Cập nhật bản mô tả công việc nhân viên lập hóa đơn chi tiết nhất

1. Khái quát chung về công việc nhân viên lập hóa đơn

1.1. Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là một loại giấy tờ trong đó bao gồm các thông tin về việc mua hàng, bao gồm: Thông tin người bán (đầy đủ họ tên, địa chỉ, mã số thuế); thông tin người mua; thông tin các loại hàng hóa dịch vụ trong giao dịch, thời điểm lập hóa đơn; chữ ký và dấu xác nhận của đơn vị xuất, người bán và người mua hàng,... 

Hóa đơn là một loại giấy tờ pháp lý do người bán phát hành, xác nhân yêu cầu người mua hàng phải thanh toán các mặt hàng cụ thể đã đề cập trên giấy với mức hóa đề ra. Việc xuất, nhập hóa đơn sẽ được phát sinh hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa dịch vụ và chỉ được thiết lập khi có sự xuất hiện của cả hai bên: khách hàng (hoặc đại diện khách) và người bán (hoặc nhân viên doanh nghiệp).   

Như vậy, hóa đơn cũng có vai trò như loại giấy biên lai hay biên nhận. Trên thực tế, có rất nhiều loại hóa đơn trong quá trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ: 

–  Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hình thanh toán này thường xuất hiện khi các công ty khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ đối với một số loại hàng hóa, dịch vụ. 

– Hóa đơn bán hàng: Loại hình phổ biến nhất hiện nay, thường xuất hiện khi khách hàng mua hàng hóa tại công ty và tính thuế giá trị gia tăng trực tiếp đối với các mặt hàng trên. 

–  Hóa đơn khác: phiếu thu tiền bảo hiểm, hóa đơn tiền điện, tem, vé, các loại thẻ nói chung…

–  Các loại phiếu: Phiếu vận chuyển hàng không, bưu điện, thu cước vận tải quốc tế, phiếu dịch vụ ngân hàng,...

1.2. Nhân viên lập hóa đơn là ai?

Nhân viên lập hóa đơn là người chịu trách nhiệm trực tiếp nhập và xuất hóa đơn khi mua bán hàng hóa, trao đổi dịch vụ đối với mô hình kinh doanh của mình. Khi lập hóa đơn, họ sẽ điền thông tin khách hàng, các loại hàng hóa dịch vụ hai bên giao dịch và cung cấp cho khách hàng chi phí và số thuế trên đó. Khi có xác nhận từ người mua, cùng với các hóa đơn đã thiết lập, họ làm nhiệm vụ tổng hợp, làm bảng biểu, kiểm soát thông tin trên giấy tờ để đảm bảo nguồn tiền của doanh nghiệp theo từng giai đoạn. 

Ngày nay, bất kỳ doanh nghiệp, cửa hàng nào cũng có một bộ phận phụ trách việc thiết lập hóa đơn để kiểm soát đơn hàng của mình. Đối với các doanh nghiệp lớn, bộ phận này được gọi là kế toán chuyên biệt, còn trong các cửa hàng kinh doanh nhỏ, những người người này có thể là nhân viên trực quầy, nhân viên thu ngân,... 

Tham khảo: Điều bạn nên biết về lương logistic tại đây!

2. Bản mô tả công việc nhân viên lập hóa đơn đầy đủ nhất dành cho người ứng tuyển

Như vậy, qua phần khái quát chung, chúng ta đã hiểu đầy đủ khái niệm về hóa đơn cũng như nhân viên lập hóa đơn là ai trong doanh nghiệp. Tiếp theo đây, bản mô tả công việc nhân viên lập hóa đơn sẽ đưa cho bạn cái nhìn sâu sắc, chi tiết hơn về công việc sổ sách tỉ mỉ này. 

2.1. Thiết lập hóa đơn

Đúng như tên gọi, đối với nhân viên lập hóa đơn thì việc thiết lập một hóa đơn mới toanh là nhiệm vụ căn bản nhất khi theo đuổi ngành nghề này. Chủ yếu khi bên vận tải đem hàng hóa đến hoặc khách hàng muốn sử dụng dịch vụ của họ, người lập hóa đơn cần phải ghi chép các thông tin mua bán, trao đổi hàng hóa này vào loại giấy tờ thiết kế sẵn theo quy định của pháp luật và doanh nghiệp. Sự thiết lập minh bạch này giúp cả hai bên hiểu rõ phần trách nhiệm của mình trong đó và dễ dàng kiểm soát hàng hóa hơn. 

Việc làm kế toán hóa đơn

Chính vì ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính, nhân viên lập hóa đơn khi thực hiện công việc phải lưu ý một số quy định sau: 

Thứ nhất, khi lập hóa đơn, phải ghi cẩn thận đầy đủ các mục về thông tin cá nhân của người mua và số tiền giao dịch ứng với từng loại mặt hàng. Bất kỳ một sai sót nào cũng có khả năng dẫn đến hậu quả khôn lường sau này. Ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và tiền bạc của người phụ trách. Thậm chí, hóa đơn ghi không đúng quy định sẽ bị coi là không hợp lệ và vi phạm các điều khoản của luật thuế ban hành, dẫn đến việc người lập hóa đơn sẽ bị cơ quan thuế xử lý vi phạm theo đúng luật định. 

Chính vì vậy, mặc dù ngày nay, công nghệ cho phép con người thiết lập hàng trăm, ngàn loại hóa đơn trên máy tính chỉ trong vòng một ngày, họ vẫn yêu cầu nhân viên thực hiện theo các thủ công, mặc dù lâu hơn nhưng sai sót trong quá trình vận hành sẽ được giảm thiểu một cách đáng kể. 

Thứ hai, khi lập hóa đơn, đặc biệt là với những loại mới được đặt in, nhân viên cần kiểm tra xem hóa đơn này đã được phát hành tại cơ quan thuế hay chưa, có đảm bảo đúng yêu cầu luật quy định hay không. Để làm điều này, bạn chẳng cần đi đâu xa, chỉ cần dùng máy tính, đánh từ khóa “tra cứu hóa đơn” rồi truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn của tổng cục thuế. Hàng loạt các cập nhật về hóa đơn mới phát hành sẽ hiển thị rõ trên đây. Nếu như chưa có, nhân viên lập hóa đơn không thể thực hiện công việc của mình mà cần phải ghé qua cơ quan chuyên trách để xử lý thiếu sót này. Khi hóa đơn chưa được thông báo phát hành, nhân viên lập hóa đơn cần soạn thảo thông báo và in ra bản cứng nộp lên văn phòng của ban chuyên môn. 

Xin hãy nhớ rằng, cho dù với bất cứ lý do gì, người lập hóa đơn cũng không được pháp nhập, xuất hóa đơn trước thời hạn năm ngày kể từ thời điểm ra thông báo phát hành. Nếu vi phạm, mức phạt có thể rơi vào khoảng từ 500.000 đến 1.500.000. Bởi vậy, hãy thực sự cẩn thận nhé! 

Thứ ba, cần đảm bảo mức thuế suất trên hóa đơn giá trị gia tăng ăn nhập với mức thuế Bộ Tài chính quy định từ trước với loại hàng hóa, dịch vụ kể trên. Ví dụ như: các mặt hàng thông thường sẽ có mức thuế 10%; các loại như đường, nguyên liệu tươi sống hay văn phòng phẩm,... sẽ có mức thuế 5%. Thậm chí, một số mặt hàng không cần trả thuế như: dịch vụ vận chuyển nhanh quốc tế, giao hàng ngoài Việt Nam, dịch vụ vận tải,... Tránh viết sai ảnh hưởng tới mức chi trả của người mua. Bởi vậy, khi lập hóa đơn, nhân viên cần tích cực cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới kế toán, kiểm toán để có hướng đi chính xác nhất cho bản thân.

Cuối cùng, cho dù với bất cứ lý do gì, hóa đơn không được phép có dấu hiệu tẩy xóa. Nếu chẳng may viết sai, hãy ghi lại một bản mới, thông báo đầy đủ với bên vận tải hoặc khách hàng. Có thể lập hóa đơn với và lưu trữ tờ viết sai tại vị trí riêng để tiện theo dõi. Khi làm báo cáo, người lập hóa đơn cũng cần báo cáo tình hình cụ thể và giải trình lỗi sai của mình. 

