Hướng dẫn bạn cách lập thời gian biểu trên Excel chi tiết nhất

1. Lý do nên lập thời gian biểu trên Excel

Trước khi tìm hiểu cách lập thời gian biểu trên Excel thì chúng tôi chia sẻ cho bạn một số lý do khiến bạn nên lập thời gian biểu trên ứng dụng này để có thể hiểu rõ hơn những lợi ích tuyệt vời của việc này nhé!

Thứ nhất, excel là một phần mềm quản lý lịch làm việc được ứng dụng đã quá quen thuộc với tất cả chúng ta. Do đó, nền tảng này được đánh giá là thân thiện và hoàn toàn phù hợp với người dùng, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng nó để tạo cho mình một thời gian biểu cá nhân. Hơn nữa, việc tạo thời gian biểu trên ứng dụng này còn là hoàn toàn miễn phí.

Tiếp theo, việc lập thời gian biểu trên excel giúp bạn không bị bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng mà bạn cần thực hiện trong ngày hay trong tháng. Điều này giúp cho hiệu suất công việc của bạn được nâng cao đồng thời, khi bạn hoàn thành tất cả các công việc trong đúng thời hạn được giao thì bạn sẽ trở nên uy tín và trách nhiệm hơn trong mắt sếp cũng như đồng nghiệp của bạn.

Hơn nữa, việc tạo thời gian biểu trên excel khiến cho việc quản lý quỹ thời gian của bạn được hiệu quả hơn. Bạn phân bổ thời gian của mình một cách hợp lý giữa làm việc và nghỉ ngơi, thư giãn. Điều này giúp bạn có thể đảm bảo được sức khỏe, chất lượng công việc cũng như giúp bạn có thêm nhiều thời gian hơn dành cho cuộc sống, gia đình thân yêu hay là bạn bè. Những điều này tưởng chừng là nhỏ nhặt nhưng nó là một phần lớn tạo cho cuộc sống của bạn muôn màu muôn vẻ hơn và giúp bạn thành công hơn trong cuộc sống.

Từ những lợi ích tuyệt vời mà việc lập thời gian biểu trên Excel mang lại thì còn chần chờ gì mà không tạo ngay cho mình một thời gian biểu thôi nhỉ? Hãy theo dõi nội dung bên dưới để chúng tôi hướng dẫn bạn cách lập thời gian biểu trên excel chi tiết nhất nhé.

Xem thêm: Bí quyết lập thời gian biểu học tập hiệu quả nhất

2. Hướng dẫn bạn chi tiết các lập thời gian biểu trên Excel

Ở nội dung mục này chúng tôi hướng dẫn cho bạn cách đơn giản nhất để có thể tạo cho mình một thời gian biểu chi tiết tránh việc bỏ sót các đầu công việc cần thực hiện.

2.1. Các bước chuẩn bị trước khi lập thời gian biểu trên Excel

Để có thể trình bày đầy đủ các công việc cần thực hiện trong thời gian biểu trên excel đầu tiên bạn cần phải liệt kê các công việc mà mình cần thực hiện và phân bổ thời gian thực hiện các công việc này đan xen với thời gian nghỉ ngơi. Cùng đi vào nội dung chi tiết sau nhé!

2.1.1. Liệt kê các nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện

Việc đầu tiên bạn cần thực hiện trong bước này đó chính là lên một danh sách tất cả các công việc mà bạn cần làm, từ những công việc ở công ty của bạn hoặc là những công việc của cuộc sống riêng bạn đều cần phải được liệt kê đầy đủ từ thời gian ăn uống, nghỉ ngơi, công việc đến những việc như chăm sóc bản thân đều cần được liệt kê.

Bản liệt kê của bạn càng chi tiết thì cuộc sống của bạn càng trở nên dễ dàng hơn và bạn sẽ càng có nhiều thời gian gian hơn cho chăm sóc bản thân và sức khỏe.

Trước khi nhập chúng vào excel thì bạn có thể ghi chúng ra giấy hoặc bất kỳ thứ gì khác để có thể phục vụ cho việc phân bổ thời gian ở các bước tiếp theo của quá trình lập thời gian biểu trên excel này.

2.1.2. Phân bổ thời gian 

Sau khi đã có 1 danh sách các công việc cần làm, bước tiếp theo mà các bạn cần thực hiện là quyết định công việc nào sẽ được ưu tiên thực hiện trước và công việc nào sẽ được thực hiện sau. Đồng thời, trong bước này bạn cũng cần phân bổ thời gian cho các công việc mà bạn cần thực hiện, công việc nào cần nhiều thời gian thực hiện hơn và công việc nào cần ít thời gian để thực hiện hơn.

Chú ý rằng khi phân bổ thời gian làm việc bạn cũng cần xen kẽ các khoản thời gian nghỉ ngơi để có thể đảm bảo hoàn thành công việc với chất lượng cao đồng thời vẫn đảm bảo được sức khỏe của bản thân nhé!

