Cách sắp xếp các Folder theo thứ tự để máy tính gọn gàng hơn

1. Tại sao nên học cách sắp xếp các Folder theo thứ tự?

1.1. Folder rất quan trọng với hệ thống lưu trữ

Các Folder hay chính là những thư mục mà chúng ta thường thấy trên máy tính của mình. Folder được hình thành trên cơ sở phân vùng dữ liệu trên ổ cứng của máy tính, chúng được sử dụng để lưu trữ hàng loạt các dữ liệu đa dạng. Bạn có thể tạo ra hàng ngàn Folder trên cùng một hệ thống máy tính. Tất nhiên, dung lượng lưu trữ phụ thuộc vào dung lượng của ổ đĩa. Folder lưu trữ những dữ liệu vô cùng đa dạng, chúng có thể là file cá nhân, file người dùng, file hệ thống,... toàn bộ đều có thể được lưu vào một Folder.

Folder hoạt động dưới dạng thư mục cây trên các máy tính. Đồng nghĩa với việc trước đó chỉ có một Folder chính, sau đó trong Folder chính này sẽ sản sinh ra nhiều Folder nhỏ hơn. Dữ liệu trong Folder nhỏ vẫn chịu sự giám sát và quản lý của Folder chính.

Folder rất quan trọng với hệ thống lưu trữ. Thử nghĩ xem, nếu toàn bộ dữ liệu của bạn chỉ được lưu trữ trong một ổ cứng máy tính mà không tồn tại các Folder để phân loại chúng thì dữ liệu sẽ rối ren đến mức nào? Chẳng may, khi bạn đang cần tìm nhanh một tệp tin dữ liệu, chắc phải mất rất nhiều thời gian và công sức để tìm được chúng. Do đó, sự xuất hiện của Folder giúp chúng ta quản lý các file gọn gàng hơn, dễ dàng và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Nhưng cách sắp xếp các Folder theo thứ tự lại càng là một điều cần thiết đáng được quan tâm đấy.

Xem thêm: Thông tin tuyển dụng việc làm kế toán công việc phổ biến trong doanh nghiệp, hàng ngày làm việc trên máy tính, việc tổ chức các thực mục trong máy tính khoa học, hiểu quả là rất cần thiết

1.2. Dấu hiệu cho thấy bạn nên sắp xếp lại các Folder của mình

- Thứ nhất, máy tính của bạn có hơn 10 biểu tượng và tệp tin đặt trong Folder.

- Thứ hai, thư mục Download hay Document của bạn chứa đến hàng trăm Folder khác nhau, chưa kể các tập tin lẫn lộn khác.

- Vào thứ ba, khi muốn mở một Folder nào đó, bạn cần phải dùng tính năng tìm kiếm thủ công hoặc sử dụng công cụ Search trên Windows, nhưng nhiệm vụ này cũng "nằm ngoài khả năng" của Windows của bạn.

- Thứ tư, các Folder của bạn hầu hết là Folder chính, trong Folder chính đó chỉ chứa toàn bộ các tập tin khác nhau, lộn xộn mà không được phân loại thêm các Folder con theo chủ đề.

- Cuối cùng, đơn giản bạn đang nhận ra đã đến lúc mình làm cho hệ thống dữ liệu của máy tính gọn gàng hơn.

Khi gặp phải những dấu hiệu này, đó là lúc bạn nên tìm hiểu cách sắp xếp các folder theo thứ tự.

Xem thêm: Khi bạn sắp xếp các thư mục của mình tinh gọn, khoa học việc tìm kiếm bất kì tài nguyên gì cũng nhanh chóng hơn, đó có thể là CV xin việc của bạn, hay những tài liệu, ảnh của Bạn...

2. Hướng dẫn cách sắp xếp các Folder theo thứ tự đơn giản

- Bước 1: Trước hết, người dùng truy cập trực tiếp vào My Computer, tiếp đến mở ổ đĩa mà bạn đang cần sắp xếp các Folder (thư mục) theo thứ tự.

