Thủ tục hải quan là gì? Quy trình thực hiện thủ tục hải quan

1. Bạn có biết “Thủ tục hải quan là gì?”

Thủ tục hải quan hay còn biết đến qua từ tiếng Anh là Customs Procedures. Đây được hiểu là thuật ngữ chỉ các thủ tục cần được thực hiện khi hàng hóa, phương tiện muốn nhập khẩu hay nhập cảnh vào một quốc gia nào đó hay được thực hiện khi hàng hóa, phương tiện muốn xuất khẩu, xuất cảnh ra khỏi quốc gia. Đối với các loại hàng hóa, sản phẩm thì việc thông quan hàng hóa được coi là một yêu cầu bắt buộc hiện nay.

Có một điều cần lưu ý đó chính là thủ tục hải quan chỉ là thuật ngữ dùng cho sản phẩm, hàng hóa hay phương tiện vận chuyển chứ không sử dụng đối với người khi thực hiện thủ tục xuất nhập cảnh tại sân bay hay cửa khẩu. 

Việc thực hiện thủ tục hải quan là điều bắt buộc hiện nay tại hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ, không chỉ riêng gì Việt Nam. Thủ tục hải quan là để thông quan hàng hóa. Điều này nhằm 2 mục đích cơ bản sau:

- Đây là căn cứ để Nhà nước thực hiện tính thuế. Mọi hàng hóa, sản phẩm hay phương tiện khi được nhập khẩu vào Việt Nam đều phải thực hiện tính thuế. Điều này nhằm đảm bảo việc cân bằng và ổn định thị trường giữa sản phẩm trong nước và sản phẩm nhập khẩu.

- Việc thực hiện thủ tục hải quan được coi là một hành động, thao tác an ninh được thực hiện để quản lý hàng hóa. Đảm bảo được chắc chắn rằng những hàng hóa, sản phẩm được nhập khẩu hay xuất khẩu ở Việt Nam không thuộc danh mục cấm. 

2. Đối tượng thực hiện khai hải quan là ai?

Thủ tục hải quan được thực hiện bởi cơ quan hải quan tại các cửa khẩu, sân bay. Vậy, những đối tượng nào sẽ phải thực hiện việc khai hải quan? 

Dựa trên Điều 5 tại Nghị định số 08/2024/NĐ-CP của Chính phủ thì những đối tượng sau đây sẽ phải thực hiện khai hải quan, bao gồm:

- Các đại lý làm thủ tục hải quan.

- Các công ty, doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ bưu chính quốc tế, các dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế (ngoại trừ trường hợp chủ hàng hóa có những yêu cầu riêng biệt).

- Là chủ các các loại hàng hóa, sản phẩm xuất, nhập khẩu. Đối với trường hợp chủ là người nước ngoài và không có mặt tại Việt Nam thì việc thực hiện các thủ tục hải quan sẽ phải thông qua một đại lý làm thủ tục hải quan khác.

- Là chủ phương tiện, người trực tiếp điều khiển các phương tiện vận tải xuất, nhập cảnh, quá cảnh hoặc có thể là người được chủ các phương tiện này ủy quyền thực hiện việc xuất, nhập cảnh, quá cảnh.

- Là người được chủ hàng hóa ủy quyền đối với trường hợp đó là quà dùng để tặng, biếu hay quà cá nhân. Hoặc trường hợp đó là hành lý được gửi trước, gửi sau chuyến đi của người xuất, nhập cảnh ở Việt Nam. 

- Là người cung cấp các dịch vụ hoặc thực hiện việc quá cảnh hàng hóa.

Đây là những đối tượng cơ bản cần phải thực hiện việc khai hải quan và làm các thủ tục hải quan nếu như muốn xuất, nhập cảnh các mặt hàng, phương tiện của mình ra, vào lãnh thổ Việt Nam.

Tuyển dụng khai báo hải quan

3. Quy trình thực hiện thủ tục hải quan

Việc thực hiện thủ tục hải quan giữa người làm thủ tục và người khai hải quan sẽ có sự khác nhau. Bên cạnh đó, với từng loại mặt hàng khác nhau thì quy trình cũng sẽ có những sự khác nhau nhất định. Tuy nhiên, mô hình chung, thì các loại hình khác khi thực hiện các quy trình về thủ tục hải quan sẽ khá giống với loại hình kinh doanh và kèm theo những giấy tờ liên quan với từng loại hình cụ thể. 

