Bật mí các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho tốt nhất

1. Giới thiệu 2 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

1.1. Cách 1: Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

1.1.1. Cách thức kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên là việc theo dõi hàng tồn kho có tính thường xuyên, liên tục, phản ánh các số liệu biến động kho hàng cập nhật, kịp thời. Cách kiểm kê này giúp cho đội ngũ kế toán cũng như lãnh đạo trong công ty có thể nắm bắt được số lượng hàng hóa kịp thời. Trong trường hợp có xảy ra chênh lệch thì sẽ có phương án kiểm tra ngay lập tức, tránh xảy ra rủi ro kéo dài. 

1.1.2. Nội dung kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Việc kiểm kê hàng tồn kho sẽ diễn ra thường xuyên, liên tục, không bị ngắt quãng nhằm phản ánh kịp thời tình hình nhập hàng, xuất hàng và tồn hàng. Đồng thời, thông tin về giá trị hàng hóa được xuất đi có thể báo cáo bất kỳ thời gian nào. 

1.1.3. Chứng từ sử dụng khi kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Chứng từ được sử dụng khi kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và biên bản kiểm kê hàng hóa. Các chứng từ này được cập nhật theo tình trạng biến động của hàng hóa, có thể xuất ra khi cần thiết. 

1.1.4. Cách hạch toán hàng tồn kho thường xuyên

Hạch toán hàng tồn kho thường xuyên sử dụng các tài khoản kế toán là: TK 151, TK 152, TK 153, TK 154, TK 156, TK 157, TK 158. Các tài khoản này chuyên dùng cho việc phản ánh hàng tồn kho trong doanh nghiệp.  

1.1.5. Ưu điểm của phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Phương pháp kiểm kê hàng hóa hàng tồn kho thường xuyên có thể giúp cho những người quản lý doanh nghiệp có thể lấy được báo cáo hàng tồn kho bất cứ khi nào mình mong muốn mà không cần chờ tới cuối kỳ. Trong trường hợp có xảy ra bất kỳ sự chênh lệch hay sai sót nào đều có thể nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân và cải thiện ngay lập tức, tránh để lâu dài, ảnh hưởng về sau. 

Đồng thời, phương pháp kiểm kê này cũng giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện công tác ghi chép, thống kê và quản lý doanh nghiệp 

1.1.6. Đối tượng áp dụng của phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Đối tượng áp dụng của phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên là những doanh nghiệp chuyên kinh doanh các sản phẩm công nghiệp có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị. Bởi việc kiểm tra thường xuyên diễn ra nhanh chóng và khá cần thiết, đảm bảo được giá trị sử dụng của hàng hóa trong kho. 

Xem thêm: Cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều đảm bảo hiệu quả tối ưu nhất

1.2. Cách 2: Kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ

1.2.1. Cách thức kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ

Kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ là việc theo dõi hàng tồn kho vào cuối mỗi kỳ làm việc của doanh nghiệp để theo dõi thông tin về giá trị tồn kho cuối kỳ, công thức tính như sau: 

Trị giá xuất trong kỳ = Trị giá tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá nhập trong kỳ - Trị giá tồn kho cuối kỳ. 

1.2.2. Nội dung kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ

Việc kiểm kê hàng tồn kho sẽ diễn ra không thường xuyên, chỉ được phản ánh trong khoảng thời gian đầu và cuối kỳ. Không giống như phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên, kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ chỉ khi tới cuối kỳ thì doanh nghiệp mới có thể biết được giá trị hàng hóa đã được xuất đi trong kỳ. 

1.2.3. Chứng từ sử dụng khi kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ

Chứng từ được sử dụng khi kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và biên bản kiểm kê hàng hóa. Tuy nhiên, các chứng từ này không được cập nhật thường xuyên mà chỉ có thể nhận được vào cuối kỳ kế toán từ bên thủ kho. Sau đó mới có thể kiểm tra và phân loại các chứng từ này vào các danh mục theo yêu cầu. 

1.2.4. Cách hạch toán hàng tồn kho theo định kỳ

Không giống như cách hạch toán hàng tồn kho thường xuyên, hạch toán hàng tồn kho theo định kỳ không được ghi vào tài khoản kế toán hàng tồn kho mà phải phản ánh trên tài khoản 611 - mua hàng. 