- Bước 2: Tiếp theo, người dùng nhấn vào chuột phải ở bất kỳ một khoảng trống nào trong không gian của ổ đĩa chứa nhiều Folder cần sắp xếp. Sau đó chọn tiếp “Sort by”. Trong mục này, sẽ có một loạt các tùy chọn để bạn có thể sắp xếp theo thứ tự như thế nào? Cụ thể như sau:

+ Name: Sắp xếp theo thứ tự tên Folder

+ Date: Sắp xếp theo thứ tự ngày tạo Folder

+ Type: Sắp xếp theo thứ tự kiểu dữ liệu

+ Size: Sắp xếp theo thứ tự kích thước Folder

+ Tags: Sắp xếp theo thứ tự tags của Folder

+ Ascending: Sắp xếp theo thứ tự Folder từ thấp đến cao

+ Descending: Sắp xếp theo thứ tự Folder từ cao xuống thấp

Mặc dù vậy, người dùng cũng có thể lựa chọn đa dạng kiểu sắp xếp Folder theo thứ tự hơn bằng việc click chuột phải. Cũng ở mục “Sort by”, người dùng chọn tiếp vào mục “More” ở dòng cuối cùng. Lúc này, một tùy chọn mới hiện ra, tại đây, sẽ có rất nhiều hình thức sắp xếp đa dạng, trong đó những hình thức trên cùng được tích dấu (V) là những hình thức được hiện ra phần menu Sort by như đã giới thiệu ở trên.

Cách sắp xếp các folder theo thứ tự được gợi ý ở trên áp dụng cho hầu hết các dòng máy tính PC hay máy tính laptop, cũng như các phiên bản Windows khác nhau, đều có cách thực hiện tương tự như vậy. Trong đó, các nhân viên sẽ phải lưu trữ một lượng tài liệu, văn bản, biên bản thuyết trình lớn nhằm phục vụ cho công việc, vậy nên việc lưu trữ chúng trong các folder sẽ giúp cho nhân viên dễ dàng phân loại và sử dụng chúng bất cứ lúc nào.

Xem thêm: Mách bạn 5 cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học nhất

3. Gợi ý một số phần mềm sắp xếp Folder dễ dàng

Bên cạnh cách sắp xếp các folder theo thứ tự, nếu người dùng cảm thấy khá khó khăn, bạn cũng có thể tham khảo và nhờ vào sự hỗ trợ của một số phần mềm, công cụ có tính năng sắp xếp này. Dưới đây là một số phần mềm được sử dụng phổ biến nhất.

- Phần mềm DropIt

Đây là một ứng dụng mã nguồn mở, DropIt hoạt động trên cơ sở nguyên lý tượng tự như tệp Juggler. Người dùng có thể xây dựng hành động và quy tắc để phân loại Folder. Tại icon nổi, nhấn chuột phải, sau đó chọn Associations. Nhấn vào biểu tượng hình dấu (+) để mở rộng các quy tắc. Tiếp đến, kéo và thả các Folder vào biểu tượng vừa tạo để ứng dụng tự giải quyết chúng cho bạn.

Người dùng cũng có thể chọn lựa Folder theo dõi đối với Juggler hay xử lý Folder bằng cách kích hoạt mục Send to. Người dùng có thể chọn hình thức sắp xếp thông tin theo ngày, tên, size, thuộc tính và liên kết nó với một trong 21 tùy chọn sẵn có.

- Phần mềm TagScanner

Đây là phần mềm ứng dụng cho phép người dùng quản lý các Folder hay chính xác hơn là sắp xếp bộ sưu tập nhạc trên máy tính của mình. Ứng dụng bao gồm hàng loạt các cài đặt cấu hình tương ứng cho việc sử dụng các tab định dạng đã thay đổi của mục âm thanh. Tại đây, bạn tải lên Folder âm thanh thông qua việc nhấn nút Browse for folder. TagScanner sẽ đọc metadata và giúp người dùng hiển thị chúng theo hình thức phân loại.

- Phần mềm Listary

Các phần mềm tự động sắp xếp Folder kể trên có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Người dùng cần một công cụ tìm kiếm khi bắt đầu sắp xếp các Folder. Ứng dụng này chính là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc tìm kiếm đó.

Ở lần mở đầu tiên, ứng dụng sẽ yêu cầu người dùng xây dựng phím tắt. Nhập phím tắt của bạn bằng cách đi đến Options, chọn mục Hotkeys. Một thanh tìm kiếm mới sẽ xuất hiện khi người dùng nhấn nút chọn này. Fuzzy Search của ứng dụng phát hiện ra những phần tên Folder bất kỳ hay các tiền tố, hậu tố liên quan. Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị chính xác và nhanh chóng nhất.

Nếu không muốn máy tính của mình trở thành một chiếc ổ gà không hơn không kém, hãy cố gắng lưu Folder theo nguyên tắc của riêng bạn. Tất nhiên, điều này nên được hình thành thành một thói quen trong lúc làm việc. Đừng để mọi thứ trở nên quá “ngộp thở”, quá lâu, hãy làm cho chúng thật ngăn nắp và gọn gàng. Trên đây là chia sẻ của timviec365.vn về cách sắp xếp các folder theo thứ tự. Hy vọng gợi ý trên sẽ hữu ích trong quá trình làm việc trên máy tính của bạn!