Cách viết thư xác nhận kinh nghiệm làm việc cho người nước ngoài

1. Khi nào nên viết thư xác nhận kinh nghiệm làm việc? Vai trò của thư xác nhận kinh nghiệm làm việc 

Chúng ta vẫn quen mặt với đầy đủ những tài liệu trong một bộ hồ sơ xin việc của người Việt từ sơ yếu lí lịch đến CV rồi thư xin việc,chứng chỉ, nhưng chắc hiếm khi nghe đến thư xác nhận kinh nghiệm làm việc. Bởi lẽ, hầu hết kinh nghiệm đã được kiểm chứng thông qua chứng chỉ đính kèm và được chứng thực.

Tuy nhiên, đối với những nước ngoài nhập cảnh Việt Nam khi khởi phát ý định săn tìm cho mình một vị trí công việc phù hợp, thư  xác nhận kinh nghiệm hay thư chứng nhận công việc là điều tài liệu không thể thiếu. Thực chất, thư xác nhận kinh nghiệm là văn bản trong đó thể hiện đầy đủ quá trình làm việc trong quá khứ của người nước ngoài trong một năng lĩnh vực, ngành nghề trong một doanh nghiệp, tổ chức nhất định.

 Trong bối cảnh hội nhập giữa các quốc gia, số lương người nước ngoài đến nước ta tăng vọt, cùng với CV, chứng chỉ cần thiết, giấy xác nhận kinh nghiệm - tài liệu chứng thực về những thông tin kinh nghiệm trình bày trong CV tại nước ngoài chính là bằng chứng quan trọng trong lần đầu tiên bạn hoàn thiện hồ sơ xin việc và cũng là văn bản bắt buộc được quy định trong hồ sơ cấp phép lao động.

 Tại Việt Nam hiện nay, trong hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, người lao động phải có thư xác nhận kinh nghiệm trong 3 năm mới đủ điều kiện để được công tác tại Việt Nam.  

Không chỉ khẳng định rằng, bạn đủ năng lực để hành nghề tại Việt Nam mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh với ứng viên khác có cùng mong muốn khi bạn sở hữu trong tay một lá thư xin xác nhận kinh nghiệm chuẩn chỉnh. 

Tuy vậy, có thể do đặc thù tuyển dụng một vài vị trí cần người nước ngoài và độ không quá phổ biến của nó mà không phải một nhân viên nhân sự nào khi mới bước vào nghề cũng biết cách hướng dẫn cho ứng viên người nước ngoài của mình cần phải trình bày thư xin xác nhận việc làm đúng chuẩn như thế nào cho vừa hợp lệ, vừa chuyên nghiệp. Nội dung đây sẽ giúp bạn. 

Tham khảo thêm: Đi nước ngoài cần những gì? Tổng hợp những thứ bạn cần chuẩn bị

2. Viết thư xác nhận kinh nghiệm làm việc như thế nào?

Kinh nghiệm là nội dung cực kỳ quan trọng và gần như mang tính quyết định trước cơ hội đầu quân vào ồ ạt, vị trí công việc quan trọng với ứng viên. Và với ứng viên đến từ các quốc gia khác cũng vậy.

 Trong quá trình  xác định hộ người nước ngoài kinh nghiệm, để đảm bảo tính chuyên nghiệp của công ty, doanh nghiệp nhất định không được bỏ qua những nội dung ngay sau đây.

Về cấu trúc, thư xác nhận kinh nghiệm làm việc thực chất vẫn là tài liệu văn phòng và phục vụ mục đích công việc. Cho nên, so sánh với một số tài liệu như đơn, thư...không quá khác biệt. Thư xin xác nhận kinh nghiệm có câu trúc 3 phần gồm: Phần mở đầu, nội dung chính và kết thư. Phần đặc biệt ở chỗ, tài liệu này phải tài liệu song ngữ để đảm bảo tính nhất quán, dễ hiệu cho cả người được xin xác nhận kinh nghiệm và đơn vị nhận đơn và kiểm duyệt. 

