Orientation là gì? Tổ chức Orientation sao cho hiệu quả

1. Orientation là gì?

Orientation là một buổi giới thiệu công ty cho nhân viên mới. Thông qua buổi này, toàn bộ các thông tin cơ bản của công ty sẽ được chia sẻ, bao gồm thông tin lịch sử hình thành, quá trình phát triển, hoạt động kinh doanh, sản phẩm/dịch vụ kinh doanh, lĩnh vực hoạt động; giới thiệu phòng ban nội bộ, vị trí công việc, môi trường làm việc, đặc trưng văn hóa. 

Thông qua buổi orientation, nhân viên sẽ hiểu về công ty nhiều hơn, nhân viên mới sẽ giảm dần cảm giác ngượng ngùng, thêm tự tin hơn và hình thành động lực để làm việc năng suất. Mỗi công ty có thể tổ chức các buổi orientation theo nhiều hình thức khác nhau. Điển hình hiện nay các hình thức thường được công ty sử dụng có thể kể đến như cuộc họp trực tiếp, đưa tài liệu hướng dẫn, gửi video giới thiệu tổng hợp. 

2. Vai trò của việc tổ chức hoạt động orientation

Hiểu biết về vai trò của orientation là gì để tổ chức hoạt động này hiệu quả có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Đây được xem là một trong những công tác đào tạo nguồn lực quan trọng không thể thiếu trong hành chính xây dựng con đường phát triển vững mạnh, dài hạn cho bất kể mọi công ty, doanh nghiệp. Các công ty startup thường tối ưu các công đoạn để phù hợp với quy mô ở thời điểm hiện tại song vô tình bỏ qua hoạt động cực kỳ quan trọng này. Do đó, nếu biết sớm hơn về orientation và vai trò đem đến, chắc chắn bạn sẽ chú trọng cho orientation không kém cạnh những hoạt động kinh doanh, đối nội đối ngoại khác trong công ty. 

Hãy triển khai orientation vì những lý do sau đây. 

2.1. giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập, thích nghi với môi trường mới

Như đã đề cập ở nội dung trên, nhờ có buổi orientation mà công ty có thể gắn kết với nhân viên mới nhanh hơn. Nhân viên mới sẽ có cảm giác được kết nối mạnh mẽ với môi trường mới, từ đó nhanh chóng làm quen môi trường và nắm bắt công việc. 

Tùy theo nội dung tổ chức, các buổi orientation có thể khác nhau, nhưng đa số nhân viên sẽ được gặp các lãnh đạo công ty, làm quen với các bộ phận nội bộ và được hướng dẫn quy trình học việc cơ bản. Nhờ vậy, nhân viên có cái nhìn tổng quan toàn diện về nơi làm việc, trong thời gian rất ngắn có thể có được cảm giác quen thuộc.

2.2. Buổi orientation giúp thu hút, giữ chân nhân tài dễ dàng hơn

Nhân viên mới đến công ty làm việc có thể chưa chắc đã gắn bó với đơn vị. Đây cũng là một vấn đề khiến doanh nghiệp phải đau đầu. Có lẽ orientation chính là giải pháp có thể giúp giữ chân nhân tài sau tuyển dụng chắc chắn nhất nếu được tổ chức tốt. Trong buổi làm việc này, người phụ trách thực hiện sẽ cố gắng giới thiệu để nhân viên mới có thể thấy được mức độ hoạt động chuyên nghiệp của công ty, tạo dựng hình ảnh uy tín, từ đó khiến cho nhân viên có niềm khao khát được gắn bó lâu dài.

2.3. Tăng cường tinh thần đoàn kết cho nhân viên

Có thể nói orientation vừa là một buổi training lại vừa tạo ra cơ hội giúp các nhân viên dễ dàng làm quen với nhau. Khi được làm quen trong tinh thần công việc, nhân viên sẽ gắn kết với nhau bằng chính tinh thần phối hợp để thúc đẩy công việc, tinh thần đồng nghiệp sẽ tự nhiên được tạo ra để sau này, tự trong họ hình thành cam kết cùng hướng về mục tiêu phát triển chung của công ty. 

2.4. Thúc đẩy sự tăng trưởng doanh thu

Vai trò của orientation không thể thiếu khả năng thúc đẩy doanh thu. Bản chất của orientation chính là hướng dẫn để người mới hòa nhập và hiểu rõ mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp. Một buổi orientation cần được triển khai đúng cách, hướng dẫn người mới đúng hướng và hiệu quả. Có vậy nhân viên mới nhanh chóng đóng góp năng lực vào quá trình sản xuất để tạo thêm doanh thu cho đơn vị. 

3. Quy trình triển khai orientation hiệu quả

Hoạt động orientation không có quy trình cố định nhưng có công thức chuẩn. Dựa vào đó, mỗi doanh nghiệp có thể tiến hành lập kế hoạch triển khai thực hiện orientation phù hợp với thực tế. Hãy bảo đảm thực hiện theo những bước sau đây để nhân viên sớm thích nghi với môi trường làm việc và tìm thấy điểm phấn đấu.

3.1. Chuẩn bị kỹ trước khi thực hiện

Mỗi buổi orientation sẽ diễn ra với thời gian nhất định, đó là quỹ thời gian quý giá để doanh nghiệp đem đến những thông tin quan trọng cho nhân viên mới. Hãy tính toán về thời gian và nội dung sẽ cung cấp, bố cục orientation như thế nào để đạt được sự mạch lạc, khiến cho nhân viên nắm bắt thông tin đào tạo nhanh hơn, sớm thích nghi, cũng là tăng cường thời gian tham gia lao động, sản xuất. Buổi đào tạo orientation được chuẩn bị kỹ còn đem đến cho nhân viên ấn tượng tốt đẹp ngay từ đầu để họ yên tâm gắn bó và xác định mục tiêu cống hiến ngay từ sớm.

3.2. Xây dựng kế hoạch chi tiết cho buổi orientation

Một kế hoạch triển khai orientation chi tiết, rõ ràng là cơ sở để buổi orientation diễn ra thuận lợi, đạt được mục tiêu. Vậy bạn đã biết cách xây dựng kế hoạch orientation chưa? Phác họa về buổi orientation bằng những thông tin sau:

- Thời gian, địa điểm cụ thể phù hợp

- Gửi thông báo đến nhân viên

- Người tổ chức sẽ thiết kế buổi orientation có nội dung hấp dẫn, dễ dàng được tiếp cận

3.3. Triển khai tổ chức thực hiện buổi orientation

Buổi orientation khi diễn ra thực tế sẽ đưa các nội dung trên giấy tờ ra thực tế. Bạn cần lần lượt thực hiện theo các trình tự phù hợp, logic để tạo sự chuyên nghiệp cũng như đem đến nội dung dễ tiếp nhận cho nhân viên. Do đó, hãy tiến hành buổi orientation theo trình tự sau đây: 

Bước 1: Chào đón thân thiện

Màn chào đón sẽ mở đầu cho tất cả các hoạt động tiếp theo được tiến hành thuận lợi, suôn sẻ hơn. Bạn cần thực hiện việc chào đón thân thiện để nhân viên mới ngay sau đó có thể cảm thấy thoải mái hòa nhập. Đi kèm với việc này bạn nên kết hợp với việc giới thiệu về các phòng ban và lãnh đạo từng phòng. Đây sẽ là những cơ sở đầu tiên kết nối nhân viên với doanh nghiệp.

Bước 2: Trình bày thông tin tổng quan về công ty

Nhân viên mới cần có hiểu biết đầy đủ, rõ ràng về nơi sắp gắn bó. Việc giới thiệu thông tin toàn diện về công ty đến nhân viên mới sẽ giúp cho công ty đạt được rất nhiều lợi ích. Thứ nhất tránh cho nhân viên bị mơ hồ về công ty, không hiểu rõ về lĩnh vực, hoạt động thực sự là gì, không có cái nhìn về gốc rễ hình thành sẽ khiến nhân viên không nhận được hết giá trị phát triển, ảnh hưởng đến quá trình xác định tư tưởng và mục tiêu phấn đấu trong công ty. 

