Cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều đảm bảo hiệu quả tối ưu nhất

1. Tổng quan hình thức hàng tồn kho quá nhiều

Trước hết, hàng tồn kho quá nhiều không kể hình thức gì đều có tác động trực tiếp tới hoạt động của doanh nghiệp. Trước khi tìm hiểu giải pháp xử lý hiệu quả thì bạn cần nắm bắt được những nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho quá nhiều là gì để từ đó có thể đề ra những biện pháp hợp lý nhất.

1.1. Hàng tồn kho thực tế quá nhiều

Hàng tồn kho thực tế quá nhiều là số lượng hàng hóa lưu kho của doanh nghiệp có số lượng rất lớn, nhiều đến mức hoạt động kinh doanh có thể phải tốn một thời gian rất dài mới có thể sử dụng hoặc kinh doanh hết. Thậm chí để giải phóng lượng hàng tồn kho này cũng mất khá nhiều thời gian và phát sinh thêm nhiều chi phí.

1.1.1. Nguyên nhân khiến hàng tồn kho thực tế quá nhiều

Những nguyên nhân khiến hàng tồn kho thực tế quá nhiều như việc doanh nghiệp sản xuất dư thừa, vượt ngoài nhu cầu tiêu dùng của thị trường. Việc đánh giá sai nhu cầu thị trường có thể khiến doanh nghiệp sản xuất ồ ạt và từ đó việc lưu kho thành phẩm trở nên ngày một nhiều.

Cũng từ nguyên nhân trên thì doanh nghiệp có thể tiến hành dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa quá nhiều để phòng trừ khan hiếm và sợ bị gián đoạn trong quá trình sản xuất. Nhưng thực chất việc lưu kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cũng cần được tính toán và không thể lưu kho quá nhiều.

Nguyên nhân tiếp đến có thể là doanh nghiệp thiếu sự chuyên nghiệp trong quy trình sản xuất khi mà các quy trình không thống nhất với nhau thì sẽ dẫn đến sản phẩm, nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm bị dư thừa do sự chênh lệch của các bộ phận cấu thành nên sản phẩm.

Việc nguyên vật liệu, thành phẩm bị lỗi, tồn đọng nhiều sản phẩm dở dang cũng làm cho việc tồn kho bị quá tải. Đôi khi vì doanh nghiệp muốn tiến hành nâng cấp chất lượng của sản phẩm nên lại đổi mới các bộ phận cấu thành thì những bộ phận cũ sẽ bị ứ đọng tại các kho lưu trữ.

Một nguyên nhân lớn nữa đó chính là sai lầm từ phía nhà quản lý, thực tế nhà quản lý là người quản trị hoạt động nghiên cứu thị trường và xây dựng các kế hoạch, sản xuất cũng như đặt hàng. Vì thế nếu có sự đánh giá sai trong quy trình quản lý thì việc tồn kho quá nhiều hàng hóa có thể xảy ra.

1.1.2. Ảnh hưởng tới doanh nghiệp

Hàng hóa tồn kho dù có nhu cầu tiêu dùng, kinh doanh lớn thì việc lưu trữ quá nhiều sẽ có thể gây nên những áp lực rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp. Một khi doanh nghiệp bị ứ đọng hàng tồn kho thì rất nhiều chi phí phát sinh và có thể làm trì trệ hoặc đứt gãy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Thông thường, hàng tồn kho có thể chiếm đến 30% - 60% tổng tài sản của doanh nghiệp vì thế nếu có xảy ra hiện tượng lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây nên khó khăn trong việc lưu chuyển vốn, dòng tiền từ đó làm chậm quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho thực tế quá nhiều sẽ tạo nên nhiều chi phí như chi phí lưu kho, chi phí quản lý hàng tồn kho, chi phí nhân công bảo quản lưu kho, chi phí cơ hội vốn. Những chi phí này có thể rất lớn nếu hàng tồn kho nhiều và lưu trữ trong một thời gian dài.

1.2. Hàng tồn kho trên sổ sách quá nhiều so với thực tế

Trường hợp này xảy ra là do những nguyên nhân như doanh nghiệp đã mua rất nhiều hóa đơn GTGT đầu vào để bù đắp vào phần thuế GTGT đầu ra để giảm thiểu thuế GTGT phải nộp. Khi đó doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho nhiều trên sổ sách nhưng không hề có hàng tồn kho thực tế tương ứng.

Hoặc các trường hợp khác như công ty bán hàng nhưng không xuất hóa đơn vì vậy hàng tồn kho thực tế thì bớt đi nhưng trong sổ sách lại vẫn giữ nguyên số lượng hàng tồn kho. 

Cứ qua quá trình hoạt động như thế thì hàng tồn kho ảo sẽ trở nên rất nhiều. Hoặc cũng có thể là do sự nhầm lẫn của kế toán trong quá trình xuất, nhập hàng dẫn đến sai số hàng tồn kho trên sổ sách nhiều hơn so với thực tế.

Nếu có số liệu hàng tồn kho ảo quá nhiều so với thực tế thì cũng có thể gây ảnh hưởng tới doanh nghiệp trong quá trình hoạt động lâu dài, nhất là khi bị cơ quan nhà nước thanh tra, kiểm tra hàng tồn kho.

Xem thêm: Tồn kho an toàn là gì? Cách thức xác định mức tồn kho an toàn

2. Chi tiết cách thức xử lý hàng tồn kho quá nhiều

Để có thể cân bằng và tạo nên một quy trình hoạt động hiệu quả hơn thì doanh nghiệp cần phải tiến hành thực hiện các biện pháp giảm thiểu hàng tồn kho quá nhiều để tránh rủi ro cũng như giảm thiểu chi phí và dễ dàng đẩy nhanh các hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2.1. Xử lý hàng tồn kho thực tế quá nhiều

Doanh nghiệp có thể xây dựng các phương án giảm thiểu hàng tồn kho quá nhiều như:

- Kiểm kê hàng hóa tồn kho thường xuyên, kỹ lưỡng: Từ những số liệu tồn kho cụ thể thì doanh nghiệp có thể tiến hành đặt hàng hay thúc đẩy hoạt động bán hàng để đảm bảo số lượng hàng tồn kho đáp ứng được hoạt động của doanh nghiệp.

- Nếu hàng tồn kho quá nhiều mà xác định có nguy cơ tồn đọng thì doanh nghiệp có thể tạo các chương trình thanh lý, khuyến mãi hàng tồn kho. Khi thanh lý hàng tồn kho thì doanh nghiệp nên hướng tới lợi ích mối quan hệ với khách hàng và giảm thiểu chi phí chứ không nên quá chú trọng vào tìm kiếm lợi nhuận.

- Doanh nghiệp cũng có thể biến hàng tồn kho thành các quà tặng kèm cho các sản phẩm đang bán chạy. Đây là một cách thức giảm được chi phí và thúc đẩy doanh số, doanh thu cho các sản phẩm bán chạy.

- Xây dựng các mặt hàng tồn kho theo các combo sản phẩm, việc đính kèm sản phẩm thường thu hút người tiêu dùng và đây cũng xem như là một chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng của doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp cũng có thể bán hàng tồn kho ký gửi với các đơn vị khác. Doanh nghiệp có thể ký gửi hàng hóa ở những đơn vị có hệ thống kênh phân phối lớn để tiếp cận với nhiều khách hàng và mở rộng tiềm năng tiếp thị của mình.

- Một cách thức mới là cải tiến, đổi mới những sản phẩm tồn kho, doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng và xây dựng các phương hướng phát triển sản phẩm mới dựa trên các sản phẩm hàng tồn kho cũ.

- Sử dụng hàng tồn kho để tặng hoặc bán giá rẻ cho nhân viên hoặc khách hàng thân thiết của doanh nghiệp cũng là một cách thức hay để doanh nghiệp có thể vừa giải phóng hàng tồn kho mà vừa xây dựng được mối quan hệ gắn kết hơn.

2.2. Cách giảm thiểu hàng tồn kho ảo quá nhiều

Để xử lý hàng tồn kho ảo quá nhiều doanh nghiệp có thể đăng ký với sở công thương thực hiện các chương trình khuyến mãi, làm quà tặng để giảm thiểu số lượng hàng tồn kho trên sổ sách.

Doanh nghiệp có thể lập các thủ tục thanh lý, hủy hàng tồn kho hoặc lập các giấy tờ mất hàng tồn kho nhưng cần đảm bảo xử lý giấy tờ đúng theo quy định của pháp luật. Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm có hạn sử dụng thì có thể sử dụng ngày hết hạn để tiêu hủy hàng hóa trên giấy tờ.

Trường hợp bán hàng không xuất hóa đơn thì doanh nghiệp cũng cần thực hiện bước xuất hóa đơn để giảm thiểu hàng tồn kho trong sổ sách đúng với thực tế. Bạn cũng có thể thực hiện  tặng hoặc trả lương cho nhân viên bằng hàng tồn kho trên giấy tờ để giảm hàng tồn kho ảo quá nhiều.

3. Một số lưu ý khi thực hiện

Để phòng tránh được trường hợp hàng tồn kho quá nhiều thì doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường, xây dựng các phương án đặt hàng theo mô hình, có thể là mô hình đặt hàng EOQ hoặc các mô hình đặt hàng thường xuyên, định kỳ.

Bên cạnh đó cần thực hiện theo dõi doanh số bán hàng của từng sản phẩm cũng như quản lý các lần xuất, nhập hàng. Để có thể quản lý tốt việc lưu trữ hàng tồn kho thì doanh nghiệp cũng cần xem xét hàng sử dụng của sản phẩm cũng như cập nhật những xu hướng tiêu dùng mới để có các chiến lược lưu trữ hàng tồn kho hợp lý.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cần xây dựng và phát triển hệ thống kênh phân phối của mình để có thể thúc đẩy hoạt động kinh doanh từ đó cũng kéo theo việc giảm thiểu tồn kho quá nhiều. Sử dụng các phần mềm DMS quản lý kênh phân phối là một phương thức hiện đại và mang đến nhiều hiệu quả.

Qua bài viết về cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều, hy vọng bạn đọc đã có được những thông tin cần thiết để phục vụ cho công việc cũng như mục đích tìm kiếm của mình. Qua đó, cũng mong rằng bạn có thể xây dựng được những cách thức quản lý hàng tồn kho hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp mình.