Quy trình thực hiện thủ tục hải quan của người thực hiện việc khai hải quan sẽ bao gồm những công việc sau:

3.1. Thực hiện việc chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan

Đây được đánh giá là bước quan trọng nhất trong quy trình thực hiện thủ tục hải quan. Việc chuẩn bị một bộ chứng từ chính xác và đầy đủ sẽ giúp cho tiến độ thực hiện của bạn nhanh hơn lên đến 95% cũng như ảnh hưởng tới chi phí mà bạn cần phải bỏ ra khi làm thủ tục, sẽ tiết kiệm hơn so với việc thiếu các giấy tờ, chứng từ cần thiết.

Một bộ chứng từ thực hiện thông quan sẽ bao gồm các loại giấy tờ sau:

- 1 bản sao của bản Hợp đồng thương mại

- 1 bản gốc Hóa đơn thương mại

- 1 bản gốc Phiếu đóng gói

- Giấy vận tải đơn

- 1 bản gốc giấy phép (nếu có)

- 1 bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có)

- Các loại giấy tờ khác theo yêu cầu từ Hải quan (tùy từng trường hợp cụ thể sẽ có thêm hoặc không có).

Sau khi người thực hiện việc khai hải quan đã chuẩn bị xong bộ chứng từ của mình thì cơ quan hải quan sẽ phải thực hiện nhiệm vụ của mình. 

3.2. Thực hiện việc khai và nộp tờ khai hải quan

Các tờ khai hải quan đều sẽ được thực hiện theo mẫu đã được quy định sẵn theo pháp luật. Trước đây, việc thực hiện khai hải quan sẽ là viết tay theo mẫu. Tuy nhiên, hiện nay, hầu hết các Chi cục Hải quan đều đã chuyển sang việc khai và nộp tờ khai hải quan điện tử thông qua phần mềm chuyên dụng của mình.

Sau khi đã khai và nộp xong tờ khai hải quan thì người thực hiện sẽ phải chờ đợi để lấy kết quả phân luồng. Ở đây sẽ xảy ra 3 trường hợp đó là việc xuất hiện luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ.

- Luồng màu xanh:

Đây có thể được coi là luồng may mắn bởi việc nhận được luồng màu này bạn sẽ không cần phải làm gì thêm nữa mà chỉ cần xuống cảng để lấy hàng của mình sau khi đã nộp thuế đầy đủ mà thôi.

- Luồng màu vàng:

Với việc xuất hiện luồng màu này thì bạn sẽ cần phải thực hiện việc chuẩn bị và nộp thêm một số giấy tờ liên quan khác. Đây được coi như một bộ hồ sơ giấy kèm theo. Các loại giấy tờ cần thiết gồm:

+ 1 tờ khai hải quan được in từ phần mềm ra và không cần đóng dấu.

+ 1 hóa đơn thương mại: có chữ ký của giám đốc, kèm theo đó là đóng dấu và chức danh cụ thể.

+ Các chứng từ khác như: vận đơn, giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng, giấy C/O,...

- Luồng màu đỏ:

Là màu đỏ nhưng có vẻ đây là dấu hiệu của một sự không may mắn cho lắm. Việc xuất hiện luồng này thì bạn sẽ bị kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi việc kiểm tra các giấy tờ hoàn tất. Đây được biết đến là mức độ kiểm tra cao nhất, gồm nhiều thủ tục, giấy tờ nhất và tốn kém nhiều chi phí, thời gian cũng như công sức của cả người thực hiện việc khai và cơ quan hải quan thực kiểm tra. 

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hồ Chí Minh

Việc đầu tiên bạn cần làm đó chính là chuẩn bị một bộ hồ sơ giấy giống như ở trên luồng màu vàng. Sau đó sẽ nộp cho cơ quan hải quan để họ tiếp nhận và thực hiện việc xét duyệt hồ sơ và chuyển sang cho đội thực hiện việc kiểm hóa. Tiếp đó bạn đi đăng ký thực hiện kiểm hóa và xuống cảng để làm các thủ tục chuyển hàng lên khu kiểm hóa. Cuối cùng là liên hệ với các cán bộ để tiến hành việc kiểm hóa.

Hiện tại, việc kiểm hóa sẽ được thực hiện dưới 2 hình thức cơ bản đó là kiểm bằng máy soi - kiểm soi hoặc kiểm thủ công - kiểm phanh. Tùy từng trường hợp sẽ lựa chọn cách kiểm cụ thể để đảm bảo tính chính xác nhất. Có những trường hợp sau khi đã kiểm soi nhưng cán bộ hải quan vẫn thấy khả nghi nên tiến hành luôn việc kiểm thủ công là mở hàng hóa ra để kiểm tra trực tiếp. Việc kiểm hóa này tốn rất nhiều thời gian và chi phí.