Bạn có thể lên kế hoạch các công việc hàng tuần và lên chi tiết các nhiệm vụ bạn cần thực hiện trong ngày. Chú ý rằng danh sách càng chi tiết thì việc bạn thực hiện công việc sẽ được đảm bảo và đúng tiến độ hơn.

Bạn hãy chia những công việc mà bạn cần thực hiện thành những mục riêng theo phong cách sống của bạn để từ đó dễ dàng thực hiện theo kế hoạch hơn. Những bạn còn là sinh viên nên ghi đầy đủ tất cả các lớp học mà bạn cần phải tham gia hay là những hoạt động ngoại khóa, đi làm thêm, những người đang làm việc nội trợ thì có thể liệt kê các công việc mà họ cần làm mỗi ngày như đi chợ và mua những gì, chú ý cần bỏ ra những khoảng thời gian trống dành cho việc nghỉ ngơi và chăm sóc gia đình hay là đi chơi với bạn bè.

2.2. Lập thời gian biểu trên Excel và ghi nhớ nó

Sau khi bạn đã có danh sách những công việc cần thực hiện và thứ tự ưu tiên cũng như thời gian bạn dành ra để thực hiện chúng thì công việc của bạn bây giờ là điền chúng vào trong excel thôi nhé!

2.2.1. Tạo khuôn mẫu cho thời gian biểu

Đầu tiên, bạn hãy lập một bảng tính có các cột là tên của các ngày trong tuần từ thứ hai đến chủ nhật. Excel là một phần mềm rất thông minh, bạn có thể gõ cột chủ nhật trước rồi đến cột thứ 2 sau đó bạn chỉ cần di chuột vào ô thứ 2 và thực hiện thao tác kéo, như vậy excel sẽ tự động điền cho bạn các tên cột từ thứ 3 đến thứ 7.

Bên trên trường thứ ngày tháng của bạn, bạn hãy tạo tiêu đề cho thời gian biểu này bằng cách bôi đen khoảng 7 ô hoặc có thể hơn ở bên trên trường thứ ngày tháng vừa tạo. Sau đó, chọn thao tác Merge & Canter để hợp nhất ô và gõ tiêu đề cho thời gian biểu của bạn vào vị trí này thôi nhé!

Để cho thời gian biểu của bạn đẹp mắt hơn thì bạn có thể thay đổi cỡ chữ và màu chữ cho tiêu đề. Khi nhìn vào một thời gian biểu đẹp sẽ giúp bạn có một tâm trạng tốt hơn và thúc đẩy bạn hoàn thành những công việc ghi trong thời gian biểu  một cách nhanh hơn đó.

Tiếp theo, để nội dung công việc được rõ ràng hơn thì bạn cần tiếp hành làm thao tác gộp các ô lại như sau. Chúng tôi đề xuất bạn nên gộp khoảng 5 ô lại để có thể điền nhiều nội dung hơn, thao tác như sau: Bôi đen 5 ô liên tiếp phía bên dưới 1 thứ nào đó vừa tạo rồi vào Home click vào Bottom Border và chọn Thick Outside Borders.

Sau đó, để sao chép định dạng này cho các thứ còn lại bạn chỉ cần để chuột ở phía bên dưới bên phải và kéo chuột đến các thứ còn lại trong tuần thôi nhé! Tương tự như vậy, nếu bạn tạo thời gian biểu cho tháng thì cũng chỉ cần thực hiện thao tác kéo chuột tương tự.

2.2.2. Thêm những công việc bạn cần làm vào thời gian biểu trên Excel

Sau khi đã tạo xong các trường như trên thì công việc bây giờ mà bạn cần làm chỉ là điền những nội dung công việc mà bạn đã lên lịch ở nội dung bước chuẩn bị vào các cột thôi nhé!

Chú ý rằng nên sử dụng màu khác nhau cho những nội dung công việc khác nhau để chúng nổi bật hơn giúp cho bạn dễ dàng tìm kiếm được công việc mà bạn cần phải thực hiện lúc này. Bạn hãy bôi đen dòng chữ muốn đổi màu và chọn vào hình chữ A có gạch dưới để chọn màu cho chữ nhé!

2.2.3. Đổi thông tin tháng cho thời gian biểu

Bạn chỉ cần thay đổi tháng ở ô đầu tiên trong Form đã thiết kế ở trên, tất cả các ô ngày trong tháng sẽ tự động nhảy theo, bạn không cần phải chỉnh sửa từng ngày một.

Quả thực là một tính năng tiện lợi đúng không nào. Cũng bởi vì những điểm ưu việt mà nó cung cấp thì ngày càng có nhiều người lựa chọn excel để tạo thời gian biểu thực hiện các công việc cho mình.

Qua những nội dung mà chúng tôi vừa đề cập, hy vọng rằng quý độc giả đã nắm được cách lập thời gian biểu trên excel chi tiết nhất. Cùng thực hành ngay nhé để có thể nâng cao hiệu suất công việc cũng như chất lượng cuộc sống của bạn.

Xem thêm: Cách lập thời gian biểu trên Google calendar