Quay lại

Quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn nhất dành cho doanh nghiệp

Tác giả: Vũ Ngọc Bảo Monday , 28/12/20

Kho là nơi lưu trữ hàng hoá - một trong những tài sản có giá trị lớn nhất của doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần phải có quy trình quản lý chặt chẽ để đảm bảo nguồn tài sản hữu hình này không bị hao hụt. Ngay sau đây timviec365.vn sẽ đưa cho các bạn quy trình quản lý kho chuẩn theo ISO để hoạt động quản lý doanh nghiệp được diễn ra hiệu quả hơn nhé!

Quy trình quản lý kho sẽ bao gồm nhiều bước khác nhau, trong đó mỗi bước sẽ có nhiệm vụ nhất định góp phần đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường. Với quản lý kho, người ta thường phân chia thành 3 hình thức để dễ dàng thực hiện công tác quản lý, tuỳ vào từng cách thức hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà họ sẽ lựa chọn việc quản lý theo hình thức nào. Hãy cùng tôi tìm hiểu kỹ hơn về từng hình thức ấy nhé!

Việc làm Logistic

1. Quản lý kho gắn liền với quản lý mã hàng theo tiêu chuẩn ISO

Quản lý kho ISO là cách mà các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng hiện nay, trong đó quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp sẽ đạt được những sản phẩm có chất lượng tốt hơn và cũng kiến khách hàng yên tâm hơn về những sản phẩm của doanh nghiệp.

Giống như mỗi chúng ta đều có một cái tên ngay từ khi sinh ra thì ở đây hàng hoá cũng như vậy. Việc đặt tên hay mã sản phẩm cho chúng sẽ giúp con người có thể dễ dàng quản lý và phân biệt chúng với những sản phẩm khác. 

Đối với những doanh nghiệp sở hữu nhà kho rộng, trong đó chứa rất nhiều mã sản phẩm khác nhau thì việc quản lý kho theo mã hàng là điều hoàn toàn hợp lý. Hãy xem phương thức quản lý sẽ bao gồm những bước nào:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin thay đổi

Đối với mỗi sản phẩm, chúng có thể được đặt tên ngay từ khi hình thành tuy nhiên mã hàng gắn theo chúng có thể sẽ không tồn tại mãi mãi. Trong thời gian luân chuyển hoặc tùy theo sự thay đổi của thị trường hay khách hàng, chúng có thể được thay đổi.

Bộ phận kế hoạch hoặc những người trực tiếp quản lý có nhu cầu thêm mới, sửa chữa hoặc hủy bỏ mã hàng đó thì họ sẽ gửi yêu cầu đó đến người quản lý kho.

Quản lý kho gắn liền với quản lý mã hàng theo tiêu chuẩn ISO
Quản lý kho gắn liền với quản lý mã hàng theo tiêu chuẩn ISO

Việc gửi yêu cầu này có thể thông qua hệ thống máy tính cũng có thể được thông qua văn bản trực tiếp, vì vậy dù là hình thức nào nếu yêu cầu là hợp lệ thì nhân viên quản lý kho sẽ đều phải tiếp nhận và tiến hành xử lý.

Bước 2: Đối chiếu mã hàng thực tế trong kho

Bước tiếp theo trong quy trình này đó là đối chiếu với thực tế. Rất nhiều nhân viên quản lý kho thiếu trách nhiệm họ đều bỏ qua quá trình đối chiếu này, như vậy có thể dẫn đến thông tin bị sai lệch không kiểm soát chính xác số lượng hàng cần thay đổi.

Khi nhận được mã hàng cần thay đổi có thể là yêu cầu chỉnh sửa lại mã, hoặc cũng có thể thay mới hay là huỷ bỏ. Tuỳ vào từng yêu cầu cụ thể mà nhân viên quản lý kho sẽ có các xử lý khác nhau. Tuy nhiên hãy đảm bảo rằng mình đã đối chiếu chúng một cách chính xác, soát xem hiện tại trong kho đang có số lượng bao nhiêu mã hàng đó, chất lượng của chúng như thế nào?...

Bước 3: Cập nhật thông tin mới

Sau khi bạn đã tiến hành kiểm tra và rà soát kỹ để đưa ra một con số chính xác thì bước tiếp theo mà bạn cần thực hiện đó là cập nhật thông tin thay đổi vào hệ thống máy tính.

Cần phải ghi rõ tên điều chỉnh cùng với ngày tháng năm thực hiện sự thay đổi này, trong đó không thể thiếu tên của người gửi yêu cầu và chữ ký của những người liên quan.

