Soạn thảo văn bản là gì? Những bí mật bạn cần phải biết

1. Tìm hiểu về soạn thảo văn bản

Trước khi vào tìm hiểu vấn đề tôi muốn kể cho bạn một câu chuyện này, có thể bạn cũng sẽ nhìn thấy hình dáng ấy trong câu chuyện này.

“Đã hơn 8h tối, giờ tan làm đã hết thế nhưng trong một góc văn phòng nhỏ vẫn còn một cô gái đang ngồi đánh máy tính, tôi không tiến lại gần nữa vì hình như cô gái ấy đang rất tập trung làm việc. Một lúc lâu sau cô nằm dài xuống bàn vẻ vô cùng mệt mỏi. Lúc đó tôi mới tự hỏi tại sao, tại sao một cô gái đang còn trong độ tuổi xuân xanh như vậy mà phải chôn vùi mình bên công việc và chiếc bàn phím máy tính lạch cạch cả ngày trời không về?”

Đó chính là câu chuyện mà tôi muốn kể cho chính bạn nghe, có phải đâu đó cũng có hình dáng của mình trong đó hay không? Có phải đâu đó bạn cũng đang giống như cô gái đó, vẫn còn đang mệt mỏi bên bàn làm việc mà chưa chịu rời công ty. Quay trở về vấn đề mà chúng ta đang định nói với nhau nhé, trong mẩu chuyện mà tôi đã kể với bạn, cô gái đó đang ngồi đánh máy tính, theo bạn đó có phải soạn thảo văn bản hay không?

1.1. Khái niệm soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là một trong các kỹ năng tin học văn phòng hay còn được biết đến chính là một khái niệm, một phần ứng dụng cho phép người sử dụng làm được các thao tác như gõ văn bản, nhập văn bản hay sửa đổi,...

Hay soạn thảo văn bản còn được hiểu như là một người bạn, một người đồng hành của những cô nàng văn phòng, đặc biệt là những người viết truyện, biên tập hay thư ký,...công việc chính và hàng ngày của họ chính liên quan đến soạn thảo văn bản trên máy tính. 

Soạn thảo văn bản hầu như không còn xa lạ với chúng ta hiện nay nữa đúng không nào? Đặc biệt trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay thì lại càng cần phải biết đến soạn thảo văn bản, với mỗi người đã đang và sẽ sử dụng máy tính thì sẽ thấy chức năng soạn thảo này xuất hiện ở trong Word. Không quá khó để bạn sử dụng chúng đúng không? Nếu như bình thường bạn biết đến chức năng này với vai trò là giúp bạn có thể truyền tải thông tin lên word sau đó có thể gửi những dữ liệu này cho người khác, đúng không? Vậy ngoài chức năng này ra thì bạn còn biết chức năng nào nữa hay không?

1.2. Chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản hiện nay

Là một ứng dụng do nhà điều hành lập lên, chính vì thế mà có rất nhiều người  chưa biết được hết những chức năng mà một hệ văn bản có, đó chính là chức năng nhập và lưu trữ văn bản, chức năng sửa đổi văn bản, chức năng trình bày văn bản, và một số chức năng khác nữa.

- Chức năng nhập và lưu trữ văn bản: Soạn thảo văn bản cho phép bạn nhập và lưu trữ văn bản ngay trên máy tính mà không cần sợ mất. Nếu như chưa xong thì bạn có thể lưu lại và ngày hôm sau làm tiếp mà không sợ mất dữ liệu.

- Chức năng sửa đổi văn bản: Không những có thể đánh văn bản mà bạn còn có thể sửa đổi chúng một cách dễ dàng nếu như bạn đánh sai. Có thể sửa đổi các ký tự bằng công cụ xóa, chèn thêm hoặc là thay thế ký tự. Bên cạnh đó còn có thể xóa cấu trúc văn bản với các phần như: Xóa, sao chép, di chuyển hay là chèn hình vào văn bản sao cho văn bản của bạn trở nên sinh động và đẹp mắt hơn.

