Trợ lý là làm gì? Hiểu đúng vai trò đón cơ hội phù hợp

Đọc ngay bài viết này để nghe các chuyên gia tuyển dụng Timviec365.vn chia sẻ chi tiết nhất về công việc trợ lý. 

1. Hiểu công việc trợ lý ở chiều sâu bản chất

Người làm trợ lý có thể làm việc ở nhiều lĩnh vực do bản chất công việc chính là hỗ trợ “Sếp” lo các công việc hành chính, xử lý các đầu việc quan trọng khi được sếp ủy quyền. Tùy theo từng ngừng nghề, vị trí khác nhau mà người làm trợ lý có thể đảm nhận những trách nhiệm khác nhau. Trong đó các công việc quen thuộc nhất mà dù làm ở lĩnh vực nào họ cũng đều thực hiện gồm quản lý hồ sơ giấy tờ, sắp xếp lịch trình, hỗ trợ xử lý công việc hậu cần.

Nói chung, trợ lý đảm đương hai vai trò: một là lo việc hành chính phổ biến của tổng công ty, hai là kết nối nội bộ và hỗ trợ lãnh đạo xử lý công việc trong phạm vi được ủy quyền. Vị trí này vì thế rất cần sự nhạy bén trong việc xem xét hoàn cảnh tổ chức và có tuy duy tổ chức chặt chẽ.  

Tùy theo quy mô phát triển của doanh nghiệp mà phân công phạm vi hỗ trợ công việc của người trợ lý. Thông thường trợ lý sẽ hỗ trợ cho một cá nhân chính là giám đốc/tổng giám đốc và bạn rất dễ tìm kiếm việc làm trợ lý giám đốc, trợ lý tổng giám đốc ở trên các nền tảng tuyển dụng trực tuyến. Hoặc vai trò trợ lý có thể được sắp xếp để hỗ trợ cho nhóm chức năng như phòng điều hành, phòng kinh doanh. 

2. Tìm hiểu chi tiết về vai trò của người trợ lý

Trợ lý giúp quản lý lịch trình. Đây là vai trò quen thuộc của nghề trợ lý. Các lịch trình của một công ty đều được lên kế hoạch, được sắp xếp bởi người quản lý như đặt lịch làm việc, sắp xếp cuộc họp, nhắc nhở nhiệm vụ quan trọng. Tất cả được lên kế hoạch sẵn một cách bài bản dưới bàn tay và trí tuệ của một người trợ lý tài ba sẽ luôn bảo đảm chất lượng công việc và quá trình thực hiện suôn sẻ.

Trợ lý tham gia mật thiết trong các công tác hỗ trợ hành chính như soạn mail, xử lý xác văn bản hành chính, quản lý các tập hồ sơ, tài liệu hay kho dữ liệu online của doanh nghiệp. Công việc chuẩn bị báo cáo hoặc công văn cho  ban giám đốc cũng là nhiệm vụ đặc trưng của người trợ lý.

Nhiệm vụ khác cũng được thực hiện hàng ngày khi bạn là một người trợ lý đó chính là giao tiếp và điều phối nội bộ. Có thể khẳng định người trợ lý thực hiện vai trò là cầu nối giữa cấp trên với mọi mối quan hệ công việc, từ nhân viên đến đối tác, khách hàng. Họ sẽ truyền đạt thông tin của cấp trên một cách chính xác và có hiệu quả.

Ngoài các công tác hành chính phục vụ chung cho nội bộ tổ chức, xác định vai trò trợ lý là làm gì còn được thể hiện qua nhiệm vụ hỗ trợ cá nhân sếp trên phương diện công việc. Những nhiệm vụ hết sức quen thuộc bao gồm đặt lịch đi công tác cho sếp, sắp xếp lịch trình các chuyến đi và chuẩn bị tài liệu họp. 

Khi được giao phó, người trợ lý sẽ đảm đương công tác quản lý các đầu việc của từng phòng ban trong công ty, theo dõi tiến độ và kết quả của các dự án. Song hành với đó là trách nhiệm hỗ trợ lập kế hoạch công việc, tiến hành điều phối nhiệm vụ nhằm bảo đảm dự án, công việc được hoàn thành đúng thời hạn.

Nhìn chung, là một trợ lý, bạn sẽ thay mặt cấp lãnh đạo xử lý, giải quyết nhiều vấn đề trong công việc, vừa đối nội vừa đối ngoại. Nếu không có nguồn năng lượng dồi dào và sự đa năng thì không thể gánh vác được công việc này.

3. Những yêu cầu cốt lõi để làm tốt vai trò trợ lý

Một trợ lý giỏi không những phải thông thạo các kỹ năng hành chính mà còn phải có năng lực tư duy độc lập, sự nhạy bén để thích nghi nhanh chóng với mọi nhịp thay đổi diễn ra liên tục. Sẽ có rất nhiều yêu cầu kỹ năng phải được tổng hòa bên trong bạn. Đó vừa là sự chủ động, sáng tạo lại vừa cần thái độ điềm tĩnh, sự kiên nhẫn và luôn tuân thủ các quy trình làm việc. Có thể nói, trợ lý chính là đại diện cho quy trình công việc nghiêm ngặt. 

Cùng với đó, một kỹ năng không thể thiếu trong nghề trợ lý đó chính là khả năng giao tiếp tốt. Giao tiếp ở vai trò này được đòi hỏi có phần khắt khe hơn, đó không phải là kiểu giao tiếp xã giao mà là cách kết nối chuyên nghiệp và tinh tế. Người trợ lý trong công việc vừa giao tiếp với sếp vừa làm việc với các phòng ban trong nội bộ và khách hàng, đối tác. Chỉ cần một lời vụng về đưa ra sẽ ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của người lãnh đạo. Chính bởi vậy mà người trợ lý phải hết sức thận trọng khi đưa ra ngôn ngữ, đảm bảo nội dung, cách nói rõ ràng, chính xác và thể hiện rõ tính trách nhiệm.

4. Cơ hội phát triển trong vai trò trợ lý

Là một trợ lý - người đứng gần với lãnh đạo, trung tâm kết nối đối nội và đối ngoại. Đây chính là một vị trí cực kỳ thuận lợi để đón nhận nhiều cơ hội phát triển. Bạn sẽ nhận được những cơ hội gì? Cùng tìm hiểu để xây dựng kế hoạch phấn đấu hiệu quả và nhanh chóng nhất.

4.1. Mức lương của nghề trợ lý

Lương trợ lý phụ thuộc nhiều yếu tố. Trong đó nếu bạn có kỹ năng, kinh nghiệm tốt sẽ có cơ hội làm việc ở các doanh nghiệp lớn. Điều đó cũng quyết định mức lương hấp dẫn cho bạn. Hiện nay, ở nước ta, vị trí trợ lý hành chính được trả mức lương dao động từ 8 - 15 triệu đồng. Vị trí trợ lý điều hành có cơ hội nhận mức lương cao hơn, dao động từ 15 - 30 triệu đồng.

Trợ lý giám đốc/tổng giám đốc đem đến cho bạn mức thu nhập cực kỳ mơ ước, từ 30 - 50 triệu đồng tùy theo tính chất và quy mô của doanh nghiệp. Nếu là trợ lý giám đốc tại các tập đoàn, công ty nước ngoài thì con số 50 triệu/tháng dành cho trợ lý là hoàn toàn có thể.

4.2. Con đường thăng tiến từ vị trí việc làm trợ lý

Một trong những lợi thế tốt nhất dành cho người làm nghề trợ lý đó chính là khả năng quan sát toàn cảnh doanh nghiệp. Đồng thời bạn được tiếp xúc, va chạm nhiều với đa dạng công việc, thường xuyên tiếp cận và đảm đương các nhiệm vụ quan trọng nên hình thành được cho mình khả năng tư duy chiến lược, vận hành công việc và điều phối văn hóa nội bộ. Do đó, bạn có cơ hội học hỏi được nhiều kiến thức hữu ích từ công việc trợ lý của mình. 

Với những gì tích lũy được ở vai trò trợ lý, bạn hoàn toàn có thể đảm đương việc làm quản lý dự án cho đến giám đốc điều hành. Nếu không muốn chuyển hướng, bạn vẫn có thể gắn bó tại vị trí công việc này và phấn đấu trở thành trợ lý cấp cao, hưởng mức thu nhập cực khủng

Tìm hiểu về công việc trợ lý còn rất nhiều điều thú vị. Nhưng điều cốt lõi nằm ở cơ hội này bạn sẽ nắm bắt như thế nào. Hãy bắt đầu từ việc tìm hiểu bản chất cơ bản trợ lý là làm gì, cần những kỹ năng gì. Nếu đã tự tin và có khát khao sở hữu một vị trí trợ lý hấp dẫn, bạn hãy tìm kiếm việc làm trên trang hỗ trợ tuyển dụng số 1 Việt Nam - Timviec365 và tạo cho mình mẫu CV xin việc trợ lý chuyên nghiệp nhất. Website sẽ đồng hành hiệu quả để bạn tìm việc làm trợ lý tốt nhất.