Mách bạn 5 cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học nhất

1. Quy định pháp luật về lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất

Trong công tác quản lý chứng từ kế toán, việc sắp xếp chứng từ kế toán không chỉ mang tính nội bộ mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC, mọi doanh nghiệp đều phải tổ chức hồ sơ kế toán và bảo quản chứng từ kế toán đúng quy định. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch tài chính, thuận lợi cho kiểm toán, thanh tra và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Một quy trình sắp xếp chứng từ khoa học, hợp pháp không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn hỗ trợ quản lý hồ sơ kế toán hiệu quả, tránh thất thoát dữ liệu và nâng cao hiệu suất làm việc của kế toán viên.

Thế đấy chỉ một chút không cẩn thận là đã có thể biến cho một ngày làm việc của bạn trở nên tất bật hơn. Vậy để luôn sẵn sàng khi có yêu cầu từ cấp trên và không còn cảm thấy khó khăn trong việc tìm kiếm các loại chứng từ nữa thì nhất định bạn hãy học ngay 5 cách sắp xếp chứng từ kế toán siêu đỉnh dưới đây nhé.

1.1. Các loại chứng từ kế toán cần lưu trữ

Để thuận tiện trong quá trình lưu trữ chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần phân loại chứng từ kế toán ngay từ khâu tiếp nhận. Điều này giúp cho việc sắp xếp sổ sách kế toán khoa học, dễ tìm kiếm khi cần đối chiếu. Các nhóm chứng từ phổ biến bao gồm:

- Chứng từ gốc về tài sản cố định: Bao gồm hợp đồng mua bán tài sản, biên bản bàn giao, hóa đơn mua sắm trang thiết bị, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu. Nhóm chứng từ này có giá trị lâu dài, cần lưu trữ cẩn thận vì liên quan đến tài sản và vốn của doanh nghiệp.

- Chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí: Bao gồm hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, bảng lương, chứng từ thanh toán nội bộ. Đây là căn cứ để kiểm soát dòng tiền và phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế.

- Chứng từ về nghĩa vụ thuế và pháp lý: Bao gồm tờ khai thuế, biên lai nộp thuế, hồ sơ khai thuế điện tử, giấy phép kinh doanh, hợp đồng lao động và các văn bản pháp lý quan trọng. Những chứng từ này thường được cơ quan nhà nước kiểm tra nên cần lưu trữ có hệ thống.

Mẹo sắp xếp chứng từ kế toán hiệu quả:

- Nên sử dụng bìa hồ sơ chuyên dụng để lưu riêng từng nhóm chứng từ.

- Ghi rõ mã số, tên loại chứng từ và thời gian phát sinh bên ngoài bìa để thuận tiện khi tra cứu.

- Sử dụng phần mềm tối ưu lưu trữ chứng từ kết hợp với bản giấy để tăng tính bảo mật.

1.2. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Điều 41 Luật Kế toán 2015, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được quy định dựa trên giá trị pháp lý và tầm quan trọng của từng loại chứng từ. Cụ thể như sau:

- Lưu trữ tối thiểu 5 năm: Áp dụng cho các chứng từ có giá trị tạm thời hoặc chỉ dùng để đối chiếu nội bộ, như phiếu thu, phiếu chi, bảng kê bán hàng hằng ngày. Đây là nhóm chứng từ ít được sử dụng lâu dài nhưng vẫn cần lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định để phục vụ kiểm tra.

- Lưu trữ tối thiểu 10 năm: Dành cho các chứng từ quan trọng như báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, hợp đồng kinh tế, hồ sơ vay vốn ngân hàng. Nhóm này có ý nghĩa trong việc chứng minh hoạt động tài chính và cần được bảo quản kỹ lưỡng.

- Lưu trữ vĩnh viễn: Áp dụng cho các chứng từ mang tính pháp lý nền tảng, ví dụ: giấy phép thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy tờ sở hữu tài sản quan trọng. Những chứng từ này không được phép tiêu hủy và phải lưu giữ lâu dài để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.

Theo thống kê năm 2024 của Tổng cục Thuế, có nhiều doanh nghiệp bị xử phạt vì không lưu giữ chứng từ đúng thời hạn quy định. Điều này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh. Vì vậy, việc tuân thủ thời hạn lưu trữ là yêu cầu bắt buộc để tránh rủi ro pháp lý.

Lời khuyên dành cho doanh nghiệp:

- Thiết lập hệ thống quản lý chứng từ kế toán kết hợp lưu trữ bản giấy và bản số hóa để bảo đảm an toàn dữ liệu.

- Kiểm tra định kỳ, loại bỏ những chứng từ hết hạn lưu trữ để sổ sách kế toán gọn gàng và tiết kiệm không gian lưu trữ.

- ​Cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất về hướng dẫn sắp xếp chứng từ để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Việc áp dụng cách lưu trữ chứng từ đúng chuẩn và hợp pháp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ hiệu quả, nâng cao năng lực kiểm soát tài chính và bảo vệ quyền lợi lâu dài.

2. Hướng dẫn cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học và dễ tìm kiếm trong doanh nghiệp

Việc sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học và hợp lý là yếu tố quan trọng để đảm bảo quản lý hồ sơ kế toán hiệu quả, hỗ trợ kế toán viên xử lý công việc nhanh chóng, chính xác. Một hệ thống tổ chức hồ sơ kế toán tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, đồng thời đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế và kiểm toán.

Dưới đây là hướng dẫn sắp xếp chứng từ theo các phương pháp phổ biến, được áp dụng rộng rãi và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

2.1. Cách sắp xếp chứng từ dựa theo từng bộ chứng từ

Để tránh việc các chứng từ trở nên lộn xộn với nhau trong khi chứng từ cũng có các thể loại cụ thể thì bạn hãy sắp xếp chứng theo nguyên tắc “bộ chứng từ”. Với cách này, hãy hãy tiến hành theo thứ tự như sau:

2.1.1. Sắp xếp bộ chứng từ chung

- Tờ khai thuế theo thời gian “quý”. Bộ này bao gồm các loại chứng từ: chứng từ giá trị gia tăng, chứng từ về thu nhập cá nhân, Báo cáo sử dụng hợp đồng, Báo cáo 26, MB…. Nói chung, toàn bộ những loại chứng có có nội dung và chức năng liên quan tới việc khai thuế thì sẽ được gộp lại chung với nhau trong một bộ chứng từ chung để tiện cho việc lưu trữ theo chủ đề. 

- Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra: hai loại hóa đơn này sẽ được sắp xếp dựa theo thứ tự thời gian tăng dần (giống với thời gian ghi trên tờ khai thuế đã được nộp đi)

Trong đó, các hóa đơn đầu vào có nguyên tắc sắp xếp theo điều kiện cụ thể:

+ Nếu hóa đơn nhỏ hơn 20 triệu nhưng được thanh toán bằng tiền mặt thì hóa đơn đi cùng với hai loại phiếu là phiếu nhập kho và phiếu chi tiền.

+ Nếu như hóa đơn lớn hơn 20 triệu nhưng được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì hóa đơn này sẽ được kẹp cùng với hai phiếu là phiếu Ủy nhiệm chi (bản phô tô|) và phiếu hạch toán.

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hà Nội

2.1.2. Sắp xếp theo từng bộ chứng từ riêng

2.1.2.1. Sắp xếp bộ chứng từ về ngân hàng

Người sắp xếp sẽ tiến hành đóng gộp các chứng từ ngân hàng vào cùng 1 tập với đầy đủ các tháng trong năm từ 1 đến 12 trong trường hợp các chứng từ phát sinh ít. Còn nếu nhiều chứng từ thì đồng nghĩa với việc mỗi tháng bạn đóng các chứng từ lại thành 1 tập, có nghĩa là 12 tháng sẽ có 12 tập chứng từ. 

2.1.2.2.Sắp xếp phiếu xuất kho

Khi sắp xếp phiếu xuất kho thì người tiến hành sẽ gộp các phiếu này lại với nhau để đóng thành một tập bao gồm đầy đủ các phiếu trong các tháng của năm hoặc đóng mỗi tháng làm một tập nếu như trong một tháng có nhiều chứng từ.

2.1.2.3. Chứng từ công nợ được sắp xếp như thế nào?

Bạn có thể sắp xếp chứng từ công nợ theo thứ tự sau đây:

- Biên bản thỏa thuận về việc đổi trừ công nợ

- Biên bản đối chiếu các công nợ từng thời gian (tháng, quý, năm)

- Công văn yêu cầu trả nợ đầy đủ các lần

- Quyết định về việc xử lý các công nợ

2.1.2.​4. Cách sắp xếp chứng từ thanh toán

Chứng từ thanh toán (phiếu ủy nhiệm chi, phiếu chi) thì nên được sắp xếp cùng với các loại giấy tờ:

- Đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán đã được ký, phê duyệt từ Giám đốc.

