Triển khai dự án là gì và quy trình triển khai dự án hiệu quả nhất

1. Bạn hiểu triển khai dự án là gì?

Triển khai dự án là quá trình bạn chuẩn bị và thực hiện dự án của doanh nghiệp, với một khoảng thời gian xác định, nguồn nhân lực quy định từ trước và giới hạn nguồn tài chính cụ thể để dự án của doanh nghiệp có những mục tiêu rõ ràng, cụ thể, thỏa mãn các đối tượng mà dự án muốn hướng tới.

Triển khai dự án là cách thức và quá trình chuẩn bị, thực hiện để xây dựng một dự án hoàn hảo nhất, giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng trong một thời gian xác định.

Triển khai dự án giống như quá trình xây một tòa nhà cao tầng, để nhà quản lý có thể xây được lên tầng cao nhất, cần sự hỗ trợ và nỗ lực của toàn bộ những người thực hiện dự án, kiên trì xây dựng từng tầng một cho đến khi đạt được kết quả mong muốn. Mỗi tầng của tòa nhà sẽ được coi như một quá trình mà dự án cần phải trải qua, kết quả đạt được sẽ dựa vào quá trình bạn thực hiện dự án ấy. Vì vậy, việc triển khai dự án là rất cần thiết cho doanh nghiệp.

2. Các bước để xây dựng quy trình triển khai dự án

Để có thể triển khai dự án thành công, bạn cần xây dựng được quy trình để triển khai được dự án đạt hiệu quả cao nhất. Dưới đây là các quy trình giúp doanh nghiệp triển khai dự án hiệu quả, bạn có thể kết hợp với việc sử dụng phần mềm quản lý công việc free để quá trình triển khai dự án diễn ra hoàn hảo.

2.1. Trước quá trình triển khai dự án

2.1.1. Chuẩn bị để triển khai dự án

Trước khi triển khai dự án, bạn cần xác định cụ thể và rõ ràng về mục tiêu bạn muốn đạt được sau khi triển khai xong dự án. Đây là bước vô cùng quan trọng giúp bạn hoàn thành được dự án của mình. Mục tiêu mà bạn đưa ra cần thiết thực và doanh nghiệp cần bám sát mục tiêu đó trong quá trình thực hiện dự án. Xác định được mục tiêu giúp doanh nghiệp lựa chọn được các nhà cung cấp phù hợp cho dự án của mình.

Sau khi xác định được mục tiêu, bạn cần chuẩn bị để lên quy trình tổng thể cho dự án, xây dựng các bài toán nghiệp vụ đặc trưng cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị về mặt tinh thần và tạo sự tin tưởng lẫn nhau, xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp để quá trình triển khai dự án diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.

2.1.2. Lên kế hoạch để triển khai dự án và đánh giá tính khả thi

Khi đã chuẩn bị xong quá trình triển khai và đưa ra các mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp cần lập kế hoạch và đánh giá tính khả thi của dự án. Đây cùng là cơ hội và thời điểm để các thành viên trong dự án lên ý tưởng bắt đầu cho dự án thuận lợi, đồng thời đánh giá nhu cầu về tài chính, nguồn lực để quá trình triển khai đạt kết quả mong muốn.

2.1.3. Lập kế hoạch triển khai dự án

Đây có thể coi là khâu quan trọng nhất trong quá trình triển khai dự án, là nền tảng cho sự đầu tư và quyết định nỗ lực. Do đó, một bản kế hoạch lên từng bước cụ thể, chi tiết giúp dự án của doanh nghiệp giảm thiểu được những rủi ro, đảm bảo quá trình thực thi dự án không có trở ngại nào hoặc gặp ít trở ngại.

Triển khai dự án cũng giống như một tấm bản đồ đã có điểm đích và lộ trình vạch ra, các nhà quản lý trong doanh nghiệp cần vẽ lên các mốc thời gian cụ thể, cách đi, phương hướng và hành trang cần thiết.

Tuy một bản dự án có thể thay đổi lộ trình những điểm đến thường ít khi bị biến động, do đó các nhà quản lý và các thành viên trong dự án có thể điều chỉnh linh hoạt các hành động, tuy vậy vẫn cần đảm bảo được yếu tố thời gian và giới hạn tài chính, nguồn lực dành cho dự án.

