Hướng dẫn cách ghi mẫu thư xác nhận thu nhập năm chuẩn nhất!

1. Đôi nét về mẫu thư xác nhận thu nhập năm 

Công tác một thời gian dài tại bộ phận kế toán, tài chính của các công ty, chắc hẳn rằng, bạn chẳng còn xa lạ gì với mẫu thư xác nhận thu nhập năm. Là một trong những tài liệu được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp cùng với các văn bản khác như các đơn xin quyết toán, phiếu kiểm hàng, hóa đơn, chứng từ...thư xác nhận thu nhập năm là tài liệu bắt buộc nhằm kê khai rõ về thu nhập của những cá nhân trong doanh nghiệp phục vụ quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân hằng năm của các thành viên đó trước pháp luật.

Bên cạnh đó, đây cũng đồng thời là văn bản xuất trình tại các ngân hàng, tổ chức tín dụng nếu có các nhân viên trong doanh nghiệp cụ thể mong muốn mở thẻ ngân hàng, vay vốn hay xin visa. Như tên gọi, thông qua, thư xác nhận thu nhập hằng năm được xác nhận chính xác các đơn vị , doanh nghiệp, các tổ chức về tài chính có thể xác định chính xác về tiềm lực tài chính hiện tại của một cá nhân để từ đó phân loại thu nhập và triển khai thủ tục làm các loại thẻ đúng quy định.

 Liên quan chặt chẽ đến các nhu cầu khác về tài chính, do vây, mẫu thư xác định thu nhập hằng năm bắt buộc tuân thủ theo mẫu chung của bộ Tài Chính. Mẫu Thư này được ban hành theo quy định của nhà nước theo thông tư số 28/2024/TT-BTC và mới nhất là mẫu 20/TXN - TNCN của luật quản lý thuế. Gắn liền với những nhu cầu cần kíp của hầu hết chúng ta hỗ trợ thực hiện nhanh chóng các giao dịch tài chính phục vụ cho việc đi lại, tiêu dùng hằng ngày...mà mẫu thư xác nhận thu nhập năm được sử dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải là nhân viên bộ nhân nhân sự nào trong công ty cũng hiểu rõ được cách triển khai các nội dung trong mẫu thư này như thế nào mỗi khi người lao động có nhu cầu xác nhận. Để có thể giải mã kỹ hơn đều này, mời bạn theo dõi nội dung tiếp theo nhé. 

Ứng tuyển ngay: Việc làm Nhân viên Kế toán thuế

2. Hướng dẫn cách ghi mẫu thư xác nhận thu nhập năm chuẩn nhất

2.1. Một số nội dung cần có trong mẫu thư xác nhận thu nhập năm

Trong mẫu hướng dẫn viết thư xác nhận thu nhập năm được ban hành theo thông tư 156/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính - mẫu 20/TXN-TNCN, bạn cần đảm bảo đầy đủ các nội dung cụ thể bao gồm: 

- Họ và tên cá nhân

- Chức vụ trong doanh nghiệp

- Ngày đến Việt Nam, nếu là công dân nước ngoài hoặc thời gian làm việc tại doanh nghiệp cụ thể

- Tổng thu nhập trong thời gian từ ngày 1/1/ năm cụ thể đến ngày 31/12 năm cụ thể.

- Các khoản bị khấu trừ ngoài Việt Nam (Nếu có)

- Các khoản phí khấu trừ khác như tiền thuê nhà và đơn vị chi trả tiền thuê nhà đối với các cá nhân có hộ khẩu tại nước ngoài.

Ngoài ra, vì là văn bản hành chính thông dụng, trong mẫu thư xác nhận thu nhập dành cho các cá nhân dù là người nước ngoài hay người Việt, cứ khai báo tại Việt Nam, bắt buộc phải tuân thủ một số đặc điểm khác về hình thức trình bày bày bao gồm: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên thư xác nhận thu nhập và kết thúc bằng chữ ký và đóng dấu xác nhận của tổ chức, cá nhân trả thu nhập. 

2.2. Hướng dẫn chi tiết cách ghi mẫu thư xác nhận thu nhập hằng năm cho bạn 

Theo biểu mẫu số 20/TXN-TNCN, chúng ta sẽ bắt đầu viết mẫu thư này bằng phần thông tin quen thuộc, bao gồm quốc hiệu và tiêu ngữ. 

Trong mẫu thư xác nhận thu nhập hằng năm, quốc hiệu sẽ được căn giữa và viết in hoa và bôi đậm. Nội dung này cách mép trên của văn bản khoảng 1,5 hoặc 2cm. Trong khi đó, tiêu ngữ sẽ được viết lùi vào một ô so với quốc hiệu và viết bằng chữ thường.

Bên dưới quốc hiệu và tiêu ngữ là tên của mẫu thư. Lưu ý tên thư cũng được căn lê giữa và đặt ngay bên dưới tiêu ngữ khoảng 1 dòng, viết bằng chữ in hoa và bôi đậm. Bạn có thể viết như sau:

“THƯ XÁC NHẬN THU NHẬP”

Sau đó ghi rõ thời gian năm gần nhất ngay bên dưới nhé. 

Đứng ở tư cách người xác nhận thu nhập là các cá nhân, tổ chức trả thu nhập cho nhân viên trong công ty để giúp họ thực hiện các giao dịch liên quan. 

Nội dung chi tiết của mẫu thư thu nhập hằng năm sau tên của mẫu thư này sẽ bắt đầu bởi Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người lao động.

Bạn có thể trình bày mục này để dẫn đến thông tin xác nhận kết quả về thu nhập của cá nhân nhân viên ngay bên dưới như sau: 

Thay mặt tổ chức, cá nhân trả thu nhập Công ty Cổ phần Địa Ốc LT Pay xác nhận về việc ông bà.

Để xác nhận được thu nhập hằng năm của nhân viên, các thông tin mà bạn cần phải trình bày như sau:

- Họ và tên nhân viên 

- Chức vụ

- Được bổ nhiệm tới công tác tại Việt Nam

từ ngày tháng năm (Ghi rõ ngày tháng năm nhân viên bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp chính xác)

- Thu nhập trong giai đoạn 1/1/ - 31/1 (Ghi rõ năm cụ thể)

- Số tiền :...đồng 

- Tại Việt Nam: 

- Tại Nước ngoài:

Ghi rõ số thu nhập của cá nhân trong năm được trình bày bên trên theo đơn vị VNĐ. Số tiến này có thể kiếm được trong quá trình làm việc tại nước ngoài và Việt Nam. Tất cả sẽ được ghi rõ trong nội dung của mẫu thư xác nhận thu nhập.

- Tại Việt Nam 

Ngoài thu nhập chính, tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập cũng sẽ phải xác nhận thêm nội dung những khoản khấu trừ ngoài Việt Nam trong năm đó nếu có. Một số khoản khấu trừ cơ bản bao gồm:

- Thuế thu nhập cá nhân 

- Bảo hiểm xã hội hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự

- Các khoản bị khấu trừ khác

Ngoài ra, phí thuê nhà của cá nhân nhân viên/người lao động của doanh nghiệp cũng được nhắc đến trong mẫu thư xin xác nhận thu nhập hằng năm. Trong nội dung này, cần trình bày chi tiết về tên cá nhân hoặc tổ chức trả tiền thuê nhà cho nhân viên và số tiền cụ thể phải chi trả trong năm đó. 

Trong phần cuối mẫu đơn sẽ là cam kết về tính xác thực những thông tin của người xác nhận thu nhập và đình kèm thêm thông tin bắt đầu thực hiện hợp đồng lao động với nhân viên. Bạn có thể viết như sau:

Dưới đây là cam kết của tôi về sự chính xác của thông tin đã cung cấp và tôi sẽ chịu trách nhiệm pháp lý về những thông tin đó. 

Gửi kèm: Hợp đồng lao động số/ngày/tháng/năm (Ghi rõ cụ thể)

Nội dung cuối cùng trong mẫu thư thời gian và ký ghi rõ họ tên người đại diện tổ chức xác nhận cũng như dấu của tổ chức/doanh nghiệp.

Nội dung này sẽ được trình bày ở phía bên tay phải của mẫu thư. 

Tham khảo: Cách viết thư xác nhận kinh nghiệm làm việc cho người nước ngoài

3. Tải về mẫu thư xác nhận thu nhập năm chuẩn chỉnh!

Trên đây chính là toàn bộ những nội dung cơ bản cũng như cách trình bày mẫu thư xác nhận thu nhập cá nhân hằng năm cho bạn. Bạn có thể tham khảo thêm và tải về mẫu thư xác nhận thu nhập hằng năm được hướng dẫn và ban hành trong thông tư 156/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính - mẫu 20/TXN-TNCN ngay dưới đây nhé. 

Thu-xac-nhan-thu-nhap-TXN-TNCN.doc

Hi vọng rằng, bài viết hướng dẫn tải cũng như cách ghi mẫu thư xác nhận thu nhập năm dành cho doanh nghiệp trên đây của timviec365.vn sẽ thực sự hữu ích với tất cả các bạn nhé.