Mẫu văn bản quyết định phân công công việc cho doanh nghiệp

1. Tổng quan về văn bản quyết định phân công công việc

1.1. Có cần thiết phải sử dụng văn bản quyết định phân công công việc?

Người ta thường sử dụng văn bản quyết định phân công công việc ở các cơ quan nhà nước, chính phủ hoặc ở các dự án lớn của các doanh nghiệp kinh doanh. Văn bản này sẽ là căn cứ cho các cá nhân có cơ sở để thực hiện nhiệm vụ của mình trong thời gian hiện tại và tương lai. 

Các cá nhân được phân công công việc sẽ biết được bản thân cần phải hoàn thành những nghĩa vụ như thế nào, địa điểm làm việc ở đâu, môi trường như thế nào và những chế độ đãi ngộ của bản thân khi được hưởng quyền lợi đó. Ngoài ra, các cá nhân, tổ chức giao việc cũng phải hoàn thành đúng nghĩa vụ của mình theo đúng như quyết định đã đưa ra để đảm bảo quyền lợi cho người thực hiện công việc. 

Trong trường hợp nhiệm vụ công việc hay dự án đó có những rủi ro thì người được phân công nhiệm vụ chính là người phải chịu trách nhiệm giải quyết và xử lý vấn đề.

1.2. Các trường hợp sử dụng văn bản quyết định phân công công việc

1.2.1. Người mới

Văn bản quyết định phân công công việc được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp, cơ quan có một người mới vào làm việc. Trước đó, người này chưa có bất kỳ nhiệm vụ nào trước đó tại đây nên văn bản sẽ định hướng cho người nhân viên mới này bắt đầu thực hiện những nhiệm vụ mà họ cần phải phụ trách. 

1.2.2. Điều chuyển nhân sự

Việc điều chuyển nhân sự có thể diễn ra ở trong cùng một bộ phận, giữa các bộ phận với nhau hoặc ở các chi nhánh khác nhau trong doanh nghiệp. Việc điều chuyển này có thể diễn ra tạm thời hoặc chuyển vĩnh viễn nhằm mục đích bổ sung nhân lực cần thiết cho các bộ phận khác trong quá trình thực hiện công việc. 

Văn bản quyết định phân công công việc sẽ giúp nhân viên biết thời gian thực hiện việc điều chuyển của mình. Phòng ban tiếp nhận nhân viên cũng biết được kế hoạch và sắp xếp để tiếp nhận nhân viên mới. 

1.2.3. Giao nhiệm vụ quan trọng

Các nhiệm vụ thực hiện hàng ngày, quen thuộc hoặc có thời gian ngắn thì có thể giao nhiệm vụ thông qua truyền miệng, tin nhắn hoặc các văn bản, bảng biểu đơn giản. Nhưng với những nhiệm vụ quan trọng, gắn liền với trách nhiệm và nghĩa vụ của người thực hiện công việc, có sức ảnh hưởng lớn tới toàn doanh nghiệp, cơ quan thì cần phải có riêng một văn bản quyết định phân công công việc. 

1.2.4. Nhiệm vụ đặc biệt

Ở các cơ quan nhà nước, hoặc các vấn đề liên quan đến luật pháp thì còn có các nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, có thể ảnh hưởng tới nhiều vấn đề, nhiều đối tượng, tổ chức nên cần phải có các văn bản quyết định phân công công việc. 

1.3. Ai là người ra quyết định phân công công việc?

Người ra quyết định phân công công việc thường là những người đứng đầu cơ quan nhà nước, giám đốc công ty, chủ đơn vị doanh nghiệp. Hoặc cũng có thể là những người đứng đầu trong một phòng ban (trưởng phòng, trưởng bộ phận) hay những người có liên quan được thực hiện ủy quyền, thay mặt những người đứng đầu để đưa ra quyết định phân công công việc. 

2. Cách viết mẫu văn bản quyết định phân công công việc

2.1. Phần mở đầu quyết định phân công công việc

Ở bên trái cần ghi nội dung thông tin về tên doanh nghiệp, cơ quan và số thứ tự của quyết định. Ở bên phải cần ghi nội dung quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng năm quyết định. Bên dưới 2 nội dung này, cần ghi tên văn bản, các căn cứ để thực hiện văn bản. Thông tin căn cứ có thể dựa trên những quy định, điều lệ của công ty, hợp đồng làm việc hay tình hình thực tế của doanh nghiệp, cơ quan đó. 

2.2. Phần thân quyết định phân công công việc

Phần quyết định bao gồm 3 nội dung chính: quyết định phân công công việc, quyền lợi được hưởng, hiệu lực của quyết định, trách nhiệm thực hiện quyết định. Gợi ý viết như sau: 

“QUYẾT ĐỊNH: 

Điều 1: Phân công công việc cho ông/ bà có tên sau đây: 

Họ và tên: Nguyễn Văn Phát

Thuộc bộ phận: Kinh doanh

Chức danh: Nhân viên/trưởng phòng kinh doanh

Giữ nhiệm vụ: Kinh doanh thẻ

Tại: Công ty Thiết kế và Xây dựng A

Thời gian: từ 01/12/2024 - 01/01/2024

Điều 2: Chế độ đãi ngộ: 

Hệ số lương: 1,5

Phụ cấp: 2.000.000 đồng/tháng

Điều 3: Quyết định có hiệu lực từ ngày 01/12/2024

Điều 4: Đồng chí Nguyễn Văn Phát có trách nhiệm thi hành quyết định này.”

2.3. Phần kết quyết định phân công công việc

Ở phần kết chỉ bao gồm chữ ký và xác nhận của ban giám đốc hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc phòng ban đó. Người thực hiện soạn thảo văn bản cần xem xét kỹ văn bản đúng đối tượng, đúng phòng ban và các nội dung ghi trong văn bản trước khi trình tới lãnh đạo. 

3. Những lưu ý khi viết văn bản quyết định phân công công việc

Cần ghi chính xác nội dung trong văn bản quyết định phân công công việc để đảm bảo được các vấn đề trong quá trình thực hiện công việc. Các cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện nội dung quyết định thì cũng cần xem lại các thông tin cá nhân để đảm bảo quyền lợi cho bản thân mình. 

Hiện nay có rất nhiều các phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Nó cho phép những nhà quản lý có thể phân công công việc cho các nhân viên theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Đồng thời, theo dõi quá trình thực hiện công việc để công việc của các nhân viên, đảm bảo các công việc được thực hiện xuyên suốt, nhanh chóng theo đúng tiến độ đã đề ra. 

Đây cũng sẽ là cơ sở để các nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu suất làm việc của các nhân viên trong từng phòng ban để đưa ra các chính sách khen thưởng, khuyến khích. 

Trên đây là toàn bộ nội dung về quyết định phân công công việc. Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã biết cách để thực hiện viết mẫu văn bản quyết định phân công công việc.