- Nếu như doanh nghiệp đã chi tiền nhiều lần cho một kế hoạch, dự án, chiến lược tổng thể thì người kế toán viên còn phải gắn kèm chứng từ thanh toán với bán kế hoạch đó sau mỗi lần có chi tiền. Bản kế hoạch gắn kèm chỉ cần phô tô, đồng thời kèm cả bản ký xác nhận về các khoản đã chi trong tờ trình tổng.

- Đối với những khoản chi đã có một định mức cụ thể như xăng xe chẳng hạn thì chứng từ thanh toán cần kèm theo với các bản theo dõi số km, được xác nhận bởi các bộ phận như đội xe, phòng hành chính,...

- Đối với những khoản chi theo đề nghị, yêu cầu từ giám đốc, hóa đơn thanh toán của bạn sẽ cần ghi chi tiết các thông tin như thanh toán theo văn bản nào, quyết định  số bao nhiêu và kèm theo bản phô tô của văn bản, quyết định đó. 

- Giấy xác nhận về việc trả nợ ngân hàng (cả gốc lẫn lãi nếu có).

Việc làm nhân viên kế toán

2.2. Sắp xếp chứng từ dựa trên nguyên tắc thứ tự thời gian tăng dần

Đây là cách sắp xếp chứng từ đi theo từng loại, mỗi loại sẽ gộp vào một bộ và tuân thủ theo trình tự thời gian tăng lên dần theo ngày theo tháng. 

Vậy với cách này thì kế toán viên sẽ sắp xếp cụ thể các chứng từ như thế nào để đảm bảo tính khoa học? 

Sắp xếp các tờ khai thuế quý: Toàn bộ các giấy tờ về thuế như thu nhập cá nhân, giá trị gia tăng, MB, Báo cáo số 26, Báo cáo sử dụng hợp đồng,... sẽ được đóng chung vào 1 bộ chứng từ theo thứ tự theo tháng từ 1 đến 12 hoặc đóng theo thứ tự quý từ quý I đến quý IV. Trong mỗi quý vẫn sẽ phải đảm bảo các chứng từ tăng dần theo thứ tự ngày. 

Hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra cũng có cách sắp xếp tương tự như cách thực hiện của tờ khai thuế quý.  

Chứng từ về phiếu chi và chứng từ phiếu thu nếu có ít phát sinh thì sẽ được đóng vào 1 quyền theo trình tự từ tháng 1 đến tháng 12. Còn nếu như phát sinh nhiều thì mỗi tháng nhân viên kế toán sẽ đóng chúng lại thành 1 quyển riêng và sắp xếp các quyền theo trật tự tăng dần của các tháng.

Cách vừa nêu phổ biến để áp dụng cho việc sắp xếp nhiều loại chứng từ khác như chứng từ hạch toán, chứng từ ngân hàng, phiếu xuất kho,...

2.3. Hướng dẫn sắp xếp chứng từ tài sản doanh nghiệp

Với việc sắp xếp những chứng từ liên quan tới tài sản trong doanh nghiệp thì tốt nhất chúng ta nên sắp xếp chứng theo một file - folder riêng có đặt tên rõ ràng, trong folder đó lại chưa ra làm nhiều file nhỏ để tiện theo dõi. Mỗi file nhỏ sẽ lưu trữ một loại tài sản với các chứng từ liên quan bên trong đó. 

Hãy tham khảo ví dụ sau đây để dễ dàng hình dung:

- Tờ trình phê duyệt đối với việc mua tài sản, bao gồm con dấu và chữ ký đầy đủ.

- Quyết định về việc phê duyệt hoặc chỉ định thầu, hay báo giá dựa trên những yêu cầu chi tiết từ phía công ty, doanh nghiệp. 

- Hợp đồng mua tài sản, đã được ký kết đầy đủ với bên bán

- Tài liệu kỹ thuật có sự liên quan tới sự tiêu hao nhiên liệu tài sản.

- Biên bản giao nhận tài sản tiến hành giữa phía bên bán tài sản với doanh nghiệp.

- Biên bản thanh lý đối với bản hợp đồng mua bán tài sản.

- Biên bản bàn giao tài sản (đã được người dùng tài sản hoặc người phụ trách đối với tài sản ký nhận)

- Bản Quyết định khấu hao tài sản, gồm có năm, thời điểm diễn ra việc khấu hao được phê duyệt bởi người kế toán trưởng hoặc là giám đốc công ty.

