Hướng dẫn cách cài đặt máy chấm công vân tay mới nhất

1. Những lợi ích và tính năng của máy chấm công vân tay

1.1. Máy chấm công vân tay có lợi ích ra sao?

Một công việc rất quen thuộc với những người quản lý trước đây đó là chấm công. Hàng ngày người quản lý buộc phải có mặt tại nơi làm việc để chấm công cho nhân viên đi làm một cách thủ công. Việc chấm công như thế này thường tốn rất nhiều thời gian.

Hơn nữa việc chấm công được thực hiện bởi con người nên đôi khi không tránh khỏi những sai sót, gây nhiều tranh cãi. Từ đó có thể gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên cũng như tính công bằng trong doanh nghiệp.

Chính vì lẽ đó việc máy chấm công ra đời đã đem đến rất nhiều lợi ích.

Với khả năng kết hợp giữa máy chấm công vân tay và các ứng dụng quản lý công việc khác, máy chấm công vân tay đã giúp cho việc kiểm soát thời gian ra vào của nhân viên một cách chặt chẽ hơn và theo dõi dễ dàng hơn.

Từ đó ý thức kỷ luật của các nhân viên được nâng lên một cách rõ ràng trong giờ giấc và công việc. Với sự giám sát của công cụ này tại bất cứ thời điểm nào, người quản lý nhân sự cũng biết rõ được chính xác tình hình nhân sự tại doanh nghiệp như thời gian đến và đi của nhân viên, thời gian làm việc, những người vắng mặt trong ngày đi làm… Tất cả những thông tin này đều được báo cáo lại qua phần mềm.

Máy chấm công vân tay còn là công cụ hữu ích cho bộ phận kế toán.

Với khả năng cung cấp đầy đủ bảng công, tăng giảm nhân sự máy chấm công vân tay vô cùng thuận tiện cho việc tính công của nhân viên. Quy trình chấm công lúc này được đơn giản hóa, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực để thực hiện quy trình tính công và chấm công. Đồng thời nó cũng giúp giảm bớt chi phí, thời gian cho việc chấm công, tính lương.

Tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp mà các biểu mẫu báo cáo kết quả chấm công được thiết kế tùy chỉnh sao cho phù hợp. Các dữ liệu có thể xuất ra bất cứ thời điểm nào mà nhà quản lý cần để xem thay vì phải chờ kết quả báo cáo tổng hợp cuối tháng như trước đây.

Hơn nữa độ chính xác của báo cáo này chính xác theo từng phút, từng giờ, cho dù đó là báo cáo chi tiết theo từng nhân viên hay báo cáo tổng hợp của từng phòng, từng bộ phận trong doanh nghiệp.

Độ chính xác cao giúp đảm bảo dự công bằng và minh bạch trong công tác chấm công. Nhân viên nhận được mức lương xứng đáng sẽ nâng cao tinh thần làm việc và gia tăng hiệu quả lao động.

Thấy được vai trò to lớn của máy chấm công vân tay, doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một máy chấm công phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp.

1.2. Các tính năng của máy chấm công vân tay bạn nên biết

Như đã nói ở trên, bên cạnh các tính năng như thu thập và lưu trữ thông tin của nhân viên, máy chấm công còn có thể giúp tạo ra các báo cáo cho việc quản lý nhân sự cụ thể đó là:

Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên như thời gian đến và đi trong ngày làm việc của nhân viên, thời gian làm việc ngoài giờ. Từ đó giúp cho công tác giám sát và quản lý nhân sự được thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Với lịch tăng ca làm việc, ngày nghỉ phép hay nghỉ lễ của mỗi nhân viên đều được quản lý một cách chặt chẽ.

Các kết quả báo cáo có thể xuất ra được theo nhiều dạng khác nhau như Word, Excel, PDF, CSV hay XML

Đồng thời máy chấm công vân tay còn có thể liên kết với email và tin nhắn để thuận tiện trong quá trình theo dõi.

2. Hướng dẫn cách cài đặt máy chấm công vân tay cho bạn

2.1. Chuẩn bị những gì trước khi cài đặt máy?

Để có thể cài đặt máy chấm công vân tay, đầu tiên chúng ta cần có một chiếc máy chấm công và các thiết bị liên quan khác cụ thể là dây mạng, dây nguồn, kìm, vít.

Cần đảm bảo hệ thống mạng vẫn đang hoạt động tốt và cổng mạng còn trống để cắm dây mạng vào đó. Nơi lắp máy nên thuận tiện cho việc kéo đường mạng ra.

Lắp đặt máy tại nơi ra vào, thuận tiện cho việc chấm công, vị trí lắp gần ổ điện để lấy nguồn điện cho máy chấm công.

