Auditor là gì? Bạn đã biết gì về Night Auditor ở các khách sạn?

1. Auditor là gì?

Theo Oxford Learner’s Dictionaries, “auditor” được định nghĩa như sau:

Một cuộc kiểm tra chính thức về hồ sơ kinh doanh và tài chính để đảm bảo tính chính xác và đúng đắn của chúng.

​- An official examination of the quality or standard of something – Kì kiểm tra về chất lượng hoặc tiêu chuẩn của một thứ gì đó

Khi dịch ra tiếng Việt, audit có thể được hiểu là sự kiểm tra, kiểm toán, khi thêm thành tố “or” vào sau từ này thì ta sẽ có từ “Auditor”, nghĩa là kiểm toán viên. Kiểm toán (hay kiểm toán tài chính) là hoạt động kiểm tra các tài liệu, số liệu kế toán, báo cáo tài chính của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp nhằm xác minh tính trung thực, chuẩn xác và hợp lý của chúng. Hoạt động kiểm toán giúp các cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp tuân thủ các chuẩn mực và quy định pháp luật hiện hành. Những người thực hiện hoạt động kiểm toán chính là các Auditor – Kiểm toán viên. Đây là những kế toán đã có bằng cấp được chỉ định để tham gia kiểm tra, xác minh về báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Dựa trên kết quả kiểm tra dữ liệu của báo cáo tài chính, kiểm toán viên sẽ lập một bản báo cáo khác để nộp cho ban lãnh đạo, cổ đông để xác thực các thông tin đó.

Tìm việc làm kiểm toán nội bộ

2. Night Auditor là gì?

Từ những phân tích nêu trên, chúng ta có thể hiểu Night Auditor là Kiểm toán viên đêm. Night Auditor – Kiểm toán viên đêm không làm việc tại văn phòng giống như các kế toán viên mà họ sẽ làm việc tại khu vực Front Office – tiền sảnh, thuộc khối tài chính – kế toán. Kiểm toán viên đêm có nhiệm vụ kiểm tra và đánh giá toàn bộ hoạt động tài chính đã diễn ra trong ngày của khách sạn, bao gồm thống kê lại tất cả giao dịch, hoạt động của khách sạn trong một ngày, thực hiện cân đối sổ sách và báo cáo cho quản lý.

Hoạt động kiểm toán tài chính đêm (Night Auditing) được thực hiện vào cuối ngày để chuẩn bị chuyển sang một ngày làm việc mới. Mục đích của hoạt động này nhằm đánh giá hoạt động tài chính để giúp cho khách sạn hoạt động ổn định, hiệu quả và không xảy ra bất cứ sự xáo trộn nào về tình hình tài chính. Các kiểm toán viên đêm có thể sử dụng phương pháp truyền thống như dựa vào hóa đơn, chứng từ để làm việc hoặc dùng phần mềm quản lý khách sạn để đẩy nhanh tốc độ và nâng cao hiệu quả công việc.

3. Bạn đã biết gì về Night Auditor ở các khách sạn?

Tìm việc làm trợ lý kiểm toán

3.1. Night Auditor – kiểm toán viên đêm có những công việc gì?

Công việc của một Night Auditor – kiểm toán viên đêm bao gồm:

- Kiểm tra và xử lý tình trạng buồng phòng

+ Kiểm tra tình trạng phòng khách sạn theo ngày

+ Chỉnh sửa thời điểm check out với những khách hàng gia hạn lưu trú

+ Kiểm tra phòng của khách đến dự kiến nhưng chưa được check in

+ Hủy những lượt đặt phòng không đảm bảo trong danh sách khách hàng dự kiến trong một ngày

+ Thực hiện lệnh cắt ngày với những lượt đặt phòng không đảm bảo để báo lại với lễ tân liên lạc với khách hàng vào sáng hôm sau

+ Kiểm tra tình trạng phòng là sleep (có khách nhưng lễ tân báo check out), skip (khách đã check out nhưng lễ tân chưa cập nhật trên phần mềm) để thiết lập tình trạng phòng đúng với thực tế

- Xử lý các hóa đơn và cập nhật chi phí

+ Kiểm tra hóa đơn từ các bộ phận trong khách sạn, kiểm tra chữ kí của khách, tiến hành điều chỉnh các sai sót trong hóa đơn

+ Cập nhật thông tin chi tiêu viết tay, hóa đơn vào tài khoản nợ của khách hàng

+ Cập nhật và kiểm tra chi phí điện thoại khách sử dụng trong ngày rồi tiến hành in và lưu trữ