2.1. Phần đầu thư xác nhận kinh nghiệm làm việc

Trong phần mở đầu, hai nội dung quan trọng nhất bạn không thể bỏ qua bao gồm: Địa điểm, thời gian, ứng viên từng làm việc một cách cụ thể  và tên của thư và mục Kính gửi.

Vì đây là tài liệu dành cho người nước ngoài, do vậy, doanh nghiệp cần cung cấp, ghi tên thành phố, đất nước và thời điểm xác nhận viết thư xác nhận, đơn vị công tác xác nhận kinh nghiệm nghiệm. Nếu ứng viên của bạn đã đăng ký vị trí công việc giáo viên tiếng Anh và là người Mỹ, có thể lấy kinh nghiệm giảng dạy của họ tại Việt Nam. Phần ngày tháng, năm và địa điểm được ưu tiên đặt ở phía góc trái của lá thư. 

Ngay bên dưới thời gian, địa điểm sẽ là tên của Thư. Dòng chữ “THƯ XÃ NHẬN KINH NGHIỆM LÀM VIỆC” (Letter of work Experience confirmation)  nên được bôi đậm và căn giữa để đảm bảo yếu tố nổi bật, dễ nhìn. 

Vì đây là thư dành cho người nước ngoài, nên đối tượng kính gửi phải là chính xác tên đơn vị mà nhân viên của công ty cung cấp hoặc một cái tên chung dạng như “Cơ quan hữu quan” ( To who it may concern).Đó phải là đối tượng có thật, là đối tượng kiểm tra trực tiếp tính xác thực kinh nghiệm của nhân viên cũ.

2.2. Phần nội dung thư

Trong phần nội dung chính của lá thư xin xác nhận, bộ phận nhân sự sẽ phải lưu ý để đặt đúng vị trí tên của người xác nhận và tên người được xã nhận một cách chính xác. 

Với tư cách là đơn vị, doanh nghiệp xác nhận kinh nghiệm cho nhân viên, mục thông tin mở đầu trong phần nội dung chính là vị trí lãnh đạo trực tiếp của nhân viên xin xác nhận. Dĩ nhiên, nội dung này phải đính kèm thêm tên, chức vụ trong công ty gắn liền với tên công ty một cách rõ ràng. Bạn có thể tham khảo qua ví dụ cụ thể:

"Tôi tên là Mark Stone, Người ký tên dưới đây - Giám đốc kinh doanh của Công ty TNHH Sunshine xác nhận:

(I’m Mark Stone, Being Director of Business Development of Sunshine Joint Stock Company) nearby confirm:

Tiếp theo sẽ là tên của nhân viên - người được xác nhận về kinh nghiệp. Họ là ứng viên của công ty khác nhưng tưng công tác tại công ty và mong muốn được xác nhận kinh nghiệm. 

Trong nội dung này, nội dung người xác nhận bên cạnh tính chính xác cần thêm cả tính đầy đủ các thông tin bắt buộc bao gồm: Họ và tên người được xác nhận, ngày tháng, năm sinh, Hộ chiếu số, ngày cấp hộ chiếu, nơi cấp hộ chiếu cụ thể, ví dụ như : Bộ ngoại giao.

Đặc biệt là chức danh, vị trí công việc và thời điểm công tác của ứng viên tại công ty. 

Bạn có thể viết như sau: Dan Xone từng là giữ chức Trưởng phòng kinh doanh tại Công ty TNHH Sunshine, từ tháng 12/2024 - 5/2024. 

(Mr. Dan Xone had been Held Position Business of Department manager of Joint Stock Company since December 2024 to May 2024).