Khi việc thực hiện kiểm hóa đã được tiến hành xong thì cán bộ hải quan trực tiếp kiểm tra sẽ quay về Chi cục và làm các thủ tục cần thiết liên quan, lên tờ khai về việc kiểm hóa và yêu cầu người đại diện cả hàng hóa đó ký tên lên tờ khai. Tiếp đến, cán bộ hải quan sẽ chuyển qua phúc tập hồ sơ và thực hiện thông quan hàng hóa nếu như không có vấn đề gì xảy ra.

3.3. Thực hiện việc nộp thuế

Người thực hiện khai hải quan sẽ phải tiến hành việc nộp thuế cho sản phẩm, hàng hóa của mình trước khi được tiến hành việc xuất, nhập hàng hóa. Đây được coi là việc thực hiện nghĩa vụ tài chính của các doanh nghiệp, công ty, hay cá nhân, tổ chức. Sẽ có các dạng như nộp ngay, để ân hạn hay bảo lãnh ngân hàng,...

Với trường hợp là các mặt hàng nhập khẩu của loại hình kinh doanh thì hiện nay, đa số sẽ đều thuộc diện phải nộp thuế ngay lập tức. Chỉ khi tiền thuế đã nộp nổi ở trên hệ thống thì hải quan mới tiến hành việc phê duyệt thông quan lô hàng đó.

Việc kiểm tra nộp thuế hay tra cứu nộp thuế hải quan có thể thực hiện trên trang web của tổng cục. Khi đã tiến hành nộp thuế xong, tra cứu trên website, nếu thấy “Hết nợ” thì tức là bạn đã nộp thuế thành công. Còn nếu chưa thì sẽ phải đợi và nếu cần thiết thì có thể thực hiện việc xem xét lại khâu  nộp thuế của mình liệu có xảy ra sai sót hay vấn đề gì đặc biệt không.

3.4. Thực hiện việc thông quan hàng hóa

Đây là công đoạn được tiến hành sau khi bạn đã thực hiện việc hoàn tất các thủ tục hải quan cần có đối với các mặt hàng xuất, nhập khẩu. 

Thông quan hàng hóa sẽ được triển khai tiến hành trong các trường hợp cụ thể sau:

- Nhận được luồng xanh sau khi nộp tờ khai hải quan.

- Cán bộ tiếp nhận bộ hồ sơ giấy của bạn tại luồng vàng và phê duyệt cho tiến hành thông quan hàng hóa.

- Đối với luồng đỏ thì việc thông quan hàng hóa sẽ được tiến hành sau khi cán bộ hải quan đã thực hiện hoàn tất việc kiểm hóa.

Một điều lưu ý ở đây chính là với các mặt hàng nhập khẩu vào thị trường Việt Nam nếu như muốn thông quan hàng hóa thì bắt buộc phải nộp thuế. Trừ trường hợp một số mặt hàng của một số nước được miễn thuế khi nhập khẩu vào nước ta.

3.5. Thực hiện việc thanh lý hải quan giám sát

Đây là bước cuối cùng trong quy trình thủ tục hải quan. Sau khi bạn đã tiến hành thông quan hàng hóa thành công thì việc cần làm tiếp theo đó chính là in mã vạch tờ khai hải quan của mình. In xong thì sẽ đến cảng và thực hiện làm nốt các thủ tục ký hải quan giám sát hay còn gọi là thủ tục ký cổng bãi. Việc ký này diễn ra xong là bạn đã hoàn tất quy trình thủ tục hải quan của mình. 

Tuy nhiên, hiện nay, ở một số nơi thì việc ký thủ công này đã được bỏ và thay vào đó là áp dụng hệ thống tự động giám sát.Vì vậy, nếu như nơi bạn làm thủ tục sử dụng cách này thì trong quá trình khai hải quan hãy chú ý khai đúng để sau khi thông quan xong bạn sẽ có thể tự động đi qua khu vực giám sát mà không cần gặp bất cứ vấn đề nào nữa. 

Việc làm

Trên đây là các thông tin chi tiết về thủ tục hải quan. Hy vọng rằng với những thông tin được đưa ra trong bài viết các bạn đã hiểu được thủ tục hải quan là gì cũng như các quy trình thực hiện thủ tục hải quan ra sao. Là một thủ tục khá phức tạp nên trước khi làm tốt nhất bạn nên tìm hiểu kỹ các thông tin cũng như các văn bản pháp luật liên quan để việc thực hiện diễn ra nhanh chóng nhất nhé.