vi dự án, nhà quản lý cần đưa ra một số tiêu chí, giả định và dữ liệu. Nhưng có quá nhiều tiêu chí và thông tin khiến bạn không biết chọn lọc cái nào? Timviec365.vn đã tổng hợp một số tiêu chí cơ bản giúp nhà quản lý dự án dễ dàng xác định phạm vi.

Đầu tiên nhà quản lý cần xác định sản phẩm cuối cùng. Cần xác định sản phẩm cả bên trong lẫn bên ngoài, những sản phẩm mà bạn đang thực hiện quảng bá hay bán hàng.

Thứ hai, xác định chức năng và các dữ liệu liên quan. Các dữ liệu ở đây như tài liệu, thỏa thuận, các quy trình quản lý,...

Tìm hiểu cách xác định phạm vi dự án hiệu quả
Tìm hiểu cách xác định phạm vi dự án hiệu quả

Thứ ba là dự đoán các biến đổi có thể xảy ra. Việc dự đoán biến đổi trong phạm vi dự án rất quan trọng. Điều này giúp nhà quản lý dự án lường trước được những sự việc có thể thay đổi trong phạm vi dự án và đưa ra những sự chuẩn bị hay giải pháp thích hợp.

Một số tiêu chí khác cần xác định trong phạm vi dự án có thể kể đến như thời gian, địa điểm, sự kiện hay một vài quy trình cụ thể khác. Hay nhà quản lý dự án có thể xác định thêm danh tính khách hàng, những bên liên quan dự án từ trong ra ngoài,.. 

Nếu không xác định phạm vi dự án trong bước lập kế hoạch, chắc chắn dự án của bạn sẽ mang rất nhiều thiếu sót, không thể đưa ra cách giải quyết phù hợp khi biến đổi các yếu tố trong dự án. Chưa kể, rất nhiều dự án đã thất bại vì không xác định phạm vi dự án hoặc coi phạm vi dự án là không cần thiết. Phạm vi dự án giúp quản lý tốt hơn.

3. Lợi ích mà phạm vi dự án đem lại

Lợi ích mà phạm vi dự án đem lại
Lợi ích mà phạm vi dự án đem lại

Như đề cập ở trên, phạm vi dự án giúp quản lý tốt hơn. Ngoài ra còn có lợi ích nào mà nó mang lại nữa không?

- Lập kế hoạch và thiết lập các mục tiêu của dự án một cách rõ ràng và cụ thể.

- Giúp nhà quản lý hiểu rõ về dự án đang thực hiện, tránh sự mơ hồ.

- Nhìn nhận và đánh giá các tiêu chí để xác định vị trí dự án.

- Được các bên liên quan và nhà quản lý cấp cao đề cao.

4. Quy trình quản lý phạm vi dự án hiệu quả

Quy trình quản lý phạm vi dự án hiệu quả
Quy trình quản lý phạm vi dự án hiệu quả

Sau khi xác định các tiêu chí để đảm bảo phạm vi dự án hiệu quả thì làm thế nào để quản lý dự án hiệu quả dựa trên các tiêu chí đó? Quản lý dự án hiệu quả cũng chính là quản lý phạm vi hiệu quả. Quản lý phạm vi dự án hiệu quả là việc thu được kết quả dự án tốt. Chẳng hạn như thời gian hoàn thành dự án đúng hoặc ngắn hơn kế hoạch, ngân sách đặt ra phù hợp với quy mô dự án,...do đó để quản lý phạm vi dự án tốt, bạn có thể tham khảo theo ba điều sau:

- Xác định phạm vi: chính là xác định tiêu chí của dự án. Sau khi hoàn thành bước này, nhà quản lý cần trao đổi với nhóm của mình và các bên liên quan. Dĩ nhiên là nhà quản lý cần sự chấp thuận của các bên liên quan trước khi trao đổi công việc với các thành viên trong nhóm mình.

- Trao đổi và phân công công việc: trong quá trình làm việc với các thành viên trong nhóm, nhà quản lý sẽ phổ biến công việc cụ thể và rõ ràng, đào tạo họ về cách giải quyết khi có sự thay đổi trong dự án. Điều này rất có lợi trong quá trình thực hiện dự án do nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thời gian giải quyết các vấn đề đào tạo nhỏ nhặt.

