AR trong kế toán là gì? Công thức quản lý khoản phải thu hiệu quả

1. Bạn đã hiểu AR trong kế toán là gì?

Nếu là dân sổ sách, máy tính, chắc thuật ngữ AR trong kế toán là gì sẽ không còn xa lạ với bạn nữa. Nhưng với những ai bắt đầu vào nghề hay đứng trước quyết định theo nghiệp kế toán, kiểm toán thì không hề thấy dễ chút nào. Thực ra AR trong kế toán mà chính xác hơn là A.R mà chúng ta đang cùng nhau đi giải mã đó là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Accounts receivable”.

Trong tiếng Việt, AR có nghĩa là các khoản phải thu, đây là khoản khách hàng hoặc cá nhân hoặc công ty nợ doanh nghiệp vì họ đã phải mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán. Để rõ hơn, bạn có thể tưởng tượng thế này, khách hàng đến công ty bạn mua sản phẩm nhưng chưa trả hết đồ tiền ngang giá của số lượng sản phẩm họ mua. Số tiền nợ của khách hàng kia khi ghi vào trong sổ kế toán sẽ được gọi là Accounts Receivable hay AR. Với một công ty có AR hay khoản phải thu lớn nghĩa là doanh nghiệp đó đã bán được hàng nhưng chưa thu về thu về khoản tiền nào. Trong nền kinh tế hiện đại và quy định ngầm của các doanh nghiệp hiện nay, thì AR được để dưới dạng tín dụng thời thời gian từ vài ngày đến dưới một năm.

Thường thì thời lượng khoản phải thu trong kế toán dài hay ngắn phụ thuộc vào quy định của doanh nghiệp đó và hợp đồng của giữa khách hàng và doanh nghiệp. Một công ty có quá nhiều AR có nhiều khoản AR cần phải cân đối về cả thu và chi trên bảng cân đối cân đối kế hoạch của công ty để đảm bảo được mức chi tiêu phù hợp nhất. Bên cạnh đó, dù đã bán được sản phẩm nhưng số tiền thực tế chưa thu về được, cho nên khi lên kế hoạch chi, kế toán cần cẩn trọng với các khoản AR để không bị làm chi và ảnh hưởng đến những mục đích chung của công ty. Đến đây bạn đã hiểu được AR trong kế toán rồi đúng không? Nhưng chúng ta hãy đi qua phần tiếp theo vai trò của AR quan trọng như thế nào cũng như phân biệt nó với một số thuật ngữ quan trọng khác nhé.

2. Vai trò của một số AR trong kế toán?

Cũng như một khoản tiền phải quản lý kỹ trong doanh nghiệp, AR là nhân tố quan trọng trong phân tích của doanh nghiệp. Các khoản phải thu này là cũng được xem là tài sản hiện tại của doanh nghiệp và cũng là thước đo để doanh nghiệp phải trả ( tiền nợ hay khoản phải trả) cân đối các khoản thu chi và thực hiện nghĩa vụ của mình. Thông qua, AR để doanh nghiệp có thể đánh giá khoản phải thu trong bối cảnh doanh thu từ đó đo lường doanh thu thực chất của doanh thu sau mỗi kỳ kế toán. 

Từ đây, sẽ cho phép doanh nghiệp có thể phân tích được doanh số bán hàng hằng ngày, hàng tháng cũng như đo được thời gian thu tiền trung bình cho số dư các khoản phải thu của một công ty trong một thời gian nhất định. Như đã nói ở trên, doanh nghiệp cụ thể là kế toán phải căn cứ vào khoản phải thu để quyết định cho đúng đắn những mối quan tâm nhất của Doanh nghiệp, để đảm bảo cân đối thu chi. 

Ở vị trí ngược lại, những doanh nghiệp, cá nhân không thể trả đủ số tiền mua hàng hay còn gọi là tiền nợ, cái tên AR với tên gọi khoản phải thu sẽ ngay lập tức chuyển sang nghĩa ngược lại được gọi là các khoản phải trả. Hai khoản này đối lập nhau về bản chất. Tính ứng lớn cho kế toán trong việc phân biệt rõ ràng các khoản phải trả và phải thu, sẽ dễ dàng hơn cho kế toán ghi chép  trong hóa đơn trong quá trình thanh toán. 

Ví dụ cụ thể hơn cho bạn hiểu như thế này, nếu công ty của bạn cung cấp hàng hóa dưới dạng tín dụng cho một công ty khác nhưng công ty kia không đủ tài chính để chi trả ngay thời điểm đó, thì trong bảng cân đối hay tổng hợp kế toán của công ty bạn sẽ ghi rõ là các khoản phải thu. Công ty đối tác hay khách hàng sẽ ghi vào đầy đủ vào cột các khoản phải trả.

Tuy nhiên, để tránh nhầm lẫn giữa tài sản của doanh nghiệp, kế toán và tiện hơn cho vấn đề quản lý các khoản thu hiệu quả nhất, đặc biệt để tránh việc bị mất tinh thần vì những con số khủng hay các thuật ngữ tiếng Anh, nếu là kế toán mới vào nghề. Bạn có thể cần những bí quyết sau đây để xử lý các khoản thu hiệu quả nhất. Cùng tham khảo xem đó là những cách nào nhé. 

