Mách bạn các hình thức làm việc nhóm hiệu quả nhất hiện nay

1. Các hình thức làm việc nhóm phổ biến hiện nay

Đối với từng loại nhóm làm việc, các hình thức phối hợp và cộng tác khác nhau giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc. Bạn có thể kết hợp với phần mềm phân công công việc cùng với các hình thức làm việc nhóm để phát huy tối đa năng suất lao động.

1.1. Tại sao cần tìm hiểu về các hình thức làm việc nhóm?

Khi bạn có một cộng sự cùng làm việc chung với mình, họ sẽ có những ưu điểm nhất định giúp bạn bổ sung những điểm yếu của mình, hợp tác, giúp đỡ và đưa ra những ý tưởng mới đóng góp cho công việc. Chỉ cần một ý tưởng được gom góp, có thể biến thành một ý tưởng sáng tạo và độc lạ, giúp bạn có thế mạnh vượt trội hơn đối thủ.

Đặc biệt, nếu bạn kết hợp những hình thức làm việc với nhau, bạn có thể tạo nên sức mạnh nhất định, giúp đỡ nhau hoàn thành kế hoạch hoặc dự án đầu tư nào đó. Khi tìm hiểu về các hình thức làm việc trong nhóm, bạn sẽ biết cách phối hợp hoặc kết hợp các nhóm làm việc, tạo thành một team mạnh nhất.

Vì vậy, bạn cần phải hiểu rõ các hình thức làm việc trong nhóm thì mới có thể lựa chọn được hình thức phù hợp nhất cho nhóm của mình, giúp tăng cao năng suất lao động, phát huy hết tối đa những ưu điểm vượt trội trong nhóm và đưa ra những quyết định đúng đắn nhất.

1.2. Một số hình thức làm việc nhóm phổ biến nhất

Trong thời đại ngày nay, làm việc nhóm có thể coi là phẩm chất mà các nhà lãnh đạo muốn tìm kiếm ở nhân viên của mình. Dưới đây là 6 hình thức làm việc trong nhóm phổ biến nhất.

1.2.1. Nhóm làm việc chức năng – Functional work team

Tất cả thành viên trong nhóm làm việc chức năng đều thuộc một bộ phận hay một khu vực chức năng. Họ sẽ có chung một người quản lý, đây là quản lý duy nhất, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ thành viên của nhóm này.

Hình thức làm việc nhóm này rất phổ biến trong các công ty có hoạt động cứng ngắc, và có thể công ty bạn đang có hình thức làm việc này, chỉ là bạn không biết rõ khái niệm mà thôi. Chẳng hạn như bộ phận nhân sự, kế toán hoặc bảo trì,...

1.2.2. Nhóm làm việc phối hợp – Inter-working team

Nhóm làm việc phối hợp gồm có các thành viên hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau và những thành viên trong nhóm này đều có cùng thứ bậc như: Cùng là nhân viên, trưởng phòng, phó phòng,...

Trong nhóm thường được tạo nên để phát triển các quan điểm đa lĩnh vực, đa ngành, và mỗi thành viên trong nhóm lại bổ sung kiến thức cho những người khác tùy theo từng lĩnh vực.

Hình thức làm việc nhóm phối hợp thường là hội đồng hay các ủy ban, nơi những thành viên trong nhóm đều hoạt động ở các khu vực khác nhau, nhưng lại làm việc cùng nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó của công ty, doanh nghiệp.

1.2.3. Nhóm khắc phục sự cố – Troubleshooting team

Nhóm này được lập nên đề tìm ra các phương pháp giải quyết các vấn đề và khắc phục sự cố. Các thành viên trong nhóm cũng cần cải tiến những quy trình để tìm ra các phương pháp giải quyết phù hợp.

Sau khi các thành viên đã xác định rõ ràng phương án giải quyết nguyên nhân vấn đề, các phương án này sẽ gửi đến các bộ phận chịu trách nhiệm vì nhóm này chỉ để xuất chứ không thực hiện giải quyết.

1.2.4. Nhóm tự quản – Self-managed teams

Các nhân viên làm việc trong nhóm này cực kỳ hòa nhập và cộng tác với nhau vì họ không có người lãnh đạo chính thức và các thành viên trong nhóm sẽ tự quản lẫn nhau.