Việc làm thu ngân kế toán

2.2. Kiểm tra khi giao, xuất hàng

Nhiệm vụ của người lập hóa đơn đôi khi không chỉ ngồi một chỗ và viết hóa đơn, theo như quy định của nhiều doanh nghiệp, hoặc để đảm bảo các hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhân viên cần phối hợp với người quản lý kho kiểm tra các loại hàng hóa khi giao hàng. Những hàng hóa này liệu có thiếu sót hay hỏng hóc gì không, đã được thực hiện đúng với các chú ý khách hàng đưa ra chưa,... Khi đảm bảo hàng hóa trong tình trạng tốt nhất, nhân viên lập hóa đơn mới thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc này có tác dụng bảo đảm cho nhân viên lập hóa đơn tránh được những khiếu nại từ người nhận.

2.3. Hạch toán việc xuất, nhập hàng hóa và nguyên vật liệu

Hạch toán có thể hiểu là quá trình quan sát, tính toán và ghi chép lại quá trình kinh doanh để quản lý hoạt động đó một cách hiệu quả, chặt chẽ. Bởi vậy, một nhân viên lập hóa đơn sẽ không chỉ khởi tạo giấy tờ và lưu giữ trong kho mà còn cần thi thoảng kiểm tra lại các thông tin được lưu trên đó. Để đảm bảo việc kiểm tra này, các thông tin ghi trên giấy tờ cần cụ thể minh bạch, được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và theo phương thức khác, mà trong đó, quan sát, đo đạc, tính toán và ghi chép là những phương thức phổ biến nhất.

Khi phát hiện ra bất cứ lỗi sai nào, nhân viên lập hóa đơn cần ghi chép lại để thông báo tới người quản lý trong thời gian sớm nhất. 

2.4. Thiết lập báo cáo

Nhiệm vụ của người lập hóa đơn không chỉ làm việc với những con số trên hóa đơn mà còn cần tổng hợp lại thành một bản báo cáo định kỳ (theo tuần, tháng, quý hoặc năm) để trình lên đơn vị quản lý cấp cao. Trong doanh nghiệp, bộ phận chuyên trách ở đây sẽ là kế toán trưởng, đối với mô hình kinh doanh nhỏ hơn, người phụ trách có thể là ông chủ cửa hàng hoặc quản lý trưởng. 

Như kể trên, khi thiết lập báo cáo, nhân viên cần đề cập rõ các thông tin chi tiết được liệt kê theo ngày về các mục hóa đơn đã lưu hành, cũng như các lỗi sai của mình và cách khắc phục trong thời gian vừa qua. 

3. Điều kiện ứng tuyển của nhân viên lập hóa đơn

Trên thực tế, bởi làm việc với nhiều loại giấy tờ khác nhau cùng với đó là các con số khô khan, phức tạp nên những yêu cầu của đơn vị tuyển dụng đối với nhân viên lập hóa đơn hiện nay có phần phức tạp, khắt khe hơn trước. Các yêu cầu được thể hiện trong năng lực học vấn, kinh nghiệm, và yêu cầu chuyên môn lẫn phẩm chất. Vì vậy, bản mô tả công việc nhân viên lập hóa đơn không chỉ giải quyết cho người ứng thắc mắc về nhiệm vụ cụ thể của những nhân viên này mà còn đưa ra phương hướng để họ giải quyết những thiếu sót của mình. 

3.1. Trình độ học vấn

Những người ứng tuyển cần phải có bằng tốt nghiệp từ bậc Trung cấp, Cao đẳng trở lên trong các chuyên ngành về kinh doanh, tài chính, kế toán hay một số chuyên ngành liên quan khác. 

Có khả năng giao tiếp, đọc các văn bản bằng tiếng Anh lưu loát là một điểm cộng. Thực tế, nhiều công ty cũng không đặt nặng quá về vấn đề này. 

