Cách quản lý thời gian hiệu quả

Đôi khi vì quá bận rộn hay đang “vô tổ chức” trong chuyện sắp xếp thời gian, dường như bạn không thể tìm ra cách quản lý thời gian của mình sao cho hợp lý. Vậy thì hãy tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là một khái niệm khá dễ hiểu, đó là quá trình lên kế hoạch, tổ chức thời gian cho từng hoạt động chi tiết, cụ thể theo từng bước đã liệt kê cho tới khi có thể hoàn thành. Thời gian vốn dĩ có giới hạn cho nên chúng ta cần phải có kỹ năng quản lý thật tốt để sử dụng thật hiệu quả. Sự hiệu quả của việc sử dụng thời gian được đánh giá dựa vào chất lượng của công việc tạo ra, không phải dựa vào tiến độ nhanh hay chậm của công việc.  

Để hiểu được đầy đủ ý nghĩa, giá trị của câu trả lời quản lý thời gian là gì thì chúng ta cần phải tìm hiểu thêm 3 khái niệm liên quan. Bao gồm: quy trình quản lý thời gian, tầm quan trọng của việc quản lý thời gian và cách sử dụng kỹ năng quả lý thời gian. Về vấn đề này thì chúng ta có thể tìm hiểu ở nội dung phía dưới.

Đã bão lần bạn tự nhắc nhớ mình rằng: thời gian là vàng bạc? Đã bao lần bạn mong muốn: giá như thời gian trong ngày dài hơn thì tốt?

Nếu bạn đang rơi vào trường hợp thường xuyên phải đối mặt với những khoảng thời gian chót với cả núi công việc cần phải giải quyết thì lúc nào bạn cũng có tâm lý phải làm thật nhanh, làm đúng thời hạn. Khi đó tự bạn gò ép bản thân về mọi thứ, nhất là khi lúc nào cũng sẽ có những đòi hỏi khắt khe về những đòi hỏi được đặt ra trong quỹ đạo thời gian.

Thành thật mà nói, có nhiều người phải công nhận một điều, chưa bao giờ mỗi chúng ta tự dành ra một chút thời gian ngắn đề nghĩ về cách sử dụng thời gian của mình làm sao để tốt hơn. Chúng ta thường tìm ra cách hay nhất để có thể đương đầu với nhiệm vụ mỗi ngày và tự bằng lòng để cho mọi việc được diễn ra đúng với những gì vốn diễn ra như thế.

Trong phần lớn các nguồn lực mà một nhà quản lý sử dụng, thì thời gian được coi là nguồn lực quý giá nhất, cũng là điều khó nhất để sử dụng một cách hiệu quả.

Có thể thấy nếu như bạn không quản lý cũng như kiểm soát thời gian của mình, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy rất khó khăn đối với việc kiểm soát cũng như quản lý những thứ khác nữa.

Để có thể quản lý thời gian một cách tốt hơn, trước tiên hãy đặt câu hỏi cho chính mình:

- Bạn đang cố gắng để đạt được điều gì?

-  Những điều gì đã cản trở bạn trong quá trình đó?

Từ đó, xác định mục tiêu cần đạt:

- Nhận diện những cách giúp tăng năng suất và hiệu quả của công việc thông qua cách quản lý thời gian tốt hơn.

- Phân biệt sự khác nhai giữ những đòi hỏi đối với quỹ thời gian bạn có để có thể xác định được sự ưu tiên trong công việc.

- Biến mục tiêu của bản thân trở thành hiện thức bằng cách sử dụng thời gian một cách hiệu quả.

- Phân tích những vấn đề liên quan tới việc quản lý thời gian, đưa ra những cách giải quyết chúng hiệu quả.

Tìm hiểu quy trình quản lý thời gian

Quy trình quản lý thời gian gồm có 3 bước cơ bản chính sau đây:

Bước thứ nhất là liệt kê và xếp hạng những nhiệm vụ ưu tiên. Sắp xếp theo trình tự thời gian: ngày, tuần, tháng dựa vào mục tiêu và định hướng trong công việc

Thứ hại, định lượng, đo lường quỹ thời gian cần nắm bắt để có thể hoàn thành được công việc đã đề ra.