Phạm vi dự án có vai trò quan trọng
Phạm vi dự án có vai trò quan trọng

Để thực hiện quy trình hiệu quả, nhà quản lý sẽ phải luôn luôn trao đổi với các bộ phận. Hãy thử tưởng tượng, bạn là người lập kế hoạch và theo dõi dự án. Tuy nhiên bạn không thể truyền tải ý tưởng và dự định của mình đến với mọi người. Vậy làm sao dự án đó có thể hoàn thành? Đi song song với việc trao đổi là lắng nghe. Lắng nghe ý kiến của mọi người, tiếp thu và chỉnh sửa phạm vi dự án sẽ giúp dự án được hoàn thành với kết quả tốt hơn. Không nhân viên nào muốn ý kiến của mình chưa được lắng nghe mà đã bị bỏ qua. Đó là sự thiếu tôn trọng và khiến nhân viên dễ chán nản.

Bài viết của timviec365.vn đã giải đáp về thuật ngữ Project scope trong quản lý dự án cho tất cả các bạn đọc. Qua đây các bạn đọc sẽ thấy được tầm quan trọng của việc xác định quản lý dự án. Từ đó biết thêm được một số vấn đề liên quan đến phạm vi dự án để xác định phạm vi hiệu quả, dễ dàng hơn.

MariaDB là gì? Những thông tin cơ bản và ưu điểm của MariaDB

Đối với dân công nghệ thông tin thì ứng dụng MySQL đã không còn xa lạ đặc biệt là với các lập trình viên. Tính tới thời điểm hiện tại sau nhiều năm nâng cấp và cải tiến Michael đã phát hành phiên bản mới nhất MariaDB version 10.1. Cùng timviec365.vn tìm hiểu những thông tin cơ bản của MariaDB nhé!

MariaDB là gì?

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV -Tâm sự Nghề nghiệp -Cẩm Nang Tìm Việc -Kỹ Năng Tuyển Dụng -Cẩm nang khởi nghiệp -Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm -Kỹ năng ứng xử văn phòng -Quyền lợi người lao động -Bí quyết đào tạo nhân lực -Bí quyết lãnh đạo -Bí quyết làm việc hiệu quả -Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép -Bí quyết viết thư xin thôi việc -Cách viết đơn xin việc -Bí quyết thành công trong công việc -Bí quyết tăng lương -Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên -Kỹ năng đàm phán lương -Kỹ năng phỏng vấn -Kỹ năng quản trị doanh nghiệp -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng -Mẹo viết hồ sơ xin việc -Mẹo viết thư xin việc -Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng -Định hướng nghề nghiệp -Top việc làm hấp dẫn -Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông -Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng -Tư vấn việc làm ngành Báo chí -Tư vấn tìm việc làm thêm -Tư vấn việc làm ngành Bất động sản -Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin -Tư vấn việc làm ngành Du lịch -Tư vấn việc làm ngành Kế toán -Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật -Tư vấn việc làm ngành Sư phạm -Tư vấn việc làm ngành Luật -Tư vấn việc làm thẩm định -Tư vấn việc làm vị trí Content -Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn -Tư vấn việc làm quản lý -Kỹ năng văn phòng -Nghề truyền thống -Các vấn đề về lương -Tư vấn tìm việc làm thời vụ -Cách viết Sơ yếu lý lịch -Cách gửi hồ sơ xin việc -Biểu mẫu phục vụ công việc -Tin tức tổng hợp -Ý tưởng kinh doanh -Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh -Mẹo viết Thư cảm ơn -Góc Công Sở -Câu chuyện nghề nghiệp -Hoạt động đoàn thể -Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch -Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự -Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics -Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng -Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng -Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật -Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe -Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất -Cẩm nang kinh doanh -Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất -Mô tả công việc ngành Kinh doanh -Mô tả công việc ngành Bán hàng -Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng -Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng -Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán -Mô tả công việc ngành Marketing - PR -Mô tả công việc ngành Nhân sự -Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin -Mô tả công việc ngành Sản xuất -Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải -Mô tả công việc Kho vận - Vật tư -Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics -Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn -Mô tả công việc ngành Hàng không -Mô tả công việc ngành Xây dựng -Mô tả công việc ngành Y tế - Dược -Mô tả công việc Lao động phổ thông -Mô tả công việc ngành Kỹ thuật -Mô tả công việc Nhà nghiên cứu -Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo -Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính -Mô tả công việc Biên - Phiên dịch -Mô tả công việc ngành Thiết kế -Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình -Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh -Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực -Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo -Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern -Mô tả công việc ngành Freelancer -Mô tả công việc Công chức - Viên chức -Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý -Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận -Hồ sơ doanh nhân -Việc làm theo phường -Danh sách các hoàng đế nổi tiếng -Tài liệu gia sư -Vĩ Nhân Thời Xưa -Chấm Công - Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Đăng bình luận.
captcha
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype