Tìm việc làm nhanh & Tuyển dụng hiệu quả
0Chat
Quay lại

Mách bạn 5 cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học nhất

Tác giả: Vũ Bích Phượng

Ngày cập nhật: 07/10/2020

Vào một ngày đẹp trời, bỗng sếp yêu cầu bạn trình lên một văn bản chứng từ của cách đây 1 tháng, nhìn sang đám sổ sách, chứng từ ở trong tủ bạn mới hoảng hốt, giật mình với suy nghĩ “làm sao tìm thấy nó trong cả một núi giấy tờ thế kia mà sếp thì cần ngay lập tức”.

Thế đấy chỉ một chút không cẩn thận là đã có thể biến cho một ngày làm việc của bạn trở nên tất bật hơn. Vậy để luôn sẵn sàng khi có yêu cầu từ cấp trên và không còn cảm thấy khó khăn trong việc tìm kiếm các loại chứng từ nữa thì nhất định bạn hãy học ngay 5 cách sắp xếp chứng từ kế toán siêu đỉnh dưới đây nhé.

1. Cách sắp xếp chứng từ dựa theo từng bộ chứng từ

Cách sắp xếp chứng từ kế toán
Cách sắp xếp chứng từ kế toán

Để tránh việc các chứng từ trở nên lộn xộn với nhau trong khi chứng từ cũng có các thể loại cụ thể thì bạn hãy sắp xếp chứng theo nguyên tắc “bộ chứng từ”. Với cách này, hãy hãy tiến hành theo thứ tự như sau:

1.1. Sắp xếp bộ chứng từ chung

- Tờ khai thuế theo thời gian “quý”. Bộ này bao gồm các loại chứng từ: chứng từ giá trị gia tăng, chứng từ về thu nhập cá nhân, Báo cáo sử dụng hợp đồng, Báo cáo 26, MB…. Nói chung, toàn bộ những loại chứng có có nội dung và chức năng liên quan tới việc khai thuế thì sẽ được gộp lại chung với nhau trong một bộ chứng từ chung để tiện cho việc lưu trữ theo chủ đề. 

- Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra: hai loại hóa đơn này sẽ được sắp xếp dựa theo thứ tự thời gian tăng dần (giống với thời gian ghi trên tờ khai thuế đã được nộp đi)

Trong đó, các hóa đơn đầu vào có nguyên tắc sắp xếp theo điều kiện cụ thể:

+ Nếu hóa đơn nhỏ hơn 20 triệu nhưng được thanh toán bằng tiền mặt thì hóa đơn đi cùng với hai loại phiếu là phiếu nhập kho và phiếu chi tiền.

+ Nếu như hóa đơn lớn hơn 20 triệu nhưng được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì hóa đơn này sẽ được kẹp cùng với hai phiếu là phiếu Ủy nhiệm chi (bản phô tô|) và phiếu hạch toán.

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hà Nội

1.2. Sắp xếp theo từng bộ chứng từ riêng

1.2.1. Sắp xếp bộ chứng từ về ngân hàng

Chứng từ kế toán được sắp xếp theo cách nào
Chứng từ kế toán được sắp xếp theo cách nào?

Người sắp xếp sẽ tiến hành đóng gộp các chứng từ ngân hàng vào cùng 1 tập với đầy đủ các tháng trong năm từ 1 đến 12 trong trường hợp các chứng từ phát sinh ít. Còn nếu nhiều chứng từ thì đồng nghĩa với việc mỗi tháng bạn đóng các chứng từ lại thành 1 tập, có nghĩa là 12 tháng sẽ có 12 tập chứng từ. 

1.2.2. Sắp xếp phiếu xuất kho

Khi sắp xếp phiếu xuất kho thì người tiến hành sẽ gộp các phiếu này lại với nhau để đóng thành một tập bao gồm đầy đủ các phiếu trong các tháng của năm hoặc đóng mỗi tháng làm một tập nếu như trong một tháng có nhiều chứng từ.

1.2.3. Chứng từ công nợ được sắp xếp như thế nào?

Bạn có thể sắp xếp chứng từ công nợ theo thứ tự sau đây:

- Biên bản thỏa thuận về việc đổi trừ công nợ

- Biên bản đối chiếu các công nợ từng thời gian (tháng, quý, năm)

- Công văn yêu cầu trả nợ đầy đủ các lần

- Quyết định về việc xử lý các công nợ

1.2.4. Cách sắp xếp chứng từ thanh toán

Cách sắp xếp chứng từ kế toán hiệu quả nhất
Cách sắp xếp chứng từ kế toán hiệu quả nhất

Chứng từ thanh toán (phiếu ủy nhiệm chi, phiếu chi) thì nên được sắp xếp cùng với các loại giấy tờ:

- Đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán đã được ký, phê duyệt từ Giám đốc.

- Nếu như doanh nghiệp đã chi tiền nhiều lần cho một kế hoạch, dự án, chiến lược tổng thể thì người kế toán viên còn phải gắn kèm chứng từ thanh toán với bán kế hoạch đó sau mỗi lần có chi tiền. Bản kế hoạch gắn kèm chỉ cần phô tô, đồng thời kèm cả bản ký xác nhận về các khoản đã chi trong tờ trình tổng.

- Đối với những khoản chi đã có một định mức cụ thể như xăng xe chẳng hạn thì chứng từ thanh toán cần kèm theo với các bản theo dõi số km, được xác nhận bởi các bộ phận như đội xe, phòng hành chính,...

- Đối với những khoản chi theo đề nghị, yêu cầu từ giám đốc, hóa đơn thanh toán của bạn sẽ cần ghi chi tiết các thông tin như thanh toán theo văn bản nào, quyết định  số bao nhiêu và kèm theo bản phô tô của văn bản, quyết định đó. 

- Giấy xác nhận về việc trả nợ ngân hàng (cả gốc lẫn lãi nếu có).

Việc làm nhân viên kế toán

2. Sắp xếp chứng từ dựa trên nguyên tắc thứ tự thời gian tăng dần

Đây là cách sắp xếp chứng từ đi theo từng loại, mỗi loại sẽ gộp vào một bộ và tuân thủ theo trình tự thời gian tăng lên dần theo ngày theo tháng. 

Vậy với cách này thì kế toán viên sẽ sắp xếp cụ thể các chứng từ như thế nào để đảm bảo tính khoa học? 

Sắp xếp các tờ khai thuế quý: Toàn bộ các giấy tờ về thuế như thu nhập cá nhân, giá trị gia tăng, MB, Báo cáo số 26, Báo cáo sử dụng hợp đồng,... sẽ được đóng chung vào 1 bộ chứng từ theo thứ tự theo tháng từ 1 đến 12 hoặc đóng theo thứ tự quý từ quý I đến quý IV. Trong mỗi quý vẫn sẽ phải đảm bảo các chứng từ tăng dần theo thứ tự ngày. 

Cách để sắp xếp chứng từ kế toán
Cách để sắp xếp chứng từ kế toán

Hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra cũng có cách sắp xếp tương tự như cách thực hiện của tờ khai thuế quý.  

Chứng từ về phiếu chi và chứng từ phiếu thu nếu có ít phát sinh thì sẽ được đóng vào 1 quyền theo trình tự từ tháng 1 đến tháng 12. Còn nếu như phát sinh nhiều thì mỗi tháng nhân viên kế toán sẽ đóng chúng lại thành 1 quyển riêng và sắp xếp các quyền theo trật tự tăng dần của các tháng.

Cách vừa nêu phổ biến để áp dụng cho việc sắp xếp nhiều loại chứng từ khác như chứng từ hạch toán, chứng từ ngân hàng, phiếu xuất kho,...

3. Hướng dẫn sắp xếp chứng từ tài sản doanh nghiệp

Với việc sắp xếp những chứng từ liên quan tới tài sản trong doanh nghiệp thì tốt nhất chúng ta nên sắp xếp chứng theo một file - folder riêng có đặt tên rõ ràng, trong folder đó lại chưa ra làm nhiều file nhỏ để tiện theo dõi. Mỗi file nhỏ sẽ lưu trữ một loại tài sản với các chứng từ liên quan bên trong đó. 

Hãy tham khảo ví dụ sau đây để dễ dàng hình dung:

- Tờ trình phê duyệt đối với việc mua tài sản, bao gồm con dấu và chữ ký đầy đủ.

- Quyết định về việc phê duyệt hoặc chỉ định thầu, hay báo giá dựa trên những yêu cầu chi tiết từ phía công ty, doanh nghiệp. 

