Hướng dẫn cách sắp xếp hồ sơ xin việc một cách hoàn hảo nhất

1. Tìm hiểu khái quát về bộ hồ sơ xin việc

Một bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh là một bộ hồ sơ bao gồm đầy đủ các loại giấy tờ, văn bản hay tài liệu dùng để cung cấp những thông tin về bản thân bạn gồm có như: Thông tin cá nhân, bằng cấp, kinh nghiệm học tập, làm việc, lý lịch,... Việc cung cấp những thông tin này giúp cho nhà tuyển dụng nắm bắt thông tin và đưa ra những đánh giá xem ứng viên này có phù hợp với vị trí công việc hay không để mời đến những vòng phỏng vấn trực tiếp.

Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ và chuẩn chính thông thường sẽ bao gồm các loại tài liệu như: Đơn xin việc, CV xin việc, Thư xin việc, Sơ yếu lý lịch tự thuật cá nhân, Giấy khám sức khỏe của cá nhân, Các bằng cấp, chứng chỉ có liên quan đến vị trí công việc, ảnh thẻ 3x4 hoặc 4x6, một vài loại giấy tờ cung cấp thông tin khác như Sổ hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân hay giấy khai sinh,... tùy thuộc vào văn hóa và yêu cầu của doanh nghiệp về các loại giấy tờ này.

1.1. Đơn xin việc

Đây là tài liệu, giấy tờ để cho nhà tuyển dụng thấy được mong muốn ứng tuyển vào vị trí công việc của công ty họ ra sao và đồng thời giúp cho bạn có thể thể hiện được năng lực của bản thân có phù hợp với vị trí công việc đó hay không, cho họ thấy bạn là một ứng viên tiềm năng mà họ khó có thể chối từ. Một tờ đơn xin việc có thể viết tay nếu bạn tự tin mình chữ đẹp hoặc có thể đánh máy cho nhanh nhưng cần đảm bảo tờ đơn xin việc phải được trình bày đúng form, ngắn gọn, đầy đủ, rõ ràng thành các đoạn văn ngắn dễ đọc, dễ nắm bắt và nên nhấn mạnh vào các vấn đề chính để làm nổi bật bản thân bạn lên.

1.2. CV xin việc

Đây là tài liệu giúp bạn tóm tắt được những thông tin cần thiết để thể hiện với nhà tuyển dụng như: thông tin cá nhân của bạn, trình độ về chuyên môn của bản thân, kinh nghiệm làm việc tích lũy được, kỹ năng của bản thân bạn, mục tiêu nghề nghiệp mà bạn muốn đạt được,... 

Những thông tin đó cần phải được trình bày thành các mục riêng thật ngắn gọn và có chọn lọc đối với các thông tin có liên quan thật gần tới vị trí công việc mà bạn muốn ứng tuyển. Khi nói về kinh nghiệm hoặc quá trình học vấn, hãy bắt đầu từ những thông tin gần nhất thời điểm ứng tuyển và sau đó mới đến những thông tin xa hơn.

1.3. Thư giới thiệu

Thư giới thiệu là văn bản giới thiệu của người có uy tín, thân cận gửi đến cho đơn vị mà bạn ứng tuyển về những khả năng và đánh giá năng lực của bạn. Đây chính là lợi thế có thể giúp bạn nổi trội hơn so với các thí sinh khác vì bạn đã được một đơn vị khác xác thực về khả năng của mình.  

Bạn nên tìm hiểu thật kỹ đối với vị trí công việc mà bạn đang nộp hồ sơ ứng tuyển để có thể tận dụng được hiệu quả tối đa của những mối quan hệ có tiếng và uy tín liên quan đến lĩnh vực mà bạn đang tìm việc đó để gia tăng thêm sức thuyết phục trong bộ hồ sơ xin việc.

1.4. Đừng quên Sơ yếu lý lịch tự thuật

Đây là một bản tự khai về toàn bộ thông tin có liên quan đến bản thân bạn gồm có: thông tin cá nhân, thông tin về những người thân trong gia đình của bạn, trong đó bạn sẽ tóm tắt lại toàn bộ những quá trình học vấn của mình và quá trình đi làm từ trước cho đến thời điểm bạn nộp hồ sơ. Khi bạn điền sơ yếu lý lịch tự thuật thì không nên viết quá dài dòng, hãy khai đầy đủ, chính xác, trung thực, rõ ràng và sử dụng ngôn từ súc tích nhất, không nên dùng những phép ẩn dụ, từ đa nghĩa sẽ gây khó khăn cho người đọc và nên đảm bảo về cách trình bày thật sạch sẽ, đẹp mắt.

1.5. Bằng cấp và chứng chỉ liên quan

Đây là những loại bằng cấp hoặc chứng chỉ bạn có thể bỏ vào hồ sơ xin việc như: bằng đại học, cao đẳng hoặc trung cấp về chuyên ngành có liên quan đến công việc bạn ứng tuyển, chứng chỉ về tiếng Anh, chứng chỉ tin học,... qua đó thể hiện được trình độ về chuyên môn của bản thân bạn có phù hợp với vị trí mà bạn ứng tuyển hay không.