Lập kế hoạch chi tiết, từ đó xác định thứ tự làm việc hàng ngày

Thực hiện công việc và bám sát kế hoạch đã đưa ra.

Mỗi một bước quản lý thời gian đều có sự hỗ trợ của các công cụ, kỹ thuật và các kỹ năng góp phần hình thành quy trình quản lý thời gian phù hợp với tính chất của công việc , tạo ra hiệu suất như mong muốn của bạn.

>>> Đọc thêm: Không tốn nhiều thời gian mà các bạn vẫn nhận được thông tin tuyển dụng việc làm Vĩnh Phúc mà mình mong muốn chỉ với 1 cú click chuột tại đây.

Giá trị quan trọng khi biết cách quản lý thời gian hiệu quả

Sau khi chúng ta đã hiểu được thế nào là quản lý thời gian thì bạn sẽ tò mò hơn vì sao việc quản lý thời gian lại quan trọng đến vậy. Quản lý thời gian hiệu quả giúp chúng ta có được nhiều thứ hơn những gì đang có.

Vì sao có những người lại thực hiện công việc được hiệu quả gấp đôi bạn, lại có người chỉ làm được một nửa hiệu suất công việc bạn làm được? Bí quyết nằm ở kỹ năng quản lý thời gian. Những yếu tố được liệt kê bên dưới giúp bạn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý thời gian.

Năng suất công việc

Kỹ năng quản lý thời gian giúp cho bạn có thêm thời gian sắp xếp các nhiệm vụ theo trình tự phù hợp, từ đó tạo ra được một danh sách những nhiệm vụ ưu tiên. Danh sách này sẽ chỉ cho bạn thấy đâu là nhiệm vụ nên hoàn thành trước để tăng hiệu suất cho công việc một cách dễ dàng, như ý.

Với một nền tảng trong kỹ năng quản lý thời gian, bạn có thể tránh được việc gây ra lãng phí thời gian, ít tốn năng lượng và công sức để hoàn thành công việc. Mọi việc đều được tổ chức một cách có hệ thống.

Việc quản lý thời gian tốt còn giúp cho bạn tăng khả năng sáng tạo vì có những khoảng thời gian trống được tiết kiệm từ việc sắp xếp công việc một cách logic.

Chẳng hạn khi bạn làm nhân sự, bạn cũng sẽ biết cách sắp xếp những việc ưu tiên cần phải làm trước tiên giúp công ty có thể tuyển dụng nhanh chóng những nhân sự còn thiếu vào bộ máy doanh nghiệp. Việc tổ chức công việc trong ngành cũng được bạn sắp xếp chu đáo, tăng năng suất cho công việc.

Giảm áp lực, tăng khả năng quyết định

Thiếu kỹ năng trong quản lý thời gian thường sẽ dẫn tới tình trạng việc làm có nhiều áp lực, đồng thời từ đó gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm vì thường không có đủ thời gian để suy xét. Ngược lại, nếu như có thể kiểm soát thời gian tốt hơn thì không những bạn có thể tự mình loại bỏ được áp lực mà đưa ra được những quyết định sáng suốt hơn.

Loại bỏ những thói quen xấu

Thói quen xấu giả dụ như trì hoãn trong công việc, tổ chức kém, không biết cách từ chối khi cần thiết sẽ gây ra những tác hại lớn đối với cá nhân cũng như tập thể của bạn. Kỹ năng quản lý thời gian giúp cho bạn loại bỏ dễ dàng những thói quen không tốt này. Hơn nữa còn tạo ra được những động lực lớn cho bạn tinh thần sẵn sàng bắt tay vào thực hiện những công việc quan trọng, những dự án lớn nhờ có kế hoạch đã vạch sẵn ra, có thời gian biểu chính xác và mục tiêu rõ ràng.

Quản lý thời gian như thế nào là tốt nhất

Bắt đầu từ việc ghi lại cách bạn dành thời gian của bạn hiện tại. Đơn giản chỉ cần sử dụng một kế hoạch hoặc nhật ký để ghi lại các hoạt động của bạn trong suốt cả ngày để theo dõi thời gian của bạn.

Vào cuối tuần, dành một chút thời gian để xem lại lịch biểu của bạn. Bây giờ, bao nhiêu thời gian đã bị lãng phí? Đây là nơi bạn cần phải nghiêm khắc với chính bản thân mình.

