Mách bạn 5 cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học nhất

Thế đấy chỉ một chút không cẩn thận là đã có thể biến cho một ngày làm việc của bạn trở nên tất bật hơn. Vậy để luôn sẵn sàng khi có yêu cầu từ cấp trên và không còn cảm thấy khó khăn trong việc tìm kiếm các loại chứng từ nữa thì nhất định bạn hãy học ngay 5 cách sắp xếp chứng từ kế toán siêu đỉnh dưới đây nhé.

1. Cách sắp xếp chứng từ dựa theo từng bộ chứng từ

Để tránh việc các chứng từ trở nên lộn xộn với nhau trong khi chứng từ cũng có các thể loại cụ thể thì bạn hãy sắp xếp chứng theo nguyên tắc “bộ chứng từ”. Với cách này, hãy hãy tiến hành theo thứ tự như sau:

1.1. Sắp xếp bộ chứng từ chung

- Tờ khai thuế theo thời gian “quý”. Bộ này bao gồm các loại chứng từ: chứng từ giá trị gia tăng, chứng từ về thu nhập cá nhân, Báo cáo sử dụng hợp đồng, Báo cáo 26, MB…. Nói chung, toàn bộ những loại chứng có có nội dung và chức năng liên quan tới việc khai thuế thì sẽ được gộp lại chung với nhau trong một bộ chứng từ chung để tiện cho việc lưu trữ theo chủ đề. 

- Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra: hai loại hóa đơn này sẽ được sắp xếp dựa theo thứ tự thời gian tăng dần (giống với thời gian ghi trên tờ khai thuế đã được nộp đi)

Trong đó, các hóa đơn đầu vào có nguyên tắc sắp xếp theo điều kiện cụ thể:

+ Nếu hóa đơn nhỏ hơn 20 triệu nhưng được thanh toán bằng tiền mặt thì hóa đơn đi cùng với hai loại phiếu là phiếu nhập kho và phiếu chi tiền.

+ Nếu như hóa đơn lớn hơn 20 triệu nhưng được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì hóa đơn này sẽ được kẹp cùng với hai phiếu là phiếu Ủy nhiệm chi (bản phô tô|) và phiếu hạch toán.

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hà Nội

1.2. Sắp xếp theo từng bộ chứng từ riêng

1.2.1. Sắp xếp bộ chứng từ về ngân hàng

Người sắp xếp sẽ tiến hành đóng gộp các chứng từ ngân hàng vào cùng 1 tập với đầy đủ các tháng trong năm từ 1 đến 12 trong trường hợp các chứng từ phát sinh ít. Còn nếu nhiều chứng từ thì đồng nghĩa với việc mỗi tháng bạn đóng các chứng từ lại thành 1 tập, có nghĩa là 12 tháng sẽ có 12 tập chứng từ. 

1.2.2. Sắp xếp phiếu xuất kho

Khi sắp xếp phiếu xuất kho thì người tiến hành sẽ gộp các phiếu này lại với nhau để đóng thành một tập bao gồm đầy đủ các phiếu trong các tháng của năm hoặc đóng mỗi tháng làm một tập nếu như trong một tháng có nhiều chứng từ.

1.2.3. Chứng từ công nợ được sắp xếp như thế nào?

Bạn có thể sắp xếp chứng từ công nợ theo thứ tự sau đây:

- Biên bản thỏa thuận về việc đổi trừ công nợ

- Biên bản đối chiếu các công nợ từng thời gian (tháng, quý, năm)

- Công văn yêu cầu trả nợ đầy đủ các lần

- Quyết định về việc xử lý các công nợ

1.2.4. Cách sắp xếp chứng từ thanh toán

Chứng từ thanh toán (phiếu ủy nhiệm chi, phiếu chi) thì nên được sắp xếp cùng với các loại giấy tờ:

- Đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán đã được ký, phê duyệt từ Giám đốc.