- Chức năng trình bày văn bản: Trình bày văn bản là một trong những chức năng quan trọng nhất trong hệ soạn thảo văn bản. Chức năng này sẽ giúp cho bạn tạo ra những văn bản phù hợp với nội dung và để cho nội dung của bạn được trình bày ở một dạng đẹp nhất. Chức năng này sẽ trình bày trong ba mức độ là: Kí tự, đoạn và trang. Trong chức năng này bạn có thể định dạng hoặc thay đổi phông chữ, cỡ chữ, căn lề trang, định dạng lại các đoạn.

- Các chức năng khác của soạn thảo văn bản

Ngoài những chức năng chính ở trên mà chúng tôi đã cung cấp cho bạn thì ứng dụng này còn có những chức năng khác như: Tìm kiếm và thay thế, tự động sửa lỗi sai chính tả, tự động đánh số trang nếu như bạn chuyển sang trang khác, có thể tạo chữ nghệ thuật trong văn bản, tạo hiệu ứng cho chữ,...và rất nhiều các chức năng khác nữa.

Đó chính là những chức năng chính của ứng dụng soạn thảo văn bản, thế nhưng đối với con người thì soạn thảo văn bản mang ý nghĩa như thế nào?

Trước đây khi chưa có máy tính, con người thực hiện soạn thảo văn bản theo cách thủ công chính là ghi ra giấy hoặc đánh bằng máy fax, máy này rất khó đánh và lâu, nếu như những văn bàn dài và quan trọng thì sẽ mất rất nhiều thời gian để làm chúng. Khi xã hội ngày càng phát triển, khoa học công nghệ cũng dần xâm nhập vào Việt Nam và các nước trên thế giới thì đã xuất hiện  máy tính. Có rất nhiều chức năng và trong đó có chức năng soạn thảo văn bản. Đối với con người mà nói thì nó như một người bạn giúp cho chúng ta hoàn thành công việc nhanh hơn dự định. Bên cạnh đó còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc ghi chép và lưu trữ. Nếu như với các văn bản quan trọng, trước đây được lưu trữ với những cách thô sơ và truyền thống thì hiện nay bạn đã có công cụ hỗ trợ giúp bạn thực hiện cất trữ tốt hơn nhiều mà không sợ mất.

Là một trong những ứng dụng không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt với dân văn phòng thì lại càng không thể thiếu. Có thể ví von nó như một món ăn không thể thiếu trong công việc hàng ngày vậy thì bạn cần phải làm gì với ứng dụng soạn thảo văn bản này.

>> Xem thêm: Cách ngắt trang trong word 2010

2. Dân văn phòng cần phải làm gì với ứng dụng soạn thảo văn bản

Khi nhắc đến dân văn phòng chắc chắn bạn sẽ hình dung ra hình ảnh của cô nàng văn phòng như tôi đã kể với bạn ở trên. Để công việc của bạn chuyên nghiệp hơn thì chúng tôi sẽ mách cho bạn những bí quyết giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong công việc.

Việc đánh máy tính với bàn phím chữ đã có từ trước thì quả thật không khó đối với người làm, thế nhưng mục đích cuối cùng của bạn có phải chỉ là soạn thảo văn bản không hay thôi, hay bạn muốn văn bản của mình được nhiều người chú ý đến, dù chỉ là những dòng chữ thô sơ không hoa văn. Có rất nhiều người đã thu hút được người đọc với hàng trăm trang khác nhau. Để được như họ thì bạn cần phải chuyên nghiệp hơn khi soạn thảo văn bản.

2.1. Không sai lỗi chính tả và không sai lỗi đánh máy

Với những người không chuyên nghiệp thì có thể sẽ bị mắc những lỗi như vậy. Tuy nhiên để nâng tầm khả năng của mình hơn thì bạn cần phải chuyên nghiệp ngay trong những chữ cái xuất hiện trong văn bản. Cho dù bạn viết tay hay đánh máy thì đều khiến cho người đọc cảm thấy khó chịu khi đọc vì lỗi chính tả. Thế nhưng đối với đánh máy thì người xem còn bị khó chịu vì lỗi đánh máy nữa. Đó chính là một trong những lỗi sai lầm khiến cho văn bản của bạn trở nên”thậm tệ” và không chuyên nghiệp. Bạn có biết đối với người đọc họ không phải ấn tượng nội dung văn bản của bạn như thế nào mà đối với họ lỗi chính tả và đánh máy lại là yếu tố khiến cho chúng ta mất ấn tượng ban đầu.