Thu hút một cách thận trọng những cuộc trò chuyện không hiệu quả, nhiều lần ngắt trà/cà phê, hoặc bất kỳ người lãng phí thời gian nào khác trong lịch biểu của bạn mất một số sức mạnh nhưng nó đáng giá. Tất nhiên, bạn vẫn cần liên lạc với con người và một ly cà phê mọi lúc, nhưng nhận thức được bạn dành bao nhiêu thời gian cho những thứ đó sẽ giúp bạn kiểm soát các hoạt động của mình.

Các cuộc hẹn: Các cuộc hẹn không cần thiết cũng có thể lãng phí thời gian của bạn. Bạn có bao nhiêu cuộc họp thường xuyên với đồng nghiệp? Bạn cần phải chuẩn bị một mẫu biên bản làm việc ra sao? Một lần nữa, bạn nên nghiêm khắc ở đây, nhưng có bao nhiêu trong số đó thực sự cần thiết hoặc hiệu quả? Kiểm soát các cuộc hẹn của bạn là một bước quan trọng trong quản lý thời gian.

Đồng nghiệp: Có nghĩa là đồng nghiệp có thể là một nguồn lãng phí thời gian. Trong tinh thần tình bạn, bạn nên muốn giúp đỡ đồng nghiệp của mình nếu có vấn đề cần chú ý. Nếu nhiệm vụ không phải là một cái gì đó liên quan trực tiếp đến vị trí của bạn, thì có lẽ hãy giới thiệu họ với ai đó ở vị trí tốt hơn để giúp đỡ.

Khối lượng công việc: Hãy xem xét lịch biểu của bạn. Mất bao nhiêu thời gian cho công việc mà người khác có thể/nên làm? Các nhiệm vụ của nam giới, chẳng hạn như sao chụp, dán tem thư, hoặc nộp hồ sơ, thường là nhiệm vụ của nhân viên thư ký hoặc thư ký.

Ngay cả khi bạn đã làm những công việc này trong nhiều năm, đào tạo hoặc yêu cầu người khác thực hiện nhiệm vụ này (nếu thích hợp) sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong thời gian dài (mặc dù bạn có thể phải dành thời gian để theo dõi và dạy ai đó làm thế nào để làm điều đó lúc đầu).

Người quản lý: Thật không may là đôi khi một người cấp trên góp phần lãng phí thời gian. Trong giới hạn thích hợp của sự tôn trọng và hài hước, giúp người quản lý của bạn để xem làm thế nào họ đang không cần thiết chiếm thời gian của bạn có thể giúp giảm bớt căng thẳng trên lịch trình của bạn.

Các nhiệm vụ được xác định kém và giao tiếp không rõ ràng là một nguồn chính của lãng phí thời gian. Nếu người quản lý của bạn không xác định rõ ràng nhiệm vụ thì bạn sẽ kết thúc trả lời họ với các câu hỏi. Cố gắng làm sáng tỏ ngay từ đầu.

Sẵn sàng: Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước các cuộc họp và cuộc hẹn quan trọng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Đã bao nhiêu lần bạn tham dự các cuộc họp mà không có ý tưởng rõ ràng về nó là gì, hoặc không đọc tài liệu cần thiết trước đó?

Nó có thể là một cược an toàn mà những cuộc họp rất giống nhau đã không hiệu quả (có thể dẫn đến một cuộc họp tiếp theo). Mặt khác, nếu bạn dành thời gian chuẩn bị cho mỗi cuộc hẹn theo lịch thì đó sẽ là một thành công.

Những lựa chọn có thể được thực hiện và các bước tiến có thể được đề ra nếu bạn hiểu rõ về vấn đề này và nhận thức được tình hình hiện tại.

Thời hạn: Trong số tất cả những thứ đang làm giảm số dư của bạn, thời hạn có thể có ảnh hưởng lớn nhất. Và đó có lẽ là điều khó khăn nhất để bạn thay đổi. Tổ chức các dự án của bạn về mặt ưu tiên và không chỉ sự gần gũi của thời hạn sẽ giúp bạn giữ cân bằng.