Quản lý kho gắn liền với quản lý mã hàng theo tiêu chuẩn ISO
Quản lý kho gắn liền với quản lý mã hàng theo tiêu chuẩn ISO

Tất cả hoạt động trong doanh nghiệp đều cần phải có văn bản, giấy tờ đảm bảo tính hợp lệ và chúng cần sự rõ ràng để làm bằng chứng khi sau này phát sinh sự cố không hay.

Sau khi cập nhật thông tin vào hệ thống, nhân viên quản lý kho sẽ có trách nhiệm thông báo đến những bộ phận liên quan đến việc quản lý hay theo dõi hàng hoá để họ nắm được sự thay đổi thành công này.

Việc làm Logistic tại Hà Nội

2. Hoạt động nhập kho cần quản lý chặt chẽ

Một trong những hoạt động chính được diễn ra tại kho hàng doanh nghiệp đó là nhập kho. Đối với hoạt động này, thường thì sẽ có hai dạng nhập kho đó là nhập kho nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu rõ hơn về từng loại nhập kho này để xem chúng được diễn ra theo quy trình nào bạn nhé!

2.1. Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu cần thiết

Thông thường hoạt động nhập kho nguyên liệu sẽ xảy ra khi bộ phận sản xuất thiếu hoặc hết nguyên liệu để tiếp tục hoạt động sản xuất. Khi ấy kế toán hoặc phòng kế hoạch sản xuất sẽ làm lệnh yêu cầu mua thêm nguyên vật liệu đó. Yêu cầu mua hàng này sẽ được thông qua ban lãnh đạo ký duyệt rồi sẽ được thông báo tới những bộ phận liên quan như là nhà kho, bảo vệ,...

Biết kế hoạch nhập hàng đã được thực hiện, các bộ phận liên quan sẽ có trách nhiệm theo dõi tiến trình di chuyển của hàng hoá đó, cần thiết thì sẽ thúc giục họ giao hàng nhanh hơn để kịp thời phục vụ sản xuất. 

Bước 2: Kiểm tra hàng hoá và đối chiếu thực tế

Sau khi quản lý kho nhận được yêu cầu hợp lệ từ bộ phận liên quan, lúc này sẽ tiến hành công tác đối chiếu hàng trong kho. Trước khi thực hiện nhập hàng, nhà kho sẽ phải kiểm tra thật kỹ xem trong kho đã thực sự hết mã hàng đó hay chưa, nếu chưa thì sẽ xuất hết cho sản xuất dùng trước và để hạn chế những lãng phí xảy ra trong doanh nghiệp.

Khi hàng về kho, bộ phận kho sẽ phải kiểm tra đầy đủ về số lượng lẫn chất lượng số hàng hóa mới đó, đảm bảo hàng theo đúng tiêu chuẩn được quy trình từ trước. Một số doanh nghiệp còn chuẩn bị thêm đội kiểm tra chất lượng làm việc tại kho để khi hàng nhập về họ sẽ kiểm tra để đảm bảo không nhập phải hàng lỗi từ nhà cung cấp.

Hoạt động nhập kho cần quản lý chặt chẽ
Hoạt động nhập kho cần quản lý chặt chẽ

Nhập đủ số lượng hàng quản lý kho sẽ thực hiện đóng dấu và ghi nhận lô hàng này đã nhập kho sau đó nhập đầy đủ thông tin vào hệ thống để tiến hành theo dõi.

Trong trường hợp, hàng hoá nhập về có bất kỳ sự phát sinh nào xảy ra thì nhân viên quản lý kho sẽ lập tức lập biên bản và có sự xác nhận của người phát hiện trình lên cấp trên và giải quyết theo từng trường hợp cụ thể.

Bước 3: Lập chứng từ nhập kho và hoàn tất thủ tục

Khi nhân viên quản lý kho đã xác nhận hàng hóa đạt yêu cầu và có đầy đủ các loại giấy tờ hợp lệ rồi thì họ sẽ tiến hành lập chứng từ nhập kho, chính thức quản lý hàng hoá này tại kho của doanh nghiệp.

Tiếp theo sẽ gửi chứng từ liên quan đến bộ phận kế toán để họ kiểm tra lại và hạch toán để theo dõi.