Các thành viên trong nhóm tự quản xác định sự phân công lao động, trách nhiệm và phân bổ các nhiệm vụ, cũng như đưa ra quyết định và thậm chí tự kiểm soát và giám sát tiến độ công việc.

1.2.5. Nhóm dự án – Project team

Đây là hình thức nhóm được tạo ra để thực hiện được một dự án cụ thể, từ khi bắt đầu dự án cho đến khi kết thúc. Các thành viên trong nhóm giải thể khi đã đạt được mục tiêu trong dự án của mình.

Thông thường, các thành viên đến từ các phòng ban khác nhau trong công ty, họ sẽ kết hợp với nhau cùng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến chuyên môn hay thực hiện những nhiệm vụ khác liên quan mà họ có thể làm được.

1.2.6. Đội đặc nhiệm – Task Force team

Đây là hình thức làm việc nhóm thú vị nhất. Nhóm đội đặc nhiệm chỉ hình thành khi công ty hay doanh nghiệp xuất hiện các tình huống khẩn cấp và cần giải quyết ngay lập tức.

Các thành viên trong nhóm này thông thường là những người giỏi nhất trong các phòng ban hoặc một bộ phận. Trong khoảng thời gian giải quyết các tình huống khẩn cấp, họ sẽ cống hiến toàn bộ sức mình cho nhiệm vụ cần làm, với mục tiêu là hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất và hoàn thành trong thời gian ngắn nhất có thể.

2. Bí quyết duy trì và phát huy hiệu quả các hình thức làm việc nhóm

Để có thể duy trì và phát huy tối đa các hiệu suất làm việc dựa vào hình thức nhóm làm việc, bạn cần ghi nhớ một số điều dưới đây.

2.1. Mỗi thành viên đều cần được tôn trọng

Mỗi thành viên cụ thể trong nhóm đều là một cá nhân riêng biệt và cần sự tôn trọng nhất định. Các thành viên cần phải tôn trọng lẫn nhau, lắng nghe ý kiến của nhau và cùng nhau giải quyết các vấn đề khó khăn thì nhóm của bạn mới có thể phát triển và hoạt động tốt được.

Nếu các thành viên trong nhóm không đoàn kết và tôn trọng lẫn nhau, nhóm của bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả và dễ dàng tan rã nhanh chóng.

2.2. Hướng về mục tiêu chung

Các thành viên trong nhóm đều cần phải có một mục tiêu chung và cùng hướng về mục tiêu ấy. Nếu mỗi người trong nhóm có một mục tiêu riêng biệt và chí hướng khác nhau, dẫn đến các ý tưởng không thể thống nhất được và có thể thường xuyên xảy ra tranh cãi.

Do đó, có cùng mục tiêu rất quan trọng đối với các hình thức trong nhóm. Xây dựng chung mục tiêu, chung chí hướng giúp nhóm bạn phát triển một cách tốt nhất.

2.3. Kích thích và tạo sự cảm hứng

Dù nhóm của bạn làm việc trong lĩnh vực nào, đều cần phải có sự kích thích và tạo ra cảm hứng thì mới có thể làm việc nhóm hiệu quả. Kích thích giúp các thành viên đưa ra những ý tưởng mới và biết đâu lại nhóm của bạn lại tìm ra những ý tưởng sáng tạo, giúp nhóm bạn trở thành nhóm mạnh nhất, hỗ trợ công ty đạt lợi ích tối đa.

Bên cạnh đó, dù bạn làm việc nhóm theo hình thức nào cũng cần phải có một người quản lý chính, đứng ra quản lý toàn bộ nhóm của bạn. Nếu “team” của bạn không xác định được trưởng nhóm, có thể như “rắn không đầu” khiến nhóm bạn hoạt động không hiệu quả.

Hy vọng qua bài viết này, quý bạn đọc đã biết được các hình thức làm việc nhóm hiệu quả hiện nay. Bạn có thể phối hợp các hình thức với nhau để xây dựng được một đội nhóm mạnh nhất, giúp các thành viên trong nhóm phát huy được tối đa các ưu điểm của mình. Đồng thời, các thành viên trong nhóm cần hướng về cùng một mục tiêu chung và xây dựng sự tôn trọng, bình đẳng giữa các thành viên.