- Biên bản kiểm kê các tài sản doanh nghiệp theo định kỳ.

- Mã tài sản (dựa theo sổ sách kế toán đã ghi). 

- Hồ sơ thanh lý tài sản bao gồm các loại văn bản: hợp đồng thanh lý, bản phê duyệt thanh lý, tờ trình về việc thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định thanh lý, quyết định ngừng khấu hao tài sản cố định, hóa đơn thanh lý (phô tô).

- Thẻ theo dõi tài sản.

- Tờ quyết định luân chuyển tài sản 

- Các loại chứng từ khác.

Việc làm kế toán trưởng

2.4. Sắp xếp các chứng từ pháp lý như thế nào?

Với các chứng từ pháp lý, kế toán càng phải cẩn trọng trong việc sắp xếp logic và đảm bảo tính hợp lý. Để đảm bảo hai yếu tố này, bạn nên phân chia ra làm các folder riêng để có thể dễ dàng trong việc quản lý và tìm kiếm khi cần.

- Những biên bản cuộc họp, các nghị quyết, quyết định từ Hội đồng quản trị, Hội đồng cổ đông có sự liên quan về mảng tài chính.

- Những giấy ủy quyền có sự liên quan tới các kế toán về tài chính.

- Chứng từ đăng ký kinh doanh (công chứng).

- Chứng từ đăng ký kinh doanh của từng đối tác khi ký kết hợp đồng. 

- Tờ trình tổng thể (đã phê duyệt). 

- Những điều lệ và quy chế công ty.

- Cách sắp xếp chứng từ, sổ sách đơn giản

Tuyển dụng việc làm

2.5. Mách bạn cách sắp xếp chứng từ lương

Về thao tác thì sắp xếp chứng từ lương cũng khá đơn giản, có nét tương tự với các cách sắp xếp chứng từ như đã nhắc ở trên. Trước tiên, bạn nên tạo ra một folder riêng cho mỗi năm. Trong các folder năm đó lại bao gồm các file lương theo tháng, từ lương tháng 1 đến lương tháng 12. Mỗi tháng sẽ có chứng từ được lưu trữ ở bên trong bao gồm các bảng lương của từng nhân sự, các quyết định về việc thay đổi lương của mỗi cá nhân đi kèm theo, bảng lương được chuyển khoản qua ngân hàng, bản ủy nhiệm chi (phô tô), bảng ký xác nhận lương của nhân viên,...

Áp dụng đúng cách sắp xếp chứng từ kế toán không chỉ giúp sổ sách kế toán gọn gàng mà còn nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Doanh nghiệp nên kết hợp mẹo sắp xếp chứng từ kế toán với công nghệ số hóa để tối ưu lưu trữ chứng từ, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian.

Timviec365 khuyến nghị doanh nghiệp thường xuyên đào tạo nhân viên về hướng dẫn sắp xếp chứng từ và cập nhật quy định mới nhất để duy trì hệ thống quản lý chuyên nghiệp và bền vững.

3. Một số kinh nghiệm sắp xếp và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán

Trong công tác kế toán, việc sắp xếp chứng từ kế toán hợp lý sẽ giúp quản lý hồ sơ kế toán hiệu quả, phục vụ tốt cho quá trình kiểm tra, quyết toán thuế và đối chiếu nội bộ. Một quy trình sắp xếp chứng từ khoa học không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí lưu trữ.

Hiện nay, doanh nghiệp thường kết hợp cả hai hình thức lưu trữ chứng từ kế toán gồm bản cứng (giấy tờ) và bản mềm (dữ liệu số hóa). Mỗi hình thức đòi hỏi cách sắp xếp và bảo quản khác nhau để vừa thuận tiện cho việc tra cứu vừa đảm bảo an toàn thông tin.

3.1. Kinh nghiệm sắp xếp và lưu trữ hồ sơ bản cứng

Hồ sơ bản cứng là các chứng từ giấy như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng, biên bản nghiệm thu. Đây là loại chứng từ có giá trị pháp lý cao, thường được yêu cầu xuất trình khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán tiến hành kiểm tra.

Cách sắp xếp hồ sơ bản cứng:

- Phân loại chứng từ kế toán ngay từ đầu: Khi tiếp nhận chứng từ, cần phân loại theo nhóm như: chứng từ mua hàng, bán hàng, thanh toán, tạm ứng, tài sản cố định. Điều này giúp tổ chức hồ sơ kế toán rõ ràng, tránh thất lạc.