2.2. Trong giai đoạn triển khai dự án

2.2.1. Thực thi quá trình triển khai

Sau khi đã lập kế hoạch triển khai dự án thành công, các nhà quản lý sẽ bắt đầu thực thi triển khai dự án. Quản lý trong doanh nghiệp cần phân chia các công việc cụ thể, cơ cấu của dự án triển khai, truyền đạt lên các cá nhân và nhóm vai trò, trách nhiệm mà họ cần thực hiện. Mỗi vị trí thành viên sẽ gắn với mục tiêu mà thời hạn nhất định.

Giai đoạn này được xem là giai đoạn cần sự kết nối, giao tiếp giữa các thành viên tham gia trong đội nhóm, bên cạnh đó bạn cần kiểm soát các yếu tố như thời gian, chi phí, nguồn lực một cách chặt chẽ.

Thực thi dự án là quá trình cần nhiều thời gian để thực hiện, đòi hỏi hiệu suất công việc cần được đảm bảo, đi đúng hướng và tiết kiệm tối đa các nguồn tài nguyên. Để thực hiện được điều này, các nhà quản lý cần so sánh tiến độ báo cáo với kế hoạch mà mình xây dựng ban đầu và đưa ra các hành động điều chỉnh, xuyên suốt quá trình thực hiện dự án cần rõ ràng các thông tin cho bên liên quan theo phương thức truyền thông đã được tối ưu và thống nhất.

2.2.2. Kiểm soát toàn bộ dự án

Việc kiểm soát dự án cần diễn ra liên tục để đảm bảo được chất lượng và tiến độ triển khai dự án. Đồng thời, doanh nghiệp cần phải bám sát các yêu cầu của dự án và ý thức được chi phí, nguồn tài nguyên của dự án để có phương pháp điều chỉnh kịp thời, khắc phục những phát sinh xảy ra.

Với những dự án có quy mô rộng và nhiều công việc, quá trình kiểm soát chi tiết thường không chắc chắn và mất nhiều thời gian. Do đó việc doanh nghiệp  kết hợp các giải pháp và công cụ kiểm soát vào trong dự án để tiện hơn trong quá trình quản lý, theo dõi, giám sát dự án chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm.

2.3. Kết thúc triển khai dự án

Dự án kết thúc có nghĩa là nó đã hoàn thành các mục tiêu hoặc có lệnh yêu cầu kết thúc từ lãnh đạo của dự án, khách hàng hoặc bên có thẩm quyền quyết định. Mặc dù dự án kết thúc vì lý do gì, nhà quản lý đều có nhiệm vụ quan trọng là xem xét các giai đoạn triển khai dự án theo thứ tự, đánh giá và so sánh các mục tiêu của dự án.

Ngoài các công tác như thống kê tài chính, giải phóng nguồn lực, bàn giao các sản phẩm hay đóng hợp đồng, thì nhà quản lý cần phải đánh giá lại công tác triển khai của dự án, đưa ra các bài học kinh nghiệm để rút kinh nghiệm cho lần sau, tránh các sai sót gặp lại, vận dụng các kiến thức tích lũy được để hoàn thành dự án tiếp theo.

Mỗi giai đoạn của dự án đều cần thực hiện những hành động khác nhau và kết hợp các kỹ năng khác nhau để hoàn thành dự án. Sau khi đã hoàn thành, doanh nghiệp cần rà soát và đánh giá lại dự án để sửa đổi dự án hoặc tiến tới giai đoạn tiếp theo. Kết quả của các giai đoạn chấp nhận được sẽ đóng vai trò là tiền đề cho những giai đoạn sau của dự án, thể hiện được hiệu suất dự án và tạo nên vòng đời dự án.

Hy vọng qua bài viết này bạn đọc biết được triển khai dự án là gì và quy trình triển khai dự án hiệu quả. Bạn cần xây dựng quy trình theo từng bước một để có thể hoàn thành dự án một cách tốt nhất, tiết kiệm tối đa chi phí và nguồn nhân lực cho dự án. Trước khi thực hiện một dự án nào đó, bạn cần lên kế hoạch cụ thể, xây dựng các mục tiêu rõ ràng cũng như tính toán các chi phí cần thiết cho dự án để quá trình triển khai dự án được thành công.