Project scope là gì? Các bước thực hiện khi quản lý Project scope

1. Thực ra Project scope rất dễ hiểu

Project được hiểu là dự án, scope có nghĩa là phạm vi. Vì vậy cả cụm thuật ngữ Project scope được hiểu là phạm vi dự án. Tại sao nhà quản lý dự án lại coi Project scope là một bước rất quan trọng? Đọc tiếp các thông tin tiếp theo từ timviec365.vn nhé.

Chắc hẳn rất nhiều người thắc mắc phạm vi dự án cụ thể là gì. Hãy đến với ví dụ sau: khi bạn có dự án đi làm từ thiện. Bước đầu tiên bạn cần làm là lập kế hoạch các thông tin chi tiết. Phạm vi dự án nằm trong bước này. Bạn cần xác định có bao nhiêu người tham gia cùng bạn, bạn cần chuẩn bị bao nhiêu đồ cho bao nhiêu người, thời gian chuẩn bị là bao lâu,... Việc xác định những chi tiết này chính là bạn đang xác định phạm vi dự án.

Điều này đã chứng minh phạm vi dự án là vô cùng quan trọng và quản lý phạm vi dự án cũng là một công việc quan trọng đối với người quản lý dự án. Khi thực hiện những dự án lớn, người quản lý cần kiểm tra, lập kế hoạch và phạm vi dự án.

Tóm lại, xác định Project scope là xác định nhiệm vụ, thời gian, mục tiêu và các chi phí của dự án. Việc này giúp bạn xác định được phạm vi, ranh giới dự án của mình và quản lý các công việc, bộ phận liên quan. Sau khi xác định được những yếu tố trên, người quản lý sẽ ghi lại hay cập nhật trong file có sẵn. Giấy tờ này được gọi là tuyên bố công việc (viết tắt của Statement of Work). Tài liệu này sẽ được sử dụng trong toàn bộ quá trình quản lý dự án, nó được coi là tài liệu chuẩn để các nhân viên nhìn vào và xác định cũng như thực hiện công việc. Dựa vào bản tuyên bố phạm vi dự án này, nhà quản lý sẽ xác định những thay đổi cần thiết trong quá trình thực hiện dự án.

Các bên liên quan (Stakeholders) cần được biết về phạm vi dự án. Lưu ý này rất quan trọng trong xác định phạm vi. Phạm vi dự án được kiểm duyệt bởi các bên liên quan sẽ làm giảm những lỗi bạn có thể mắc phải. Người quản lý dự án không thể chắc chắn kế hoạch thực thi dự án của họ chính xác. Trường hợp xấu nhất, người quản lý dự án phải gánh hết trọng trách nếu xảy ra bất kỳ lỗi lầm nào. Vì họ không có ai để kiểm soát hay chứng kiến, chấp thuận.

Vậy làm sao để xác định phạm vi dự án hiệu quả? Những yếu tố nào cần quan tâm về phạm vi dự án?

Xem ngay: Việc làm Quản lý dự án hot nhất hiện nay của timviec365.vn nhé.

2. Tìm hiểu cách xác định phạm vi dự án hiệu quả

Trước khi hoàn thành việc xác định phạm vi dự án, nhà quản lý cần đưa ra một số tiêu chí, giả định và dữ liệu. Nhưng có quá nhiều tiêu chí và thông tin khiến bạn không biết chọn lọc cái nào? Timviec365.vn đã tổng hợp một số tiêu chí cơ bản giúp nhà quản lý dự án dễ dàng xác định phạm vi.

Đầu tiên nhà quản lý cần xác định sản phẩm cuối cùng. Cần xác định sản phẩm cả bên trong lẫn bên ngoài, những sản phẩm mà bạn đang thực hiện quảng bá hay bán hàng.

Thứ hai, xác định chức năng và các dữ liệu liên quan. Các dữ liệu ở đây như tài liệu, thỏa thuận, các quy trình quản lý,...

Thứ ba là dự đoán các biến đổi có thể xảy ra. Việc dự đoán biến đổi trong phạm vi dự án rất quan trọng. Điều này giúp nhà quản lý dự án lường trước được những sự việc có thể thay đổi trong phạm vi dự án và đưa ra những sự chuẩn bị hay giải pháp thích hợp.