Chuyện gì sẽ xảy ra nếu thời hạn cuối cùng không thể thực hiện được? Trong trường hợp đó, bạn nên lý do với cấp trên của bạn để có được thời hạn mở rộng. Nếu không, yêu cầu mạnh mẽ hơn nguồn lực để đạt được nhiệm vụ sẽ làm cho thời hạn thực tế hơn.

Bạn cũng có thể xem xét việc chuyển giao có thể thay đổi để có thể đạt được nhiều hơn, ngay cả khi ngày đến hạn không thay đổi. Vũ khí duy nhất còn lại của bạn chỉ là để làm cho nó rõ ràng từ đầu rằng thời hạn là không thể, mặc dù là một công nhân tận tâm, tất nhiên bạn sẽ đưa tất cả của bạn vào nó.

>>> Xem thêm: Cách sử dụng thời gian chết hiệu quả

Truyền thông: Được tổ chức dưới dạng truyền thông cũng rất quan trọng. Thủ tục giấy tờ có thể dễ dàng thoát ra khỏi tầm tay. Một hệ thống đơn giản và hiệu quả là cần thiết ở đây. Chỉ cần hai thư mục là đủ cho việc sắp xếp giấy tờ, đó là thư mục 'cần làm' và thư mục 'đã hoàn thành'.

Bất cứ điều gì khác có thể bị vứt đi. Hành động ngay lập tức khi bạn nhận được giấy tờ là rất quan trọng để được tổ chức. Sắp xếp thủ tục giấy tờ của bạn vào thư mục thích hợp và sắp xếp thời gian để xử lý các thư mục thường xuyên.

Email có thể cồng kềnh. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc giữ các chương trình email mở thực sự gây rối cho hiệu quả. Thay vào đó, bạn nên kiểm tra email thường xuyên (năm hoặc sáu lần một ngày) và đối phó với các email đến một cách thích hợp.

Có các thư mục riêng biệt trong hộp thư đến của bạn cho các loại email khác nhau sẽ giữ cho bạn được sắp xếp. Cuộc gọi điện thoại có thể dễ dàng lãng phí thời gian của bạn.

Thay vì chờ đợi, bạn nên tìm ra một thời điểm thích hợp để gọi cho ai đó, hoặc thậm chí yêu cầu họ gọi cho bạn. Bạn thậm chí có thể lên lịch cho một thời gian cụ thể để gọi ai đó để tránh các vấn đề của cuộc gọi nhỡ.

Bạn cũng nên đảm bảo rằng nhân viên thư ký biết cách xử lý các cuộc gọi. Họ nên biết khi nào nên giới thiệu các cuộc gọi đến các đồng nghiệp của bạn, và khi thích hợp để nhận tin nhắn hơn là đưa cuộc gọi đến cho bạn.

Lợi ích của quản lý thời gian tốt

Việc quản lý thời gian của bạn có thực sự đáng giá không? Rất nhiều, đúng vậy. Trên một mức độ ngày-to-ngày, nó sẽ làm cho thói quen của bạn thực tế hơn và có tổ chức.

Nó sẽ làm cho tầm nhìn dài hạn của bạn rõ ràng hơn, như bạn biết rằng bạn đang kiểm soát các dự án và nhiệm vụ sắp tới. Đối với sự nghiệp của bạn, nó sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn.

Nó thậm chí còn có lợi ích sức khỏe. Nó được chứng minh một cách khoa học rằng chúng tôi bị căng thẳng khi chúng tôi không đạt được các nhiệm vụ và mục tiêu mà chúng tôi muốn đạt được.

Căng thẳng, lần lượt, là bất lợi cho giấc ngủ, tiêu hóa và các hoạt động tâm thần. Mặt khác, một khối lượng công việc cân bằng và kiểm soát việc sử dụng thời gian sẽ làm giảm căng thẳng và làm cho bạn có khả năng hơn.

Phương pháp quán lý thời gian cho bạn

Lập hồ sơ - bạn dành thời gian của mình như thế nào? Những gì có thể được cắt ra? Ngoài ra, hãy luôn ghi lại danh sách 'cần làm' của bạn và sắp xếp nó theo mức độ ưu tiên.

Quản lý liên lạc - thực hiện các cuộc gọi điện thoại hiệu quả (không giữ liên lạc, để lại tin nhắn rõ ràng, v.v.), giữ một hộp thư đến gọn gàng với nhiều thư mục cho các loại email khác nhau, không để bản thân bị quấy rầy bởi đồng nghiệp nếu không thích hợp.

