Hướng dẫn cách ngắt trang trong word 2010 dành cho người mới học

1. Tìm hiểu về ngắt trang trong Word 2010 là gì?

Trong các phần mềm tin học văn phòng gồm những gì như là Microsoft Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Google Scholar, Google Slides,... là những công cụ hỗ trợ tốt cho việc học tập, công việc hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng, nhân viên C&B, nhân viên tổng vụ, trưởng phòng tiếng anh,... đặc biệt là word

Ví dụ cụ thể để bạn hiểu được việc ngắt trang là gì:

Bạn thử tưởng tượng bạn soạn thảo văn bản trong các trang giấy, khi bạn trình bày bạn sẽ phải viết đầy từng trang rồi mới chuyển sang trang mới để tiếp tục trình bày nội dung của bài văn đó. Đây không phải là thao tác ngắt trang trong word. Tiếp theo bạn trình bày một đề án tốt nghiệp trong đó có rất nhiều chương, bạn sẽ trình bày từng chương tách biệt nhau để người đọc dễ dàng thấy được nội dung. Thao tác này được thực hiện bằng cách khi kết thúc một chương bạn sẽ không tiếp viết chương tiếp theo ngay sau đó mặc dù vẫn còn chỗ trống trên giấy. Thao tác này ở trong word được gọi là ngắt trang tự động, vậy thì để ngắt trang tự động trên bản word 2010 thì bạn cần phải thực hiện những thao tác gì?

Từ ví dụ trên chúng ta có thể hiểu rằng ngắt trang trong word 2010 chính là việc bạn sử dụng phiên bản word 2010 để ngắt trang, trong đó ngắt trang một cách chủ động chứ không phải chờ hệ thống tự nhảy trang mới cho mình. Đây là thao tác vô cùng tiện ích giúp người học thể hiện được những văn bản có tính thẩm mỹ cao. 

Vậy thì làm cách nào để ngắt trang trong word 2010 mời các bạn tiếp tục theo dõi phần tiếp theo để hiểu rõ vấn đề này nhé.

2. Cách ngắt trang trong word 2010 cho người mới học

Ngắt trang là một thủ thuật vô cùng đơn giản nhưng không phải người sử dụng word 2010 nào cũng biết được tính năng tuyệt vời này của nó. Vậy những bạn nào chưa biết có thể tham khảo cách ngắt trang ở phần nội dung dưới đây để có thêm kiến thức giúp việc đánh văn bản được diễn ra nhanh chóng hơn.

2.1. Cách ngắt trang khi muốn chèn bảng biểu hay hình ảnh vào giữa nội dung đang có

2.1.1. Cách ngắt trang thứ nhất

Bước 1: Chọn Insert

Bước 2: Trong phần Insert bạn chọn Page Break để thực hiện ngắt trang ngay lập tức.

Có một điều lưu ý nhỏ dành cho các bạn đó là trước khi thực hiện hai thao tác trên bạn cần phải nhấp con trỏ chuột vào đúng vị trí mà bạn muốn ngắt trang để hệ thống ngắt trang theo đúng ý của bạn. Từ phần con trỏ chuột trở về sau sẽ được nhảy sang trang mới sau khi kết thúc thao tác ngắt trang như tôi vừa hướng dẫn.

2.1.2. Cách ngắt trang thứ hai

Ngoài cách ngắt trang phía trên bạn còn có thể thực hiện một cách nữa đó là;

Chọn phần Page Layout, sau đó chọn tiếp mục Breaks rồi chọn Page để ngắt trang thành công.

Cả hai cách ngắt trang này đều hết sức đơn giản, thay vì việc phải ấn enter nhiều lần thì đây là cách sẽ giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian.

2.2. Cách ngắt trang chủ động trong word

Khi muốn chủ động chuyển sang một trang mới mặc dù vẫn còn khoảng trống ở trang hiện tại thì bạn có thể thực hiện theo cách sau:

Bước 1: Đưa con trỏ chuột tới vị trí muốn ngắt trang.

Bước 2: Sau đó ấn tổ hợp phím Ctrl + Enter để hoàn thành thao tác ngắt trang chủ động.

Thực hiện xong hai thao tác này bạn sẽ thấy ngay lập tức văn bản của bạn sẽ được tách thành 2 trang rõ rệt và riêng biệt với nhau. 

Thao tác được thực hiện rất đơn giản đúng không các bạn, chỉ cần để ý một chút và thực hiện một vài lần là bạn sẽ có thể thuộc làu thao tác hữu ích này trong đầu rồi.