Với những máy chấm công lắp đặt trong nhà cần lưu ý vị trí lắp đặt tại nơi khô ráo, thoáng mát. Nếu như thiết bị máy chấm công của doanh nghiệp bạn được lắp đặt ngoài trời cần phải trang bị mái che cho máy chấm công mới có thể đảm bảo máy hoạt động tốt.

Lưu ý trước khi lắp đặt cần tắt các nguồn điện để đảm bảo việc lắp đặt diễn ra an toàn.

2.2. Các bước thực hiện để cài đặt máy chấm công

Mỗi dòng máy sẽ có cách hiển thị và cài đặt chấm công khác nhau. Nhưng nhìn chung máy chấm công đều sẽ thực hiện các cài đặt cơ bản như sau:

Bước 1: Đăng ký dấu vân tay mới lên máy chấm công

Trên bàn phím máy chấm công có phím “M/Ok”, bạn bấm và giữ khoảng 5 giây sẽ hiển thị màn hình menu của máy chấm công.

Lúc này máy chấm công sẽ hiển thị hình 1 chìa khóa với dòng chữ “Xác nhận mật mã 1”. Bạn tiếp tục đặt vân tay của người được đăng ký làm quản lý lên trên máy chấm công.

Bạn chọn mục Quản lý nhân viên rồi nhấn nút M/Ok.

Tiếp theo sau màn hình sẽ hiển thị hai mục Nhân viên mới và Quản lý. Bạn lựa chọn mục Nhân viên mới và chọn tiếp Đăng ký vân tay, bấm phím M để đồng ý. Lúc này màn hình đăng ký dấu vân tay sẽ hiển thị.

Nhân viên thực hiện đặt ngón tay vào chỗ cảm biến vân tay 3 lần, sau mỗi tiếng tít báo hiệu, nhân viên đặt ngón tay sao cho cân và hơi ấn tay vào lăng kính. Đây là lúc máy chấm công làm nhiệm vụ soi và chụp vân tay.

Nếu muốn tiếp tục lấy dấu vân tay thứ 2 ta thực hiện bấm M/Ok rồi tiếp tục bấm Esc để quay về màn hình chính và chọn “Nviên mới”.

Tiếp tục thực hiện di chuyển mũi tên xuống nút Đồng ký, chọn M/Ok và Esc để thoát ra khỏi màn hình menu.

Sau khi lấy dấu vân tay thành công, nhân viên dùng thử máy chấm công, nếu đã đăng ký được máy sẽ báo “Xin cảm ơn”

Bước 2: Trên phần mềm chấm công tại máy tính của bạn thực hiện thêm thông tin của nhân viên mới.

Đầu tiên, mở phần mềm chấm công đã được cài đặt ở trên máy tính của bạn. Chọn từ thanh Menu phần Máy chấm công, lựa chọn kết nối với máy chấm công. Khi đó màn hình sẽ hiển thị “Giao diện mục kết nối với máy chấm công”. Tại tab 1 chọn tải nhân viên từ máy chấm công về cơ sở dữ liệu.

Bấm phím “Duyệt” và “Cập nhật vào cơ sở dữ liệu”, màn hình sẽ hiện lên một thông báo. Bạn bấm chọn toàn bộ ngoại trừ phần “cập nhật khuôn mặt”, “nhân viên có trên cơ sở dữ liệu” rồi bấm nút “Thực hiện”.

Sau khi đã tải nhân viên mới về và tắt bảng kết nối với máy chấm công, bạn chọn “menu Dữ liệu”, chọn đến “Quản lý nhân viên”. Tiếp theo tại cửa sổ “Quản lý nhân viên”, có 1 dòng kẻ ngang trong đó chứa thông tin của các nhân viên mới đăng ký ở máy chấm công mà bạn vừa tải về.

Bạn thực hiện bấm vào cột tên nhân viên để đổi họ và tên cho nhân viên mới tại cột “Tên  chấm công”. Sau khi đổi tên xong, bạn tích chuột chọn trước mã nhân viên. Tiếp tục bấm vào nút “Đổi phòng ban” và chọn phòng ban phù hợp. Hoặc bạn có thể bấm vào “công ty” rồi tích chuột vào dòng chữ: "Chọn một phòng ban rồi nhấp chuột tại đây".

Bạn vào phần “Chấm công” từ menu, chọn “Sắp xếp lịch trình cho nhân viên”. Tìm đến bộ phận mà nhân viên mới bạn vừa thực hiện chuyển đến, sau khi đã cập nhật lịch làm việc cho nhân viên đó chọn “Cập nhật”.

Như vậy là bạn đã thực hiện xong hoàn toàn quá trình cài đặt máy chấm công vân tay rồi.

Qua những thông tin bên trên của bài viết, bạn đã nắm được các lợi ích cũng như các bước cài đặt máy chấm công vân tay cho doanh nghiệp của mình rồi chứ? Hy vọng rằng bạn có thể nhanh chóng thực hiện các bước cài đặt máy để việc chấm công trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.