3. Những cách quản lý khoản thu hiệu quả, kế toán cầu phải biết

Việc quản lý các khoản thu sẽ vô cùng dễ dàng nếu như bạn là là người trực tiếp tiếp nhận các giao dịch từ bên mua hay thống kê đầy đủ số liệu thu chi, các khoản phải thu, các khoản phải trả trong những kỳ kế toán trước. Nhưng nếu vừa mới tiếp nhận công việc, thậm chí là những kế toán đã làm vị trí trước đó, để đảm bảo được chính xác các khoản tài chính của doanh nghiệp được sử dụng đúng mục đích, kế toán cần:

3.1. Tạo hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Để có thể theo dõi được tình hình nợ nần của khách hàng và đảm bảo khách hàng hay doanh nghiệp đối tác không làm theo quy định của hợp đồng về mặt thời gian trả tiền, bạn nên lập ra một bảng theo dõi khách hàng cụ thể. Đó có thể trên excel hoặc bằng các phần mềm kế toán chuyên dụng. Bạn có thể cập nhật thêm những phát sinh mới liên quan đến công nợ cần phải ghi chép, theo dõi một cách chính xác thông qua các thông tin trên hợp đồng, các phiếu xuất nhập khẩu hay các khoản chiết khấu...Tất cả đều sẽ cập nhật đầy đủ vào file quản lý và cập nhật thường xuyên.

Việc thu hồi nợ của doanh nghiệp cần phải tuân theo những quy trình nhất định để đảm bảo tính minh bạch rõ ràng cho cả hai bên. Những quy trình này bao gồm: Kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, thanh toán...tránh để thất thoát tài sản doanh nghiệp hay gây ra cho đối tác hiểu lầm.

3.2. Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác

Thực ra đây là kỹ năng liên quan đến kỹ năng mềm nhiều hơn, song lại cực kỳ quan trọng. Việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng sẽ làm cho quá trình nhắc khéo khi đến thời điểm trả tiền dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, kế toán doanh nghiệp cũng tiện lợi trong quá trình thông báo các điều kiện chiết khấu cũng như nhắn bổ sung về một số chi tiết về sản phẩm hay một số chứng từ liên quan để đảm bảo hai bên minh bạch về các khoản tiền nong.

Trong đối với nội bộ, công ty thì sự mối quan hệ tốt giữa kế toán và các bộ phận khác cũng rất quan trọng. Đặc biệt với bộ phận kinh doanh hay nhân sự...việc nắm được các khoản cần chi của bộ phận khác và đối chiếu với AR của công ty có vai trò quan trọng trong việc điều phối thu chi.

3.3. Gửi hóa đơn và chứng từ đến khách hàng nhanh chóng

Bạn biết rằng, tiền độ trả tiền hay thời điểm chấm dứt các khoản phải thu của công ty sẽ phụ thuộc rất nhiều vào tính chuyên nghiệp của kế toán. Một trong những bước cực kỳ quan trọng mà kế toán thường xuyên gặp phải đó là gửi chứng từ đến đối tác muộn hay khách hàng không kịp thời. Một ngày  kế toán công nợ phải làm việc với rất nhiều hồ sơ, nắm rất nhiều tài liệu và nhiều đối tác, do đó việc quên hay gửi nhầm có thể xảy ra. Do đó, sau khi kết thúc mỗi giao dịch, kế toán phải trực tiếp kiểm tra lại các giao dịch của mình, sửa chữa bổ sung nếu cần. Thêm vào đó, trước và sau khi gửi hóa đơn cho khách hàng và đối tác, kế toán của doanh nghiệp sở hữu những khoản phải thu nên gọi điện thoại trực tiếp để thông báo, gửi tin nhắn hay email để xác nhận chính xác rằng, bên còn lại cũng đã nhận được những giấy tờ đó.

3.4. Gọi điện thoại nhắc nhở

Thực ra không một kế toán nào muốn gọi điện thoại nhắc nhở đối tác hay khách hàng để trả tiền và cũng không doanh nghiệp nào muốn rơi vào trạng thái bị “đòi nợ”. Tuy nhiên, để đảm bảo chắc chắn doanh nghiệp còn lại có thể hoàn lại khoản phải trả đúng thời hạn và không ảnh hưởng gì đến mối quan hệ đôi bên, kế toán phải chủ động gọi điện trực tiếp để nhắc nhở. Nhưng đó không phải bằng số điện thoại riêng của kế toán bên đối tác hay khách hàng mà phải bằng số điện thoại cố định của doanh nghiệp để tiện liên hệ phòng trường hợp bị gọi nhầm, nghẽn mạng...ảnh hưởng đến thời hạn chấm dứt các khoản thu của doanh nghiệp. 

Mong rằng, những thông tin trên đây của timviec365.vn về AR trong kế toán là gì lẫn những thông tin hữu ích để phân biệt thuật ngữ AR trong kế toán với các thuật ngữ khác, cách quản lý khoản phải thu sát xao và hiệu quả nhất trên đây sẽ thực sự hữu ích với bạn. Nếu đang có nguyện vọng ứng tuyển vị trí kế toán dễ dàng với mức lương cao và chế độ đãi ngộ hấp dẫn thì truy cập timviec365.vn ngay và luôn nhé.