Quản lý các cuộc họp - chỉ tham dự các cuộc họp mà cần thiết hoặc thuận lợi để tham dự. Hãy chắc chắn rằng bạn đang chuẩn bị cho nó để nó đạt được một cái gì đó (nếu không một cuộc họp tiếp theo trở thành một điều kiện tiên quyết - một timewaster).

Được tổ chức - một bàn gọn gàng, một danh sách gọn gàng để làm, và một hộp thư email gọn gàng hiển thị một tâm trí và người gọn gàng và có tổ chức. Ưu tiên - ngay cả khi bạn có nhiều dự án khi đang di chuyển và nhiều nhiệm vụ để đạt được, danh sách các ưu tiên được xác định rõ ràng sẽ giúp bạn luôn cập nhật mọi thứ và sẽ giúp bạn đáp ứng thời hạn.

Ủy nhiệm công việc - đừng ngại chuyển giao nhiệm vụ cho những người có khả năng khác. Thời gian dành cho người khác để thực hiện một trong các nhiệm vụ của bạn sẽ sớm được thực hiện.

Nói không - đôi khi cũng có nghĩa là đồng nghiệp, hoặc những người bên ngoài công ty của bạn, làm cho nhu cầu về thời gian của bạn không cần thiết (cuộc họp, hội nghị, giải quyết vấn đề của người khác, vv). Một 'không' lịch sự sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian của mình.

Duy trì hồ sơ - nhật ký hoặc kế hoạch sẽ giúp bạn theo dõi thời gian của bạn. Nếu nó bị chi tiêu nặng, bạn có thể thay đổi mọi thứ. Viết một ghi chú về cách bạn dành thời gian của bạn là một trong những bước quan trọng. Đừng bỏ lỡ nó.

Một số mẹo giúp quản lý thời gian tại công sở

1. Sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp

Để bàn làm việc quá lộn xộn sẽ khiến bạn bị giảm tập trung. Ngược lại, bạn sở hữu một bàn làm việc ngăn nắp, gọn gàng sạch sẽ thì sẽ có thể tập trung cao độ cho công việc một cách tốt hơn. Nếu bạn là người ưa cái đẹp thì hãy trang trí cho góc làm việc của mình một cách thẩm mỹ bằng những vật dụng lưu niệm, cây cảnh.

Ý tưởng hay mà bạn nên tham khảo đó là trang trí bàn làm việc bằng một khung ảnh có hình bạn hoặc những hình mà bạn yêu thích, đặt một chậu cây cảnh mi ni trên bàn làm việc của bạn. Luôn để gọn gàng tài liệu giấy tờ, nếu bạn phải làm việc thường xuyên với tài liệu thì nên đặt một giá để tài liệu văn phòng phẩm tại một góc gọn trên bàn.

2. Chia nhỏ công việc

Khi bạn cảm thấy áp lực trước một nhiệm vụ nào đó thì đương nhiên khó có thể làm tốt được. Vì thế hãy thay đổi phương pháp làm việc hiện tại. Có thể áp dụng chia nhỏ công việc theo từng thành phần . Khi đó mỗi phần được thực hiện sẽ trở nên dễ dàng hơn, bạn không còn cảm thấy mọi thứ khó khăn như lúc đầu nữa.

3. Ghi chú những công việc lặp lại

Nếu cứ lặp đi lặp lại một công việc, một hoạt động mỗi ngày thì điều đó đồng nghĩa với việc bạn đang thực hiện một cách làm không hiệu quả. Một cách hay nhất để giúp bạn khắc phục tình trạng này đó là hãy ghi chú lại quá trình và thời gian thực hiện nhằm rút kinh nghiệm để tìm phương án cho thời gian tốt nhất.

4. Nâng cao kỹ năng văn phòng

Kỹ năng văn phòng bao gồm kỹ năng đánh máy, kỹ năng vi tính, kỹ năng tìm kiếm trên internet hoặc các phần mềm trợ công việc khác nếu như có thể biết cách sử dụng chúng. Nếu như bạn có thể thực hiện thành thạo những kỹ năng này thì sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được nhiều thời gian để hoàn thành công việc.