- Sắp xếp theo trình tự thời gian: Các chứng từ nên được đặt theo thứ tự từ cũ đến mới, ghi rõ tháng và năm trên bìa hồ sơ để dễ tìm kiếm.

- Sử dụng dụng cụ lưu trữ chuyên dụng: Dùng bìa còng, hộp hồ sơ và tủ có khóa để bảo quản chứng từ kế toán, tránh hư hỏng do ẩm mốc hoặc côn trùng.

- Ghi mã số và danh mục quản lý: Mỗi loại hồ sơ cần được đánh mã số riêng và lập danh mục trên Excel hoặc phần mềm quản lý để thuận tiện tra cứu.

Ví dụ thực tế: Theo thống kê của Bộ Tài chính năm 2024, 73% doanh nghiệp bị mất chứng từ quan trọng đều xuất phát từ việc không phân loại và bảo quản đúng cách. Việc sắp xếp sổ sách kế toán gọn gàng từ đầu giúp hạn chế rủi ro thất thoát và đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật.

3.2. Kinh nghiệm sắp xếp và lưu trữ hồ sơ bản mềm

Trong thời đại chuyển đổi số, cách lưu trữ chứng từ dạng bản mềm ngày càng phổ biến, đặc biệt với doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn. Hình thức này không chỉ tối ưu lưu trữ chứng từ mà còn nâng cao khả năng bảo mật và truy xuất dữ liệu nhanh chóng.

Cách sắp xếp hồ sơ bản mềm hiệu quả:

- Số hóa toàn bộ chứng từ: Scan các chứng từ giấy thành file PDF hoặc hình ảnh chất lượng cao, đặt tên file theo cấu trúc thống nhất như “LoaiChungTu_NgayThangNam_MaSo”.

- Lưu trữ theo thư mục khoa học: Tạo thư mục theo từng năm, từng tháng và từng loại chứng từ để dễ quản lý. Ví dụ: “2024 > Tháng 01 > Hóa đơn GTGT”.

- Sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp: Áp dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP có chức năng quản lý chứng từ kế toán, giúp truy xuất nhanh và đảm bảo tính bảo mật.

- Sao lưu dữ liệu định kỳ: Lưu dữ liệu trên hệ thống đám mây và sao lưu ra ổ cứng ngoài hoặc máy chủ nội bộ để phòng ngừa sự cố.

Lợi ích nổi bật:

- Giảm chi phí lưu kho chứng từ giấy.

- Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ kế toán hiệu quả nhờ tra cứu nhanh chóng.

- Bảo vệ thông tin trước rủi ro thiên tai, hỏa hoạn hoặc mất mát hồ sơ giấy.

Dẫn chứng thực tế: Theo báo cáo năm 2024 của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp áp dụng lưu trữ điện tử kết hợp bản giấy đã rút ngắn 50% thời gian cung cấp hồ sơ cho cơ quan kiểm toán và giảm 30% chi phí quản lý so với hình thức lưu trữ truyền thống.

Việc kết hợp sắp xếp và lưu trữ cả hồ sơ bản cứng và bản mềm là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp duy trì chứng từ kế toán khoa học, đảm bảo sổ sách kế toán gọn gàng và tuân thủ quy định pháp luật. Áp dụng những mẹo sắp xếp chứng từ kế toán trên sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chứng từ kế toán chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót trong công việc.

Việc sắp xếp chứng từ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hệ thống quản lý hồ sơ kế toán hiệu quả, mà còn là yếu tố quan trọng đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong công tác tài chính. Khi lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát dòng tiền, tiết kiệm thời gian tra cứu và giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm toán hay quyết toán thuế.

Dù là hồ sơ bản cứng hay hồ sơ bản mềm, việc tuân thủ quy trình sắp xếp chứng từ theo đúng quy định pháp luật sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu kế toán, đồng thời tối ưu hóa việc lưu trữ và bảo quản chứng từ. Đây là bước đi chiến lược để nâng cao tính chuyên nghiệp, giảm rủi ro thất lạc tài liệu và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn nắm rõ hơn về các mẹo sắp xếp chứng từ kế toán, cùng những hướng dẫn sắp xếp chứng từ hiệu quả, hãy truy cập Timviec365 – nền tảng hỗ trợ toàn diện trong việc nâng cao kỹ năng và tối ưu hóa quy trình làm việc kế toán. Một hệ thống sổ sách kế toán gọn gàng chính là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp quản lý tài chính thông minh và hiệu quả hơn.