- Nếu như doanh nghiệp đã chi tiền nhiều lần cho một kế hoạch, dự án, chiến lược tổng thể thì người kế toán viên còn phải gắn kèm chứng từ thanh toán với bán kế hoạch đó sau mỗi lần có chi tiền. Bản kế hoạch gắn kèm chỉ cần phô tô, đồng thời kèm cả bản ký xác nhận về các khoản đã chi trong tờ trình tổng.

- Đối với những khoản chi đã có một định mức cụ thể như xăng xe chẳng hạn thì chứng từ thanh toán cần kèm theo với các bản theo dõi số km, được xác nhận bởi các bộ phận như đội xe, phòng hành chính,...

- Đối với những khoản chi theo đề nghị, yêu cầu từ giám đốc, hóa đơn thanh toán của bạn sẽ cần ghi chi tiết các thông tin như thanh toán theo văn bản nào, quyết định  số bao nhiêu và kèm theo bản phô tô của văn bản, quyết định đó. 

- Giấy xác nhận về việc trả nợ ngân hàng (cả gốc lẫn lãi nếu có).

Việc làm nhân viên kế toán

2. Sắp xếp chứng từ dựa trên nguyên tắc thứ tự thời gian tăng dần

Đây là cách sắp xếp chứng từ đi theo từng loại, mỗi loại sẽ gộp vào một bộ và tuân thủ theo trình tự thời gian tăng lên dần theo ngày theo tháng. 

Vậy với cách này thì kế toán viên sẽ sắp xếp cụ thể các chứng từ như thế nào để đảm bảo tính khoa học? 

Sắp xếp các tờ khai thuế quý: Toàn bộ các giấy tờ về thuế như thu nhập cá nhân, giá trị gia tăng, MB, Báo cáo số 26, Báo cáo sử dụng hợp đồng,... sẽ được đóng chung vào 1 bộ chứng từ theo thứ tự theo tháng từ 1 đến 12 hoặc đóng theo thứ tự quý từ quý I đến quý IV. Trong mỗi quý vẫn sẽ phải đảm bảo các chứng từ tăng dần theo thứ tự ngày. 

Hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra cũng có cách sắp xếp tương tự như cách thực hiện của tờ khai thuế quý.  

Chứng từ về phiếu chi và chứng từ phiếu thu nếu có ít phát sinh thì sẽ được đóng vào 1 quyền theo trình tự từ tháng 1 đến tháng 12. Còn nếu như phát sinh nhiều thì mỗi tháng nhân viên kế toán sẽ đóng chúng lại thành 1 quyển riêng và sắp xếp các quyền theo trật tự tăng dần của các tháng.

Cách vừa nêu phổ biến để áp dụng cho việc sắp xếp nhiều loại chứng từ khác như chứng từ hạch toán, chứng từ ngân hàng, phiếu xuất kho,...

3. Hướng dẫn sắp xếp chứng từ tài sản doanh nghiệp

Với việc sắp xếp những chứng từ liên quan tới tài sản trong doanh nghiệp thì tốt nhất chúng ta nên sắp xếp chứng theo một file - folder riêng có đặt tên rõ ràng, trong folder đó lại chưa ra làm nhiều file nhỏ để tiện theo dõi. Mỗi file nhỏ sẽ lưu trữ một loại tài sản với các chứng từ liên quan bên trong đó. 

Hãy tham khảo ví dụ sau đây để dễ dàng hình dung:

- Tờ trình phê duyệt đối với việc mua tài sản, bao gồm con dấu và chữ ký đầy đủ.

- Quyết định về việc phê duyệt hoặc chỉ định thầu, hay báo giá dựa trên những yêu cầu chi tiết từ phía công ty, doanh nghiệp. 

- Hợp đồng mua tài sản, đã được ký kết đầy đủ với bên bán

- Tài liệu kỹ thuật có sự liên quan tới sự tiêu hao nhiên liệu tài sản.