 

2.2. Quy trình nhập kho thành phẩm theo tiêu chuẩn ISO

Hoạt động nhập kho cần quản lý chặt chẽ
Hoạt động nhập kho cần quản lý chặt chẽ

Về cơ bản thì quy trình nhập kho thành phẩm sẽ giống với nhập kho nguyên vật liệu. bản chất của chúng đều là hàng hoá và cúng sử dụng chung một mục đích đó là hàng hoá dùng cho sản xuất. Cách thực hiện quy trình này sẽ tương tự với bước ở trên, vậy nên bạn có thể dựa vào đó để thực hiện nhiệm vụ nhập kho của mình cho tốt nhé.

Việc làm Logistic tại Hồ Chí Minh

3. Thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho

Chúng ta vừa tìm hiểu về quy trình quản lý kho với hoạt động nhập kho, vậy thì không biết xuất kho có giống với cách quản lý nhập kho hay không? Để làm rõ vấn đề này, sau đây mời bạn hãy tìm hiểu thật kỹ nội dung bên dưới để có thêm những kiến thức bổ ích áp dụng vào công việc của mình.

Đối với công tác quản lý kho về công tác xuất kho, người ta sẽ chia thành 4 nhóm như sau: Xuất kho để bán, xuất kho để sản xuất, xuất kho để lắp ráp và xuất kho để chuyển đi nơi khác. Tuy có ự khác nhau về mục đích xuất kho tuy nhiên quy trình xuất kho của chúng lại có phần tương tự nhau. Vậy nên chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem những bước mà bạn cần thực hiện trong quy trình Quản lý xuất kho là gì?

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho

Thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho
Thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho

Yêu cầu xuất kho thường sẽ do bên khách hàng đưa ra hoặc bộ phận kế hoạch và bộ phận bán hàng thực hiện. Dựa vào những yêu cầu thực tế này, nhân viên quản lý kho sẽ kiểm tra tính xác thực và hợp lệ của yêu cầu đó rồi mới tiếp tục xử lý yêu cầu.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi nhận được yêu cầu xuất kho, nhân viên quản lý kho sẽ phải kiểm tra và rà soát lại số liệu của mã hàng đó tại kho để xác minh tình trạng hàng thực tế xem có đủ hàng cần xuất hay không.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hoá đơn bán hàng đầy đủ

Thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho
Thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho

Sau khi đã kiểm chứng đầy đủ, nhân viên quản lý kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho kèm theo cả hoá đơn bán hàng. Tuỳ vào từng tính chất cũng như quy mô của doanh nghiệp mà những chứng từ này được in thành nhiều liên hay không. Những doanh nghiệp có bộ máy tổ chức đầy đủ chắc chắn sẽ có nhiều bộ phận liên quan hơn là những doanh nghiệp có tổ chức nhỏ.

Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin mới

Các giấy tờ liên quan đã được chuẩn bị và đầy đủ, giờ thì đến lúc phải xuất hàng hoá ra khỏi kho thôi. Nhân viên quản lý kho sẽ phải cập nhật nghiệp vụ xuất kho thành phẩm đối với mã hàng đó và ghi giảm số lượng vào hệ thống đồng thời thông báo sự thay đổi này đến các bộ phận có liên quan.

Đó là tất cả những quy trình giúp doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện và áp dụng theo những quy trình chuẩn xác này không hề đơn giản đòi hỏi mỗi doanh nghiệp sẽ phải có sự đầu tư và có hệ thống quản lý chặt chẽ. Một doanh nghiệp biết cách quản lý kho hiệu quả đương nhiên sẽ giảm được những thất thoát, lãng phí không cần thiết và làm tăng doanh thu, lợi nhuận của mình lên cao hơn.

Việc làm

Thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho
Thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho

Những quy trình quản lý kho xin phép được kết thúc tại đây, hy vọng rằng với những thông tin hữu ích này các bạn sẽ biết cách thiết lập cho doanh nghiệp mình một quy trình quản lý kho đạt yêu cầu. Để tham khảo thêm nhiều thông tin hữu ích phục vụ cho công việc bạn có thể truy cập thường xuyên vào website timviec365.vn. Chúc các bạn luôn đạt năng suất với những bí quyết mà tôi chia sẻ trên đây. 

Bản mô tả công việc quản lý kho đầy đủ nhất

Nếu bạn là ứng viên quan tâm đến các vị trí việc làm tại kho doanh nghiệp thì hãy tham khảo ngay vị trí nhân viên quản lý kho nhé. Tuy nhiên hãy cùng tôi đi tìm hiểu về công việc cụ thể của họ qua bản mô tả đầy đủ dưới đây đã nhé!

Mô tả công việc quản lý kho

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường - Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Đăng bình luận.
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype