FYI là gì? Cách dùng FYI hiệu quả nâng cao chất lượng giao tiếp

1. Giải đáp FYI là gì?

Đầu tiên phải khẳng định FYI là một cụm từ được viết tắt, được dùng rất phổ biến trong môi trường công sở. Dù vậy, nhiều người chỉ quen miệng nhắc tới FYI mà không thực sự biết được FYI là gì, có bản chất ra sao và ý nghĩa thế nào. Do đó, để bảo đảm thuật ngữ này sẽ được sử dụng đúng ngữ cảnh giao tiếp, bạn nhất định phải khám phá chính xác định nghĩa về FYI.

1.1. Định nghĩa FYI

FYI thực chất được viết tắt từ cụm từ tiếng Anh “For You Information”, dịch nghĩa thành “để bạn biết” với hàm nghĩa dành cho bạn để tham khảo thông tin. Trong cuốn từ điển Oxford English Dictionary, thuật ngữ FYI được giải thích là từ dùng khi muốn chuyển thông tin đến cho người khác, mục đích chính đó là cung cấp thông tin thay vì yêu cầu người khác phải phản hồi lại. Hiểm nôm na thì thông tin dạng FYI được cung cấp đi một chiều, không cần người khác phản hồi lại.

Ở trong bối cảnh sử dụng của tiếng Việt, từ viết tắt này FYI được sử dụng để bày tỏ thiện ý của một người gửi đến cho người khác, đó là “gửi cho bạn biết thêm, nắm rõ”. Dù dịch nghĩa FYI là gì trong tiếng Anh và tiếng Việt thì đều thể hiện tính chất chia sẻ thông tin không đi kèm nghĩa vụ phản hồi.

1.2. Ý nghĩa của FYI trong giao tiếp hiện đại

Thuật ngữ là cách nói tắt với mục đích rút gọn hàm ý chia sẻ để người khác biết thêm thông tin. Do vậy, FYI sẽ được sử dụng khá phổ biến tại môi trường công sở với cách thức ứng dụng tại nhiều kênh như tin nhắn chat công việc, email, văn bản hành chính. Với việc được ghi nhận rộng rãi như một ký hiệu chuyên ngành, khi bắt gặp cụm từ này, người nhận sẽ hiểu rằng:

- Đây là thông tin để tham khảo

- Nội dung thông tin chỉ mang tính cập nhật hoặc bổ sung

- Không có yêu cầu phải phản hồi ngay lập tức

Nhìn chung, FYI tập trung cung cấp các thông tin mới một cách gọn gàng, có chọn lọc. Cũng có thể coi đây là cách tiếp cận thông tin nhanh dành cho người nhận, phù hợp với môi trường công sở và guồng quay bận rộn của công việc. Mọi người dựa vào ký kiệu FYI để cập nhật thông tin và thực hiện nhiệm vụ một cách chủ động.

Việc hiểu đúng FYI là gì có ý nghĩa rất quan trọng trong kết nối công việc và giao tiếp. Đầu tiên nó giúp cho cuộc giao tiếp dù bằng hình thức nào cũng trở nên chuyên nghiệp hơn. Khi gửi thông tin bằng hình thức FYI, nội dung được cập nhật ngắn gọn và rõ ràng, tạo hiệu quả kết nối đến người nhận. Thông tin không yêu cầu phản hồi nhưng đặt ra yêu cầu về sự chủ động tiếp nhận thông tin. Trong nhiều trường hợp còn ngầm yêu cầu tinh thần tuân thủ và tự giác thực hiện.

FYI còn giúp thông tin được chia sẻ hiệu quả theo một cách riêng. Chỉ cần gắn kèm 3 chữ cái FYI trong doạn thông tin cập nhật, bạn đã truyền đạt thành công mục đích mà không cần phải dài dòng. Việc truyền thông tin bằng FYI còn giúp người nhận không cần phải băn khoăn về việc có cần/nên phàn hồi lại hay không vì dạng thông tin này không cần sự phản hồi ngay. Đây là lý do chúng ta đánh giá rằng FYI giúp tối ưu quá trình làm việc hiệu quả.

2. Nguồn gốc ra đời FYI và quá trình phát triển khái niệm

FYI mặc dù có tác động rất mạnh đến hầu hết các phương thức giao tiếp trong môi trường công sở hiện đại nhưng thực ra nó đã xuất hiện từ lâu. Điểm khởi đầu FYI vẫn gắn liền với các hình thức truyền thông truyền thống để đi đến ngày nay. Khi có các phương thức kết nối, truyền thông hiện đại ra đời, nó hòa theo sự phát triển của thời đại để thích nghi và trở nên phù hợp, tạo ra những tác động tích cực cho giao tiếp.

2.1. Nguồn gốc xuất hiện của FYI

Thuật ngữ này xuất hiện vào thế kỷ XX, là thời kỳ hình thức thông tin phổ biến của thư tay, công văn lưu hành trên giấy. Trong nội dung viết, người ta thường viết thêm cụm từ For your Information ở đầu thư hay cuối thư nhằm đưa ra một tín hiệu rằng thông tin đó chỉ mang tính chất tham khảo.

Sau này, FYI cũng được dùng nhiều hơn trong báo chí, bản tin nội bộ để giúp cho người đọc tiếp nhận nhanh thông tin từ đó phân loại nội dung hiệu quả. Đến cuối thế kỷ 20, thuật ngữ đã dần được sử dụng phổ biến trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp nhằm mục đích ghi chú.

2.2. Quá trình phát triển

Email ra đời đánh dấu bước đột phá của FYI, đưa FYI trở thành một ký hiệu toàn cầu. Từ vị trí khiêm nhường trong thư tay, công văn, ngày nay ký hiệu này được đặt ngay tại dòng tiêu đề mail hay tại “vị trí đắc địa” ở câu mở đầu trong các tin nhắn công việc. Chẳng hạn trong tin nhắn công việc, trưởng phòng đặt tiêu đề “FYI: Lịch họp tuần”. Viết như vậy thì nhân viên cấp dưới chỉ cần nhận thông tin để biết mà không cần phản hồi. Đây là một sự tiện lợi vượt bậc đem đến sự tối ưu trong quá trình làm việc.

FYI vì thế cũng len lỏi sâu và tác động mạnh vào văn hóa giao tiếp trong doanh nghiệp. Nó được coi là ký hiệu chính của việc chia sẻ thông tin đồng bộ từ cấp trên xuống hoặc đến các phòng ban. Khi thông tin có gắn FYI thì sẽ mặc định chia sẻ để tất cả cùng cập nhật. Đây là đặc trưng thể hiện rõ tính chất, không khí khẩn khoản của công việc.

Như vậy có thể thấy FYI vừa là cụm từ viết tắt vừa là công cụ giao tiếp cực kỳ hữu dụng, góp phần định hình văn hóa doanh nghiệp rõ ràng. Việc sử dụng FYI trong giao tiếp doanh nghiệp nói riêng sẽ giúp người nhận phân biệt được thông tin tham khảo, thông tin cần phản hồi để có cách tiếp nhận nội dung phù hợp trong công việc.

3. Mục đích sử dụng của FYI

FYI thường dược dùng khi muốn thông báo thông tin mang tính đồng nhất, chung cho tập thể. Trường hợp khác đó là khi chia sẻ tài liệu chỉ với mục đích tham khảo. Trong hoàn cảnh thực tế, khi bạn muốn chuyển tiếp cho ai đó tin nhắn hoặc nội dung mail nhưng không cần phản hồi, chỉ để họ nhận được thông tin để biết thì sẽ gắn kèm FYI.

Chỉ gửi thông tin đi một chiều, FYI sẽ giúp giảm tải lượng mail không cần thiết nhận về nên sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian. Tiếp theo, FYI cũng tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp khi thông tin đưa đến minh bạch, rõ ràng, không vòng bo, không đòi hỏi phản hồi.

4. Hướng dẫn sử dụng FYI trong thực tế

Việc hiểu FYI là gì mục tiêu là để biết cách sử dụng hiệu quả, đúng ngữ cảnh. Sự xuất hiện của nó không phải để trang trí mà để phát ra tín hiệu về tính chất của thông tin, định hình ngay cách tiếp cận của người nhận. Để đưa thông tin dạng FYI hiệu quả, chúng ta cần nắm bắt được cách ứng dụng của nó vào từng hoàn cảnh thực tế cụ thể.

4.1. Ứng dụng FYI khi gửi mail

Gửi mail chia sẻ FIY là phương thức phổ biến hiện nay giúp thông báo nhanh chóng thông tin chung đến nhân viên, thông báo nội dung phối hợp với các phòng ban. Có thể sử dụng FYI trong mục đích chuyển tiếp thông tin nội bộ.

4.2. FYI trong tin nhắn, văn bản và chat nhóm

Rất nhiều nền tảng cũng tận dụng FYI để tối ưu thông tin. Chẳng hạn trong một nhóm công việc, mẫu câu thông báo gắn FYI thường được sử dụng rất phổ biến. Quản lý có thể sử dụng FYI để cập nhật thông tin nhắc nhở, thông tin như: “Thứ 7 tuần này hoãn họp phòng kinh doanh”.

4.3. Hướng dẫn viết FYI đúng cách

FYI thường được đặt ở đầu câu hay trong dòng tiêu đề nhằm giúp người nhận diện được loại thông báo. Luôn viết in hoa toàn bộ ba chữ FYI. Vị trí trong thông tin của FYI luôn đứng trước nội dung chính. Người gửi FYI đi cần lưu ý giữ cho đoạn nội dung thông tin được ngắn gọn để đảm bảo hình thức chuyên nghiệp nhất khi chuyển đến người nhận.

5. Một vài sai lầm phổ biến khi dùng FYI cần tránh

Trong khi nhiều người đã hiểu rất rõ ràng FYI là gì, thông thạo cách ứng dụng vào trong giao tiếp và công việc nơi công sở thì còn đó những trường hợp không biết cách sử dụng FYI hiệu quả.

Một sai lầm phổ biến nhất Timviec365 muốn bạn biết đầu tiên đó chính là việc dùng lạm dụng. Không phải khi nào FYI cũng có thể dùng. Dùng không đúng hoàn cảnh, người nhận sẽ bị nhầm lẫn thông tin dẫn đến việc không thực hiện hành động tiếp nhận đúng mục đích.

Nếu FYI được yêu cầu đặt ở đầu thông tin, trên tiêu đề nhưng chúng ta vẫn thấy sự xuất hiện của nó ở các vị trí khác thì đây là sai lầm tiếp theo. Việc này sẽ làm giảm hiệu quả phân loại thông tin của người nhận, tỷ lệ bỏ sót thông tin hoặc tiếp nhận thông tin sai hướng có thể gia tăng.

Nếu chúng ta biết cách vận dụng FYI vào đúng ngữ cảnh thì nó sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả giao tiếp, đồng thời tạo ra được chất lượng và đạt mục tiêu cho thông tin. Qua chia sẻ khá thú vị về FYI là gì, Timviec365 không chỉ giúp bạn khám phá kiến thức mà còn muốn gửi tới bạn lời nhắn nhủ: hãy tìm việc làm tại Timviec365 – nơi thường xuyên cập nhật tất cả các bản tin tuyển dụng hot nhất trên thj trường. Khám phá danh sách CV online được các chuyên gia hàng đầu thiết kế để tăng cao khả năng cạnh tranh, cơ hội có việc làm của nhìn mình,