Mách bạn thông tin về mẫu lập thời gian biểu cá nhân

1. Mẫu lập thời gian biểu cá nhân

1.1. Vì sao cần có mẫu lập thời gian biểu cá nhân?

Nhắc đến thời gian biểu cá nhân hàng ngày thì hầu như mọi người đều thuộc một trong hai nhóm dưới đây:

1.1.1. Người có lịch làm việc học tập quá dày

Lịch làm việc của họ giống như một bức tranh có nhiều dấu vân tay tại nhà trẻ. Những cuộc họp sắp xếp chồng chéo lên nhau trong khi những thông báo nhắc nhở sự kiện, giờ nghỉ, công việc khác thì thi nhau reo lên khiến đầu muốn nổ tung. Một ngày của họ đều kín lịch từ sáng sớm cho đến tối muộn. Một thời gian biểu quá dày đã làm cho ta không còn thời gian dành cho bản thân mình.

Càng làm chủ được thời gian biểu, cảm thấy họ ít có quyền kiểm soát đơn đối với cuộc sống của bản thân. Bên cạnh đó còn chưa nói tới chuyện ta rất dở trong vấn đề đoán về lượng thời gian cần thiết cho các việc mình làm. Với một thời gian biểu quá dày đặc như vậy thì vấn đề hoàn thành công việc trong buổi sáng bị quá 15 phút so với dự kiến sẽ làm cho cả ngày của bạn bị rối tung lên. Một thời gian biểu thường ngày là một bản kế hoạch dành cho cuộc sống thành công. Vấn đề nhận biết rõ điều mình đang thực hiện là thời điểm tiến hành công việc mang tới cho ta nhận thức chính xác về mục đích, ý nghĩa và cả sự tập trung.

1.1.2. Người có thời gian biểu trống trải

Những người thuộc nhóm này là người hay mộng mơ, họ sắp xếp lịch vào trong 1 đến 2 sự kiện định kỳ, còn lại thì họ sẽ để trống để được thảnh thơi, rảnh rang cho các khoảng thời gian làm việc lâu. Hẳn là họ hiện đang sống hết sức thoải mái, phải không? Họ đã chuyển đổi thời gian biểu của bản thân qua một hình thức khác là danh sách công việc cần thực hiện, một ứng dụng lịch trình hay hàng loạt những email giận dữ với câu hỏi cái này đang ở đâu?

1.2. Bí quyết lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả

Điều đầu tiên là bạn cần suy nghĩ và lên danh sách toàn bộ các công việc cần thực hiện. Nghe có vẻ hơi thừa nhưng có một sự thật là đa số nhiều người liên tục bị rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy” làm ảnh hưởng đến chất lượng trong công việc cũng như cuộc sống của họ. Vì thế, nếu như bạn muốn cải thiện thêm về kỹ năng quản lý thời gian, yêu cầu về việc tiên quyết là bạn phải liệt kê được toàn bộ những gì bạn phải làm, bao gồm cả việc nhà, công ty, hoạt động ngoại khóa, công việc làm thêm, học thêm nếu có.

Ngay sau khi bạn đã có danh sách đó trong tay, hãy tìm kiếm cho mình một công cụ để lập thời khóa biểu ví dụ như phần mềm quản lý lịch làm việc. Bạn có thể sử dụng phần mềm đó trên máy tính, điện thoại cầm tay, Ipad, hoặc các thiết bị khác. Đây chính là người dẫn đường cho bạn thấy rõ sẽ phải làm gì và trong khoảng thời gian nào. Một điều mà bạn cần ghi nhớ đó là đừng quên dành thời gian để tái tạo thêm năng lượng cũng như giảm căng thẳng. Ngủ trong vòng 7 đến 8 tiếng đồng hộ một ngày sẽ hỗ trợ bạn tỉnh táo và tập trung cao độ vào công việc hơn.

Có rất nhiều mẫu thời gian biểu khác nhau, đa dạng phụ thuộc vào mỗi người lập và công việc của người đó. Đối với người còn đi học sẽ có mẫu thời gian biểu khác so với số người đang đi làm. Tuy vậy đối với thời gian biểu nào cũng cần tuân thủ theo các quy tắc nhất định ví dụ như thời hạn nghỉ ngơi thời gian ăn uống, vệ sinh cá nhân,.. 

- Bước 1: Liệt kê ra toàn bộ công việc cần thực hiện

- Bước 2: Phân chia thời gian làm việc, học tập.

Sắp xếp vào nhiều nhóm công việc, phân chia thời gian cho chúng một cách hết sức khoa học, hợp lý, ưu tiên việc nào quan trọng thì sẽ dành nhiều thời gian và ngược lại. Say đi điền được đầy đủ nhiệm vụ, công việc thì vấn đề phân chia thời gian hơi phức tạp một chút. Bạn có thể bắt đầu bằng việc phân chia thời gian ưu tiên, công việc nào quan trọng nhất thì thực hiện trước, nhiệm vụ nhất định cần hoàn thiện nên đánh dấu chấm than hoặc dấu sao.

