Bật mí quy trình giao nhận hàng hóa tại kho như thế nào?

Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho như thế nào, có khi khác biệt đối với quy trình vận chuyển hàng hóa thông thường chính là câu hỏi được rất nhiều người đặt ra. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng hóa tại kho, các bước thực hiện và tiêu chí lựa chọn một kho vận tốt như thế nào. 

1. Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho gồm những bước nào?

Giao nhận hàng hóa ngay tại kho đã trở thành một việc vô cùng quen thuộc với nhiều người. Đối với những người chưa bao giờ thực hiện việc giao nhận hàng hóa tại kho chắc chắn vẫn còn nhiều điểm cảm thấy khó khăn khi thực hiện công tác giao nhận hàng hóa tại kho. 

Một số người vẫn cho rằng, quy trình kho vận sẽ khác nhiều so với quy trình vận chuyển thông thường, nhưng có lẽ mọi người đã nhầm. Về mặt bản chất thì kho vận cũng chính là một loại hình dịch vụ vận chuyển nen quy trình thực hiện của nó cũng không có quá nhiều điểm khác biệt. Thậm chí, quá trình vận chuyển  này còn có khá nhiều điểm tương đồng.

Để có thể giải đáp những thắc mắc mà mọi người đưa ra, timviec365.vn chúng tôi sẽ mách bạn quy trình giao nhận hàng hóa tại kho chuẩn chỉnh bên dưới nhé!

1.1. Nhận và xử lý các thông tin gửi từ khách hàng để tạo đơn hàng

Bước đầu tiên khi khách hàng có nhu cầu gửi hàng thì khách hàng đó sẽ có thể đến trực tiếp bưu cục của các đơn vị vận chuyển hoặc liên hệ qua số hotline để có thể được hỗ trợ. 

Khi liên hệ xong với bên giao nhận thì người nhân viên hướng dẫn phụ trách hướng dẫn chi tiết cho bạn có thể tạo đơn hàng và vận chuyển lên hệ thống.

Nhân viên tư vấn cần hướng dẫn khách hàng của mình lựa chọn một số dịch vụ vận chuyển theo nhu cầu và cử người xuống tận nơi để kiểm tra, xác minh qua điện thoại về trọng lượng, kích thước, số lượng hàng hóa hay quãng đường mà khách hàng vận chuyển đến.

Thông tin của đơn hàng khi vận chuyển cần phải có đầy đủ các thông tin cơ bản như: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ của người gửi và người nhận, các loại hàng hóa gửi đi, trọng lượng của hàng hóa, hình thức vận chuyển của hàng hóa như thế nào,.. 

Căn cứ vào những yếu tố thì đơn hàng sẽ được gửi tạo và đơn vị vận chuyển sẽ tiếp nhận, thông báo thông tin đến với người gửi.

Sau khi đã xác minh qua điện thoại hoặc cử người xuống kiểm tra đơn vị  vận chuyển thì bên vận chuyển sẽ tiến hành báo giá đầy đủ và chi tiết cho khách hàng của mình. 

1.2. Tiến hành lấy hàng tại địa chỉ mà khách hàng yêu cầu

Sau khi đã tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng và thỏa thuận xong giá cả, công ty vận chuyển cần cử thêm người và các phương tiện vận chuyển xuống tận nơi mà mình tập kết hàng hóa để vận chuyển tới nơi nhận.

Quy trình nhận hàng này sẽ được giám sát bởi quý khách và sẽ được thực hiện một cách cẩn thận và tỉ mỉ để đảm bảo an toàn cho hàng hóa. 

Nếu như quý khách không có nhiều thời gian đóng gói hàng hóa, bên công ty cũng có thể có dịch vụ đóng gói hàng hóa tùy theo nhu cầu như đóng gói hàng dễ vỡ, đóng gói máy móc, các loại linh kiện tử,..

Để có thể đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra một cách thuận lợi nhất. Và sau đó, cả hai bên sẽ ký vào biên bản giao nhận hàng hóa.

1.3. Vận chuyển hàng hóa đến nơi theo yêu cầu

Sau khi đã giao nhận hàng hóa và bốc xếp lên các phương tiện vận chuyển phù hợp và công ty cũng đã tiến hành di chuyển hàng hóa đến nơi nhận theo như yêu cầu của khách hàng.

Quá trình di chuyển hàng hóa này sẽ được đơn vị vận chuyển đảm bảo an toàn cho hàng hóa được vận chuyển, cam kết sẽ không xảy ra tình trạng nhận viên lấy cắp, mất mát hàng hóa của khách hàng.

Thời gian vận chuyển hàng hóa sẽ có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố, từ cung đường vận chuyển có đến dịch vụ mà khách hàng sử dụng để vận chuyển, cung đường tới địa điểm tập kết hàng hóa mà khách hàng yêu cầu.

Tuy nhiên, đối với hầu hết các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp thì sẽ cam kết vận chuyển hàng hóa một cách đúng thời hạn như trong hợp đồng đã thỏa thuận, trừ một số trường hợp bất khả kháng xảy ra tự nhiên.

1.4. Giao hàng đến địa chỉ nhận hàng và kết thúc quá trình kho vận 

Đây chính là bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa của khách hàng. Sau khi đã vận chuyển hàng hóa đến nơi địa chỉ nhận theo yêu cầu của khách hàng thì đơn vị vận chuyển sẽ có thể cho công nhân bốc dỡ hàng hóa trên xe xuống và vận chuyển vào trong địa điểm tập kết theo như yêu cầu của khách hàng, đây là một dịch vụ đi kèm trong khâu vận chuyển hàng hóa.

Đối với những địa điểm tập kết hàng hóa xa và mất nhiều thời gian và nhân lực thì khách hàng sẽ cần phải trả thêm chi phí cho quá trình này. Ngoài ra, các đơn vị vận chuyển cần thông báo và thương lượng một cách rõ ràng với khách hàng, tránh những hiểu lầm không mong muốn về giá cả, từ đó đề phòng việc khách hàng không tin tưởng vào dịch vụ vận chuyển của công ty.

Cuối cùng, sau khi đã hoàn thành xong việc giao hàng cho khách hàng thì hai bên sẽ tiến hành ký vào trong biên bản giao nhận hàng hóa cuối cùng. Việc thanh toán sẽ được tiến hành thực hiện theo như thỏa thuận ban đầu đối với khách hàng, phương thức thanh toán sẽ tùy thuộc vào hai bên đã thỏa thuận.

Như vậy có thể thấy rằng, về cơ bản thì quy trình giao nhận hàng hóa tại kho sẽ có 4 bước. Tuy nhiên, tùy thuộc vào chính sách của từng đơn vị vận chuyển khác nhau mà sẽ có thêm hoặc mất đi một số bước. Chính vì vậy, để có thể đảm bảo hoạt động kho vận được diễn ra một cách nhanh chóng và an toàn, bạn nên tìm kiếm cho mình một đơn vị vận chuyển uy tín để đảm bảo hàng hóa của mình được vận chuyển một cách tốt nhất.

Nếu như Doanh nghiệp của bạn đang gặp vấn đề trong quá trình quản lý kênh phân phối thì phần mềm DMS có thể là một giải pháp vô cùng ưu việt để có thể hỗ trợ các Doanh nghiệp trong việc kiểm soát hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường. Hiện nay đã có rất nhiều Doanh nghiệp cung cấp phần mềm DMS, bạn có thể cân nhắc lựa chọn nếu như Doanh nghiệp bạn đang cần một hệ thống hỗ trợ phân phối hàng hóa ra thị trường hiệu quả.

2. Một số tiêu chí đánh giá đơn vị kho vận uy tín 

Hiện nay không khó để bạn có thể tìm kiếm một đơn vị kho vận hỗ trợ bạn trong quá trình vận chuyển, giao nhận hàng hóa tại kho, để có thể lựa chọn một đơn vị thực sự tốt, bạn cần xem xét những đơn vị đáp ứng một vài yêu cầu cầu sau:

2.1. Chi phí vận chuyển hợp lý

Bạn cần lựa chọn cho mình một đơn vị vận chuyển có công khai minh bạch bảng giá, sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu của khách hàng về cước phí vận chuyển.

Bên cạnh đó, bên đơn vị kho vận cần đáp ứng yêu cầu của bạn về giá cả, không phát sinh thêm chi phí trong quá trình vận chuyển, báo giá chính xác cho khách hàng.

2.2. Đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn, chính xác

Bên cạnh việc đảm bảo giá cước hợp lý, các bên kho vận cần giao hàng đến đúng nơi, đúng thời gian mà khách hàng yêu cầu. Việc này yêu cầu từng khâu, từng bước sẽ được liên kết chặt chẽ để hoạt động giao nhận được diễn ra một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian vận chuyển.

2.3. Cam kết bồi thường, trách nhiệm rõ ràng với khách hàng

Để đảm bảo uy tín cho đơn vị của mình, đơn vị kho vận cần có chính sách bồi thường, chịu trách nhiệm khi vận chuyển, nếu như đơn hàng có xảy ra sự cố hay hư hỏng, mất mát,.. Lỗi đến từ nhà vận chuyển thì bên vận chuyển cần chịu trách nhiệm bồi thường cho khách hàng.

2.4. Đảm bảo hàng hóa an toàn khi vận chuyển

Độ an toàn khi vận chuyển hàng hóa cũng là một yếu tố khách hàng rất quan tâm. Chính vì vậy mà đơn vị kho vận cần đảm bảo an toàn trong quá trình giao nhận hàng hóa của khách hàng để không phát sinh vấn đề gì với hàng hóa được giao.

2.5. Chăm sóc khách hàng chu đáo, tận tình

Bên cạnh những tiêu chí kể trên, một trong những yếu tố thu hút khách hàng nữa của đơn vị kho vận chính là khâu chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên thân thiện và chu đáo, hỗ trợ tận tình khách hàng.

Trên đây chính là bài viết của chúng tôi về quy trình giao nhận hàng hóa tại kho và các yếu tố nhận biết một đơn vị kho vận uy tín và chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ giúp cho các bạn hiểu rõ hơn về quy trình giao nhận hàng hóa tại kho.