[HƯỚNG DẪN] Cách đặt tên Email cá nhân chuyên nghiệp nhất

1. Cách đặt tên Email cá nhân chuyên nghiệp tuân thủ 03 quy tắc

Email cá nhân không chỉ là Email của một người, chúng còn có thể là Email đại diện cho cả một công ty, một tổ chức nào đó. Ấn tượng thường được tạo ra bởi những chi tiết nhỏ và ban đầu. Tên Email là một ví dụ điển hình như vậy, để người khác ấn tượng bởi Email của bạn. Trước hết hãy nằm lòng 3 nguyên tắc giúp bạn tạo ra một cái tên Email chuyên nghiệp hơn.

1.1. Quy tắc 1: Sử dụng tên miền riêng

Tên miền hay domain trong Email luôn xây dựng một cảm giác chuyên nghiệp hơn đối với mọi người xung quanh. Chẳng hạn như bạn là một cá nhân sở hữu một công ty riêng, đồng nghĩa với việc có thể bạn sở hữu một tên miền chuyên biệt. Tên miền này thường đóng vai trò như một yếu tố đảm bảo hình ảnh thương hiệu, mức độ uy tín cũng như lợi ích của tổ chức.

Cách đặt tên Email cá nhân chuyên nghiệp tuân thủ việc sử dụng tên miền như sau: Thay vì đặt tên Email theo cấu trúc tên thông thường: Tên gọi của bạn@gmai.com (ví dụ: Linhphan@gmail.com) thì bạn có thể sử dụng domain trong tên Email, mức độ chuyên nghiệp chắc chắn sẽ được trông thấy rõ ràng. Cấu trúc: [Tên gọi của bạn]@[Tên domain của bạn].com (ví dụ: Linhphan@beauty.com).

Do đó, chỉ cần đưa tên miền vào địa chỉ email, tổng thể của email của bạn sẽ trở nên ấn tượng đáng kinh ngạc. Thoạt nhìn, chúng đã toát lên thương hiệu chính cùng mức độ uy tín của bạn cũng như công ty của bạn. Lưu ý, với những doanh nghiệp sở hữu hệ thống website và hệ thống Email tên miền riêng, hãy chú trọng đến chi tiết cách đặt tên Email cho từng cá nhân.

Đặc biệt là kết cấu và nguyên tắc của Email, điều này mang đến sự đồng nhất trong việc nhận dạng những cá nhân thuộc tổ chức của bạn. Với việc đặt tên Email chuyên nghiệp cho cá nhân của tổ chức, nên sử dụng chữ ký Email để phân biệt. Những gì bao gồm trong chữ ký Email là tên gọi, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ,....

Nếu chưa có tên miền riêng của bạn, bạn có thể xem xét việc mua tên miền. Trên thực tế, hiện nay, việc có một tên miền không còn quá khó khăn, trung bình chi phí chỉ dao động trong khoảng 12 - 15 USD/năm cho một domain. Việc có một domain riêng là điều nên làm đối với cá nhân bạn (những người vừa thành lập công ty) hay những người hoạt động trong một lĩnh vực chuyên nghiệp để phục vụ cho việc đặt tên Email thể hiện tính chuyên nghiệp. Hầu như các email công ty đều do phòng nhân sự tự lập và bàn giao cho các nhân viên.

Xem thêm: Bật mí bạn mẫu đơn xin việc gửi qua mail chuyên nghiệp nhất!

1.2. Quy tắc 2: Chọn định dạng Email chuẩn, tránh ký tự số và biệt hiệu

Bên cạnh domain, một yếu tố khác cũng đóng góp vai trò không kém phần quan trọng trong cách đặt tên Email cá nhân chuyên nghiệp. Đó chính là tên cá nhân người dùng, chẳng hạn như trong Linhphan@beauty.com thì “Linhphan” chính là tên cá nhân người dùng. Tất nhiên, dễ dàng nhận ra một tên Email tương đối đơn giản như Linhphan, trông sẽ chuyên nghiệp hơn so với các biến thể khác chẳng hạn như: Linhtinh123, hay Linhsocool789. Việc có biệt hiệu hay ký tự số trong tên Email có vẻ làm giảm đi sự chuyên nghiệp của chính nó. Ngay cả khi bạn muốn sử dụng tên gọi đầy đủ của mình, thì cũng chỉ nên viết tắt chúng và đính kèm với tên của mình (Ví dụ: PHLinh@beauty.com).

