Biên bản là gì? Những điều cơ bản nhất về biên bản hiện nay

1. Biên bản là gì? Tổng quan về biên bản 

1.1. Khái quát về biên bản

Biên bản là một loại ghi chép thường thấy trong các cuộc họp hoặc các sự việc giữa nhiều bên (từ 2 bên trở lên). Biên bản là tổng hợp thông tin được tạo, nhận và duy trì làm bằng chứng và thông tin của một tổ chức, doanh nghiệp, công ty, corporate, jsc, xí nghiệp hoặc người, theo đuổi nghĩa vụ pháp lý hoặc trong giao dịch kinh doanh. Mặc dù hữu ích trong việc nhấn mạnh chất lượng chứng minh thiết yếu của biên bản. Thông tin được ghi lại được tạo ra hoặc nhận được khi bắt đầu, tiến hành hoặc hoàn thành một hoạt động thể chế hoặc cá nhân và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc đủ để cung cấp bằng chứng về hoạt động.

Ba thuộc tính quan trọng vốn có trong tất cả các biên bản, đó là:

• Nội dung (nghĩa là thông tin hoặc dữ liệu)
• Bối cảnh (nghĩa là phải có thể xác định làm thế nào nó liên quan đến các hồ sơ khác và tổ chức đã tạo ra nó)
• Cấu trúc (nghĩa là phải có logic vốn có theo cách chứa thông tin - và siêu dữ liệu có khả năng xác định bối cảnh của nó - được đặt ra và cuối cùng có thể hiểu được bằng mắt người).

1.2. Các thuộc tính quan trọng của biên bản

Kết quả của việc tuân thủ các thuộc tính này sẽ là tạo các biên bản có các phẩm chất sau:

Tính xác thực: Cần có thể xác định và tốt nhất là chứng minh quá trình tạo ra biên bản và ai là người tạo được ủy quyền của nó

Hoàn thiện: Hồ sơ phải chứa tất cả các nội dung cần thiết để đóng vai trò là bằng chứng của giao dịch mà nó đang ghi lại. Điều này không có nghĩa là một biên bản phải chứa mọi thứ mà nó liên quan; chỉ đơn giản là nó được hoàn thành theo cách riêng của nó

Độ tin cậy: Điều quan trọng là nội dung của hồ sơ có thể được dựa trên như một đại diện chính xác của giao dịch mà nó đang ghi lại

Cố định: Sau khi được tuyên bố là một biên bản, nội dung của nó sẽ không còn bị thay đổi hoặc thay đổi theo bất kỳ cách nào. Theo cách này, giá trị bằng chứng của nó được bảo tồn (bằng cách đảm bảo rằng nội dung của một biên bản vẫn chính xác như lúc tạo).

Cuối cùng, cần lưu ý rằng tất cả các thuộc tính và phẩm chất trên có thể áp dụng bất kể định dạng biên bản, cho dù đó là một tờ giấy, email, ảnh hoặc cơ sở dữ liệu. Nắm bắt một biên bản cung cấp bằng chứng cung cấp bằng chứng về việc các tác nhân tham gia vào bất kỳ giao dịch hoặc quy trình nhất định nào và chứng minh rằng họ có thẩm quyền phù hợp để thực hiện. Nó cũng nên cung cấp các đảm bảo về độ tin cậy của nội dung do vị trí việc làm và quyền hạn đã biết của người tạo.

>> Xem thêm: Cách viết bản tường trình nhận lỗi

2. Cách tạo lập biên bản 

2.1. Bố cục và các bước lập biên bản

Một biên bản sẽ có một cách trình bày khác nhau về mặt nội dung tuy nhiên xét về hình thức thì chúng đều có chung một bố cục cơ bản như sau: 

Thứ nhất giống như bất kỳ loại văn bản hành chính hay pháp lý nào đều phải cần có quốc hiệu và tiêu ngữ ở trên đầu tiên được viết in hoa rõ ràng và ngay ngắn. Phần này giống như một nghi thức để khẳng định phạm vi giá trị pháp lý là thuộc tại quốc gia nào. Tiếp đó là là tên của  biên bản. Có nhiều loại biên bản như biên bản tường thuật và biên bản xử lý, mẫu biên bản họp xử lý kỷ luật sa thải, mẫu biên bản giải trình, mẫu biên bản thoả thuận lương,... tương ứng với đó sẽ có những tên biên bản khác nhau, thế nên bạn cần tìm hiểu kỹ tên của loại biên bản mình sử dụng để viết cho chuẩn xác. Đến phần chính của bố cục biên bản, người lập sẽ trình bày nội dung sự việc diễn ra. Trong đó cần ghi rõ: thời gian lập biên bản, địa điểm, thành phần tham dự, và diễn biến từ đầu cho đến khi sự việc kết thúc. Ở phần chính này, tất cả các yếu tố đều phải ghi chi tiết và cụ thể nhất có thể. Tránh ghi chung chung nó sẽ làm giảm độ tin cậy của một biên bản, và đôi khi còn làm mất giá trị của biên bản đó. Sau đó phần dưới sẽ là phần xác nhận là chữ ký chính thức, ký nháy của những thành phần tham dự, chủ trì và thư ký (người lập biên bản). Cùng với đó thì thời gian kết thúc buổi họp hoặc thời gian ký xác nhận biên bản cũng phải ghi lại rõ ràng, nhất định không được bỏ qua. 

2.2. Tiêu chí của một biên bản chính xác 

Một biên bản được lập chính xác sẽ phải dựa trên 4 điều kiện chính sau. Bốn điều kiện này phải được thực hiện đồng thời và không được phép thiếu một trong bốn. Những điều kiện này là: chính xác, cụ thể, trung thực, tin cậy. Bốn điều kiện này thể hiện trên đa số các yếu tố có trong một biên bản. Số liệu và diễn biến được ghi trên biên bản phải thật chính xác và cụ thể. Muốn làm được điều đó thì người lập biên bản phải trung thực khi ghi chép và kê khai. Cùng với đó, biên bản đôi khi có giá trị pháp lý vì vậy mà phải có độ xác thực và tin cậy cao thông qua các thủ tục và bước thi hành chặt chẽ, tuân thủ các quy định cụ thể khi lập biên bản. Sự trung thực này này còn yêu cầu đối với cả những người có trách nhiệm ký vào biên bản. Bởi họ phải là người đọc lại những nội dung ghi trên đó, nếu nó chính xác thì họ mới được phép ký vào.  

3. Tầm quan trọng của việc xây dựng một biên bản hành chính tốt

3.1. Ích lợi của một biên bản hành chính tốt

Tất cả mọi thứ trong đó đều được chấp nhận là bằng chứng tại tòa án mà bạn dự kiến ​​sẽ kiện tụng. Biên bản hành chính tốt biểu hiện thiện chí từ phía bạn và tôn trọng luật pháp. Nó thể hiện kiến ​​thức của bạn về luật pháp và các giới hạn mà nó đặt cả vào hành vi của bạn và của chính phủ. Không chỉ vậy đó còn là tự chứng thực để có thể dễ dàng được chấp nhận làm bằng chứng tại bất kỳ tòa án nào mà không có lời khai cá nhân của người khởi tạo hoặc nhân chứng. Biên bản hành chính tốt sẽ có đầy đủ thông tin làm mất uy tín và làm mất uy tín đối thủ chính phủ của bạn. Nó hấp dẫn và thú vị đến nỗi nó không thể bị một thẩm phán hay bồi thẩm đoàn chống lại.

Biên bản hành chính quy định khả năng của bất kỳ loại cố ý bất chấp nghĩa vụ pháp lý đã biết. Lý do là tất cả các tội phạm thuế đều có "ý chí" là điều kiện tiên quyết. Nó được sắp xếp theo cách mà thông tin liên quan đến đối thủ của bạn không thể tách rời khỏi thông tin giúp đối thủ của bạn mà không làm mất hiệu lực cả hai. Điều này sẽ ngăn đối thủ của bạn giữ bằng chứng có thể buộc chính phủ rời khỏi bồi thẩm đoàn và cũng làm tăng khả năng nếu họ làm vậy, họ sẽ phạm tội giả mạo bồi thẩm đoàn. Và còn được sản xuất bởi một người trung lập và không có lợi ích cá nhân về kết quả của quá trình tố tụng.

>> Xem thêm: Bản kiểm điểm quá trình công tác

3.2. Mẹo để một biên bản có thể trở thành bằng chứng trước tòa

Dưới đây là một số cách đơn giản hơn để đảm bảo rằng bằng chứng bạn thu thập được chấp nhận làm bằng chứng tại tòa án của pháp luật:

Mỗi bằng chứng cần một chuỗi quyền nuôi con. Điều này có nghĩa là bạn phải biết người bắt nguồn bằng chứng ngay từ đầu và tất cả các bàn tay mà bằng chứng đã đưa ra trước khi bạn có được bằng chứng.

Mọi thứ bạn duy trì nên được giữ dưới sự kiểm soát tích cực của bạn mọi lúc để đảm bảo rằng nó không bị giả mạo hoặc làm hỏng bởi một người có xung đột lợi ích. Điều này bao gồm khóa các bằng chứng và / hoặc mã hóa nó để bất kỳ ai trừ chủ sở hữu không thể thay đổi bằng điện tử.

Bằng chứng cần tránh các giả định và diễn giải và tiết lộ chủ yếu các sự kiện có thể kiểm chứng khách quan về chủ đề này.

Bằng chứng phải xuất phát từ những người có kiến ​​thức cá nhân, trực tiếp về các sự kiện hoặc tuyên bố trong câu hỏi. Nghe nên tránh vì giá trị của nó là bằng chứng thấp hơn so với những người có kiến ​​thức đầu tay.

Bất cứ thứ gì bạn sản xuất được thêm vào hồ sơ đều có giá trị lớn nhất khi nó được chứng thực theo hình phạt khai man của người sản xuất nó và nếu danh tính của người đó được công chứng.

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về biên bản là gì. Nắm được những điều này là một sự trang bị tốt trong cuộc sống. Bởi lẽ biên bản có thể xuất hiện ở bất kỳ đâu, lĩnh vực nào. Đặc biệt là khi đi làm. Chúng tôi hiểu được tầm quan trọng đó của biên bản cũng như hiểu được những công việc và mong muốn sự nghiệp của bạn. Hãy truy cập vào website timviec365.vn để có thể có thể tìm kiếm cho mình cơ hội việc làm tốt nhất nhé!

>>> Bạn đọc có thể quan tâm tìm hiểu thêm: Mẫu biên bản bàn giao dùng để bàn giao tài sản và công việc cập nhật mới nhất hiện nay.