Một số tiêu chí khác cần xác định trong phạm vi dự án có thể kể đến như thời gian, địa điểm, sự kiện hay một vài quy trình cụ thể khác. Hay nhà quản lý dự án có thể xác định thêm danh tính khách hàng, những bên liên quan dự án từ trong ra ngoài,.. 

Nếu không xác định phạm vi dự án trong bước lập kế hoạch, chắc chắn dự án của bạn sẽ mang rất nhiều thiếu sót, không thể đưa ra cách giải quyết phù hợp khi biến đổi các yếu tố trong dự án. Chưa kể, rất nhiều dự án đã thất bại vì không xác định phạm vi dự án hoặc coi phạm vi dự án là không cần thiết. Phạm vi dự án giúp quản lý tốt hơn.

Xem thêm tin tuyển dụng: Việc làm Kỹ sư quản lý dự án

3. Lợi ích mà phạm vi dự án đem lại

Như đề cập ở trên, phạm vi dự án giúp quản lý tốt hơn. Ngoài ra còn có lợi ích nào mà nó mang lại nữa không?

- Lập kế hoạch và thiết lập các mục tiêu của dự án một cách rõ ràng và cụ thể.

- Giúp nhà quản lý hiểu rõ về dự án đang thực hiện, tránh sự mơ hồ.

- Nhìn nhận và đánh giá các tiêu chí để xác định vị trí dự án.

- Được các bên liên quan và nhà quản lý cấp cao đề cao.

Khám phá ngay: Bản mô tả công việc quản lý dự án xây dựng cực đầy đủ

4. Quy trình quản lý phạm vi dự án hiệu quả

Sau khi xác định các tiêu chí để đảm bảo phạm vi dự án hiệu quả thì làm thế nào để quản lý dự án hiệu quả dựa trên các tiêu chí đó? Quản lý dự án hiệu quả cũng chính là quản lý phạm vi hiệu quả. Quản lý phạm vi dự án hiệu quả là việc thu được kết quả dự án tốt. Chẳng hạn như thời gian hoàn thành dự án đúng hoặc ngắn hơn kế hoạch, ngân sách đặt ra phù hợp với quy mô dự án,...do đó để quản lý phạm vi dự án tốt, bạn có thể tham khảo theo ba điều sau:

- Xác định phạm vi: chính là xác định tiêu chí của dự án. Sau khi hoàn thành bước này, nhà quản lý cần trao đổi với nhóm của mình và các bên liên quan. Dĩ nhiên là nhà quản lý cần sự chấp thuận của các bên liên quan trước khi trao đổi công việc với các thành viên trong nhóm mình.

- Trao đổi và phân công công việc: trong quá trình làm việc với các thành viên trong nhóm, nhà quản lý sẽ phổ biến công việc cụ thể và rõ ràng, đào tạo họ về cách giải quyết khi có sự thay đổi trong dự án. Điều này rất có lợi trong quá trình thực hiện dự án do nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thời gian giải quyết các vấn đề đào tạo nhỏ nhặt.

Để thực hiện quy trình hiệu quả, nhà quản lý sẽ phải luôn luôn trao đổi với các bộ phận. Hãy thử tưởng tượng, bạn là người lập kế hoạch và theo dõi dự án. Tuy nhiên bạn không thể truyền tải ý tưởng và dự định của mình đến với mọi người. Vậy làm sao dự án đó có thể hoàn thành? Đi song song với việc trao đổi là lắng nghe. Lắng nghe ý kiến của mọi người, tiếp thu và chỉnh sửa phạm vi dự án sẽ giúp dự án được hoàn thành với kết quả tốt hơn. Không nhân viên nào muốn ý kiến của mình chưa được lắng nghe mà đã bị bỏ qua. Đó là sự thiếu tôn trọng và khiến nhân viên dễ chán nản.

Bài viết của timviec365.vn đã giải đáp về thuật ngữ Project scope trong quản lý dự án cho tất cả các bạn đọc. Qua đây các bạn đọc sẽ thấy được tầm quan trọng của việc xác định quản lý dự án. Từ đó biết thêm được một số vấn đề liên quan đến phạm vi dự án để xác định phạm vi hiệu quả, dễ dàng hơn.