- Hợp đồng mua tài sản, đã được ký kết đầy đủ với bên bán

- Tài liệu kỹ thuật có sự liên quan tới sự tiêu hao nhiên liệu tài sản.

- Biên bản giao nhận tài sản tiến hành giữa phía bên bán tài sản với doanh nghiệp.

- Biên bản thanh lý đối với bản hợp đồng mua bán tài sản.

Hướng dẫn cách sắp xếp chứng từ kế toán
Hướng dẫn cách sắp xếp chứng từ kế toán

- Biên bản bàn giao tài sản (đã được người dùng tài sản hoặc người phụ trách đối với tài sản ký nhận)

- Bản Quyết định khấu hao tài sản, gồm có năm, thời điểm diễn ra việc khấu hao được phê duyệt bởi người kế toán trưởng hoặc là giám đốc công ty.

- Biên bản kiểm kê các tài sản doanh nghiệp theo định kỳ.

- Mã tài sản (dựa theo sổ sách kế toán đã ghi). 

- Hồ sơ thanh lý tài sản bao gồm các loại văn bản: hợp đồng thanh lý, bản phê duyệt thanh lý, tờ trình về việc thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định thanh lý, quyết định ngừng khấu hao tài sản cố định, hóa đơn thanh lý (phô tô).

- Thẻ theo dõi tài sản.

- Tờ quyết định luân chuyển tài sản 

- Các loại chứng từ khác.

Việc làm kế toán trưởng

4. Sắp xếp các chứng từ pháp lý như thế nào?

Sắp xếp các chứng từ pháp lý như thế nào?
Sắp xếp các chứng từ pháp lý như thế nào?

Với các chứng từ pháp lý, kế toán càng phải cẩn trọng trong việc sắp xếp logic và đảm bảo tính hợp lý. Để đảm bảo hai yếu tố này, bạn nên phân chia ra làm các folder riêng để có thể dễ dàng trong việc quản lý và tìm kiếm khi cần.

- Những biên bản cuộc họp, các nghị quyết, quyết định từ Hội đồng quản trị, Hội đồng cổ đông có sự liên quan về mảng tài chính.

- Những giấy ủy quyền có sự liên quan tới các kế toán về tài chính.

- Chứng từ đăng ký kinh doanh (công chứng).

- Chứng từ đăng ký kinh doanh của từng đối tác khi ký kết hợp đồng. 

- Tờ trình tổng thể (đã phê duyệt). 

- Những điều lệ và quy chế công ty.

- Cách sắp xếp chứng từ, sổ sách đơn giản

Tuyển dụng việc làm

5. Mách bạn cách sắp xếp chứng từ lương

Về thao tác thì sắp xếp chứng từ lương cũng khá đơn giản, có nét tương tự với các cách sắp xếp chứng từ như đã nhắc ở trên. Trước tiên, bạn nên tạo ra một folder riêng cho mỗi năm. Trong các folder năm đó lại bao gồm các file lương theo tháng, từ lương tháng 1 đến lương tháng 12. Mỗi tháng sẽ có chứng từ được lưu trữ ở bên trong bao gồm các bảng lương của từng nhân sự, các quyết định về việc thay đổi lương của mỗi cá nhân đi kèm theo, bảng lương được chuyển khoản qua ngân hàng, bản ủy nhiệm chi (phô tô), bảng ký xác nhận lương của nhân viên,...

Cách sắp xếp chứng từ lương
Cách sắp xếp chứng từ lương

Như vậy, trên đây là 5 cách sắp xếp chứng từ hiệu quả mà dân kế toán nhất định phải biết. Dường như ai cũng nghĩ việc sắp xếp này chẳng có gì khó khăn thế nhưng đâu phải dễ đến mức mà ai cũng làm được. Một phần nó dựa vào tính cách và sự cẩn thận của mỗi người. Tuy nhiên dù bạn có tính cách, tác phong như thế nào thì trong công việc, bạn vẫn cần phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định, đặc biệt là với nghề kế toán. Việc sắp xếp chứng từ khoa học, logic là sẽ chứng tỏ được bạn là người có tác phong làm việc nghiêm chỉnh, ngay ngắn, bạn luôn sáng tạo trong công việc của mình. Và những điều như thế, một góc làm việc gọn gàng, một sự đáp ứng nhanh chóng của sếp nhờ có cách sắp xếp chứng từ ngay ngắn sẽ giúp bạn yêu hơn công việc nhiều áp lực này đấy nhé

Khám phá những nghiệp vụ kế toán bán hàng

Trong rất nhiều vị trí của phòng kế toán thì kế toán bán hàng được coi là vị trí vô cùng quan trọng. Để có thể thực hiện tốt công việc này, bạn cần phải có nghiệp vụ tốt. Vậy nghiệp vụ của người kế toán bán hàng là gì? 

Nghiệp vụ kế toán bán hàng

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV-Tâm sự Nghề nghiệp-Cẩm Nang Tìm Việc-Kỹ Năng Tuyển Dụng-Cẩm nang khởi nghiệp-Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm-Kỹ năng ứng xử văn phòng-Quyền lợi người lao động-Bí quyết đào tạo nhân lực-Bí quyết lãnh đạo-Bí quyết làm việc hiệu quả-Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép-Bí quyết viết thư xin thôi việc-Cách viết đơn xin việc-Bí quyết thành công trong công việc-Bí quyết tăng lương-Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên-Kỹ năng đàm phán lương-Kỹ năng phỏng vấn-Kỹ năng quản trị doanh nghiệp-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng-Mẹo viết hồ sơ xin việc-Mẹo viết thư xin việc-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng-Định hướng nghề nghiệp-Top việc làm hấp dẫn-Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông-Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng-Tư vấn việc làm ngành Báo chí-Tư vấn tìm việc làm thêm-Tư vấn việc làm ngành Bất động sản-Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin-Tư vấn việc làm ngành Du lịch-Tư vấn việc làm ngành Kế toán-Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật-Tư vấn việc làm ngành Sư phạm-Tư vấn việc làm ngành Luật-Tư vấn việc làm thẩm định-Tư vấn việc làm vị trí Content-Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn-Tư vấn việc làm quản lý-Kỹ năng văn phòng-Nghề truyền thống-Các vấn đề về lương-Tư vấn tìm việc làm thời vụ-Cách viết Sơ yếu lý lịch-Cách gửi hồ sơ xin việc-Biểu mẫu phục vụ công việc-Tin tức tổng hợp-Ý tưởng kinh doanh-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh-Mẹo viết Thư cảm ơn-Góc Công Sở-Câu chuyện nghề nghiệp-Hoạt động đoàn thể-Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch-Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự-Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics-Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng-Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật-Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe-Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất-Cẩm nang kinh doanh-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất-Mô tả công việc ngành Kinh doanh-Mô tả công việc ngành Bán hàng-Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng-Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng-Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán-Mô tả công việc ngành Marketing - PR-Mô tả công việc ngành Nhân sự-Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin-Mô tả công việc ngành Sản xuất-Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải-Mô tả công việc Kho vận - Vật tư-Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics-Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn-Mô tả công việc ngành Hàng không-Mô tả công việc ngành Xây dựng-Mô tả công việc ngành Y tế - Dược-Mô tả công việc Lao động phổ thông-Mô tả công việc ngành Kỹ thuật-Mô tả công việc Nhà nghiên cứu-Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo-Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính-Mô tả công việc Biên - Phiên dịch-Mô tả công việc ngành Thiết kế-Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình-Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh-Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực-Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo-Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern-Mô tả công việc ngành Freelancer-Mô tả công việc Công chức - Viên chức-Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý-Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận-Hồ sơ doanh nhân-Việc làm theo phường-Danh sách các hoàng đế nổi tiếng-Tài liệu gia sư-Vĩ Nhân Thời Xưa-Chấm Công-Danh mục văn thư lưu trữ-Tài Sản Doanh Nghiệp-KPI Năng Lực-Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp-Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng-Quản Lý Công Việc Nhân Viên-Chuyển văn bản thành giọng nói-Giới Thiệu App Phiên Dịch-Quản Lý Kênh Phân Phối-Đánh giá nhân viên-Quản lý ngành xây dựng-Hóa đơn doanh nghiệp-Quản Lý Vận Tải-Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-Danh thiếp cá nhân-Quản Lý Trường Học-Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng-Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính-Kinh nghiệm Quản lý kho hàng-Quản Lý Gara Ô Tô-Xem thêm gợi ý