>> Xem thêm: Winword là gì

3. Lợi ích của việc ngắt trang tự động bản word 2010

Có một sự thật cũng là tiện ích hữu dụng dành cho người dùng word 2010 đó là khi thực hiện ngắt trang chủ động, dù bạn có nhập thêm nội dung vào tảng trước đó thì nội dung của trang sau vẫn đứng yên ở vị trí cũ mà không hề bị dịch chuyển xuống dòng khi bạn ấn phím enter. Đây là điều khác biệt so với thao tác ngắt trang bằng phím Enter.

Như vậy để đảm bảo việc phân trang luôn giữ đúng vị trí thì bạn nên sử dụng cách ngắt trang chủ động bằng thao tác dùng tổ hợp phím Ctrl + Enter và người dùng cũng cần ghi nhớ thao tác này bởi vì khi dùng word đánh văn bản bạn sẽ rất cần sử dụng đến nó đấy.

4. Một số các thao tác liên quan đến ngắt trang có thể bạn đang tìm kiếm

Ngắt trang là một thao tác được sử dụng rất nhiều khi bạn sử dụng word và kèm theo đó là rất nhiều các thao tác liên quan khác nữa, vậy hãy xem những thao tác đó là gì để giúp bạn hoàn chỉnh một văn bản nhanh nhất có thể.

4.1. Thao tác bỏ ngắt trang trong word 2010

Khi biết được cách ngắt trang rồi, nhiều người sẽ rất vui mừng vì họ trình bày văn bản mang tính thẩm mỹ hơn, tuy nhiên có nhiều khi lỡ tay các bạn lại ngắt văn bản trong khi đoạn văn bản đó chưa cần thiết, vậy thì phải làm sao để nó trở về vị trí như ban đầu đây? 

Đừng quá lo lắng bởi vì tôi sẽ hướng dẫn bạn ngay đây, có 3 cách để bỏ ngắt trang bạn hãy tham khảo nhé:

Cách 1: Bỏ ngắt trang bằng phương pháp thủ công

- Bước 1: Trong word các bạn nhấn chọn biểu tượng Home, sau đó chọn phần Paragraph và chọn biểu tượng  Show/Hide.

- Bước 2: Lúc này trong văn bản word sẽ hiển thị các dấu ngắt trang nếu có và việc của bạn cần làm đó là chọn vào dấu ngắt trang mà bạn muốn bỏ sau đó chọn lệnh Delete là xong.

Đó là hai thao tác giúp bạn loại bỏ dấu ngắt trang bằng cách thủ công, vậy thì còn có cách nào bỏ dấu ngắt trang nhanh hơn không? Hãy theo dõi phần tiếp theo.

Cách 2: Loại bỏ ngắt trang trong word

Nếu như một văn bản có quá nhiều dấu ngắt trang và bạn cảm thấy cách thủ công làm tốn nhiều thời gian của bạn thì hãy tham khảo cách mà tôi đưa ra ngay sau đây nhé.

Sử dụng tính năng Find & Replace của word, cụ thể như sau:

- Bước 1: Nhấn chọn biểu tượng Home sau đó chọn Replace hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace.

- Bước 2: Trên hộp thoại Find & Replace, các bạn sẽ đặt con trỏ chuột vào ô Find what và chọn More.

- Bước 3: Tiếp tục bạn chọn Special và sau đó chọn mục Manual Page Break.

Sau khi thực hiện thao tác thứ ba thì hộp thoại Find what sẽ hiển thị “^m”, các bạn sẽ chọn Replace All để thay thế tất cả chúng. Sau khi kết thúc và đóng hộp thoại này thì tất cả các dấu ngắt trang đều được loại bỏ ra khỏi văn bản word của bạn.

Cách 3: Điều chỉnh dấu ngắt trang tự động xuất hiện trong word

Ở cách này, các bạn sẽ mở hộp thoại Paragraph sau đó chọn thẻ Line and Page Break và đánh dấu tích trước tuỳ chỉnh mà bạn muốn, cụ thể như sau:

- Widow/Orphan control: Nghĩa là lệnh cho phép bạn đặt ít nhất hai dòng của đoạn văn vào đầu hoặc là cuối trang của bản word.

- Keep with next: Tùy chỉnh này được hiểu là bỏ dấu ngắt giữa các đoạn văn mà bạn muốn giữ gần nhau.

- Keep lines together: Không cho phép dấu ngắt trang xuất hiện ở giữa đoạn văn.

- Page break before: Cho phép người dùng thêm dấu ngắt trang ở trước một đoạn văn mà bạn muốn đặt.

Sau khi chọn được tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu bạn sẽ chọn OK để hệ thống thiết lập theo tuỳ chỉnh mà bạn chọn. Vậy là đã hoàn thành xong cách bỏ ngắt trang tự động trong bản word 2010 rồi. Các bạn hãy ghi nhớ những thao tác này bởi vì khi trình bày một văn bản các bạn sẽ rất cần sử dụng đến chúng.