3.2. Kinh nghiệm

Các nhân viên lập hóa đơn được kỳ vọng là những người có tối thiểu một năm kinh nghiệm trong các vị trí tương đương và đã từng làm việc ở công ty theo hệ thống ISO (bộ tiêu chuẩn ISO 9001)

3.3. Năng lực chuyên môn

Những người theo đuổi công việc lập hóa đơn cần trau dồi kiến thức chuyên môn, đặc biệt là kiến thức cơ bản về kế toán, khả năng phân tích trình độ cơ bản. Cùng với đó là kỹ năng tin học văn phòng, trong đó MS Word, MS Excel cần được ưu tiên đặt lên hàng đầu.

3.4. Các phẩm chất khác

Ngoài những yếu tố kể trên, nhà tuyển dụng cũng muốn thấy ở các ứng cử viên mình như sau: 

• Có tác phong chuyên nghiệp: Cẩn thận khi làm việc với các con số, tránh để xảy ra sai sót và có khả năng phát hiện ra các lỗi sai nhỏ

• Nhanh nhẹn, nhạy bén: Sẵn sàng thực hiện bất cứ nhiệm vụ nào được giao, có thể đi công tác (nếu có trong các doanh nghiệp lớn) và làm tăng ca khi cần thiết

• Trung thực: Luôn đặt đạo đức nghề nghiệp lên hàng đầu, minh bạch

• Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

4. Quyền lợi của nhân viên lập hóa đơn

4.1. Mức lương triển vọng

Trên thực tế, mức lương của bất cứ ngành nghề nào cũng có thể giao động, thay đổi trong quá trình trao đổi phỏng vấn phù hợp với nguyện vọng của người đi làm cũng như khả năng đáp ứng của công ty. Chính vì vậy, để đảm bảo sự cạnh tranh, nhiều nơi không công bố ngay mức lương cứng trong các bản mô tả công việc (job description) mà sẽ ghi “Lương theo thỏa thuận” hoặc “lương thỏa đáng theo năng lực và yêu cầu công việc”. 

Hiện nay, lương của nhân viên lập hóa đơn trung bình rơi vào khoảng từ 7 đến 10 triệu đồng/tháng và có thể thay đổi trong quá trình làm việc. Như vậy, đây là mức không quá lớn, cũng không hề tầm thường đối với người yêu thích những con số phải không nào?

Việc làm kế toán kho

4.2. Các phúc lợi khác

Thông thường, các công ty thường mong muốn nhân viên lập hóa đơn gắn bó lâu dài với công ty bởi tính chất công việc, họ là những người hiểu rõ nhất quy chế xuất, nhập hàng tại doanh nghiệp và được người tuyển dụng nắm tay chỉ việc trong thời gian tương đối lâu. Bởi vậy, nếu nhìn thấy được triển vọng của bạn, công ty chắc chắn sẽ đáp ứng nhiều đãi ngộ khác nhau.

Ví dụ, các chế độ lương, thưởng, phúc lợi hay việc đóng các loại bảo hiểm sẽ đảm bảo đúng với Luật và Nội quy trong công ty. Ngoài ra, chế độ phụ cấp cũng bao gồm trong đây như nơi trông giữ xe, tiền xăng xe (nếu nhà xa) hay thậm chí có cả xe chuyên chở nhân viên, các chuyến du lịch miễn phí cho nhân viên. Hay việc đào tạo nghiệp vụ thường niên và cơ hội thăng tiến cũng được mở ra để đảm bảo cơ hội cạnh tranh cho nhân viên trong công ty.

Như vậy, qua bài viết trên, chúng mình mong rằng bạn đã có thể nắm vững những thông tin chi tiết nhất về mô tả công việc nhân viên lập hóa đơn. Nếu có nguyện vọng theo đuổi nó, mong rằng bài viết này sẽ trở thành hành trang của bạn trong tương lai. 

Thế nhưng bạn ơi, hiểu công việc là một chuyện, tìm việc tốt, dễ dàng và tin cậy ở đâu lại là một chuyện khác. Giữa một biển lớn thông tin như thế, không phải nơi đâu cũng đủ tin tưởng. Timviec365.vn vô cùng thấu hiểu điều này và chào đón bạn. Trên trang chủ của timviec365.vn, bạn sẽ khám phá ra vô vàn các tính năng kết nối các nhà tuyển dụng cũng như lập CV, viết đơn xin việc. Hãy cùng tìm hiểu ngay hôm nay nhé!