Sau khi giới thiệu công ty, bạn tiếp tục giới thiệu về văn hóa doanh nghiệp. Hãy đưa đến cho nhân viên mới những giá trị về quy tắc ứng xử, các đặc trưng văn hóa, những nội quy, quy định quan trọng để nhân viên biết sớm và có những sự lưu ý thực hiện. 

Người dẫn dắt hãy đưa ra những lời dẫn dắt, gợi mở để kích thích khả năng tương tác cho nhân viên mới. Đó là cách để ngay từ đầu nhân viên có thể tự tin giao tiếp, mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân hoặc đặt ra câu hỏi thắc mắc. Việc đặt câu hỏi hay đưa ý kiến cũng là cách để bạn dễ dàng tháo gỡ những điều băn khoăn của họ, từ đó càng giúp họ nắm bắt về công ty toàn diện hơn, Khuyến khích nhân viên mới đưa ra tương tác thông tin còn là cách giúp thúc đẩy sự chủ động cho nhân viên, hình thành tác phong tốt đẹp này cho họ ngay từ những ngày đầu. 

3.4. Mở rộng sự kết nối với các phòng ban nội bộ

Để kết nối hiệu quả, trong phần chương trình này cần phải được mở đầu bằng cuộc giới thiệu tổng thể cơ cấu tổ chức công ty. Như thế sẽ giúp cho nhân viên mới tự đánh giá được vai trò của họ trong tập thể. Không những vậy, nhân viên còn biết được công việc của họ khi cần sẽ phối hợp với ai để được diễn ra thuận lợi, đạt hiệu quả. 

Trong buổi orientation cũng có thể tổ chức nội dung gặp gỡ các lãnh đạo cũng những nhân sự chủ chốt. Như thế trong những ngày làm việc tiếp theo nhân viên sẽ có thể kết nối ngay khi công việc cần mà không phải chạy đôn chạy đáo để tìm hiểu ai sẽ hỗ trợ hoặc phối hợp trong công việc.

3.5. Làm quen với quy trình công việc và thiết bị hỗ trợ công việc

Tìm hiểu orientation là gì để thấy được vai trò của hoạt động trong việc xóa bỏ khoảng cách của nhân viên “mới” với toàn bộ tổ chức. Vậy nên, một việc không thể thiếu trong hoạt động này đó chính là việc nhân viên mới cần được hướng dẫn tỉ mỉ, chi tiết về quy trình công việc để đơn giản họ có thể trả lời câu hỏi: làm những nhiệm vụ gì trong thời gian sắp tới. 

Lúc này, hãy cầm tay chỉ việc cho họ. Từ việc giới thiệu cho họ làm những gì, hãy hướng dẫn họ cần làm như thế nào, đưa ra những lưu ý quan trọng trong quá trình làm việc, nhấn mạnh vào các vi phạm có thể xảy ra để họ có thể lưu ý cẩn thận hơn trong lúc làm việc. Cũng có thể cung cấp luôn công cụ phục vụ công việc và hướng dẫn cách sử dụng ngay tại buổi orientation. 

Như vậy, những nội dung hoạt động trong chương trình orientation được chia sẻ trong bài viết sẽ đem lại cho bạn một buổi giới thiệu, định hướng cho nhân viên mới thật hiệu quả. orientation là một phần quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên công ty, hãy làm thật tốt dựa trên cơ sở hiểu biết orientation là gì. Để tiếp cận và tuyển dụng được nhiều nhân sự tài năng về cống hiến cho doanh nghiệp, bạn hãy truy cập timviec365 để tìm ứng viên chất lượng. Hàng ngàn hồ sơ, CV xin việc được ứng viên tạo trên website chính là nguồn lực dồi dào mà các doanh nghiệp có thể khai thác.