+ Sắp xếp, lưu trữ các hóa đơn nội bộ một cách khoa học, hợp lý

- Kiểm tra giới hạn nợ của khách          

+ Đảm bảo các chi phí khách đã sử dụng nằm trong giới hạn nợ được cho phép (đặc biệt là đối với các khách hàng dùng tiền mặt để thanh toán)

+ Thông báo về những trường hợp vượt quá giới hạn nợ cho khách hàng và trưởng bộ phận lễ tân để có cách giải quyết

- Đóng ngày: Đây là quy trình kiểm toán viên đêm sẽ thực hiện khi đã hoàn tất các công việc trên để chuyển sang ngày mới và thực hiện lưu trữ dữ liệu vào trong hệ thống

- Chuẩn bị hóa đơn cho khách check-in vào ngày hôm sau:

+ Lập danh sách khách hàng dự kiến check in vào ngày hôm sau

+ Tiến hành tách hóa đơn chi phí với loại phòng khách do công ty lữ hành thanh toán, đồng thời xác định những khoản chi phí khách hàng tự chi

+ Lập và chuyển hóa đơn cho khách hàng có yêu cầu check out nhanh

- Night Auditor – Kiểm toán viên đêm còn phải lập các loại báo cáo sau: công suất phòng trong ngày, chi phí bộ phận lễ tân trong ngày, báo cáo doanh thu của khách sạn trong ngày, tình hình check in và check out trong ngày, cùng các báo cáo khác theo quy định của các khách sạn để gửi cho quản lý và các bộ phận liên quan.

- Các công việc khác của kiểm toán viên đêm còn có thể kể đến như:

+ Chủ động đề xuất ý tưởng nâng cao hiệu quả công việc

+ Tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ khi được tạo điều kiện

+ Tham gia các cuộc họp liên quan

3.2. Night Auditor – kiểm toán viên đêm có mức lương như thế nào?

Theo thống kê của Hoteljob, Night Auditor – kiểm toán viên đêm có mức lương từ 5 triệu đến 8 triệu đồng/tháng, phụ thuộc vào năng lực của nhân viên. Bên cạnh mức lương này, nhân viên kiểm toán đêm còn được nhận những khoản tiền như service charge, phụ cấp ca đêm cùng nhiều chế độ phúc lợi khác.

3.3. Night Auditor – kiểm toán viên đêm cần đáp ứng những yêu cầu gì?

Night Auditor – kiểm toán viên đêm cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau để có thể ứng tuyển thành công vị trí này tại các khách sạn:

- Trình độ học vấn và kiến thức chuyên môn: Đối với bất cứ ngành nghề nào, trình độ học vấn và kiến thức chuyên môn (bao gồm kiến thức về kiểm toán và kế toán cân đối tài chính) luôn là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng để mắt tới, đặc biệt là đối với những ứng viên có ít hoặc không có kinh nghiệm. Nền tảng kiến thức vững chắc giúp bạn nhanh chóng bắt nhịp với công việc nhờ biết cách lập kế hoạch và lập hóa đơn bằng cả hai phương thức là truyền thống (bằng tay) và điện tử (sử dụng phần mềm hỗ trợ.

- Kinh nghiệm làm kế toán và nắm vững ngoại ngữ trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn: Đây là hai điểm mạnh quan trọng khi bạn ứng tuyển vào vị trí kiểm toán viên đêm. Trong quá trình làm việc, bạn sẽ phải tiếp xúc với nhiều đối tượng khách hàng trong đó có cả người nước ngoài nên việc thành thạo ngoại ngữ sẽ giúp bạn giao tiếp với họ dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, kinh nghiệm kế toán khi làm việc trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn sẽ giúp bạn giải quyết và xử lý tình huống trong công việc dễ dàng hơn rất nhiều và khiến bạn chủ động hơn trong việc đề xuất lên kế hoạch và ý tưởng cải thiện năng suất làm việc.

- Cẩn thận và tỉ mỉ: Công việc của kiểm toán viên đêm chính là kiểm tra và xác thực về các giao dịch, hoạt động tài chính trong ngày của khách sạn nên bạn cần phải rất cẩn thận và tỉ mỉ khi thực hiện quy trình night auditing – kiểm toán đêm vì bất cứ sai sót nào cũng sẽ gây ra sự rối loạn cho tình hình tài chính của khách sạn.

Bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu auditor là gì, night auditor là gì và có thêm hiểu biết về vị trí kiểm toán viên đêm tại các khách sạn. Hy vọng sau khi tham khảo bài viết, bạn sẽ có thêm lựa chọn dành cho mình nếu muốn theo đuổi lĩnh vực tài chính – kế toán.

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hồ Chí Minh