2.3. Phần kết thư

Trong phần kết thư xác nhận kinh nghiệm làm việc, thay vì cần cảm ơn hay những một số thông tin dài dòng khác, thư chỉ cần đảm bảo đầy đủ nội dung chứa thông tin đại diện của công ty cụ thể, thời điểm xác nhận và ghi rõ họ tên người người đại diện, dấu và chữ ký như những văn bản hành chính thông thường. 4. Một số lưu ý trong quá trình viết thư xin xác nhận kinh nghiệm việc làm 

3. Yêu cầu về hình thức văn bản khi viết Thư xác nhận kinh nghiệm làm việc

Một lá thư xác định kinh nghiệm hợp lệ, bắt buộc đảm bảo về cả mặt hình thức và nội dung. Trong đó, ngoài cách viết như đã phổ biến bên trên, ứng viên hãy kiểm tra thật kỹ những dấu hiệu sau đây nhé. 

Thứ nhất, Thư phải có chữ ký, đóng dấu ký tên của Đại diện chủ sử dụng lao động, công ty nhân viên từng làm việc. Nhớ nhấn mạnh lại lần nữa là họ tên phải đính kèm với chức vụ của có chữ kỹ thật, không phải bản photo. Dấu phải là dấu đỏ của công ty. 

Thứ hai, thư xin xác nhận kinh nghiệm này, phải được hợp pháp hóa, dịch thuật và công chứng ra bản tiếng Việt nếu như thư chỉ đơn thuần là văn bản toàn tiếng nước ngoài. 

Tham khảo thêm: Các kỹ năng trong CV - Mẹo để bạn tự làm “tỏa sáng” bản thân mình

4. Một số lưu ý trong quá trình viết thư xác nhận kinh nghiệm 

Nếu có kế hoạch sang Việt Nam định cư và làm việc, thư xác nhận kinh nghiệm là tài liệu bắt buộc mà mỗi ứng viên cần chuẩn bị sẵn và điều này chỉ thuận lợi khi lá thư này được viết ngay tại thời điểm đang ở trong nước. 

Bởi lẽ, tùy vào từng công ty mà thời gian chờ đợi sau khi xin thư xác nhận là khác nhau vì còn phụ thuộc vào lịch trình của người đại diện doanh nghiệp cũ. Tiếp theo, để dễ dàng chuẩn bị, bổ sung, sửa đổi và tiết kiệm thời gian chi phí, mọi thủ tục trong việc xin thư xác nhận kinh nghiệm nên được tiến hành tại nước sở tại.  

Một lưu ý khác về mặt nội dung, đó chính là số lượng năm kinh nghiệm hợp lệ. Muốn làm việc tại Việt Nam với vai trò tương đương với vị trí từng giữ trong nước sở tại, người lao động bắt buộc phải sở hữu số năm kinh nghiệm ít nhất là 3 năm. Ngoài thời gian này, thời gian làm việc ngắn hơn sẽ đủ điều kiện. 

Thứ tư, xét về hình thức chung cho thư xác nhận kinh nghiệm, đây cũng là một trong những tài liệu hành chính - văn phòng, cho nên việc sáng tạo nội dung văn bản là không thật sự cần thiết. Thêm nữa, đây là một văn bản có nội dung cực kỳ ngắn gọn, súc tích do vậy, mỗi lỗi chính tả hay thiếu sót bất kỳ thông tin đã nhấn mạnh đều là một yếu tố có thể buộc bạn phải xin xác nhận lại hoặc bị từ chối bởi doanh nghiệp Việt Nam.

Do vậy, ở vị trí ứng viên, sau khi nhận Thư xác nhận kinh nghiệm làm việc tại doanh nghiệp, cần kiểm tra thật kỹ. Nếu có dấu hiệu chưa hợp lệ, phải báo ngay và đề nghị xin cấp thư mới.

Trên đây chính là toàn bộ những thông tin đầy đủ nhất xoay quanh chủ đề “Thư xác nhận kinh nghiệm làm việc” dành cho người nước ngoài khi có mong muốn đến Việt Nam làm việc. Nếu nằm trong số nhân sự cung cấp thông tin thư xác nhận kinh nghiệm cần phải chuẩn bị cho ứng viên, chắc chắn rằng, bạn đã nắm rõ các bước viết thư lẫn những lưu ý rồi đúng không. Đừng quên thường xuyên truy cập vào timviec365.vn để khám phá thêm nhiều văn bản hữu ích liên quan đến việc làm nhé.