Hướng dẫn chi tiết cách sửa dữ liệu trên máy chấm công

1. Các trường hợp cần phải sửa dữ liệu trên máy chấm công

1.1. Yếu tố con người

Khi đi làm, chắc hẳn các bạn đã gặp không ít lần tình huống bản thân không thể thực hiện được điều gì đó. chấm công online được do các sự cố về điện, mạng hay quên thẻ cảm ứng chấm công,... Hoặc ở một số công ty sử dụng máy chấm công bằng vân tay, vào những ngày thời tiết ẩm hoặc do lạnh hoặc mưa gió ảnh hưởng tới việc thực hiện chấm công của nhân viên. Một số máy chấm công nhận diện khuôn mặt thường xuyên gặp lỗi không thể nhận diện khuôn mặt. Sau đó, bạn thông báo cho bên nhân sự về trường hợp này. Khi tổng hợp bảng công nhân viên để tính lương, bộ phận nhân sự sẽ cần tìm cách sửa dữ liệu trên máy chấm công để đảm bảo nhân viên trong công ty được tính lương đầy đủ khi đi làm. 

Một số doanh nghiệp cho phép nhân viên trong công ty tăng ca làm việc nhưng dữ liệu chấm công sẽ chỉ cố định giờ hành chính nên việc sửa dữ liệu trên máy chấm công cho các nhân viên này là rất cần thiết để phục vụ cho quá trình xét lương thưởng mỗi tháng. 

Ngoài ra, cũng có thể do người đi làm quên không chấm công, sau buổi làm mới nhớ ra và báo lại với bên nhân sự để kiểm tra và thay đổi dữ liệu để đảm bảo sự công bằng và đóng góp của nhân viên. 

1.2. Yếu tố máy móc

Với một số máy chấm công có dung lượng bộ nhớ hạn chế, máy bị hư hỏng đột xuất hoặc các vấn đề liên quan đến sự cố đường truyền mạng hay điện khiến cho dữ liệu trong máy không được lưu lại. Điều này sẽ xảy ra nhiều hơn ở các loại máy chấm công giá thấp (dung lượng bộ nhớ hoạt động trong tình trạng offline ở mức thấp). Trong trường hợp này, sẽ cần sửa dữ liệu của máy chấm công. 

Để khắc phục hoàn toàn tình trạng máy chấm công bị hỏng hóc, các doanh nghiệp, công ty, tổ chức có thể sử dụng app chấm công để thay thế. Mọi người sẽ chỉ cần đăng nhập tài khoản của mình trên điện thoại thông minh là có thể thực hiện điểm danh qua nhận diện khuôn mặt mà không cần thông qua máy chấm công. App chấm công vừa có thể tiết kiệm được chi phí mua máy chấm công ở các doanh nghiệp, nhất là ở các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn sử dụng máy chấm công thẻ từ, giảm thời gian chờ đợi cho các nhân viên xếp hàng chấm công khi bắt đầu giờ làm và tan ca, vừa có thể hạn chế được những sự cố máy móc gây ra. 

Ngoài ra, cũng có một số nguyên nhân khác khiến cho máy không thể hoạt động bình thường được khiến cho những người quản lý đau đầu tìm cách sửa dữ liệu trên máy chấm công. 

2. Hướng dẫn cách sửa dữ liệu máy chấm công 

2.1. Trường hợp xóa nhân viên nghỉ việc ra khỏi máy chấm công

Việc luân chuyển nhân sự ra vào là hoạt động thường xuyên xảy ra ở các doanh nghiệp. Các nhân viên nghỉ việc vẫn sẽ có dữ liệu trong máy chấm công. Tới cuối mỗi tháng, khi download dữ liệu chấm công về máy chủ thì những nhân viên nghỉ việc vẫn nằm trong danh sách này sẽ khiến cho hoạt động thống kê kéo dài, mất thời gian trong việc dữ liệu và làm báo cáo cho các bộ phận quản lý. Thế nên, xóa dữ liệu nhân viên nghỉ việc trong máy chấm công sẽ giúp cho người quản lý chấm công quản lý nhân viên làm việc dễ dàng hơn. Các bước thực hiện như sau: 

Bước 1: Ấn và giữ phím M/OK trong thời gian khoảng 5 giây. Màn hình sẽ hiện lên Danh mục chính

Bước 2: Chọn Thư mục người sử dụng

Bước 3: Chọn Tất cả người dùng

Bước 4: Xóa tên nhân viên

2.2. Trường hợp xóa nhân viên nghỉ việc khỏi phần mềm chấm công

Việc sửa dữ liệu trên máy chấm công có khá nhiều hạn chế khi các thao tác chỉ sử dụng bằng các nút điều khiển. Đặc biệt, với những thao tác phức tạp hơn thì khó có thể thực hiện được. Chính vì thế mà hiện nay, các doanh nghiệp thường sẽ sử dụng thêm các phần mềm quản lý chấm công tương thích với máy chấm công để tiện trong việc quản lý chấm công nhân viên trên hệ thống máy tính. Mỗi phần mềm lại có những cách sửa dữ liệu khác nhau, nhưng nhìn chung thì thực hiện trên 3 bước cơ bản như sau: 

Bước 1: Truy cập vào danh sách nhân sự

Bước 2: Mở quản lý thông tin cá nhân

Bước 3: Thực hiện sửa chữa (thêm, xóa, xử lý,..) và lưu lại những dữ liệu đã được cập nhật 

2.3. Trường hợp thêm - sửa - xóa giờ chấm công cho nhân viên

Sửa giờ chấm công cho nhân viên cần phải thực hiện trong trường hợp nhân viên quên chấm công, thay đổi giờ chấm công của nhân viên theo giờ doanh nghiệp yêu cầu hoặc xóa những dữ liệu không cần thiết. Sau đây là các bước thực hiện: 

Bước 1: Chọn Chấm công và báo điểu

Bước 2: Chọn Sửa giờ chấm công

Bước 3: Có 3 hoạt động cần phải sửa chữa: 

- Thêm giờ: Bạn hãy chọn vào nhân viên bạn muốn thêm giờ chấm công. Tiếp theo, bấm chọn Thêm. Sau đó, lựa chọn và điền thêm thời gian in/out của nhân viên đó. Bấm Đồng ý để hoàn thành. 

- Sửa giờ: Tại vùng chọn đối tượng, các bạn hãy chọn vào nhân viên bạn muốn sửa giờ chấm công. Tại vùng dữ liệu, ở mục chọn ngày, bạn thực hiện chọn ngày mình muốn sửa dữ liệu. Khi phần mềm đã hiện các dữ liệu chấm công trong ngày bạn lựa chọn, bạn sẽ thực hiện sửa giờ chấm công và ấn Đồng ý để hoàn thành. 

- Xóa giờ: Tại vùng chọn đối tượng, các bạn hãy chọn vào nhân viên bạn muốn xóa giờ chấm công. Tại vùng dữ liệu, ở mục chọn ngày, bạn thực hiện chọn ngày mình muốn xóa dữ liệu. Khi phần mềm đã hiện các dữ liệu chấm công trong ngày bạn lựa chọn, bạn sẽ thực hiện xóa giờ chấm công và ấn Đồng ý để hoàn thành.

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách sửa dữ liệu máy chấm công cho các doanh nghiệp và nhất là những người đang thực hiện quản lý chấm công nhân viên. Mong rằng bài viết đã giúp các bạn có thêm kiến thức để hoàn thành công việc của mình nhanh hơn, hiệu quả hơn. Chúc các bạn học tập và làm việc đạt kết quả tốt.