Vì vậy, bạn có thể dành thời gian ra để học hỏi thêm công cụ hữu ích này. Khi đó sẽ có cơ hội tăng năng suất công việc lên gấp đôi.

5. Học hỏi quy tắc quản lý thời gian của người thành công

Bạn là một người luôn hoàn thành công việc vào phút chót. Công việc của bạn đã bị ảnh hưởng vì trong một ngày chỉ có 24 giờ, đối với bạn như vậy là không đủ. Nếu như bạn đang rơi vào tình trạng này thì ngay từ bây giờ bạn cần phải học hỏi những quy tắc quản lý thời gian của những người thành công.

6. Thời gian – thứ hàng hóa có giá trị nhất

Những người thành công thường quan niệm thời gian giống như một thứ hàng hóa có giá trị quý giá vô cùng, tương đương với giá trị của tiền bạc. Nếu như phí phạn thời gian thì điều đó có nghĩa rằng bạn sẽ đánh mất hoàn toàn nó, vì thời gian đã mất sẽ không bao giờ quay trở lại, mỗi phút đều đóng góp một sự thay đổi của bạn mỗi ngày.

Chính bởi vậy mà việc quản lý thời gian là hết sức cần thiết nếu như muốn thực hiện công việc một cách logic và hiệu quả. Không những có thể giúp cho bạn tránh khỏi lãng phí, mà còn tạo thêm nhiều khoảng trống thời gian để bạn dành nhiều hơn cho gia đình, cho mọi người xung quanh và cho chính bản thân mình.

7. Duy trì kế hoạch quản lý thời gian

Nếu đã có ý định phục hồi vóc dáng, thường thì bạn sẽ tìm hiểu rất nhiều lời khuyên về cách tập luyện và chế độ ăn uống. Nhưng quan trọng nhất vẫn là cách bạn ghi chú lại toàn bộ những gì đã ăn trong ngày, khối lượng calo hấp thu để lên được một chế độ phù hợp nhất để tập luyện.

Cũng tương tự vậy, những doanh nghiệp thành công cũng gửi tới cho bạn lời khuyên, nên bắt đầu quản lý thời gian bằng việc lên kế hoạch, duy trì thực hiện nó. Kiểm soát thời gian bạn đã sử dụng vào từng công việc nhất định.

Đó là cách tốt nhất giúp bạn không phải đau đầu với câu hỏi: Vì sao mỗi ngày lại trôi đi quá nhanh như vậy hoặc thời gian đã biến đi đâu khi bạn chưa làm được gì?

8. Dành thời gian tập thể dục buổi sáng

Vị tỷ phú không chỉ giàu có về tiền của mà còn rất nổi tiếng, Richard Branson đã từng chia sẻ rằng, anh đã thức dậy mỗi ngày từ 5 giờ sáng để thực hiện nhiệm vụ tập thể dục. Chính những bài tập này đã giúp cho anh có thêm động lực để làm việc cả một ngày dài.

Việc tập luyện thể dục  mỗi sáng sẽ giúp cho bạn có thể giữ gìn vóc dáng tiêu chuẩn, có được một trí não linh hoạt, minh mẫn trong suốt cả một ngày dài. Đồng thời tập thể dục buổi sáng còn mang tới cho bạn cảm giác thoải mái, tăng hooc môn để tâm trạng tốt hơn, qua đó có được những suy nghĩ tích cực hơn.

9. Lên danh sách việc cần làm theo ngày

Đây là một phương pháp tuy nhỏ nhưng cũng sẽ giúp cho bạn có thể nâng cao được khả năng quản lý thời gian của mình hiệu quả. Mỗi sáng sau khi thức giấc, bạn có thể ngồi trên bàn làm việc để lập kế hoạch chi tiết hơn cho hoạt động của cả một ngày của bạn.

Đương nhiên sau khi đã hoàn thành xong nhiệm vụ nào thì hãy gạch sổ nhiệm vụ đó để bạn có được cảm giác thành công, hoàn thiện và chinh phục. Những gì bạn cần là một cuốn sổ tay, một mảnh giấy nhớ hay có thể sử dụng trực tiếp phần mềm nhật ký trên điện thoại để ghi lạu kế hoạch dự tính.

