Chốt sổ bảo hiểm xã hội – hướng dẫn thủ tục nhanh gọn

1. Hiểu rõ bản chất của việc chốt sổ bảo hiểm xã hội

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là một thủ tục tất toán quá trình đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp cho người lao động tại cơ quan bảo hiểm khi có người lao động nghỉ việc tại doanh nghiệp hoặc khi doanh nghiệp thay đổi địa điểm hoạt động dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội.

Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội do người sử dụng lao động thực hiện, không phải do người lao động. Nói cách khác chốt sổ bảo hiểm xã hội của người lao động với cơ quan bảo hiểm là trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động. Doanh nghiệp cần chủ động đến làm việc với cơ quan bảo hiểm để chốt sổ để trả lại cho người lao động theo đúng quy định đã ban hành về luật bảo hiểm và luật lao động.

 Thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội từ 14 đến 30 ngày kể từ khi người lao động nghỉ việc. Sau khi hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sẽ trả lại sổ cho người lao động. Khi nhận được sổ bảo hiểm của mình, người lao động có thể tiếp tục thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội ở đơn vị làm việc mới hoặc sử dụng sổ để làm thủ tục nhận các quyền lợi về bảo hiểm kèm theo chẳng hạn như thủ tục nhận lương hưu hay rút bảo hiểm xã hội một lần.

2. Tìm hiểu rõ chốt sổ bảo hiểm như thế nào?

Theo luật định, việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cần được thực hiện khẩn trương để bảo đảm quyền lợi tiếp theo của người lao động liên quan đến chế độ bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều được chốt sổ bảo hiểm mà có điều kiện và thủ tục thực hiện rõ ràng.

2.1. Điều kiện được tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội

Những điều kiện quan trọng dưới đây bạn cần nắm bắt để có thể chốt sổ bảo hiểm xã hội đúng cách, đúng quy định:

- Người lao động chính thức chấm dứt hợp đồng lao động làm việc với doanh nghiệp

- Doanh nghiệp vẫn duy trì việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động đến thời điểm người lao động nghỉ việc và không có nợ đóng bảo hiểm xã hội. Nếu còn nợ, việc chốt sổ sẽ không thể thực hiện.

- Người lao động cần có sổ bảo hiểm để cơ quan bảo hiểm có cơ sở xác nhận quá trình đóng bảo hiểm của người lao động.

Trong trường hợp người lao động nghỉ ngang, tự ý chấm dứt hợp đồng lao động khi chưa hết thời hạn hợp đồng, phía doanh nghiệp vẫn cần tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Trong thủ tục chốt sổ của trường hợp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị kèm theo quyết định chấm dứt hợp đồng hoặc giấy thông báo về việc nhân viên nghỉ việc, đi kèm đó là sổ bảo hiểm xã hội của người lao động.

2.2. Quy định về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Quyết định 595 được cơ quan Bảo hiểm xã hội ban hành hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện các bước chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp cần gửi thông báo lên cơ quan bảo hiểm về việc giảm lao động. gửi lên cơ quan bằng bộ hồ sơ đầy đủ gồm các giấy tờ sau: tờ khai về đơn vị doanh nghiệp, sử dụng mẫu TK3-TS; Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội theo mẫu D02-TS, trình bày đầy đủ thông tin chi tiết về người lao động cần được chốt sổ (người nghỉ việc).

Hồ sơ với đầy đủ hai giấy tờ này sẽ được doanh nghiệp nộp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội – đơn vị phụ trách quản lý trực tiếp vấn đề bảo hiểm của doanh nghiệp hoặc có thể nộp qua cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam trong thời gian 30 ngày tính từ ngày người lao động chính thức nghỉ việc. Kể từ khi hồ sơ này được gửi đi, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ tiếp nhận giải quyết trong vòng 5 ngày.

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp đối với trường hợp nghỉ việc được gửi lên. Ở bước này, doanh nghiệp vẫn tiếp tục làm hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn của quy định pháp luật. Hồ sơ gồm có các giấy tờ:

- Sổ bảo hiểm xã hội kèm tờ rơi của người lao động.

- Thông báo nghỉ việc, Quyết định về việc chấm dứt hợp đồng lao động

- Bảng kê khai theo mẫu TK1-TS về việc điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

- Danh sách xác nhận vấn đề bổ sung thông tin chi tiết về quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp theo mẫu văn bản D02-TS.

Doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ có đầy đủ giấy tờ này tại cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh hoặc nộp qua cổng dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trong thời hạn 10 ngày và trả kết quả cho doanh nghiệp.

Với hai bước trên, doanh nghiệp sẽ hoàn tất việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Cũng qua thông tin hướng dẫn, có hai cách gửi hồ sơ chốt sổ bảo hiểm, hoặc là gửi hồ sơ trực tiếp hoặc là gửi hồ sơ online. Việc gửi trực tiếp rất đơn giản, chỉ cần đem hồ sơ đầy đủ thủ theo hướng dẫn đến trực tiếp cơ quan quản lý nhà nước về bảo hiểm xã hội để nộp. Vậy còn nộp hồ sơ online sẽ được tiến hành như thế nào?

3. Hướng dẫn cách chốt sổ bảo hiểm xã hội online

So với việc cất công đến trực tiếp cơ quan quản lý bảo hiểm để thực hiện quy trình, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì việc chốt sổ online được đánh giá là phương pháp tiện lợi hơn nhiều, giúp cả người lao động và doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian.

Cập nhật cách chốt sổ bảo hiểm xã hội online đơn giản và đúng quy định theo hướng dẫn dưới đây:

3.1. Thông báo về việc giảm lao động

Bạn cần tiến hành gửi thông báo về việc giảm lao động của doanh nghiệp trên cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo đúng đường dẫn đến trang dịch vụ tích hợp của bảo hiểm xã hội GOV. Tại giao diện của hệ thống, bạn lựa chọn vào mục Kê khai hồ sơ hoặc mục Thông báo giảm lao động.

Tiếp đến chọn vào mục Mã thủ tục 600a để có thể tạo thông báo cần cắt giảm bảo hiểm xã hội do người lao động nghỉ việc/chấm dứt hợp đồng lao động. Ngay sau thông báo này, bạn sẽ tải lần lượt các văn bản là bản mềm đã được hoàn thành điền thông tin đầy đủ theo mẫu TK3-TS và D02-TS. Ký chữ ký điện tử và lựa chọn đúng kỳ kê khai. Nhấn vào lệnh nộp hồ sơ phía dưới đểgửi hồ sơ thông báo đến cơ quan bảo hiểm.

Bước tiếp theo bạn chọn vào ô lệnh Áp dụng, bảng thông tin kê khai xuất hiện và bạn cần điền đầy đủ các thông tin quan trọng trong đó. Tiếp tục nhấn vào lệnh Kê khai, bạn sẽ được yêu cầu nhập mã chữ ký số, sau khi nhập xong thì đồng nghĩa thủ tục thông báo giảm lao động đã được hoàn tất và gửi hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội để quản lý.

3.2. Chốt sổ bảo hiểm xã hội online

Bước 1: Truy cập trang cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại trang dịch vụ công. Tiếp theo bạn chọn mục Chốt sổ BHXH hoặc mục Điều chỉnh thông tin BHXH. Tải các tài liệu lên theo yêu cầu. Lưu ý tài liệu cần được scan và sử dụng chữ ký điện tử. Nhấn gửi hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội. Kiểm tra tình trạng xử lý hồ sơ tại mục “Tra cứu hồ sơ” trên hệ thống. Thời gian hồ sơ online được tiếp nhận xử lý trong vòng từ 10 đến 15 ngày kể từ khi hoàn tất thủ tục nộp hồ sơ online.

4. Những thắc mắc xoay quanh vấn đề chốt sổ bảo hiểm xã hội

Mặc dù vấn đề chốt sổ bảo hiểm được thực hiện khá dễ dàng và có phương thức thực hiện linh hoạt nhưng thực tế có nhiều phát sinh liên quan đến vấn đề chốt sổ bảo hiểm xã hội. Hãy cùng Timviec365 làm rõ những thắc mắc phổ biến nhất để tháo gỡ những rắc rối ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.

4.1. Nếu không được chốt sổ bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần làm gì?

Khi doanh nghiệp gây khó khăn không chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động cần làm gì để bảo đảm quyền lợi cho chính mình? Đầu tiên bạn cần phải liên hệ với bộ phận nhân sự để biết rõ lý do tại sao chưa được chốt sổ bảo hiểm. Nếu doanh nghiệp quên thì hành động này của bạn coi như một lời nhắc nhở và vấn đề sẽ được xử lý.

4.2. Có rút được tiền bảo hiểm xã hội khi chưa chốt sổ không?

Điều kiện tiên quyết để rút bảo hiểm xã hội một lần đó là phải chốt xong sổ bảo hiểm xã hội. Do đó nếu chưa chốt sổ, mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi, chế độ bảo hiểm xã hội đều không được tiếp nhận để giải quyết. Bạn lưu ý hãy hoàn tất đầy đủ mọi thủ tục liên quan đến chốt sổ bảo hiểm để có thể tiếp tục đóng bảo hiểm ở nơi làm mới hay rút bảo hiểm một lần, chế độ lương hưu.

Như vậy, với thông tin cập nhật đầy đủ về quy định chốt sổ bảo hiểm xã hội, bạn hãy cập nhật rõ ràng, đầy đủ để có hiểu biết và biết cách bảo vệ quyền lợi của mình liên quan. Đối với đơn vị doanh nghiệp, hãy thực hiện đúng các quy định và quy trình liên quan đến việc chốt sổ bảo hiểm xã hội.