>> Xem thêm: Biên bản là gì

4.2.  Cách xóa bỏ trang trắng trong word 2010

Trong khi thực hiện đánh văn bản, có thể do người dùng muốn ngắt trang bằng phím Enter nhiều lần hoặc là do ấn nhầm vào phím nào đó khiến cho các trang trăng xuất hiện rất nhiều xen vào giữa những trang có nội dung. Điều này gây ảnh hưởng cho việc theo dõi nội dung văn bản cho nên cần phải loại bỏ chúng ngay lập tức. 

Những bạn nào chưa biết cách xóa bỏ những trang trắng đó ra khỏi văn bản của mình thì hãy tham khảo ngay nội dung dưới đây nhé.

4.2.1. Dùng Paragraph để xóa trang trắng

Paragraph có thể dùng trong nhiều trường hợp xuất hiện trang trắng, cụ thể như sau:

Với trường hợp trang trắng ở cuối văn bản word

Di chuyển con trỏ chuột về cuối văn bản sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + * hoặc bạn có thể nhấn vào biểu tượng Paragraph ở tab Home để hiện các ký tự ngắt đoạn. Tiếp theo bạn bôi đen những ký tự đó rồi nhấn phím Delete hoặc là Backspace là có thể xóa được trang trắng ở cuối văn bản rồi.

Page Break hoặc Section Break là nguyên nhân chính xuất hiện các trang trắng này

Khi bạn thực hiện ngắt trang hoặc ngắt Section trong bản word thì sẽ xảy ra việc xuất hiện các trang trắng. 

- Bạn sẽ vào biểu tượng Paragraph.

- Tiếp theo nhấn vào phần đầu phía trước ký tự Section Break hoặc là ký tự Page Break và sau đó nhấn Delete là bạn đã xoá trang trắng rồi.

Trang trắng xuất hiện sau những bảng biểu trong word

Đầu tiên bạn cần nhấn vào biểu tượng paragraph để hiện thị các ký tự không được in ra, sau đó bôi đen tất cả các ký tự đó ở trang trắng và nhấn tổ hợp phím Ctrl + D để xuất hiện hộp thoại Font. Ở đây bạn tích chọn vào ô Hidden và nhấn OK.

Tiếp tục bạn lại nhấn vào biểu tượng Paragraph thì ngay lập tức các trang trắng này sẽ bị biến mất khỏi văn bản của bạn trong word 2010 và nội dung đằng sau sẽ tự động đẩy lên gần với bảng biểu.

4.2.2. Trang trắng xuất hiện ở cuối văn bản trong bản word 2010

Ngoài hai cách trên, bạn có có thể thực hiện cách xóa trang trắng trực tiếp như sau:

- Mở trực tiếp file word cần xóa trang trắng, nếu trang trắng được xuất hiện ở cuối văn bản thì chỉ cần đặt con trỏ chuột ở cuối trang có chữ sau đó nhấn phím Delete là xong.

4.2.3. Trang trắng xuất hiện xen kẽ những trang có nội dung 

Thao tác thực hiện xóa trang trắng xuất hiện ở giữa các trang có nội dung như sau: 

Đặt con trỏ chuột vào vị trí đầu tiên của trang sau trang trắng sau đó nhấn Backspace và trang trắng sẽ biến mất.

4.2.4. Cách khác

Nếu như cả hai cách trên đều không khiến trang trắng biến mất khỏi word thì bạn sẽ sử dụng đến thủ thuật cuối cùng sau đây:

Đặt con trỏ chuột tại vị trí cuối cùng của trang trước trang trắng, sau đó bạn giữ phím Shift và nhấn trỏ chuột vào đầu trang trang trắng và cuối cùng nhấn Delete để xoá chúng ra khỏi văn bản word của bạn.

Đó là những thut thuật giúp các bạn xóa trang trắng trong trường hợp lỡ tay ngắt trang nhiều, tuy nhiên cần phải lưu ý đến số lượng trang trắng cần xóa để thực hiện thao tác cho chính xác, tránh trường hợp bạn lại “lỡ” tay xoá đi những trang chứa nội dung, như vậy bạn sẽ phải mất công soạn thảo lại.

Việc làm

Trên đây là toàn bộ những thông tin mà tôi muốn chia sẻ cho các bạn về cách ngắt trang trong word 2010. Hy vọng với bài viết này các bạn sẽ nắm được một số thủ thuật để ngắt trang để thể hiện một trong văn bản có hình thức đẹp nhất. Để được tìm hiểu thêm nhiều thủ thuật khác trong Office, các bạn có thể truy cập vào trang web timviec365.vn - đây là một kho tàng kiến thức để các bạn có thể tham khảo mọi lúc mọi nơi. Chúc các bạn có được những kiến thức bổ ích thông qua bài viết này, hẹn gặp lại ở những bài viết sau.