Những bằng cấp hay chứng chỉ mà bạn nộp kèm đó cần phải chính xác và khớp với những thông tin bạn kê khai ở trong các tài liệu như đơn xin việc, CV xin việc, sơ yếu lý lịch. Bạn có thể nộp bản photo có công chứng, chứng thực hoặc không cần tùy thuộc theo những yêu cầu từ phía của nhà tuyển dụng đề ra.

Ví dụ như bạn ứng tuyển vào vị trí công việc kế toán thì bạn cần nộp bằng tốt nghiệp về chuyên ngành kế toán của trường đại học sẽ được bạn đề lên trên đầu, kế tiếp là những chứng chỉ có liên quan như các loại bằng được cấp khi học các nghiệp vụ về kế toán hoặc bằng tin học văn phòng,...

1.6. Giấy khám sức khỏe

Đây là loại giấy tờ để bạn chứng minh rằng mình có đầy đủ về sức khỏe cũng như thể lực để đảm bảo tiến hành công việc và hoàn thành tốt được những nhiệm vụ được giao sau khi trúng tuyển. Khi bạn làm giấy khám sức khỏe thì cần phải nêu đầy đủ những mục cần thiết, đặc biệt cần ghi rõ lý do khám sức khỏe là để xin việc, đồng thời cũng nên dán ảnh cá nhân có kèm theo chữ ký và ghi đầy đủ họ và tên của bạn vào đó nhé. Ngoài ra bạn cần kiểm tra giấy khám sức khỏe cần phải có đầy đủ những thông tin về thể lực, sức khỏe lâm sàng, khám cận lâm sàng kèm theo những kết luận và đánh giá một cách đầy đủ và không thể thiếu chữ ký của các bác sĩ phụ trách thăm khám của bạn

2. Cách sắp xếp hồ sơ xin việc chuẩn chỉnh

Khi tham gia vào vòng phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ không có quá nhiều thời gian để có thể nhìn nhận toàn bộ hồ sơ của bạn, có đôi khi họ sẽ chỉ xem lướt qua để lấy những thông tin cần thiết rồi không để ý đến nữa. Chính vì vậy, hãy học cách sắp xếp bộ hồ sơ của mình một cách khéo léo theo trình tự sau đây nhé!

2.1. Cách sắp xếp hồ sơ xin việc theo phong cách truyền thống

Đây là cách sắp xếp hồ sơ xin việc từ trước đến nay và khá thông dụng, cách sắp xếp này ưu tiên đặt thông tin của bản thân ứng viên lên trên đầu với cách sắp xếp như sau: Sơ yếu lý lịch tự thuật; Thư giới thiệu; Đơn xin việc; CV xin việc; Các bằng cấp, chứng chỉ có liên quan; Ảnh thẻ 3x4 hoặc ảnh thẻ 4x6; Giấy khám sức khỏe; Những loại giấy tờ cá nhân có công chứng đi kèm như Sổ hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân hoặc giấy khai sinh,...

2.2. Cách sắp xếp hồ sơ xin việc theo phong cách thể hiện bản thân

Nếu như bạn có sự giới thiệu, giúp đỡ của các mối quan hệ uy tín thì hãy để ngay bức thư giới thiệu đó của mình lên trên đầu với cách sắp xếp như sau: Thư giới thiệu; CV xin việc; Các bằng cấp có liên quan; Đơn xin việc; Sơ yếu lý lịch tự thuật; Ảnh thẻ 3x4 hoặc ảnh thẻ 4x6; Giấy khám sức khỏe; Các loại giấy tờ cá nhân khác có công chứng như Sổ hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân hoặc giấy khai sinh,...

2.3. Cách sắp xếp hồ sơ xin việc theo yêu cầu đối với vị trí ứng tuyển

Có một số công việc đòi hỏi cao về ngoại hình ví dụ như nhân viên lễ tân thì bạn hãy ưu tiên đặt những tấm ảnh chân dung của mình lên vị trí ưu tiên phía trước, có thể sắp xếp theo thứ tự sau: Ảnh chân dung; Sơ yếu lý lịch tự thuật; Đơn xin việc; CV xin việc; Bằng cấp có liên quan; Thư giới thiệu; Giấy khám sức khỏe cá nhân; Ngoài ra có thể đính kèm thêm những giấy tờ cá nhân khác như Sổ hộ khẩu hoặc chứng minh thư nhân dân hoặc giấy khai sinh,...

Vừa rồi là những chia sẻ về cách sắp xếp hồ sơ xin việc chuẩn chỉnh nhất, hy vọng qua đây bạn đọc có thể có thêm cho mình những kinh nghiệm để hoàn thành bộ hồ sơ xin việc cá nhân, nhờ đó gây ấn tượng được với nhà tuyển dụng.