- Bước 3: Sử dụng phần mềm quản lý lịch làm việc để hõ trợ ghi nhớ tất cả công việc mà không cần đau đầu.

Qua 3 bước đơn giản đó, bạn đã có thể tạo ra biểu mẫu thời gian riêng của mình. Việc tạo lịch biểu không mất quá nhiều thời gian, chỉ khoảng 1 đến 2 phút, nhưng lại rất quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của bạn.

Xem thêm: Cách lập thời gian biểu trên Excel chi tiết nhất

​2. Một số điều cần chú ý khi lập mẫu thời gian biểu cá nhân

2.1. Tính linh hoạt

Thường thì mọi người sẽ dành cho từ 8 đến 10 tiếng trong một ngày để danh học học tập, công việc, những hoạt động xã hội và khác nữa. Cầm dành ra một khoảng thời gian nhỏ để có thể phòng trường hợp bạn cần tốn thêm thời gian so với dự kiến trước đó. Sự linh hoạt và không cứng nhắc sẽ hỗ trợ bạn hoàn thành công việc tốt hơn mà không phải chịu thêm quá nhiều áp lực.

Trong cách quản lý thời gian của mình thì cần tập trung cao độ, sự xao nhãng sẽ là kẻ thù của bạn vì chúng sẽ lấy đi mất thời gian quý báu mà bạn dành cho công việc của mình. Để tránh tình trạng này cần suy nghĩ về các địa điểm mà bạn hay đi lại để làm việc, học tập, xem đâu là nơi làm cho bạn có thể tập trung nhiều nhất. Nhiều người thích làm việc theo nhóm bới đó tạo động lực thêm cho họ tụy nhiên cũng là người cảm thấy mất tập trung nếu như xung quanh mình có quá nhiều người.

2.2. Nên cho cả lịch thư giãn vào thời gian biểu

Việc thư giãn trong quá trình học tập và làm việc là hết sức cần thiết. Mọi người có thể thư giãn qua nhiều hình thức tuy nhiên tôi sẽ chọn cách tập thể dục. Các bài tập thể dụng ngắn trong vòng khoảng 10’ có thể sẽ hỗ trợ bạn lấy lại được sự tập trung, thư giãn đầu óc và gân cốt để tạo nên năng lượng cho công việc tiếp theo trong thời gian biểu của bản thân. Nếu được sau khi kết thúc một việc nào đó thì bạn hãy dành riêng cho mình một khoảng thời gian ngắn cho các bài tập đơn giản.

2.3. Xem xét và đánh giá lại mẫu lập thời gian biểu của mình

Bởi vì bạn mới bắt đầu tập cách quản lý thời khóa biểu nên hiển nhiên sẽ có lúc sai sót hay thiếu đi tính hiệu quả. Do đó, cần thường xuyên nhìn lại quá trình học tập, làm việc của mình để đánh giá thời gian và hoạt động hiệu quả đã làm để có thể đưa ra các phương án khắc phục thích hợp để có một thời khóa biểu khoa học hơn, hợp lý hơn.

2.4. Phần mềm quản lý lịch làm việc mang tên lịch biểu 365

Phần mềm quản lý lịch làm việc lịch biểu 365 là các phần mềm ứng dụng sử dụng để tạo lập kế hoạch cũng như sắp xếp công việc mà bạn cần làm theo một thứ tự nhất định. Bên cạnh đó, những phần mềm quản lý này còn có đặc điểm tích hợp được thêm một số tính năng hữu ích khác như thông báo nhắc nhở, xem lịch hay lưu trữ dữ liệu,.. Hiện nay đang có ba xu hướng thiết kế đối với phần mềm quản lý lịch làm việc, thứ nhất là phần mềm sử dụng Offline, thứ hai là phần mềm sử dụng hình thức online, thứ ba là phần mềm có thể sử dụng được kể cả khi khi có kết nối mạng và không có kết nối mạng.

Sử dụng phần mềm này sẽ làm tăng thêm tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc của bạn. Sự bài bản và chuyên nghiệp trong mỗi một doanh nghiệp, công ty là yếu tố hết sức quan trọng quyết định tới năng suất làm việc của nhân viên vì khi mọi thứ được quản lý một cách có hệ thống thì hiển nhiên sẽ diễn ra một cách trôi chảy và suôn sẻ.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về thông tin liên quan đến mẫu lập thời gian biểu cá nhân. Nếu như bạn có đóng góp hay ý kiến nào bổ sung vào bài viết hãy comment ngay phía bên dưới. Đừng quên ghé thăm website timviec365.vn để không bỏ lỡ các nội dung thú vị khác đón chờ bạn trong những lần kế tiếp nhé!

Xem thêm: Các bước lập thời gian biểu bằng tiếng Anh khoa học nhất