Hãy đặt vị trí của mình vào người đọc để hiểu rằng thật khó chịu nếu như có quá nhiều lỗi sai về chính tả và lỗi sai đánh máy. Với một văn bản thông thường có thể người đọc sẽ thông cảm nếu như bạn sai một vài lỗi chính tả, còn với những văn bản quan trọng như hợp đồng, thông tư, nghị định,...thì phải đúng tuyệt đối. Cho dù là đánh văn bản nào đi chăng nữa thì bạn cũng cần phải chú ý không mắc lỗi này để văn bản của mình trở nên hoàn hảo và chuyên nghiệp hơn.

2.2. Dồn vào trọng tâm bài viết

Không giống với Excel hay Powerpoint là sử dụng kết hợp giữa hiệu ứng, chữ và số thì Word lại chủ yếu là văn bản. Cũng bởi vì thế mà người đánh văn bản cần phải tập trung chủ yếu vào nội dung bài, tiêu đề bài biết, các ý chính trọng tâm trong bài viết của mình. Có thể sử dụng các đoạn, các câu văn để dẫn dắt vấn đề, tuy nhiên cũng không nên quá dài dòng và lan man.

Khi soạn thảo văn bản, bạn cần phải chú ý đến vấn đề là không ngắt quãng quá nhiều, không lên xuống dòng lộn xộn và chú ý sử dụng những ngôn ngữ vào trọng tâm bài viết để bài viết của bạn cô đọng vào trung tâm của bài viết.

2.3. Lựa chọn phông chữ phù hợp

Phông chữ trên word vô cùng đa dạng và phong phú, chính vì thế mà bạn cần phải lựa chọn phông chữ một cách phù hợp để cho văn bản của bạn trở nên trang trọng hơn và chuyên nghiệp hơn. Có rất nhiều người cho rằng phông chữ trong word không quan trọng, lựa chọn phông chữ nào cũng được. Thế nhưng bạn cần phải hiểu là phông chữ rất quan trọng đối với từng loại văn bản khác nhau. Ví dụ như văn bản như hợp đồng hay nghị định thì bạn không thể lựa chọn phông chữ nghệ thuật được mà nó phải thể hiện được sự trang trọng. Chính vì thế mà lựa chọn phông chữ trong văn bản cũng khá quan trọng đó.

Bên cạnh đó bạn còn phải lựa chọn phông chữ đúng chuẩn theo quy định như về kích thước và màu sắc. Nếu như bạn chính hiệu là một con mọt sách thì bạn sẽ biết trong các cuốn sách người ta sẽ chỉ dùng một loại chữ nhất định. Nếu như muốn nhấn mạnh vào điều gì đó thì họ sẽ tô đậm hoặc in nghiêng chữ đó. Làm điều này để nhấn mạnh và thu hút người đọc vào nội dung đó nhiều hơn, nhưng cũng có thể là giúp cho người dùng dễ theo dõi hơn.

>> Xem thêm: Cách lập bảng trong word

2.4. Chọn kích thước và căn lề chuẩn

Đối với những nội dung trong Word thì bạn cần phải căn lề trước khi gửi cho ai đó hoặc đi in. Khi bạn thực hiện căn lề sẽ thể hiện bạn là một người có tính cẩn thận, tỷ mỉ và cầu toàn hơn những người khác. Nếu như mặc định trong word sẽ là khổ giấy A4, đây cũng là khổ giấy thông dụng nhất từ trước đến nay, tuy nhiên trong một số trường hợp thì bạn cần phải thay đổi và chỉnh căn lề sao cho phù hợp với nội dung và người dùng hướng tới.

Trên đây chính là một số bí quyết không chỉ dành riêng cho dân văn phòng mà tất cả mọi người đều có thể sử dụng để làm cho văn bản của mình trở nên chuyên nghiệp hơn và góp phần làm cho công việc của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Hy vọng với những thông tin mà timviec365.vn đem đến cho bạn trên đây thì bạn cũng sẽ hiểu thế nào là soạn thảo văn bản và đã biết cách làm thế nào để cho văn bản của mình soạn thảo trở nên chuyên nghiệp hơn.