- Thứ nhất, chỉ sử dụng tên cá nhân của bạn

Ví dụ: Linh@beauty.com

Tên Email trên là minh họa điển hình cho sự tối giản và chuyên nghiệp nhất. Nếu bạn xin việc, cái tên này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng phân biệt với các ứng viên khác. Nếu bạn làm việc với đối tác khách hàng, chúng giúp khách hàng dễ tương tác, dễ nhớ, và đảm bảo quyền cá nhân của bạn nếu như không muốn tiết lộ họ của mình. Tuy nhiên, chúng có thể gây nhầm lẫn nếu tên của bạn khá “đại trà”, vì chúng có thể trùng tên với một ứng viên khác cùng ứng tuyển, một nhân viên khác trong công ty,...

- Thứ hai, sử dụng chữ cái đầu tiên và tên của họ

Ví dụ: LinhP@beauty.com

Cũng giống như cách đặt tên Email ban đầu, tuy nhiên đây là một trong những mẹo đặt tên khác phù hợp với những đối tượng cùng tên trong quá trình ứng tuyển hoặc trong doanh nghiệp. Tất nhiên, cách này cũng không để lộ 100% họ của bạn, trở thành lựa chọn lý tưởng cho những ai không muốn tiết lộ họ của mình.

- Thứ ba, sử dụng chữ đệm và tên

Ví dụ: HaLinh@beauty.com

Có vẻ như đây là cách đặt tên Email chuyên nghiệp và thông dụng nhất hiện nay. Có thể thấy, chúng tuân thủ một quy tắc dễ nhớ, đơn giản nhưng vẫn tạo cảm giác Email của bạn trông đẹp và ấn tượng. Thông thường, chúng ta sẽ nhớ tên gọi + tên đệm nhiều hơn là cả họ và tên. So sánh với việc đặt một tên gọi, thì có thêm tên đệm sẽ hạn chế khả năng trùng lặp hơn (trừ những trường hợp tên gọi + tên đệm quá phổ biến). Bạn có thể biến tấu những hình thức khác sao cho tránh sự trùng lặp, tuy nhiên vẫn nên hạn chế việc sử dụng các ký tự số xen kẽ nhé.

- Thứ tư, sử dụng họ và tên

Ví dụ: PhanLinh@beauty.com

Hình thức này khá phổ biến, tương tự như hình thức sử dụng tên gọi + tên đệm. Trên thực tế, rất nhiều cá nhân là chủ doanh nghiệp còn áp dụng cách đặt tên Email này cho tên Email của công ty. Điều đó giúp họ gia tăng việc xác minh quyền sở hữu, tuy tối giản, nhưng Email vẫn toát lên sự chuyên nghiệp, quan trọng là hoàn toàn dễ nhớ.

- Thứ năm, sử dụng cách đặt tên theo vai trò công việc

Ví dụ: chamsockhachhang@beauty.com

Đây cũng là một cách đặt tên Email cá nhân chuyên nghiệp khá hiệu quả, đặc biệt nên được sử dụng trên các hệ thống website. Bởi tên Email đã thể hiện được thông tin, phương thức liên hệ chính mà khách hàng cần thiết để có thể kết nối cho nhu cầu hỗ trợ, giải đáp,... Thông qua hình thức đặt tên Email này, chúng cũng thể hiện sự chuyên nghiệp cần có cho thương hiệu của bạn.

Việc làm chăm sóc khách hàng

1.3. Quy tắc 3: Làm cho Email của bạn trở nên đặc biệt

Thông thường, trên các website của công ty, Email thường được đặt khác với Email được sử dụng để tương tác với khách hàng hay đối tác. Việc sử dụng Email ở mục “Liên hệ tại đây” hay “Liên hệ” có phần kém chuyên nghiệp, thậm chí thể hiện sự lộn xộn và chưa thống nhất ở tổ chức nội bộ. Chưa tính đến việc không phải ai cũng thoải mái về việc “public” thông tin liên hệ cá nhân của mình cho mọi người biết phải không nào?

Cảm giác chuyên nghiệp hơn thường đến từ những Email kiểu như thế này: info@beauty.com. Bên cạnh đó, chúng có cho phép bạn không công khai Email của mình, và hàng loạt ích lợi khác có thể được ứng dụng khả thi. Chẳng hạn như một Email được gửi đến địa chỉ kinhdoanh@beauty.com có thể được chuyển tiếp đến trưởng phòng kinh doanh. Hay một Email được gửi đến địa chỉ thietke@beauty.com có thể được chuyển đến khoảng hai chức danh cùng một lúc,... Đa phần, những đơn vị hỗ trợ dịch vụ sẽ gợi ý cho các công ty xây dựng những vai trò như trên bằng cách đặt tên Email chuyển tiếp đến nhiều địa chỉ, hoặc tùy vào vai trò của từng bộ phận để đặt quy tắc chuyển tiếp Email.