10. Làm những công việc nhàm chán mỗi sáng

Tại sao bạn phải dành thời gian cho những việc nhàm chán? Nếu bắt buộc phải thực hiện chúng thì lựa chọn buổi sáng thay cho buổi tối – lúc cơ thể bạn đang rất mệt mỏi sau một ngày làm việc.

Đầu ngày là lúc bạn đang có một nguồn năng lượng lớn cho nên nếu thực hiện mọi công việc nhàm chán vào đầu ngày như vậy bạn sẽ dễ dàng thực hiện chúng một cách nhanh chóng. Thậm chí bạn sẽ không còn cảm thấy việc này quá nhàm chán nữa mà thực hiện nó theo một cách sáng tạo.

11. Tạo sự thú vị cho công việc

Người đồng sáng lập và cũng là nhà điều hành của SeatGeek, Jack Groetzinger đã thiết kế ra một phần mềm tính toán được khoảng thời gian anh ta cần để thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Mỗi một ngày, anh ta đều cố gắng thực hiện những công việc của ngày hôm qua một cách nhanh chóng nhất có thể, tự tạo ra một cuộc đua cho bản thân.

Với mỗi chúng ta, dù không có đủ tài năng để có thể tự thiết kế ra cho mình những phần mềm thông minh như vậy  thì chúng ta cũng chỉ cần cố gắng nhanh nhạy để nắm bắt kịp thời những sản phẩm tân tiến được sinh ra từ thế giới của công nghệ tân tiến hiện này. Chúng sẽ thay bạn sáng tạo, bạn sẽ là người sáng tạo trong cách thực hiện.

12. Tập trung năng lực cốt lõi cho bản thân

Với những điều mà bạn không biết thì sẽ thật khó để thực hiện. Chúng ta chỉ giỏi ở một số lĩnh vực nhất định nào đó mà thôi. Vì thế hãy chắn rằng một khi đã lên kế hoạch quản lý thời gian cụ thể thì thay cho việc bạn cứ mải mê làm việc chưa thực hiện bao giờ thì nên cố gắng làm tốt trong một vấn đề nào đó bạn đã biết từ trước.

Đương nhiên, điều này không có nghĩa rằng bạn không nên học hỏi những thứ mới mẻ. Bạn chỉ nên đón nhận nhiệm vụ mới khi mà bạn có thời gian rảnh để tìm hiểu chúng từ trước.

13. Dùng thời gian rảnh cho việc nghỉ ngơi

Người khởi xướng việc nghỉ giải lao giữ giữa, Arianna Huffington cho rằng, dành thời gian cho bữa ăn nhẹ sẽ giúp con người nâng cao hơn khả năng làm việc trong một khoảng thời gian dài, giảm được sự căng thẳng mệt mỏi. Nếu như có thời gian rảnh rỗi thì bạn đừng nên để nó trôi đi một cách vô ích.

Thay vào đó, tại sao bạn không sử dụng quỹ thời gian đó làm những việc khiến cho bản thân cảm thấy thoải mái hơn. Khi chúng ta có thể tự quản lý thời gian tốt cũng đồng nghĩa với việc bạn có thể quản lý cả quỹ thời gian nghỉ ngơi của chính mình.

14. Lên kế hoạch cho ngày cuối tuần

Khi chúng ta có thể lên kế hoạch cụ thể cho những việc làm  sẽ làm trong ngày nghỉ thì sẽ không phải đau đầu nghĩ mình sẽ sử dụng ngày nghỉ như thế nào. Một tuần kế tiếp đã được sẵn sàng, điều đó sẽ dễ dàng hơn để cho bạn có thể sắp xếp được mọi thứ và chủ động giải quyết các vấn đề trong công việc lẫn cuộc sống.

Thời gian một ngày dành cho mỗi người chỉ có 24 tiếng đồng hồ nhưng như thế không có nghĩa rằng bạn không thể làm nhiều việc hơn những người khác. Điều quan trọng nhất chính là việc bạn có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả để tạo ra năng suất cao hơn người khác hay không.

Cách quản lý thời gian có rất nhiều yếu tố. Điều quan trọng nhất là bạn cần phải lựa chọn cho riêng mình một phương pháp quản lý phù hợp nhất vì không phải ai cũng có thể áp dụng được cùng một phương pháp.