- Biên bản giao nhận tài sản tiến hành giữa phía bên bán tài sản với doanh nghiệp.

- Biên bản thanh lý đối với bản hợp đồng mua bán tài sản.

- Biên bản bàn giao tài sản (đã được người dùng tài sản hoặc người phụ trách đối với tài sản ký nhận)

- Bản Quyết định khấu hao tài sản, gồm có năm, thời điểm diễn ra việc khấu hao được phê duyệt bởi người kế toán trưởng hoặc là giám đốc công ty.

- Biên bản kiểm kê các tài sản doanh nghiệp theo định kỳ.

- Mã tài sản (dựa theo sổ sách kế toán đã ghi). 

- Hồ sơ thanh lý tài sản bao gồm các loại văn bản: hợp đồng thanh lý, bản phê duyệt thanh lý, tờ trình về việc thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định thanh lý, quyết định ngừng khấu hao tài sản cố định, hóa đơn thanh lý (phô tô).

- Thẻ theo dõi tài sản.

- Tờ quyết định luân chuyển tài sản 

- Các loại chứng từ khác.

Việc làm kế toán trưởng

4. Sắp xếp các chứng từ pháp lý như thế nào?

Với các chứng từ pháp lý, kế toán càng phải cẩn trọng trong việc sắp xếp logic và đảm bảo tính hợp lý. Để đảm bảo hai yếu tố này, bạn nên phân chia ra làm các folder riêng để có thể dễ dàng trong việc quản lý và tìm kiếm khi cần.

- Những biên bản cuộc họp, các nghị quyết, quyết định từ Hội đồng quản trị, Hội đồng cổ đông có sự liên quan về mảng tài chính.

- Những giấy ủy quyền có sự liên quan tới các kế toán về tài chính.

- Chứng từ đăng ký kinh doanh (công chứng).

- Chứng từ đăng ký kinh doanh của từng đối tác khi ký kết hợp đồng. 

- Tờ trình tổng thể (đã phê duyệt). 

- Những điều lệ và quy chế công ty.

- Cách sắp xếp chứng từ, sổ sách đơn giản

Tuyển dụng việc làm

5. Mách bạn cách sắp xếp chứng từ lương

Về thao tác thì sắp xếp chứng từ lương cũng khá đơn giản, có nét tương tự với các cách sắp xếp chứng từ như đã nhắc ở trên. Trước tiên, bạn nên tạo ra một folder riêng cho mỗi năm. Trong các folder năm đó lại bao gồm các file lương theo tháng, từ lương tháng 1 đến lương tháng 12. Mỗi tháng sẽ có chứng từ được lưu trữ ở bên trong bao gồm các bảng lương của từng nhân sự, các quyết định về việc thay đổi lương của mỗi cá nhân đi kèm theo, bảng lương được chuyển khoản qua ngân hàng, bản ủy nhiệm chi (phô tô), bảng ký xác nhận lương của nhân viên,...

Như vậy, trên đây là 5 cách sắp xếp chứng từ hiệu quả mà dân kế toán nhất định phải biết. Dường như ai cũng nghĩ việc sắp xếp này chẳng có gì khó khăn thế nhưng đâu phải dễ đến mức mà ai cũng làm được. Một phần nó dựa vào tính cách và sự cẩn thận của mỗi người. Tuy nhiên dù bạn có tính cách, tác phong như thế nào thì trong công việc, bạn vẫn cần phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định, đặc biệt là với nghề kế toán. Việc sắp xếp chứng từ khoa học, logic là sẽ chứng tỏ được bạn là người có tác phong làm việc nghiêm chỉnh, ngay ngắn, bạn luôn sáng tạo trong công việc của mình. Và những điều như thế, một góc làm việc gọn gàng, một sự đáp ứng nhanh chóng của sếp nhờ có cách sắp xếp chứng từ ngay ngắn sẽ giúp bạn yêu hơn công việc nhiều áp lực này đấy nhé