Xem thêm: Việc làm nhân viên kinh doanh

2. Làm thế nào để Email cá nhân không những chuyên nghiệp mà còn ấn tượng?

Khi nằm lòng những quy tắc đặt tên cho Email cá nhân chuyên nghiệp trên, hãy cố gắng làm Email của bạn ấn tượng và hoàn chỉnh hơn bằng việc áp dụng những mẹo hay sau đây.

2.1. Thêm vào tên Email sở thích hoặc cá tính của bạn

Trước hết, để đảm bảo tên Email của bạn ấn tượng, bạn cần xác định nội dung hay định hướng thông điệp, ý nghĩa mà Email muốn truyền tải. Tất nhiên đừng quá chú trọng mà làm cho vấn đề này trở nên phô trương thái quá, chỉ đơn giản đó là một mẹo làm cho Email của bạn nổi bật hơn trong mắt mọi người. Ngoài giới tính, tên bản thân,... một Email ấn tượng có thể thể hiện được một sở thích, một từ đặc biệt của người sở hữu.

Ví dụ: boyhaohang@gmail.com hay ladyfirst@gmail.com.

Đồng thời, bạn cũng có thể đưa cá tính riêng biệt hoặc phong cách cá nhân để đặt tên Email thú vị hơn. Tuy nhiên hãy lưu ý, người khác có thể đánh giá bạn thông qua tên Email, do đó cần cân nhắc thật kỹ càng trước khi áp dụng hình thức đặt tên này nhé. Bạn có thể tham khảo các tính từ có tính vui nhộn nếu bạn là một người như vậy, hãy những tính từ thể hiện sự lãnh đạm,.... Đối với email dùng để xin việc thì bạn nên cân nhắc, nên để tên email lịch sự và nghiêm túc. Nhà tuyển dụng cũng lấy tên email là một tiêu chí đánh giá đầu tiên khi ứng viên gửi cv. Do đó bạn cũng cần tham khảo nguyên nhân khiến bạn trượt phỏng vấn để tránh các lỗi cơ bản. Sau phỏng vấn bạn cũng có thể đàm phán lương qua email hoặc viết email từ chối phỏng vấn. Do đó mà bạn nên để lại dấu ấn tốt đẹp cho nhà tuyển dụng dù sẽ trở thành nhân viên hay không.

Ví dụ: Linh.funny@gmail.com

2.2. Thử sáng tạo với một vài con số

Khó khăn nhất trong cách đặt tên Email cá nhân chuyên nghiệp đó là tỷ lệ trùng lặp. Thông thường, chúng ta sẽ gặp phải rất nhiều tình trạng hệ thống báo tên đặt cho Email đã bị trùng với người khác. Để tránh được điều này, hãy thử thêm một con số nào đó có ý nghĩa với bạn, ví dụ như ngày sinh, năm sinh, mã số xe, số điện thoại,... Về cơ bản, việc thêm con số ý nghĩa vào tên Email khiến người khác có ấn tượng về bạn, và cũng là một cách phổ biến để hạn chế việc trùng lặp tên Email.

Ví dụ: LinhP.1996@gmail.com

Xem ngay: CV xin việc làm ấn tưởng, tự tin ứng tuyển

2.3. Mẹo làm Email trở nên “khó hiểu”

Cuối cùng, cách để có thể gây ấn tượng với người khác bằng tên Email cá nhân đó là làm chúng trở nên “khó hiểu”. Tất nhiên, hình thức đặt tên này khá đặc biệt, nên có thể được ứng dụng không quá phổ biến. Chẳng hạn như, hãy cố ý viết sai chính tả, biến tấu cách viết,... để tên Email trông thật đặc biệt. Lưu ý, khi sử dụng hình thức đặt tên này, bạn nên sử dụng từ phát âm tương tự với từ gốc để tên Email của bạn không bị quá lố lăng, kém chuyên nghiệp.

Ví dụ: Ha.LinhPhan@gmail.com

Hy vọng những thông tin được tổng hợp qua bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng cũng như cách đặt tên Email cá nhân chuyên nghiệp hơn và ấn tượng hơn. Nếu thấy thông tin bài viết hữu ích, hãy tham khảo hoặc chia sẻ với mọi người xung quanh để không sai lầm trong cách đặt tên Email bạn nhé!