1.2.5. Ưu điểm của phương pháp kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ

Ưu điểm của phương pháp kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ là người thực hiện kiểm kê không phải dành thời gian quá nhiều cho việc kiểm kê hay ghi chép mà chỉ cần thực hiện vào đầu và cuối mỗi kỳ. Các số liệu được ghi chép là các dữ liệu tổng nên cũng giảm các thao tác tính toán trong suốt quá trình thực hiện. 

1.2.6. Đối tượng áp dụng của phương pháp kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Đối tượng áp dụng của phương pháp kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ thường là những doanh nghiệp chuyên kinh doanh nhiều mặt hàng, có giá trị thấp, kinh doanh số lượng lớn, nhiều quy cách đóng gói,... Ví dụ: bánh kẹo, đồ chơi trẻ em, bút sách, thực phẩm hàng ngày. 

Vì số lượng hàng hóa nhiều nên các doanh nghiệp này dù có muốn kiểm kê thường xuyên thì cũng khó có thể thực hiện được nên việc kiểm kê theo định kỳ chính là phương pháp hiệu quả nhất. 

Tham khảo ngay: Phần mềm DMS miễn phí: https://dms.timviec365.vn/

2. Lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho nào?

Câu hỏi đặt ra là chúng ta có nên áp dụng cả hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hay không? Nên lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho nào? 

Trong một doanh nghiệp sẽ chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kiểm kê này. Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê cần phải phụ thuộc vào đặc điểm hàng hóa mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Các bạn có thể dựa trên đối tượng áp dụng đã được nêu tại phần 1 để biết được kiểu hàng hóa nên được kiểm kê định kỳ và kiểu hàng hóa nên được kiểm kê thường xuyên. 

Ví dụ: doanh nghiệp đang kinh doanh tủ lạnh, ti vi, máy giặt thì sử dụng phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên. Còn với một cửa hàng, đại lý tạp hóa, bách hóa thì sử dụng phương pháp kiểm kê hàng tồn kho định kỳ. 

3. Mẹo kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

- Nắm rõ thông tin sản phẩm

Người thực hiện kiểm kê hàng hóa cần nắm bắt được rõ ràng các toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm, bao gồm: mã vạch, nhà cung cấp, xuất sứ, số lô, SKU và cả dữ liệu về chi phí cho hàng hóa đó. Điều này sẽ giúp cho kế toán sẽ biết được tình trạng hàng hóa để điều chỉnh chính sách bán hàng. 

Ví dụ như với những sản phẩm đang khan hiếm trên thị trường thì có thể bán mức giá cao hơn một chút, với những sản phẩm có tính thời vụ nhưng đã gần hết vụ thì có thể thực hiện chính sách thanh lý để nhanh chóng thu hồi vốn, không làm tốn diện tích kho. 

- Xem xét lại thông tin từ phía nhà cung cấp

Người kiểm kê hàng hóa còn phải thực hiện đánh giá thông tin nhà cung cấp trong suốt thời gian vừa qua. Với những nhà cung cấp thường xuyên không giao hàng đúng thời gian, giao thiếu hàng so với hóa đơn, gây tốn thời gian giải quyết của hai bên và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì cần đề xuất phương án ngừng hợp tác và tìm các đối tác khác phù hợp hơn để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh và tồn kho diễn ra ổn định. 

- Ứng dụng công nghệ

Ngày nay, đã có rất nhiều các phần mềm giúp quản lý bán hàng như DMS giúp giảm tải khối lượng công việc và thời gian xử lý công việc của các doanh nghiệp. Thay vì sử dụng sổ sách ghi ghi chép chép rất tốn thời gian và dễ gây nhầm lẫn thì các bạn hoàn toàn có thể thay thế bằng các phần mềm công nghệ phục vụ riêng cho việc quản lý bán hàng. Đây sẽ là xu hướng tất yếu trong tương lai, người dẫn đầu về công nghệ chắc chắn sẽ thành công!

Trên đây là toàn bộ nội dung về các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho. Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã đưa ra lựa chọn phù hợp cho việc kiểm kê hàng hóa tại doanh nghiệp của mình. Chúc các bạn thành công!